So wird Ihre Gruppenreise zur perfekten Firmenreise

Packen Sie nicht nur Ihren Koffer, sondern gleich Ihr ganzes Team ein – und erleben Sie, wie viel Potenzial in einer gut koordinierten Gruppenreise steckt. Denn wenn Weiterbildung, Netzwerkaufbau oder Teambuilding auf Ihrer To-do-Liste stehen, sollten Sie die Planung Ihrer nächsten Firmenreise als Gruppenreisen gestalten.

Gerade jetzt, wo persönliche Treffen bei Konferenzen, Messen oder Kundenveranstaltungen wieder an Bedeutung gewinnen, lohnt es sich, Mitarbeitende gemeinsam auf Reisen zu schicken. Dabei stärken Sie nicht nur den Zusammenhalt und fördern den Wissenstransfer, sondern sparen im Zweifelsfall viel Zeit und Kosten.

In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine Gruppenreise für Ihr Unternehmen planen und welche Aspekte bei Ihrer nächsten Firmenreise besonders berücksichtigt werden sollten.

Ab wann zählt eine Firmenreise als Gruppenreise?

Eine allgemeingültige, verbindliche Angabe gibt es dafür nicht, da unterschiedliche Anbieter (etwa Fluggesellschaften, Hotels oder Reiseveranstalter) eigene Kriterien für Gruppentarife oder Gruppenbuchungen ansetzen. Wenn Mitarbeitende denselben Reiseanlass und -ort haben, wird in folgenden Fällen von einer Gruppenreise gesprochen:

• Fluggesellschaften und Reiseveranstalter: Hier beginnt eine Gruppenbuchung ab 10 Personen.
• Deutsche Bahn: Gruppenpreise gelten hier in der Regel ab 6 Personen.
• Hotels: Gruppenpreise variieren hier sehr stark. Rechnen Sie mit einer Gruppengröße von mindestens 8 Personen für Gruppenbuchungen. 

Wir empfehlen aufgrund dieser Variablen die direkte Nachfrage beim jeweiligen Anbieter, um zu erfahren, ab welcher Personenzahl Gruppenkonditionen greifen. 

Wer ist der richtige Partner zur Planung meiner Gruppenreise? 

Ob Geschäftsreisebüro, spezialisierte Eventagentur oder Online-Plattform – die Wahl des richtigen Partners hängt von Ihren Anforderungen und Bedürfnissen ab. 

Ein professioneller Geschäftsreiseanbieter punktet mit persönlicher Betreuung und langjähriger Erfahrung, die vor allem bei komplexen Routen oder individuellen Wünschen hilfreich sein kann. Ein Beispiel dafür ist Navan:

Navan macht das Planen und Durchführen von Gruppenreisen so einfach und effizient wie nie zuvor. Dank der intuitiven Plattform können Buchungen für bis zu 50 Personen – von Flügen und Hotelzimmern bis hin zu Konferenzräumen – mühelos in einem einzigen Tool abgewickelt werden. Zudem behalten Travel Manager:innen jederzeit alle Teammitglieder einer Gruppenreise im Blick:

Über eine zentrale Reiseplanübersicht können diese den aktuellen Flugstatus, Hotelbuchungen und gemeinsame Aktivitäten einsehen, sodass absolute Transparenz und perfekte Abstimmung herrschen. Sollten sich Pläne ändern, werden alle Teilnehmenden umgehend benachrichtigt und durch die fortschrittlichen Gruppenreisefunktionen bleibt jeder Schritt für das gesamte Team nachvollziehbar. Auf diese Weise werden Missverständnisse vermieden, zeitintensive Absprachen reduziert und ein reibungsloses Miteinander gefördert. 

Gleichzeitig profitieren Unternehmen bei Navan von ausgehandelten Gruppentarifen und einem umfassenden Netzwerk, das vergünstigte Preise, Sonderkonditionen und Vorteile wie flexible Check-in-Zeiten sowie Zimmer-Upgrades ermöglicht. Mit kompetenter Verhandlungsexpertise passt Navan Verträge und Konditionen dabei optimal an die Bedürfnisse der Gruppe an, sodass finanzielle Risiken sinken und alle Teilnehmenden Zeit sparen.

