Smart, schnell, sicher: B2B-Reisesoftware-Lösungen 2025

B2B-Travel-Management-Lösungen werden immer wichtiger

Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf Geschäftsreise schicken, kennen die Problemherde nur zu gut: von mühsam manuellen Genehmigungsprozessen bis hin zu „Wild-Buchungen“ außerhalb der Richtlinien – Das Geschäftsreisemanagement in Deutschland ist chaotisch. Spätestens zum Jahresabschluss wird das Ausmaß dieses bürokratischen Albtraums zum Kraftakt für die Nerven und das Budget. 

Laut einer aktuellen Umfrage der Business Travel Show (BTS) mit mehr als 700 Travel Manager:innen weltweit präsentiert sich gerade der steigende Kostendruck aufgrund der aktuellen Wirtschaftslage als besonders kritische Herausforderung. Doch was tun? Klar ist, dass global agierende Unternehmen nun unter Zugzwang stehen, ihre Reisebudgets effizienter zu verwalten. 

Dazu gehört auch, Compliance-Richtlinien transparenter zu kommunizieren und konsequenter durchzusetzen. Gleichzeitig müssen strengere Datenschutzregulierungen beachtet werden. Um im steigenden Wettbewerbs- und Kostendruck konkurrenzfähig zu bleiben, braucht es nachhaltige Lösungen. 

Digitale Reisesoftware-Lösungen können hier aktiv zur Entlastung beitragen, indem sie die wichtigsten Funktionen – von der Buchung über die Ausgabenverwaltung bis hin zur Einhaltung bestehender Reiserichtlinien – in einem zentralen System bündeln und zeitnah tracken. So wird die Organisation und Verwaltung von Dienstreisen smart und skalierbar. 

Erfahren Sie im Folgenden, warum digitale B2B-Reisesoftware-Lösungen heutzutage unumgänglich sind und worauf Sie bei der Wahl der passenden Reisemanagement-Lösung achten können.

Was sind B2B-Reisesoftware-Lösungen?

B2B-Reisesoftware-Lösungen bieten eine zentrale digitale Plattform, auf der Geschäftsreisende und Travel Manager:innen Reisen komfortabel planen und buchen können. 

Gleichzeitig schafft die gebündelte Erfassung und Freigabe sämtlicher Ausgaben einen transparenten Kostenüberblick, der besonders für Finanzabteilungen und das Controlling von großem Wert ist. 

Als konservative Branche haben sich Offline-Reisemanagement-Services lange gehalten. Doch die Anzahl digitaler Lösungen nimmt stetig zu. Gerade die moderneren B2B-Travel-Software-Lösungen bieten heutzutage schon eine große Spanne zusätzlich interessanter Features. Dazu zählen: 

• Echtzeit-Reporting: Mit Echtzeit-Einblicken in Ausgaben und relevante Kennzahlen lassen sich Budgets und Ressourcen jederzeit transparent überwachen. Entscheidungen können so schneller und datenbasiert getroffen werden.
• Risikomanagement: Durch integrierte Sicherheitsfunktionen können Reisende im Ernstfall präzise lokalisiert werden und erhalten bei unvorhergesehenen Ereignissen automatische Warnmeldungen. So wird die Sicherheit jeder Geschäftsreise deutlich erhöht.
• Nachhaltigkeits-Tracking: Pro Buchung werden CO2-Emissionen transparent ausgewiesen, um die ökologischen Auswirkungen jeder Reise sichtbar zu machen. Auf dieser Grundlage können gezielt umweltfreundlichere Reiseoptionen ausgewählt und das Erreichen nachhaltiger Unternehmensziele unterstützt werden.
• Assistenzfunktionen & Support: Rund um die Uhr verfügbarer Kundenservice, KI-Chatbots mit automatisierter Reisevorschlagsfunktion sowie integrierte Kalender- und Erinnerungsfunktionen beschleunigen interne Prozesse und sorgen für eine nahtlose Reiseerfahrung. Dabei werden einfache Anfragen direkt beantwortet, während komplexe Fälle an spezialisierte Ansprechpartner:innen weitergeleitet werden, um stets effiziente und persönliche Unterstützung zu gewährleisten.

Welche Features sollte eine gute B2B-Reisesoftware-Lösung besitzen? 

