Die Top 10 Herausforderungen für Travel Manager und ihre Lösungen

Festgefahren in fehleranfälligen und veralteten Organisations- und Verwaltungsprozessen kämpfen Travel Manager heute noch mit zahlreichen, eigentlich vermeidbaren Herausforderungen – von aufwändigen manuellen Abläufen über fehlende Richtlinienkonformität bis hin zu mangelnder Kostentransparenz.

Die Liste ist lang. Doch das muss nicht sein. Effiziente digitale Lösungen können Travel Manager entscheidend entlasten und unterstützen.

Erfahren Sie in diesem Artikel, welche zehn Herausforderungen Travel Manager am häufigsten beschäftigen und wie Sie diese mit Navan gezielt lösen.

1. Zeitintensive, manuelle Prozesse

Herausforderung: Buchungen werden über mehrere Kanäle abgewickelt, Anträge verlieren sich in komplexen E-Mail-Verläufen und unterwegs sammeln sich Belege als lose Papierzettel oder verstreute PDF-Dateien an. Was folgt, ist ein mühsamer Such- und mehrstufiger Prüfungsprozess mit undurchsichtigen und zeitverzögernden Abstimmungsschleifen.

Lösung mit Navan: Navan vereint Buchungen, Ausgaben und Richtlinien in einer zentralen Plattform. Das umfassende globale Inventar von Flügen, Hotels, Bahn- und Mietwagenanbietern erlaubt die Steuerung des gesamten Buchungsverlaufs, ohne zwischen Tools oder Buchungskanälen wechseln zu müssen. 

Automatisierte Genehmigungsworkflows, Self-Service-Buchungen und integrierte Firmen- und Hotelkreditkarten sorgen für reibungslose und durchgängig digitale Prozesse.

Im Spesenmanagement werden Belege automatisch digital erfasst und direkt den passenden Transaktionen zugeordnet. Navan automatisiert zudem die Einhaltung individueller Reiserichtlinien, die Spesenfreigaben und deren Erstattungen. 

Gleichzeitig integriert sich die Plattform nahtlos in bestehende HR- und ERP-Systeme und liefert so Echtzeit-Dashboards und Live-Reports ohne zeitaufwändige Exporte, manuelle Abstimmung oder Excel-Listen.

2. Fehlende Transparenz und eingeschränktes Reporting

Herausforderung: Fragmentierte und zeitversetzte Reise- und Spesendaten erschweren die Budgetüberwachung, verhindern tiefgreifende Ausgabenanalysen und verzögern das rechtzeitige Einleiten von Gegenmaßnahmen auf Kostenabweichungen. Die daraus resultierende unzureichende Datentransparenz beschränkt die Möglichkeit zur Kostensteuerung und verhindert faktengestützte Entscheidungen für eine optimierte Budgetplanung.

Lösung mit Navan: Navan sorgt für vollständige Transparenz, indem alle Buchungen, Ausgaben und Reisedaten in einer Plattform konsolidiert werden, unabhängig davon, ob Mitarbeitende Flüge, Hotels, Zugreisen oder Mietwagen buchen. Durch die automatische Erfassung und Verarbeitung sämtlicher Transaktionen entsteht eine lückenlose Datenbasis in Echtzeit. 

Dashboards bieten individuelle Auswertungen zum Geschäftsreiseverhalten, zeigen Abweichungen unmittelbar an und ermöglichen es, die Reisemöglichkeiten und Reiserichtlinien nach Teams, Regionen und Projekten gezielt zu steuern.

Auch die Berichterstattung wird durch Navan vereinfacht. Automatisierte Budgetabgleiche, mehrere integrierte Nachhaltigkeitsfunktionen und die Live-Abbildung des Reise- und Spesenstatus für alle Unternehmensbereiche geben wertvolle Einblicke. 

Individuell einstellbare Reports und globale Datenabdeckung sorgen zusätzlich dafür, dass Sie jederzeit faktenbasiert eingreifen können und die direkte Verknüpfung mit Finanzsystemen reduziert Fehler durch manuelle Transfers oder Doppeleingaben.

3. Geringe Richtlinienkonformität

Herausforderung: Sind Buchungsprozesse zu aufwändig, gewünschte Angebote nicht auffindbar oder Preise außerhalb des eigenen Anbieters günstiger, umgehen Reisende oftmals die offiziellen Buchungswege. Dadurch werden Reisekostenrichtlinien nicht eingehalten, die Ausgabenübersicht wird undurchsichtig und Einsparpotenziale bleiben ungenutzt.

