Die Reisekostenrichtlinie – Ihr Leitfaden

In unserer schnelllebigen Arbeitswelt sind Geschäftsreisen längst zur Routine geworden. Umso wichtiger ist eine professionell aufgesetzte Reisekostenrichtlinie, die das Fundament für ein wirtschaftlich nachhaltiges und transparentes Reisemanagement legt.

Sie fördert verbindliche Abläufe, schafft Klarheit über genehmigte Ausgaben und verhindert unnötige Kosten. Gleichzeitig stärkt sie das Vertrauen von Mitarbeitenden und erleichtert die Einhaltung rechtlicher Vorschriften. Doch was macht eine Reisekostenrichtlinie besonders gut?

Lassen Sie sich Schritt für Schritt mit diesem Leitfaden bei der Erstellung oder Reformierung Ihrer Reisekostenrichtlinie begleiten, sodass diese zukünftig perfekt auf Ihre Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten ist. Eins ist nämlich klar:

Ob Sie nun ein junges Start-up führen oder in einem etablierten Großunternehmen tätig sind – eine klare Struktur in Ihrem Spesenmanagement wird sich auszahlen. 

Was ist eine Reisekostenrichtlinie?

Eine Reisekostenrichtlinie ist ein unternehmensinternes Regelwerk, das festlegt, wie Ausgaben im Rahmen von Dienstreisen geplant, genehmigt und abgerechnet werden. Sie definiert üblicherweise, welche Kosten – zum Beispiel für Unterkunft, Transport oder Verpflegung – erstattet werden und setzt entsprechende Höchstgrenzen sowie Fristen fest.

Indem sie klare Abläufe für Genehmigung und Erstattung vorgibt, schafft die Reisekostenrichtlinie Transparenz für alle Beteiligten und ermöglicht ein faires und zugleich kosteneffizientes Geschäftsreisemanagement. Darüber hinaus unterstützt sie die Einhaltung steuerlicher und interner Regelungen. Regelmäßig aktualisiert, wächst sie nachhaltig mit den sich veränderten Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens mit und trägt aktiv dazu bei, jedweden administrativen Aufwand zu minimieren.

Worin unterscheiden sich die Reiserichtlinie und die Reisekostenrichtlinie?

• Reiserichtlinie: Umfasst alle übergeordneten Regeln, die Dienstreisen betreffen – etwa wie sie gebucht, genehmigt oder storniert werden und welche Transport- oder Unterkunftsoptionen erlaubt sind.
• Reisekostenrichtlinie: Dokument, das sich auf die finanziellen Aspekte von Dienstreisen konzentriert. Sie legt fest, welche Kosten übernommen werden, bis zu welchen Höchstbeträgen Erstattungen möglich sind und wie Abrechnungen nach der Buchung ablaufen.

3 Gründe, warum Sie eine gut strukturierte Reisekostenrichtlinie brauchen:

• Regelkonformität: Eindeutig formulierte Richtlinien gewährleisten, dass gesetzliche und interne Vorschriften (Steuer-, Arbeits- oder Reiserecht) eingehalten werden. Das senkt das Risiko rechtlicher Verstöße und damit verbundener Strafzahlungen oder Imageschäden.
• Kostenkontrolle: Indem Budgets eindeutig definiert und Buchungen dementsprechend strukturiert, regelkonform erfolgen, lassen sich alle anfallenden Kosten leicht nachverfolgen. Das macht Einsparpotenziale sichtbar und schützt vor unvorhergesehenen Ausgaben. In manchen Fällen dient diese transparente Kostenübersicht auch als hilfreiche Orientierung und Incentivierung für Mitarbeitende, um kostengünstigere Reiseoptionen zu wählen.
• Verbindliche Prozesse: Klar geregelte Antrags- und Genehmigungsverfahren sorgen für einheitliche Abläufe. Mitarbeitende wissen genau, wie sie eine Reise beantragen und abrechnen müssen, während Verantwortliche die Vorgänge einfacher prüfen und bei Bedarf freigeben oder prozessual automatisieren können. Das beugt Unstimmigkeiten vor, beschleunigt Prozesse und schafft Vertrauen in die Unternehmensorganisation.