Da das Geschäftsreisenmanagement heute immer komplexer und zeitintensiver wird, sollte eine wirksame B2B-Travel-Management-Lösung vor allem eins können: Sie und Ihr gesamtes Unternehmen entlasten – vom Reisenden bis zum Controlling. Worauf gilt es zu achten?

Ein zentrales Buchungsportal, über das sich sämtliche Verkehrsmittel und Unterkünfte mit nur einem Login buchen lassen, schafft nicht nur Transparenz, sondern reduziert zugleich Fehlbuchungen und aufwändige Preisvergleiche. 

Ein integriertes Spesenmanagement, das Buchungen direkt mit der Ausgabenverwaltung verknüpft, ermöglicht eine Echtzeit-Erfassung und -Genehmigung von Reisekosten, ohne dass Belege erst manuell kopiert oder Excel-Listen mühselig gepflegt werden müssen.

Ebenso essenziell sind reibungslose Schnittstellen zu gängigen HR- und Abrechnungssystemen (z. B. DATEV oder SAP), damit sich Reisedaten schnell verarbeiten und neue Mitarbeitende kurzfristig einbinden lassen. Ergänzend sorgt ein durchdachtes Compliance-Management dafür, dass Buchende jederzeit erkennen können, ob sie sich im Rahmen der Vorgaben bewegen – und löst bei Abweichungen automatische Freigabeprozesse aus. 

Aktuelle Berichte sowie Analysen runden das Ganze ab und liefern eine wertvolle Entscheidungsgrundlage zu Reisevolumen, Kosten pro Reisestelle oder möglichen Richtlinienverletzungen. 

Nicht zuletzt müssen hohe Sicherheitsstandards, beispielsweise nach ISO 27001 und unter Einhaltung der DSGVO, dafür sorgen, dass sensible Zahlungs- und Personaldaten immer optimal geschützt werden.

Welche Vorteile bieten B2B-Reisesoftware-Lösungen?

Geschäftsreisen sind für die meisten international agierenden Unternehmen unverzichtbar. Mit der Nutzung einer B2B-Travel-Management-Lösung verschaffen Sie sich folgende Vorteile: 

• Eine einheitliche Plattform: Statt unzähliger manueller Prozesse erledigen Mitarbeitende alle Schritte in nur einem System.
• Eine transparente Kostenübersicht: Die Finanzabteilung behält in Echtzeit Auskunft über sämtliche Reisekosten.
• Rabatte und Prämien: Automatische Preisvergleiche und vorverhandelte Raten helfen, die Gesamtausgaben Ihres Unternehmens langfristig zu senken. 
• Die Reduzierung von Fehlern: Zentralisierte Buchungsprozesse minimieren doppelte, falsche oder „Wild-Buchungen“, die außerhalb der Reiserichtlinien liegen.
• Die Aktivierung von Sicherheitsmaßnahmen: Integrierte Risikomanagement-Tools erleichtern die Lokalisierung von Reisenden und schlagen zeitnah alternative Routen vor.
• Eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Unkomplizierte Buchung und Abrechnung verringern Frust und lassen mehr Zeit, sich auf das Wesentliche der Geschäftsreise zu konzentrieren.

Wie treffen Sie als Unternehmen die richtige Wahl einer B2B-Reisesoftware-Lösung?

Um die passende digitale B2B-Travel-Management-Lösung zu finden, empfiehlt es sich, zunächst die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu definieren. 

Brauchen Sie ausschließlich Buchungsfunktionen, oder ist eine integrierte Spesenverwaltung für Sie unverzichtbar? Möchten Sie zudem CO2-Emissionen nachverfolgen, um den Fortschritt bei Ihren Nachhaltigkeitszielen zu messen? 

Klären Sie diese Fragen, indem Sie Ihre internen Problemherde identifizieren und genau festlegen, welche Funktionen benötigt werden.

Oft ist eine Komplettlösung wirtschaftlicher als mehrere Einzellösungen. Achten Sie darauf, dass sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden HR- und Finanzsysteme integrieren lässt. Leistungsfähige Schnittstellen und Webhooks helfen, Datenaustausch und Prozesse effizient zu gestalten.

Wählen Sie außerdem eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Ob neue Standorte, steigende Mitarbeiterzahlen oder sich ändernde Geschäftsanforderungen – die Software sollte skalierbar und flexibel bleiben. 

Eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche senkt zusätzlich den Schulungsaufwand und spart besonders in mittelständischen Betrieben Zeit und Ressourcen. 