Spezialisierte Eventagenturen konzentrieren sich vor allem auf den MICE-Bereich (Meetings, Incentives, Conventions, Events) und sind damit die richtige Ergänzung, wenn neben der An- und Abreise auch ein attraktives Rahmenprogramm erforderlich ist. Sie bieten eine besonders individuelle Beratung sowie eine präzise Planung – selbst für ausgefallene Destinationen oder außergewöhnliche Eventlocations – und kümmern sich häufig um die Organisation von Teambuilding-Aktivitäten und Workshops. Damit schaffen sie ein umfassendes Veranstaltungserlebnis.

Navan arbeitet hierfür mit Reed & Mackay zusammen, einem Premium-Spezialisten des gehobenen Geschäftsreisemarktes, der Navan mit einem umfangreichem Meeting & Events Service perfekt ergränzt.

Reed & Mackay bietet Premium-Travel-Management samt VIP-Services, einen rund um die Uhr erreichbaren Concierge-Service für komplexe Reiselogistik und maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen jeder Größe sowie ein globales Netzwerk, das auf anspruchsvolle Reisedienstleistungen spezialisiert ist.

Digitale Buchungsplattformen bieten oftmals eine große Auswahl und schnelle Vergleichsmöglichkeiten verschiedener Fluggesellschaften oder Hotels in einer Übersicht. Preisbewusste Travel Manager:innen mit einfachen Reiseplänen können hier in wenigen Klicks eine gute Angebotsübersicht erhalten. 

Die direkte Gruppenbuchung über die Portale der jeweiligen Fluggesellschaften, Hotels oder Bahnunternehmen behält den gesamten Buchungsprozess unter eigener Kontrolle. Gleichzeitig bedeutet diese Vorgehensweise jedoch einen hohen Organisationsaufwand und es kann schwierig sein, die individuellen Konditionen verschiedener Anbieter miteinander zu vergleichen.

Welche Merkmale sollte ich bei der Wahl des richtigen Anbieters für meine Gruppenreise berücksichtigen?

Bei der Entscheidung für den richtigen Partner in der Organisation Ihrer Gruppenreise sind Faktoren wie Budget, Reiseziel, gewünschte Zusatzleistungen und Serviceumfang von zentraler Bedeutung.

Achten Sie dabei stets auf Branchenkompetenz und Verhandlungsgeschick, um beispielsweise von Sonderkonditionen und Gruppentarifen zu profitieren. Ein verlässlicher Partner überzeugt durch einen hervorragenden Kundenservice – idealerweise mit einer rund um die Uhr erreichbaren Hotline oder zumindest schnellen Reaktionszeiten.

Ebenso wichtig sind digitale Lösungsansätze, die in Form von Buchungs- und Abrechnungstools, benutzerfreundlichen Apps und umfassenden Reporting-Funktionen für Transparenz und reibungslose Abläufe sorgen. 

Flexibilität in Bezug auf firmenspezifische Ansprüche ist ein weiterer Pluspunkt und erleichtert die Planung. Abschließend sollte auch die Kostenstruktur klar kommuniziert werden, damit Sie versteckte Gebühren vermeiden und Ihre Budgets sicher planen können.

Sind Gruppenreisen immer günstiger?  

Ob eine Gruppenreise tatsächlich günstiger ist, lässt sich pauschal nicht beantworten. Zwar profitieren Unternehmen bei größeren Gruppen in den meisten Fällen von günstigeren Tarifen für Flüge, Hotels oder Konferenzräume sowie Sonderkonditionen bei Transfers oder Rahmenprogrammen, doch nicht immer.

Diese Vergünstigungen greifen in der Regel erst ab einer bestimmten Teilnehmerzahl und sind oft an Buchungsfristen oder enge Stornobedingungen geknüpft. Kommen darüber hinaus spezielle Wünsche wie ausgefallene Aktivitäten oder hochwertige Unterkünfte hinzu, können die Gesamtkosten schnell steigen. 