Die wichtigsten Fragen zur Erstellung einer Reisekostenrichtlinie

Eine präzise formulierte Reisekostenrichtlinie lebt davon, dass im Vorfeld alle wichtigen Fragen besprochen und geklärt werden. Jede dieser Fragen trägt dabei eine bestimmte Funktion: die Definition klarer Verantwortlichkeiten, die Sicherstellung eines transparenten Genehmigungsprozesses, die Limitierung finanzieller Risiken durch Ausgabenobergrenzen oder die Sicherung einer nachvollziehbaren Dokumentation. 

Dadurch entsteht ein Rahmen, den Unternehmen besser implementieren und Mitarbeitende einfacher verfolgen können. Auf diese Fragen sollten Sie in der Erstellung Ihrer Reisekostenrichtlinie achten:

Vor der Reise

Genehmigungsverfahren  

• Antrags- und Freigabeprozess: Wer muss einer Reise zustimmen (z. B. Vorgesetzte)? Über welche Wege (z. B. schriftlich, digital mittels Tool)? Welche Antrags- und Freigabeprozesse existieren bereits und wie effektiv sind diese?  
• Verantwortlichkeiten: Welche Rolle spielen Vorgesetzte, die Buchhaltung und Mitarbeitende bei der Prüfung und Freigabe genau? In welchem zeitlichen Rahmen muss die Prüfung und Freigabe erfolgen? Wo liegen die größten Schwachstellen im System? 
• Buchungsverfahren und Arbeitsmittel: Über welche Buchungswege, Buchungsplattformen oder Programme laufen die Reiseplanungen aktuell? 

Verhaltensregeln

• Gibt es ethische Grundsätze, die sich auch in Ihrem Reiseausgabenmanagement widerspiegeln sollen (z. B. der sparsame Umgang mit Ressourcen, ein Nachhaltigkeitsgebot oder ein Verbot persönlicher Ausgaben)?
• Wie sehen Verstöße aus und wie werden diese sanktioniert?

Während der Reise

Erlaubte Ausgaben  

• Transport: Bahn, Flug oder Mietwagen – welche Klassen oder Preiskategorien sind zugelassen? Inwiefern ändert sich dies je nach Position im Unternehmen (z. B. Mitarbeitende vs. C-Level)?
• Unterkunft: Gibt es Vorgaben zu Hotelkategorien oder Zimmerpreisen? Existieren Höchstgrenzen oder Richtwerte?  
• Verpflegung: Wie sehen die Regelungen zu Ausgaben für Mahlzeiten aus? Wie, wann und wo müssen Belege eingereicht werden?  
• Nebenkosten: Welche zusätzlichen Posten (z. B. Parkgebühren, Internetnutzung) dürfen abgerechnet werden und in welcher Höhe?

Nach der Reise

Richtlinien und Zeitpläne für die Kostenerstattung  

• Einreichung von Belegen: Auf welchem Weg (z. B. digital, Originale) und bis zu welchem Zeitpunkt müssen Belege vorgelegt werden?  
• Erstattungslauf: Wie schnell erfolgt die Kostenübernahme durch die Buchhaltung?
• Dokumentation und Nachweis: Wie behalten Unternehmen und Mitarbeitende den Überblick über alle Reisebuchungen und Budgets (z. B. Abgleich mit ursprünglich genehmigten Kosten)?

Ihr Leitfaden zur lückenlosen Reisekostenrichtlinie

1. Grundlagen schaffen

Zweck: Definieren Sie, warum Ihre Reisekostenrichtlinie benötigt wird und für wen sie gilt. 