Lösung mit Navan: Navan stärkt die Richtlinienkonformität mit steuerbaren Richtlinien, die bereits bei der Buchung automatisch angewendet werden. Jedes Angebot, ob Flug, Hotel, Zug oder Mietwagen, wird mit Ihren Vorgaben abgeglichen und Ihre Mitarbeitenden erhalten proaktiv passende Optionen angezeigt. 

Automatisierte Genehmigungsprozesse und Budget-Checks in Echtzeit sorgen für zusätzliche Kontrolle. Zudem ermöglichen virtuelle Dienstkarten, direkte Firmenkartenintegrationen und automatische Ausgabenklassifizierungen eine lückenlose Abbildung aller Zahlungen im System.  

Für maximale Transparenz sorgen sofortige Warnmeldungen bei Abweichungen und Richtlinienverletzungen werden nahezu ausgeschlossen.

4. Skalierung und steigende Prozesskomplexität

Herausforderung: Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt die Komplexität im Geschäftsreise- und Spesenmanagement. Herkömmliche Lösungen stoßen bei der Zunahme von mehreren Standorten mit unterschiedlichen Zeitzonen, verschiedenen Sprachen und regionalen Regularien schnell an ihre Grenzen, werden unübersichtlich und ineffizient.

Lösung mit Navan: Navan ist für Wachstum und internationale Anforderungen optimiert. Die Plattform unterstützt mehrere Sprachen und Währungen, regionale Spesen- und Steuerregeln sowie länderübergreifende Richtlinien-Konfigurationen und lässt sich über seine Integrationen reibungslos skalieren. 

Ob Einzelbuchung, Gruppenreise oder Events, alle Reisen und Ausgaben lassen sich, unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Land, zentral verwalten. Ein weltweites Netzwerk von Partnern und Support-Teams sichert einen effizienten, reibungslosen Betrieb, egal wie Ihr Unternehmen sich entwickelt.

5. Mangelnde Kostenkontrolle

Herausforderung: Travel Manager stehen häufig vor der Herausforderung, nicht nur direkte Kosten für Flüge und Hotels, sondern auch indirekte Kosten, etwa durch aufwendige Buchungs- und Abrechnungsprozesse oder umfangreichen Support, zu senken.

Lösung mit Navan: Navan erleichtert die Kostenkontrolle durch umfassende Transparenz und intelligente Automatisierung: Smarte Richtlinien, direkte Anbindung an Flug- und Hotelanbieter (inklusive NDC-Inhalte für besonders günstige Raten) und zentrale Preisübersichten ermöglichen den Zugriff auf wettbewerbsfähige Angebote weltweit. 

Navan-Prämien incentivieren kosteneffiziente Buchungen, während proaktiv empfohlene Alternativen und Kostenlimits von vornherein budgetfreundliche Entscheidungen unterstützen.

Indirekte Kosten werden durch automatisierte Buchungs-, Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse erheblich reduziert. Die automatische Erkennung und Nutzung von offenen Tickets oder vorhandenen Gutschriften senkt überflüssige Ausgaben.

6. Langsame Erstattungsprozesse

Herausforderung: Bei vielen Unternehmen ziehen sich Spesenerstattungen durch manuelle Prüfungen, unvollständige Belege und unübersichtliche Abläufe in die Länge.

Lösung mit Navan: Belege werden per App oder Upload digital erfasst und dank intelligenter OCR sofort dem richtigen Vorgang zugeordnet. Jede Ausgabe erhält automatisch alle benötigten Kontextdaten, wodurch fehlende Nachweise und Zuordnungsschwierigkeiten entfallen.

Gleichzeitig sorgen digitale Workflows für transparente Genehmigungsprozesse und schnelle Auszahlungen: Rückerstattungen landen meist schon wenige Werktage nach Freigabe auf dem eigenen Konto. Zudem eliminieren virtuelle Kreditkarten für Hotel- oder projektbezogene Ausgaben das Vorstrecken privater Mittel. 

7. Schlechte Integration in bestehende Systeme

Herausforderung: Fehlende oder komplizierte Schnittstellen zu HR-, Buchhaltungs- oder ERP-Systemen führen zu manuellen Doppelarbeiten und unvollständigen Daten. Die dadurch entstehenden Datensilos isolieren wichtige Informationen und verhindern eine systemübergreifend einheitliche Datennutzung. 

Lösung mit Navan: Navan bietet über 30 sofort nutzbare Integrationen zu allen gängigen HR-, Buchhaltungs- und ERP-Lösungen (z. B. NetSuite, Xero, Sage und weitere). Durch den direkten Datenaustausch bleiben Buchungs-, Spesen- und Personaldaten jederzeit aktuell, konsistent und vollständig ohne manuelle Importe oder Exporte. 