Entscheidend für den Preisvorteil sind also Faktoren wie Gruppengröße, Reisezeitraum und gewünschte Leistungen. Ein genauer Vergleich der Kosten – in Relation zum Nutzen für Ihr Unternehmen – ist daher in jedem Fall sinnvoll.

Was ist Yield Management und warum ist es für Gruppenreisen relevant?

Yield Management (auch als Revenue oder Ertragsmanagement bezeichnet) bedeutet, mithilfe von Datenanalysen, Preise und Kapazitäten laufend an die aktuelle und erwartete Nachfrage anzupassen, um den Gewinn zu maximieren. In Branchen mit festen Kapazitäten – etwa bei Hotels, Fluglinien oder Bahnunternehmen – werden saisonale Schwankungen, Buchungsverhalten und Wettbewerberpreise berücksichtigt, um in Zeiten hoher Nachfrage höhere Erlöse zu erzielen und in nachfrageschwächeren Phasen die Auslastung zu steigern.

Weil bei Yield Management die verfügbaren Plätze in unterschiedliche Preiskategorien („Buchungsklassen“) aufgeteilt sind, kann nur eine begrenzte Anzahl an günstigen Tickets gleichzeitig erworben werden. Bucht demnach eine größere Gruppe Tickets für einen gemeinsamen Flug, sind für manche Mitglieder möglicherweise nur noch die teureren Tarife verfügbar. 

Oft wird deshalb ein Durchschnittspreis berechnet, der insgesamt höher liegen kann, als der von Einzelpersonen. Für Gruppen lohnt es sich daher in kleineren Kontingenten, so früh wie möglich zu buchen. Darüber hinaus eröffnet die Zusammenarbeit mit Geschäftsreiseanbietern wie Navan, den Zugang zu kostenreduzierenden Sonderkonditionen, von denen auch größere Gruppen profitieren.

Wo lassen sich bei der Buchung meiner Gruppenreise Kosten sparen?

Bei der Buchung und Planung Ihrer Gruppenreise gibt es zahlreiche Angebote und Konditionen, auf die Sie als Travel Manager:in achten sollten. Oft lassen sich durch Sammelbuchungen und Kooperationen mit spezialisierten Anbietern zusätzliche Kostenvorteile und Services erzielen. Hier einige Beispiele:

1. Rabatte bei Geschäftsreiseanbietern wie Navan

Prüfen Sie in der Zusammenarbeit mit  Geschäftsreiseanbietern, ob diese entsprechend über vorverhandelte Tarife verfügen. Navan verhandelt Sonderkonditionen mit Hotels, Fluggesellschaften und weiteren Dienstleistern. Diese Rahmenverträge können die Kosten für Gruppenreisen spürbar senken und erleichtern die organisatorische Abwicklung. 

2. Gruppentarife von Fluggesellschaften und Bahn

Viele Airlines und Bahnanbieter bieten spezielle Gruppentarife an (darunter Lufthansa Group Desk oder Deutsche Bahn Gruppenreisen), die sich bereits ab einer kleineren Teilnehmerzahl lohnen. Prüfen Sie, ob es zusätzlich Rabatte oder Freiplätze für größere Gruppen gibt.  

3. Hotel- und Tagungspauschalen

Hotels, die sich auf Geschäftsgruppen spezialisiert haben, erstellen häufig Komplettpakete, die Übernachtung, Tagungsräume, Technik und Verpflegung abdecken. Solche „All-inclusive“-Pauschalen bieten Planungssicherheit und vereinfachen die Abrechnung.  

4. Sammeltransfers

Die gemeinsame An- und Abreise vom Flughafen, Bahnhof oder Veranstaltungsort lässt sich häufig zu vergünstigten Tarifen über Shuttle-Services oder Busunternehmen organisieren.  

Loyalty-Programme und Bonuspunkte

Wenn Sie Vielreisende im Unternehmen haben, können Sie durch die Nutzung von Vielflieger- und Kundenbindungsprogrammen weitere Vergünstigungen oder Upgrades erzielen. Mit einem Geschäftsreiseanbieter wie Navan können Sie weiterhin die Meilen anderer Fluggesellschaften oder Treuepunkte anderer Hotels und Bahnunternehmen sammeln.