Durchführung: Klären Sie, welche Abteilungen eingebunden werden müssen (z. B. HR, Buchhaltung, Geschäftsleitung). Legen Sie fest, für welche Mitarbeitenden und Reisetypen die Richtlinie gilt (z. B. Inlands-/Auslandsreisen, Projekt- oder Kundenbesuche).  

Ergebnis: Ein klares Verständnis des Zwecks und Geltungsbereichs Ihrer Reisekostenrichtlinie.

2. Buchungs- und Genehmigungsprozesse festlegen

Zweck: Strukturierte Vorgehensweise für Geschäftsreisende und Genehmigende.  

Durchführung: Definieren Sie, wie die Geschäftsreise beantragt werden muss (z. B. über ein Formular, per E-Mail). Bestimmen Sie, wer die Reisen genehmigt (z. B. Teamleitung bis zu einem bestimmten Betrag, darüber hinaus Geschäftsführung). Legen Sie Fristen für die Antragstellung fest (z. B. mindestens zwei Wochen vor Reiseantritt). Bestimmen Sie, wie Ausnahmen genehmigt werden müssen (z. B. bei kurzfristigen Kundenanforderungen).  

Ergebnis: Klarheit darüber, wer wann was tun muss, um Geschäftsreisen zu buchen und zu genehmigen.

3. Ausgabenrichtlinie formulieren

Zweck: Festlegung von Kostengrenzen, zulässigen Ausgaben und erstattungsfähigen Posten.  

Durchführung: Machen Sie für jede Kategorie genaue Vorgaben.  

• Unterkunft: Entscheiden Sie, welche Hotelkategorie zulässig ist (z. B. maximal 3–4 Sterne). Geben Sie außerdem an, wo sich das Hotel befinden darf (z. B. stadtnah) und was es bieten muss (z. B. WLAN, angemessene Sicherheitsstandards). Für verschiedene Städte/Länder können unterschiedliche Preisobergrenzen gelten. 
• Transportmittel: Benennen Sie die erlaubten Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Flug, Mietwagen). Definieren Sie, wann welches Verkehrsmittel bevorzugt werden sollte (z. B. unter 300 km Bahnreisen). Bestimmen Sie Kostenlimits für Flugtickets und Mietwagen und regeln Sie, wann Upgrades zulässig sind.  
• Verpflegung: Welche Tagespauschalen oder Obergrenzen für Frühstück, Mittag- und Abendessen möchten Sie setzen? Was möchten Sie ggf. ausschließen (z. B. alkoholische Getränke).  
• Sonstige Ausgaben: Regeln Sie, welche Nebenkosten erstattet werden (z. B. Parkgebühren, Internetkosten) und geben Sie genaue Vorgaben dafür, was auf Geschäftsreisen unter Geschäftszweck fällt (z. B. Ausgabengrenzen für Geschäftsessen).

Ergebnis: Eine transparente Auflistung aller Kostenarten und deren Höchstgrenzen.

4. Reisekostenabrechnung und Rückerstattung definieren

Zweck: Verbindliche Regeln für die Abrechnung und Erstattung. 

Durchführung: Benennen Sie die Fristen zur Einreichung der Reisekostenabrechnung (z. B. innerhalb von 14 Tagen nach Reiseende). Welche Belege sind dabei erforderlich (z. B. Originalquittungen) und in welcher Form (digital, Papierform) müssen diese vorliegen? Definieren, wie schnell die Rückerstattung erfolgen muss (z. B. innerhalb von 30 Tagen nach Prüfung) und bestimmen Sie spezifische Ansprechpartner:innen und interne Tools für die Abrechnung.  

Ergebnis: Ein standardisiertes, effizientes und vor allem transparentes Abrechnungsverfahren.

5. Sicherheitsrichtlinien und -Vorkehrungen einbinden

Zweck: Schutz der Geschäftsreisenden und klare Verhaltensregeln im Notfall.  