Zudem gewährleistet Navan höchste Sicherheitsstandards: Moderne Verschlüsselungen, regelmäßige Audits und die Einhaltung internationaler Datenschutzbestimmungen (u. a. ISO 27001 und DSGVO) schützen alle unternehmens- und personenbezogenen Daten zuverlässig.

8. Unzureichende Unterstützung für Reisende unterwegs

Herausforderung: Geschäftsreisende sehen sich unterwegs immer wieder unerwarteten Situationen ausgesetzt, seien es plötzliche Verspätungen, komplexe Umbuchungen oder Unklarheiten bei Ausgabenrichtlinien oder Genehmigungen. 

Gerade wenn schnelle und flexible Lösungen gefragt sind, wünschen sich Reisende vor allem eins: maximale Autonomie. Sie wollen komfortabel auf alle Reise- und Ausgabendaten zugreifen und Prozesse wie Buchungen, Änderungen oder Spesenerfassungen überall eigenständig verwalten können.

Lösung mit Navan: Mit der Navan-App haben Reisende unterwegs jederzeit volle Kontrolle und maximale Flexibilität: Dank umfassendem Self-Service können sie Reisen weltweit in Echtzeit selbstständig buchen, ändern oder stornieren, Spesen digital erfassen, Genehmigungen einholen und Belege komfortabel verwalten – alles intuitiv und ohne Abhängigkeit von Dritten.

Auch der 24/7-Support ist jederzeit direkt per Chat, Telefon oder E-Mail in mehreren Sprachen erreichbar. Live-Reisehinweise, automatische Benachrichtigungen zu Disruptionen, Risiken oder Änderungen sowie intelligente Fürsorgepflicht-Features, wie z. B. die inklusive Live-Travel-Map, sorgen für mehr Sicherheit. 

9. Umständliche Verwaltung von Vielfliegerprogrammen

Herausforderung: Bei traditionellen Geschäftsreiseanbietern kann es vorkommen, dass Vielflieger-, Hotelbonus- und Bahnprogramme nicht bei jeder Reise automatisch übernommen werden oder die Mitnahme teils gar nicht möglich ist. 

Das führt dazu, dass wertvolle Prämien und Statusvorteile verfallen oder gar nicht erst gesammelt werden. Reisende müssen ihre Punkte manuell nachfordern und im schlimmsten Fall gehen diese Vorteile komplett verloren.

Lösung mit Navan: Navan ermöglicht die nahtlose Integration bestehender Vielflieger- und Bonusprogramme direkt im Nutzerprofil. Die jeweiligen Mitgliedsnummern werden einmalig hinterlegt und automatisch bei jeder relevanten Buchung berücksichtigt. 

Mitarbeitende können weiterhin von ihren Statusvorteilen und Prämien profitieren, während Travel Manager haben keinen Mehraufwand mit der Verwaltung und Nachverfolgung dieser.

10. Mehraufwand bei Gruppen-, Gäste- und VIP-Reisen

Herausforderung: Gruppenreisen, Events und VIP-Buchungen bringen selbst erfahrene Travel Manager ins Schwitzen. Kaum sind mehrere Personen, Sonderwünsche oder externe Gäste im Spiel, reichen standard Geschäftsreiselösungen nicht mehr aus. 

Zahllose Abstimmungsrunden, parallele E-Mails und lange Listen kosten nicht nur Zeit, sondern machen Prozesse fehleranfällig und unübersichtlich.

Lösung mit Navan: Navan unterstützt persönliche und Gastbuchungen, ermöglicht die bequeme Delegation von Rechten an Assistent:innen und bietet spezielle Tools zur Organisation und Koordination von Meetings und Events. 

Für besonders komplexe oder anspruchsvolle Reiseanforderungen steht zudem der Premium-VIP-Service über Reed & Mackay zur Verfügung. 24/7-Multichannel-Support sowie eine übersichtliche, zentrale Datenhaltung sorgen dafür, dass alle Reisenden – ob Einzelperson, Gruppe, Gast oder VIP – zuverlässig betreut werden.

Fazit

Navan schafft es, alle wesentlichen Herausforderungen im modernen Travel Management ganzheitlich zu lösen. Die Plattform vereint Buchung, Richtliniensteuerung, Kostenkontrolle, Reporting, Integration, User-Support und sogar Nachhaltigkeit in einer vollständig digitalisierten, benutzerfreundlichen Lösung. 

Sowohl Travel Manager als auch Reisende profitieren von automatisierten Prozessen, maximaler Transparenz, effizienter Abwicklung und umfassendem Support – egal ob kleine Teams oder internationale Unternehmensgruppen.