5. Spezielle Gruppenversicherungen: Für größere Reisegruppen kann es sinnvoll sein, eine Gruppenversicherung abzuschließen. Dabei erhalten Sie oft bessere Konditionen als bei Einzelversicherungen. 

Was sind die wichtigsten Schritte in der Organisation von Gruppenreisen?  

Damit Ihre nächste Gruppenreise reibungslos verläuft, lohnt es sich, eine klare Struktur und Timeline festzulegen. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

Budget- und Bedarfsanalyse: Klären Sie zunächst, welchen finanziellen Rahmen Ihr Unternehmen für die Firmenreise vorsieht und wie viele Personen teilnehmen sollen. Berücksichtigen Sie dabei auch unvorhergesehene Ausgaben, beispielsweise für kurzfristige Umbuchungen oder Stornierungen.

Ziel, Terminwahl und Reiseroute: Definieren Sie, wofür die Reise dienen soll: Messebesuch, Weiterbildung, Teambuilding oder Kundenevent? Suchen Sie anschließend einen günstigen, aber praktikablen Termin. Achten Sie bei internationalen Destinationen auf Feiertage, Großveranstaltungen oder Saisonzeiten, die die Preise stark beeinflussen können.

Reiserichtlinien: Eine unternehmensinterne Reiserichtlinie definiert Genehmigungswege, Budgetgrenzen und bevorzugte Buchungswege. Diese Richtlinien sorgen für Transparenz und vermeiden Diskrepanzen im Nachhinein. Achten Sie dementsprechend bei der Planung Ihrer Gruppenreise darauf, dass diese richtlinienkonform ist. 

Buchung über einen externen Parnter: Sobald die Anzahl der Teilnehmenden, das Ziel und der Zeitraum feststehen, kann die eigentliche Buchung erfolgen. Je nach Anforderung empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem anderen Partner. Geschäftsreiseanbieter wie Navan bieten eine Komplettlösung, die Sie nicht nur im Reiseplanungs-, sondern auch im Abrechnungsprozess unterstützt. 

Kommunikation und Aufgabenverteilung: Stellen Sie sicher, dass alle Reisenden frühzeitig über den Reiseplan informiert werden. Legen Sie Zuständigkeiten fest: Wer übernimmt das Reisemanagement, wer klärt offene Fragen zu Visum oder Versicherungen? Eine klare Rollenaufteilung sorgt für einen professionellen Ablauf.

Was muss ich bei Gruppenreisen im Ausland beachten?

Geschäftsreisen ins Ausland können noch einmal komplexer sein als Inlandsreisen. Prüfen Sie vor Abreise unbedingt, ob Ihre Teilnehmenden ein Visum benötigen und ob alle über gültige Reisedokumente verfügen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, frühzeitig Informationen zu Gesundheitsthemen wie Impf- und Versicherungsanforderungen einzuholen und mögliche Risiken im Hinblick auf die lokale Kultur und Sicherheit zu berücksichtigen. 

Eine ausreichende Infrastruktur für Transportmittel vor Ort, wie Transferbusse oder Zubringer, sowie ein genauer Blick auf Wechselkurse und Zahlungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass es während der Reise nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt. 

Ebenfalls wichtig ist ein fundiertes Kommunikations- und Notfallmanagement: Bestimmen Sie vorab einen zentralen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin, legen Sie Handlungsabläufe für unvorhergesehene Situationen fest und stellen Sie sicher, dass alle Reiseteilnehmenden gut erreichbar sind.

Wie lassen sich Gruppenreisen individualisieren?

Gruppenreisen sind längst kein starres Einheitsprogramm mehr und können weit über die bloße Kombination aus Flug und Hotel hinausgehen. Spezialisierte Anbieter stellen heute umfangreiche Pakete zusammen, die von Outdoor-Abenteuern in den Bergen über kulturelle Entdeckungsreisen in europäischen Metropolen bis hin zu exklusiven Executive-Gruppenreisen mit VIP-Services reichen. 