Durchführung: Listen Sie Notfallkontakte auf (z. B. zentrale Hotline, zuständige Führungskraft).  Machen Sie die Sicherheitsbestimmungen für Reisende in bestimmte Regionen/Länder (z. B. Risikogebiete nur nach Genehmigung) zugänglich und geben Sie Hinweise darauf, wie beim Verlust von Dokumenten oder Gepäck (z. B. sofortige Meldung) gehandelt werden muss.  

Ergebnis: Ein Handlungsleitfaden, der das Sicherheitsbewusstsein stärkt und im Ernstfall klare Vorgehensweisen festlegt.

6. Richtlinieneinhaltung und Folgen bei Regelverstößen

Zweck: Sicherstellen, dass Ihre Reisekostenrichtlinie befolgt wird.  

Durchführung: Formulieren Sie die Dringlichkeit, dass alle Mitarbeitenden sich an die Vorgaben halten. Heben Sie hervor, welche Konsequenzen bei Verstößen gelten (z. B. Kürzung von Erstattungen, interne Abmahnung) und schaffen Sie Möglichkeiten, Verstöße anonym zu melden (z. B. interne Meldestelle).  

Ergebnis: Klare Erwartungshaltung und Transparenz über mögliche Sanktionen.

7. Feedback einholen und intern abstimmen

Zweck: Qualitätssicherung und Akzeptanz bei allen relevanten Stellen.  

Durchführung: Senden Sie Ihren Entwurf an alle beteiligten Abteilungen und Führungskräfte. Sammeln Sie Feedback und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor. Holen Sie sich zuletzt die finale Freigabe durch die Geschäftsleitung oder zuständige Stellen ein.  

Ergebnis: Ein abgestimmtes, verabschiedetes Dokument, das den Anforderungen aller Bereiche gerecht wird und, durch die Beteiligung aller Abteilungen in der Erarbeitung, eine höhere Richtlinienkonformität garantiert.

8. Veröffentlichung und Kommunikation

Zweck: Alle Mitarbeitenden sollen die Richtlinie kennen und anwenden können.  

Durchführung: Geben Sie die neue Implementierung Ihrer Reisekostenrichtlinie bekannt (z. B. per E-Mail, Intranet, Team-Meeting). Klären Sie, wo die Richtlinie dauerhaft zu finden ist und stellen Sie bei Bedarf eine kurze Zusammenfassung oder spezifische FAQ dafür bereit. 

Ergebnis: Transparenz und schnelle Auffindbarkeit der Richtlinie für alle Betroffenen.

9. Schulungen und Einführung in die Praxis

Zweck: Offene Fragen klären und Anwendungssicherheit schaffen.  

Durchführung: Erläutern Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Reisekostenrichtlinie anhand von Beispielen (z. B. typische Buchungssituationen, Abrechnungen). Benennen Sie die Ansprechpartner:innen jeder Abteilung und geben Sie bei der Einführung neuer Programme und Tools, ggf. Schulungen vor Ort.  

Ergebnis: Geringere Rückfragen und höhere Richtlinienkonformität mit Ihrer Reisekostenrichtlinie.

10. Kontrolle, Überwachung und Weiterentwicklung

Zweck: Stellen Sie sicher, dass Ihre Reisekostenrichtlinie aktuell bleibt und praktikabel ist.  

Durchführung: Überprüfen Sie regelmäßig (z. B. jährlich), ob Preisgrenzen, Zuständigkeiten oder Prozesse angepasst werden müssen. Werten Sie Feedback und Rückmeldungen aus und kommunizieren Sie Revisionen rechtzeitig.  

Ergebnis: Eine lebendige Reisekostenrichtlinie, die agil mit Ihrem Unternehmen mitwächst. 