Ein zusätzlicher 24/7-Support in der jeweiligen Landessprache kann darüber hinaus die Reisendenbetreuung immens verbessern und aktiv zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. 

Zu guter Letzt sind hohe Sicherheitsstandards unabdingbar: Achten Sie auf DSGVO-Konformität und Zertifikate wie ISO 27001, um Reisedaten und persönliche Informationen Ihrer Mitarbeitenden

Aktuelle B2B-Reisesoftware-Lösungen im Vergleich

Moderne B2B-Reisesoftware-Lösungen sind längst mehr als reine Buchungsportale. Neben einer zentralen Verwaltung und automatisierten Freigabeprozessen überzeugen sie vor allem durch bessere Kostenkontrolle und erhöhte Transparenz. 

Angesichts der vielfältigen Anbieter kann es jedoch schwierig sein, den Überblick zu behalten. Wer eine verlässliche Orientierung sucht, sollte einen Blick auf die Bewertungen auf G2 werfen. 

Die unabhängige Plattform bietet Unternehmern und Nutzern die Möglichkeit, Softwarelösungen anhand von echtem Feedback, Bewertungen und Erfahrungsberichten zu vergleichen. Damit dient G2 als zuverlässige Informationsquelle für fundierte Kaufentscheidungen im B2B-Bereich. 

Für einen ersten Eindruck haben wir im Folgenden eine Übersicht der gängigsten Reisesoftware-Anbieter und deren Kundenbewertungen aufbereitet.

1. Navan (ehemals TripActions)

G2-Rating: 4,7/5 Sterne 

Pro: Navan bietet eine umfassende Komplettlösung, indem es Reisebuchung, Reisemanagement und Spesenverwaltung in einer einzigen Plattform vereint und somit mehrere Einzellösungen ersetzt. Durch exklusive, vorverhandelte Tarife für Flüge, Hotels, Züge, Mietwagen und Limousinenservice profitieren Unternehmen von einem außergewöhnlich breiten Inventarangebot. Gleichzeitig ermöglicht die benutzerfreundliche Oberfläche mit Echtzeit-Reporting eine effiziente Kostenkontrolle. Zudem steht rund um die Uhr ein Kundenservice zur Verfügung, der durch globale Reiseagent:innen und KI-Chatbots unterstützt wird und bei jeder Anfrage schnell weiterhilft. 

Kontra: Es werden derzeit keine wesentlichen Nachteile genannt.

2. TravelPerk

G2-Rating: 4,6/5 Sterne

Pro: Bietet kleinen Unternehmen flexible Buchungsoptionen und Integrationen mit Spesenplattformen von Drittanbietern.

Kontra: Kund:innen gaben teilweise an, dass die Komplexität der Benutzeroberfläche den Buchungsprozess erschwert hätte.

3. Reed & Mackay

G2-Rating: 4,5/5 Sterne

Pro: Hochwertiger Premium-Service mit persönlicher Betreuung und großer Expertise für komplexe Reisepläne.

Kontra: Manche kleineren Unternehmen konnten, laut eigenen Angaben, nicht im gleichen Maß von den maßgeschneiderten Premium-Lösungen profitieren, wie größere Unternehmen.

4. Egencia

G2-Rating: 4,5/5 Sterne

Pro: Langjährige Erfahrung im Online-Geschäftsreisemanagement und breite Branchenpräsenz.

Kontra: Kundenbewertungen wiesen auf eine vergleichsweise veraltete Technologie und komplexe Gebührenstrukturen (u. a. Extra-Kosten für Support außerhalb der Geschäftszeiten) hin.

5. SAP Concur

G2-Rating: 4,0/5 Sterne

Pro: Etablierte Lösung mit umfangreichem Funktionsangebot für die Reisekostenverwaltung.

Kontra: Teilweise wurde die ältere Systeminfrastruktur von Kund:innen als zeitaufwendig empfunden.

6. FCM Travel

G2-Rating: 3,8/5 Sterne

Pro: Globale Lösung mit integrierten Tools wie Reisewarnungen, Karten und Reporting-Funktionen.

Kontra: Nutzer:innen bemängelten das begrenzte Angebotsportfolio und die teilweise versteckten Gebühren.

7. Amex GBT

G2-Rating: 3,5/5 Sterne

Pro: Langjährige Branchenerfahrung und bekannter Markenname.