Dabei werden die Bedürfnisse und Interessen der Teilnehmenden vorab ermittelt, um daraus ein abwechslungsreiches Programm zu entwickeln. Individuelle An- und Abreiseoptionen erlauben es allen Reisenden unter anderem, die für sie passende Verbindung zu nutzen und auf Wunsch private Stopps einzulegen. Darüber hinaus – ob gemeinsame Workshops oder Branding-Elemente wie einheitliche Unterlagen im Unternehmensdesign – sind die Möglichkeiten zur Individualisierung vielfältig. 

Wenn Sie also sicherstellen wollen, dass Ihre Reise auch nachhaltig unvergessliche Erinnerungen schafft, dann empfiehlt es sich in den persönlichen Touch Ihrer Gruppenreise zu investieren.

Was sind die größten Herausforderungen bei Gruppenreisen?

1. Auswahl der richtigen Reiseart  

Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie eine Reise eher als klassisches Firmenevent, Offsite-Meeting oder Teambuilding konzipieren. 

Navan bietet dafür zwei Ansätze: Zum einen können Travel Manager:innen über das Self-Serve-Tool „Gruppenreisen“ eine Gruppenreise erstellen. Dabei können sie den Veranstaltungsnamen, Veranstaltungsort und Zeitpunkt festlegen. Darüber hinaus können sie auch einschränken in welchem Zeitraum Teilnehmende an- bzw. abreisen, welche Transportmittel sie dabei benutzen und welche Unterkünfte sie buchen dürfen. 

Teilnehmende können auch direkt zum Event eingeladen werden. Eine Übersicht der eingeladenen Personen erlaubt Travel Manager:innen eine bessere Kostenkontrolle, da im Vorhinein schon ermittelt werden kann, wie hoch die Reisekosten pro Person sein werden.  

Sie können direkt über die Suchseite weitere Reisende hinzufügen oder sich selbst herausnehmen, wenn Sie ausschließlich für eine andere Person buchen möchten.

Je nach Unterkunftstyp und Transportmittel können Sie eine Reise für bis zu 9 Personen gleichzeitig buchen. Bei Flügen beispielsweise erhalten dabei alle Reisenden eine eigene Buchungs-ID und ein eigenes Ticket. Mietwagen können hingegen nur für eine Person pro Buchung reserviert werden.

Darüber hinaus bietet Navan in Zusammenarbeit mit Reed & Mackay einen umfassenden Service für Meetings und Events an. Dazu gehört die Entwicklung maßgeschneiderter Event-Websites und Registrierungsformulare. Die Verwaltung der Teilnehmerregistrierungen erfolgt über personalisierte Event-Apps, die den Teilnehmenden eine einzigartige Erfahrung bieten. 

Die Planung umfasst auch Gruppentransport mit Bussen oder Limousinen sowie eine umfassende Aktivitätenplanung, um das Eventerlebnis zu bereichern. Reed & Mackay sorgt für eine reibungslose Event-Koordination vor Ort und unterstützt mit Vertrags- und Zahlungsmanagement.

Kostenabgleich, Reporting und effektives Risikomanagement sind wichtige Bestandteile des Angebots. Der 24/7 Vor-Ort-Support stellt sicher, dass jegliche unerwartete Herausforderungen effizient gelöst werden.

2. Buchung für mehrere Personen  

Die Organisation einer Gruppenreise bedeutet meist, mehrere Tickets gleichzeitig zu beschaffen und Hotelzimmer blockweise zu buchen. Oft erfordert dies das Aushandeln von Gruppenraten sowie die Koordination verschiedener Zahlungsmodalitäten. 

Navan bringt hier gleich mehrere Vorteile: Buchungsdelegierte können beispielsweise Reisen für die Geschäftsleitung, Mitarbeitende oder Gäste über ihr Konto buchen und verwalten. Dabei werden die individuellen Präferenzen und andere Details automatisch bei jeder Buchung angewendet. Die Reisenden erhalten Treuepunkte, Live-Updates zu ihrer Reise und können bei Bedarf 24/7 auf den Support zurückgreifen.

Gleichzeitig hilft das Navan-Team dabei, Angebote bei verschiedenen Hotels einzuholen, sodass sich eventuelle Überschneidungen oder Lücken im Zeitplan leichter koordinieren lassen. 