Weitere wichtige Faktoren, auf die Sie achten sollten

• Gerechtigkeit: Priorisieren Sie die faire Behandlung aller Mitarbeitenden, egal in welcher Hierarchiestufe.
• Übersichtlichkeit: Vermeiden Sie Fachchinesisch. Eine verständliche Sprache erhöht die Akzeptanz und senkt Fehlerquoten.
• Unternehmensziele: Achten Sie darauf, dass Ihre Reisekostenrichtlinie zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Werten passt und sich skalieren lässt.
• Anpassungsmöglichkeiten: Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens in der Komplexität Ihrer Reisekostenrichtlinie. Bei kleinen Firmen oder Startups reichen einfache Freigabeprozesse. Bei mittelständischen oder großen Firmen sind detaillierte Anwendungsrichtlinien und -vorgaben wichtig, um Fehlerquellen zu reduzieren.

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

In den meisten Fällen zählen Tätigkeiten im dienstlichen Auftrag zum Arbeitsalltag dazu. Finden diese auf Reisen statt (z. B. auf Dienstreise), können diese über eine Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Was diese Reisekostenabrechnung abdeckt, wird in der unternehmensinternen Reisekostenrichtlinie definiert. Dazu zählen in der Regel auch:

• Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze
• Besuch einer Zweigniederlassung (insofern der Weg weiter entfernt ist als der gängige Weg vom Wohnort zur festen Arbeitsstelle)
• Teilnahme an Schulungen, Messen oder anderen Events

Hinweis: Sobald sich Mitarbeitende länger als drei Monate im Ausland aufhalten, beispielsweise bei einer Niederlassung Ihres Unternehmens, ist nicht mehr von einer Dienstreise die Rede und die Ausgaben zählen nicht zu den Reisekosten. Ändert sich der Standort während dieser Zeit regelmäßig, gilt die Tätigkeit weiterhin als Geschäftsreise.

Ist eine Reisekostenabrechnung Pflicht?

Generell besteht für Unternehmen keine gesetzliche Pflicht zur Reisekostenrichtlinie. Sie sind als Arbeitgeber:in nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten ihrer Mitarbeitenden zu übernehmen. Sollte Ihre Reisekostenrichtlinie nicht die Übernahme von Reisekosten festlegen, können Arbeitnehmende diese z. B. über die Einkommensteuer als Werbungskosten geltend machen. Voraussetzung dafür ist die korrekte Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen.

3 bewährte Tipps zur Regelung Ihrer Reisekostenrichtlinie

1. Regelkonformität und Vereinfachung

Verwenden Sie eindeutige Formulierungen und legen Sie möglichst wenige Ausnahmen fest. Trennen Sie Antrags- und Abrechnungsprozesse eindeutig voneinander ab, um Fehlerquellen, chaotische Zustände und Überschneidungen zu vermeiden.

2. Digitalisierung und Automatisierung

Wenn Sie Ihre Reisekostenrichtlinie direkt auf der Plattform hinterlegen wie es bei Navan der Fall ist, sparen Sie im Buchungs- und Freigabeprozess viel Zeit und reduzieren Fehler. Die gewonnene Transparenz erlaubt es allen Beteiligten, sich ohne großen Aufwand an die geltenden Vorgaben zu halten. Zusätzlich helfen Echtzeit-Auswertungen, den Kostenrahmen besser im Blick zu behalten.

3. Verständliche Kommunikation

Wenn Sie Ihre Richtlinie nicht in Ihr Buchungstool integrieren können, erstellen Sie ein internes Dokument, das die wichtigsten Punkte kompakt zusammenfasst. Bieten Sie Schulungen an, damit sich Ihr Team mit dem Inhalt vertraut machen können und benennen Sie Ansprechpartner:innen, an die sich Ihre Mitarbeitenden bei Fragen wenden können. 

Die 4 häufigsten Fehler bei der Umsetzung von Reisekostenrichtlinien

1. Komplexe Bestimmungen

Zu viele Ausnahmen und Sonderfälle führen zu Verwirrung und Chaos. Setzen Sie stattdessen auf ein schlankes Regelwerk. Das erhöht die Akzeptanz Ihrer Reisekostenrichtlinie.