Kontra: Manche Kundenbewertungen gaben an, dass die veraltete Infrastruktur und die komplexen Preismodelle die Systemintegration erschwerten.

8. CWT (Carlson Wagonlit Travel)

G2-Rating: 3,2/5 Sterne

Pro: Umfassende Expertise in der Verwaltung großer Geschäftsreiseprogramme mit Fokus auf Sicherheit und Nachhaltigkeit.

Kontra: Kund:innen berichteten von langen Wartezeiten im Kundenservice und komplizierten Buchungsprozessen.

Zukunftstrends: Wo geht die Reise der B2B-Software-Lösungen hin?

Mit Blick auf die kommenden Jahre lässt sich erkennen, dass die fortschreitende Digitalisierung einen immer größeren Einfluss darauf haben wird, wie Unternehmen ihre Geschäftsreisen planen und umsetzen. 

B2B-Reisesoftware-Lösungen stützen sich dabei immer mehr auf KI, Deep Learning, Chatbots und Predictive Analytics, um Prozesse weiter zu automatisieren und zu personalisieren. Mithilfe dieser selbstlernender Algorithmen lassen sich individuelle Reiseangebote in Echtzeit zusammenstellen (Dynamic Packaging), während detaillierte Nutzerprofile das Reiseerlebnis noch passgenauer auf persönliche Vorlieben und Unternehmensrichtlinien abstimmen. 

Als zentral vernetzte Plattform, die sämtliche Schritte von der Buchung über das Ausgabenmanagement bis hin zum Reporting nahtlos abdeckt (Multi-Provider-Integration), verlagert sich der Nutzungsraum von B2B-Reisemanagement-Lösungen ins Mobile. Mitarbeitende werden in Zukunft vermehrt ihr Smartphone nutzen, um von unterwegs zu buchen, Anpassungen vorzunehmen oder sich über Chatbots informieren zu lassen. 

Zu guter Letzt entwickelt sich auch das Thema Nachhaltigkeit von einem „Nice-to-have“ zu einer gesetzlichen Vorgabe, die sich sicherlich auch im Service-Portfolio moderner B2B-Reisemanagement-Lösungen stärker äußern wird. 

Das Ergebnis: Eine neue B2B-Reisesoftware-Landschaft, die durch Automatisierung, Vernetzung und Personalisierung maßgeblich zur digitalen Transformation im Geschäftsreisemarkt beitragen wird.

Die häufigsten Fragen zu B2B-Reisesoftware-Lösungen

Ist eine B2B-Travel-Software nur für Großkonzerne sinnvoll?  

Nein. Moderne Preismodelle und eine unkomplizierte Handhabung machen solche Tools auch für KMU und sogar Start-ups interessant.

Wie sicher sind sensible Daten in der Cloud?  

Seriöse Anbieter setzen auf hohe Verschlüsselungs- und Compliance-Standards, um Daten vor Missbrauch zu schützen.

Wie schnell lässt sich eine B2B-Reisesoftware einführen?  

Abhängig von der Systemkomplexität und Ihren Integrationsanforderungen kann die Einführung innerhalb weniger Wochen erfolgen.

Lohnt sich die Investition in eine B2B-Reisesoftware-Lösung?  

In der Regel ja. Fehlbuchungen, manuelle Prozesse und mehrere, parallele Reise- und Spesenmanagementsysteme kosten in Summe oft mehr – von nervenaufreibenden Abläufen ganz zu schweigen.

Fazit

Eine professionelle B2B-Reisesoftware kann Ihr Geschäftsreisemanagement nicht nur optimieren, sondern Ihnen auch neue unternehmerische Gestaltungsräume eröffnen. 

Mit Navan profitieren Sie von einer intuitiven Plattform mit Echtzeit-Reporting zur vollen Kostenkontrolle sowie einem globalen 24/7-Support, der selbst die komplexesten Reiseanforderungen mühelos meistert. Gleichzeitig sparen Sie durch zentralisierte und automatisierte Buchungs-, Freigabe- und Abrechnungsprozesse wertvolle Zeit und steigern dank vereinfachter Nutzeroberfläche und exklusiver Prämien die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. 

Wer sich für eine B2B-Reisesoftware-Lösung interessiert, sollte bei der Auswahl Faktoren wie Funktionsumfang, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit berücksichtigen – und findet mit Navan eine umfassende, effiziente und kostenschonende Rundum-Lösung, die diese Kriterien mühelos erfüllt.