Durch die hohe Verhandlungskompetenz und das starke Netzwerk kann zudem sichergestellt werden, dass verschiedene Wünsche und Anforderungen innerhalb eines einzigen Hotelvertrags oder Flugabkommens unterkommen sowie auf Sonderkonditionen und Rabatte zurückgegriffen werden kann.

3. Entwicklung eines Reiseplans, der allen Teilnehmenden gerecht wird  

In größeren Teams gibt es häufig unterschiedliche Terminpläne und persönliche Vorlieben. 

Das Self-Serve-Tool von Navan hilft, Flug- oder Hotelbuchungen flexibel anzupassen, indem sämtliche Daten in einer übersichtlichen Plattform verwaltet werden. Das Gruppenreise-Tool ermöglicht zudem, Einladungen für interne wie externe Teilnehmende zu verschicken, sodass alle Reisenden auf einer gemeinsamen Oberfläche buchen können. Zusätzlich können Travel Manager:innen mithilfe des Meetings & Events Angebots ein umfassendes Rahmenprogramm erstellen, das sowohl gemeinsame Zeitfenster als auch individuelle Agenda-Punkte berücksichtigt. 

4. Verwaltung aller Daten der Reisenden  

Gerade bei größeren Gruppen ist es mühsam, Namen, Passnummern, Kontaktdaten, Ernährungsanforderungen etc. zuverlässig zu erfassen. 

Navans Gruppenreisefunktionen bieten eine einheitliche Plattform, auf der alle Teilnehmenden selbst ihre Informationen eingeben und speichern können. Reisemanager:innen behalten im selben System den Überblick und haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Buchungsdaten und können die Reisenden in Echtzeit verfolgen. Dies vereinfacht Änderungsprozesse, da Teilnehmende ihre Angaben selbst aktualisieren können, ohne dass zusätzliche Kommunikationsschleifen nötig sind. Gleichzeitig erleichtert die gesammelte Datenmenge den Abrechnungsprozess. 

5. Reisebudgets und Spesenabrechnungen  

Wenn Gruppen verreisen, verlieren Unternehmen schnell den Überblick über anfallende Kosten. 

Mit Navan behalten Unternehmen jedoch jederzeit die volle Kontrolle über sämtliche anfallende Kosten – von der Vorab-Kostenkalkulation bis hin zur automatisierten Abrechnung. Schon im Vorfeld können die zu erwartenden Gesamtkosten der Gruppenreise geschätzt werden, was eine zuverlässige Planung und Budgetierung ermöglicht. Alle Buchungen und ihre Kosten sind in einer zentralen Ansicht in Echtzeit nachvollziehbar, sodass Finanzteams stets einen transparenten Überblick behalten. 

Zudem gelten für jede Buchung automatisch die jeweiligen Richtlinien der Unternehmen, was sowohl den administrativen Aufwand reduziert als die Flexibilität der Reisenden maximalisiert. Durch die nahtlose Integration in bestehende Finanzstrukturen, die Einbindung von Firmenkarten und globale Rückerstattungsprozesse entstehen neue Möglichkeiten für ein ganzheitliches Ausgabenmanagement. 

Mit dieser All-in-one-Lösung gewinnen Sie nicht nur an Effizienz und Kostentransparenz, sondern erhalten auch fundierte Entscheidungsgrundlagen, um Ihre Ausgaben strategisch zu optimieren.

6. Einhaltung unternehmensinterner Reiserichtlinien 

Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) bedeutet, dass Unternehmen bei Transport, Unterbringung und Aktivitäten verpflichtet sind umweltschonend und sozial verantwortungsvoll zu handeln. Viele Unternehmen haben dafür eigene Compliance-Regeln zur Nachhaltigkeit, die auch bei Gruppenreisen besonders eingehalten werden müssen.

Mithilfe von Navan können Unternehmen klare Richtlinien festlegen, die bei allen Buchungen automatisch berücksichtigt werden. Das Team berät zudem, wie sich solche Vorgaben optimal umsetzen lassen – beispielsweise in puncto CO2-Kompensation, Buchung von nachhaltigen Unterkünften oder Beachtung besonderer Reiserichtlinien.