2. Papierlastige Prozesse

Kommt keine digitale Lösung zum Einsatz, stauen sich Papierberge und Konflikte sind vorprogrammiert. Greifen Sie lieber auf digitale Reisemanagement-Tools wie Navan zurück, um Anträge online zu erfassen, und Genehmigungsprozesse zu automatisieren.

3. Fehlende Adaptierungen

Eine Reisekostenrichtlinie sollte kein starres Regelwerk sein. Prüfen Sie mindestens einmal im Jahr, ob Marktentwicklungen, rechtliche Vorgaben oder Unternehmensziele eine Anpassung in Ihrer Reisekostenrichtlinie erfordern.

4. Mangelnde Transparenz 

Auch die beste Reisekostenrichtlinie bringt Ihnen keinen Mehrwert, wenn sie irgendwo auf einem Drive abgespeichert liegt. Digitale Reisemanagementlösungen, wie Navan, integrieren Ihre Reisekostenrichtlinie nahtlos, sodass sie automatisch den gesamten Organisations-, Buchungs- und Abrechnungsprozess begleitet.

Digitalisierung im modernen Reisekostenmanagement

In einer zunehmend digitalisierten Welt spielen effiziente Online-Lösungen eine immer wichtigere Rolle. Die Digitalisierung des Reisekostenmanagements bietet nicht nur eine höhere Effizienz, sondern auch eine präzise Kontrolle und Verwaltung von Unternehmensressourcen. Unternehmen, die auf solche Technologien setzen, profitieren von einer gesteigerten Effizienz, Kosteneinsparungen und einem reibungsloseren Arbeitsablauf, der sich positiv auf den gesamten Geschäftsprozess auswirkt. 

Effizienzsteigerung durch Automatisierung 

Digitale Geschäftsreiselösungen ermöglichen die Automatisierung von Buchungs- und Abrechnungsprozessen. Mitarbeitende können Reisekosten bequem über Online-Buchungsportale selbst verwalten, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Automatische Abrechnungssysteme vereinfachen die Erfassung und Erstattung von Spesen.

Transparenz und Echtzeit-Datenauswertung  

Durch die Nutzung digitaler Geschäftsreiselösungen erhalten Unternehmen sofortigen Zugriff auf umfangreiche Datenanalysen. Echtzeitberichte über Reiseausgaben bieten fundierte Einblicke, die helfen, Budgets genauer zu planen und Ressourcen effizient zu nutzen. Diese Transparenz ermöglicht es, Trends zu erkennen und gezielt darauf zu reagieren und damit die Wirtschaftlichkeit auch im Reisemanagement langfristig zu halten.

Kostenkontrolle durch gezielte Überwachung

Moderne Systeme bieten Alarmfunktionen, die auf ungewöhnlich hohe oder untypische Ausgaben hinweisen. Diese Frühwarnsysteme ermöglichen es Manager:innen, frühzeitig einzugreifen und notwendige Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Dadurch werden finanzielle Risiken minimiert und die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien gewährleistet.

Integration und Benutzerfreundlichkeit 

Die nahtlose Integration von digitalen Reisekostenmanagement-Tools in bestehende Unternehmenssysteme verbessert die Nutzerakzeptanz. Intuitive Benutzeroberflächen und mobile Anwendungen erleichtern den Zugriff – sowohl für Reisende als auch für die Buchhaltung.

Mehr Klarheit mit Navan 

Navan ist Ihre Komplettlösung im Geschäftsreise- und Spesenmanagement. 3 Gründe, warum Sie sich noch heute für Navan entscheiden sollten: 

• Sie sparen Zeit: Personalisierte Buchungsvorschläge und automatisierte Freigabeprozesse beschleunigen und optimieren Ihren Reisebuchungs- und Abrechnungsprozess. 
• Sie sparen Geld: Integrierte Preisvergleichsfunktionen, unsere Navan-Prämien und ein globales Reiseinventar voller Sonderrabatte führen zu erheblichen Kosteneinsparungen in Ihrem Geschäftsreisemanagement. 
• Sie investieren in die Zukunft: Navans umfassende SaaS-Lösung, inklusive neuester KI-Technologie, lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren und erlaubt es Ihrem Geschäftsreisemanagement nachhaltig, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen – egal wie schnell und wie groß Sie werden.

