Wer zahlt das Frühstück auf Geschäftsreisen?

Egal, ob Kundenbesuch, Fachkonferenz oder Verhandlungen mit Partnerunternehmen: Wer geschäftlich reist, hat bedeutsame Termine auf der Agenda. Umso wichtiger ist es, mit dem Frühstück auf Geschäftsreisen gut in den Tag zu starten.

Nun sind die Frühstückskosten in den meisten Hotels aber nicht gerade unerheblich. Deshalb stellt sich sowohl für Reisende als auch Betriebe die Frage, wer für die erste Mahlzeit des Tages aufkommen muss und wie die Kosten abgerechnet werden.

Übernachtungskosten oder Verpflegungsmehraufwand?

Grundsätzlich gilt: Das Frühstück zählt aus steuerlicher Sicht nicht zu den Übernachtungskosten. Während Reise- und Übernachtungskosten für Auswärtstätigkeiten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, sind Ausgaben für Mahlzeiten von den Reisenden zu tragen.

Der Arbeitgeber kann selbst entscheiden, ob er die Verpflegungskosten dennoch vollständig übernehmen möchte. Dies geschieht meist entweder über einen festen Tagessatz (Per Diem), als Rückerstattung nach der Spesenabrechnung oder indem Reisende eine Firmenkreditkarte erhalten.

Alternativ können Reisende ihre Ausgaben in ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Dann erhalten Sie feste Pauschbeträge je nach Dauer der Abwesenheit von ihrer ersten Tätigkeitsstätte.

Für 2024 gelten folgende Verpflegungspauschalen bei Reisen innerhalb Deutschlands:

• 28 Euro ab einer Abwesenheit von 24 Stunden
• Jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag
• 14 Euro bei einer Abwesenheit über 8 Stunden (ohne Übernachtung)

Die Art der Hotelrechnung ist entscheidend

Voraussetzung für die steuerliche Erstattung der Frühstückskosten auf Dienstreise ist der Nachweis in Form von Belegen. Auf der Hotelrechnung können diese Kosten auf unterschiedliche Arten ausgewiesen werden. Dies hat wiederum einen Einfluss darauf, wie die Kosten erstattet werden.

Zimmer inkl. Frühstück

Findet sich „Zimmer inkl. Frühstück” auf der Rechnung, sind die genauen Kosten für die einzelnen Posten nicht ersichtlich.

Dadurch wird der geltende Tagessatz der Verpflegungsmehraufwendungen zwar um 20 % gekürzt, der Frühstückspreis liegt aber in der Regel deutlich darüber, sodass Arbeitnehmer:innen trotzdem profitieren.

Beispiel: Das Frühstück im Hotel kostet 20 Euro. Der Pauschalbetrag für einen vollen Tag Dienstreise im Inland beträgt 28 Euro. Für das Frühstück werden 5,60 Euro (20%) veranschlagt und von der Pauschale abgezogen. 

Zimmer und Business Package

Bei manchen Hotels ist es üblich, das Frühstück nicht als Einzelposten aufzuführen, sondern eine Servicepauschale oder das sogenannte „Business Package“ zu berechnen. Unter diesen Sammelposten fallen neben dem Frühstück zum Beispiel die Zimmerreinigung oder Internetgebühren.

Dadurch ist nicht nachvollziehbar, ob das Hotelfrühstück in Anspruch genommen wurde und wie hoch die Kosten dafür waren. Auch hier wird die Verpflegungspauschale um 20 % gekürzt. Bei einem vollen Kalendertag (Abwesenheit über 24 Stunden) entspricht das 5,60 Euro (von 28 Euro Tagespauschale für Reisen innerhalb Deutschlands).

Zimmer und Frühstück als separate Posten

Wenn auf der Rechnung die Kosten für die Übernachtung und das Frühstück als einzelne Posten aufgeführt sind, ist dies nicht gerade vorteilhaft.

Der Grund: Auch wenn die tatsächlichen Kosten für das Frühstück höher ausfallen, gelten sie mit der Verpflegungspauschale als abgegolten. 

Zimmer

Auch wenn auf der Rechnung lediglich eine Hotelübernachtung aufgelistet ist, wird davon ausgegangen, dass der Gast gefrühstückt hat. Daher werden auch in diesem Fall die 20 % Frühstücksanteil abgezogen.

Zimmer ohne Frühstück

Nur, wenn auf der Rechnung ausdrücklich aufgeführt ist, dass kein Frühstück im Preis enthalten ist, wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt.

Spesen verständlich regeln

Spesen für die Verpflegung fallen bei nahezu allen Dienstreisen an. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen die geltenden Regelungen in einer Ausgabenrichtlinie festhalten und diese transparent an die Belegschaft kommunizieren.

Dabei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, das Spesenmanagement zu optimieren:

1. Smarte Firmenkreditkarten 

Werden die Verpflegungskosten vollständig vom Unternehmen übernommen, bieten sich beispielsweise smarte Firmenkreditkarten mit integrierten Richtlinienkontrollen wie von Navan an. Diese stellen sicher, dass die Vorgaben jederzeit eingehalten werden – bei maximaler Flexibilität für die Mitarbeitenden.

2. Modernes Spesenmanagement-Tool

Auch wenn sich ein Betrieb für Rückerstattungen, das Auszahlen der Verpflegungspauschale (Per Diem) oder eines selbst gewählten festen Tagessatzes entscheidet, kann eine moderne Spesenmanagementlösung hilfreich sein. Diese Tools sind darauf ausgelegt, den gesamten Prozess zu erleichtern – von der Reisekostenabrechnung, über Spesenanträge bis hin zur Belegerfassung.

3. Komplettlösung für Travel und Expense

Die Nutzung einer integrierten Plattform für Geschäftsreisen und Spesenmanagement, wie Navan, bietet erhebliche Vorteile durch die Vereinfachung und Zentralisierung des Prozesses: 

• Für Mitarbeitende bedeutet dies eine deutliche Erleichterung. Sie können ihre Verpflegungspauschalen und andere Ausgaben direkt bei der zugehörigen Geschäftsreise eintragen. Diese direkte Verknüpfung sorgt für eine reibungslose Erfassung und Zuordnung der Ausgaben. 
• Für Admins ergibt sich durch voreingestellte Richtlinien eine erhebliche Arbeitsentlastung. Die Plattform ermöglicht eine sofortige Überprüfung der eingereichten Spesen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien. Das reduziert den manuellen Aufwand für die Überprüfung und Genehmigung von Spesen erheblich. Gleichzeitig erhöht es die Compliance und verringert das Risiko von Fehlern oder Unstimmigkeiten. 
• Ein weiterer zentraler Vorteil ist die Bündelung aller Informationen zu Geschäftsreisen und Ausgaben an einem Ort. Dies ermöglicht eine Echtzeit-Übersicht und -Kontrolle für Mitarbeitende und Admins gleichermaßen. Die Plattform dient somit als einheitliches Tool für die Verwaltung, das Monitoring und die Analyse von Reisekosten, was die Effizienz steigert und eine transparente Kostenkontrolle fördert. 

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