7. Internationale Visa- und Einreisebestimmungen  

Gruppenreisen können auch ins Ausland führen. Wenn einzelne Personen Visa oder andere Dokumente benötigen, kann dies die Planung erschweren. 

Die Navan-Expert:innen können in solchen Fällen rechtzeitig Hinweise geben, welche Länder spezielle Bestimmungen haben und welche Fristen zu beachten sind.

8. Komfort- und Gesundheitsanforderungen  

Bei Geschäftsreisen steht die Produktivität und das Wohlbefinden der Reisenden im Vordergrund. Mitarbeitende müssen oft direkt vor Ort arbeiten, Kundentermine wahrnehmen oder an Meetings teilnehmen. 

Deshalb legen Unternehmen besonderen Wert auf komfortable Unterbringung, gesunde Verpflegung und barrierefreie Zugänge. Einerseits erhöht ein solches Angebot die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Angestellten, andererseits lassen sich so gesetzliche Vorgaben (wie etwa Arbeitssicherheit oder Inklusionsrichtlinien) besser einhalten.

Navan verhandelt mit Hotels nicht nur günstige Preise, sondern auch Sonderkonditionen für Tagungsräume, Mahlzeiten und Wellnessangebote und kann dadurch eine weiträumige Angebotslandschaft bereitstellen, die jedem Reisenden gerecht wird. 

9. Koordination mehrerer Abflug- und Ankunftsorte  

In global agierenden Teams reisen die Teilnehmenden oft aus unterschiedlichen Städten oder Ländern an.

Navan bietet die Möglichkeit, mehrere Flüge zeitgleich zu koordinieren und stellt dazu einen zentralen Buchungskanal bereit, über den automatisch passende Verbindungen gesucht werden. So ist gewährleistet, dass alle Reisenden wie geplant ankommen und bei Bedarf zusätzliche Unterstützung erhalten.

Ein entscheidender Vorteil dabei ist, dass die Teilnehmenden − entsprechend ihrer persönlichen Anforderungen und unter Einhaltung bestehender Richtlinien ‒ eigenständig über dieselbe Plattform buchen können. Um die Planung noch weiter zu vereinfachen, lassen sich darüber hinaus verschiedene Transportmittel, Hotelempfehlungen und organisatorische Hinweise im Tool hinterlegen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind und die gesamte Reiseplanung transparent und effizient ablaufen kann.

10. Notfall- und Krisenmanagement  

Ob Krankheit, Wetterkapriolen oder spontane Flugausfälle – gerade bei Gruppenreisen steigt die Wahrscheinlichkeit für unvorhergesehene Zwischenfälle, da viele Personen betroffen sein können. 

Navan bietet hier eine 24/7/365-Notfallbetreuung für alle Reisenden. So können Umbuchungen, Stornierungen oder andere Maßnahmen schnell und unkompliziert umgesetzt werden. 

11. Datenschutz und IT-Sicherheit  

Weil im Geschäftsreisekontext sensible Daten erhoben und verarbeitet werden – beispielsweise Kreditkarteninformationen oder personenbezogene Daten – ist ein hohes Sicherheitsniveau gefragt. 

Navan schützt sämtliche Buchungs- und Personendaten durch moderne Sicherheitsstandards und eine verschlüsselte Datenübertragung. Gleichzeitig bleibt die Bedienung durch das Self-Service-Tool intuitiv und benutzerfreundlich.

FAQ

Was ist eine Gruppenbuchung?  

Eine Gruppenbuchung bezeichnet die Reservierung von Flugtickets, Hotelzimmern oder anderen Reiseleistungen für mehrere Personen gleichzeitig. Häufig nutzen Unternehmen diese Option für Geschäftsreisen, Familien oder Freundesgruppen für ihren Urlaub oder Event-Planer:innen, die eine größere Veranstaltung organisieren.

Wer kann eine Gruppenbuchung vornehmen?  

Grundsätzlich kann jede Person eine Gruppenbuchung starten, sofern die Mindestteilnehmerzahl erreicht wird, die von der jeweiligen Fluggesellschaft, dem Hotel oder Reiseanbieter festgelegt wird. In der Regel gilt eine Gruppe ab 6 Personen, wobei die genaue Personenanzahl je nach Anbieter variieren kann. Bei Navan ist diese Funktion auf Nutzer:innen mit der entsprechenden Richtlinienfreigabe beschränkt.