Fazit

Eine sorgfältig ausgearbeitete Reisekostenrichtlinie ist weit mehr als ein bürokratisches Erfordernis. Sie bildet das Gerüst für professionelle und transparente Geschäftsreisen, stärkt das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und gibt Ihnen selbst die Ruhe, sich auf die wirklich wichtigen Themen zu konzentrieren.

Wenn Sie Ihre Reisekostenrichtlinie nach unserem Leitfaden erstellen, gewährleisten Sie nicht nur reibungslose Abläufe, sondern sichern sich langfristig einen spürbaren Wettbewerbsvorteil. Wer Reisekosten kompetent im Griff hat, verfügt über freie Kapazitäten – finanziell wie organisatorisch – für neue Projekte und Unternehmensziele.

Navan bietet Ihnen dafür vielseitige Lösungen: Von der Geschäftsreiseplanung bis zur Spesenabrechnung erhalten Sie alles, was Sie für ein zukunftsfähiges Geschäftsreisemanagement benötigen.

FAQs

Was ist eine Reisekostenrichtlinie?

Die Reisekostenrichtlinie ist ein Regelwerk, das den gesamten Umgang mit Geschäftsreisen in einem Unternehmen abdeckt: von der Antragstellung über die Genehmigung bis hin zur Rückerstattung von Kosten.

Wie erstelle ich eine Reisekostenrichtlinie für mein Unternehmen?

Analysieren Sie zunächst Ihre bisherigen Prozesse, legen Sie klare Eckpunkte fest und holen Sie Feedback von relevanten Abteilungen ein. Erstellen Sie anschließend ein verständliches und übersichtliches Dokument.

Schritt-für-Schritt-Spickzettel zum Aufsetzen ihrer Reisekostenrichtlinie: 

• Ist-Analyse: Sammeln Sie Daten über bisherige Reisegewohnheiten, häufige Ziele, typische Kosten und bestehende Regelungen.
• Ziele definieren: Legen Sie fest, ob vorrangig Kostensenkung, Verwaltungsvereinfachung oder eine Erhöhung der Reisesicherheit angestrebt wird.
• Eckpunkte festlegen: Bestimmen Sie erlaubte Reisetypen, Kostenobergrenzen, Buchungswege und Genehmigungsverfahren.
• Reisesaison und externe Faktoren berücksichtigen
• Abstimmungen im Unternehmen: Holen Sie Feedback aus den Abteilungen ein, die von der Richtlinie betroffen sind (z. B. Personal, Buchhaltung, Geschäftsleitung).
• Umsetzung und Schulung: Fassen Sie alle Ergebnisse in einer klaren Richtlinie zusammen und schulen Sie alle betroffenen Mitarbeitenden darin.

Welche Ausgaben sollten in einer Reisekostenrichtlinie aufgeführt sein?

Ihre Reisekostenrichtlinie sollte mindestens Themen wie Transport, Unterkunft, Verpflegung und variable Kosten wie Park- und Internetgebühren umfassen. Die genauen Kategorien können je nach Branche oder Unternehmensfokus variieren.

Wie kann Technik das Reisekostenmanagement verbessern?

Über digitale Abrechnungsverfahren, automatische Genehmigungsabläufe und Echtzeitauswertungen können smarte B2B-Reisesoftwarelösungen wie Navan Ihnen sowohl Zeit als auch Kosten sparen.

Welche Vorteile hat eine Reisekostenrichtlinie?

Die Reisekostenrichtlinie fördert Regelkonformität, verhindert Missbrauch, gestaltet Geschäftsreiseprozesse effizienter und trägt dadurch maßgeblich zur Kostenkontrolle und zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.