Wie buche ich eine Gruppenreise?  

Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine Gruppenbuchung aufzugeben. Ob direkt über die Plattform der Fluggesellschaft oder über digitale Vergleichsportale, je nach Anforderung kann die Wahl des richtigen Kooperationspartners variieren. In allen Fällen empfiehlt sich jedoch die Zusammenarbeit mit professionellen Geschäftsreiseanbietern wie Navan, die über eine umfassende Expertise verfügen und Sie in der gesamten Gruppenreiseplanung unterstützen können.

Welche Vorteile bietet eine Gruppenreise?  

Bei Gruppenbuchungen profitieren Sie oft von mehreren Vorteilen wie vergünstigten Tarifen, flexibleren Zahlungsbedingungen und einem speziell auf die Bedürfnisse der Gruppe zugeschnittenen Service. Darüber hinaus wird die Reiseplanung durch einen zentralen Kontaktpunkt erleichtert, da alle Buchungsdetails gesammelt verwaltet werden.

Gibt es Rabatte für Gruppenreisen?  

Ja, in der Regel bieten Fluggesellschaften, Hotels und Reiseveranstalter Preisnachlässe für Gruppenbuchungen an. Diese entstehen als Anreiz, weil für mehrere Personen auf einmal gebucht wird. Allerdings können sich Höhe und Bedingungen dieser Rabatte – abhängig vom Anbieter und der Gruppengröße – stark unterscheiden.

Können Gruppenbuchungen nachträglich geändert werden?  

Ja, grundsätzlich sind Änderungen möglich, jedoch sollten Sie hierbei bedenken, dass sich Abweichungen oft auf die gesamte Gruppe auswirken können. Normalerweise erfolgen Anpassungen über die zuständige Kontaktperson für Gruppenbuchungen. Je nach Art und Zeitpunkt der Änderung können eventuelle Zusatzkosten anfallen.

Was passiert, wenn jemand aus der Gruppe seine Reise storniert?  

Die Auswirkungen eines Stornos hängen von den vereinbarten Bedingungen und Richtlinien des Anbieters ab. Manche Anbieter erlauben Einzelticketstornierungen ohne Zusatzkosten, während andere eventuell Gebühren erheben, die sich auf die gesamte Gruppe auswirken können. Prüfen Sie daher stets die geltende Stornoregelung für Gruppenbuchungen.

Worauf sollte ich bei der Organisation einer Gruppenreise achten?  

Beginnen Sie so früh wie möglich, um Verfügbarkeiten zu sichern und Frühbucherrabatte zu nutzen. Halten Sie den Kontakt sowohl mit Ihren reisenden Mitarbeitenden als auch mit dem Anbieter, um Erwartungen abzustimmen und besondere Wünsche zu berücksichtigen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Kosten (inklusive möglicher versteckter Gebühren oder Änderungsentgelte). Informieren Sie sich genau über die geltende Stornoregelung für Gruppen, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Wie weit sollte ich eine Gruppenreise im Voraus buchen?  

Generell empfiehlt es sich, so früh wie möglich zu buchen. Da es für Gruppenbuchungen mehr Absprachen und Verhandlungen braucht, kann die Verfügbarkeit während der Hauptreisezeiten oder bei großen Veranstaltungen schnell knapp werden. Eine frühe Buchung erhöht die Chance, die gewünschten Leistungen und Preise zu erhalten.

Fazit 

Eine Gruppenreise als Firmenreise steigert den Zusammenhalt, fördert den Austausch und kann dank gebündelter Konditionen in vielen Fällen Kosten sparen. 

Mit smarten Geschäftsreiseanbietern wie Navan behalten Sie von der Buchung bis zur Abrechnung alles im Blick und profitieren von ausgehandelten Gruppentarifen und modernster Technologie für eine reibungslose Organisation.

Erfahren Sie in einer Demo, wie Navan Ihre nächste Gruppenreise optimieren kann.