Virtuelle Firmenkreditkarten – die Zukunft von Geschäftsreisen?

Handys sind aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Und auch auf Geschäftsreisen sind sie hilfreiche Begleiter, mit denen Reisedokumente unterwegs abgerufen oder unterwegs Ausgaben getätigt werden können.

Die einfachste und effizienteste Art dafür sind virtuelle Kreditkarten über digitale Wallets. Schließlich haben Geschäftsreisende keine Lust, in überfüllten Flughafenterminals oder beim Bezahlen im Restaurant ewig nach der richtigen Kredit- oder Debitkarte im Portemonnaie zu suchen.

Außerdem verpassen Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden noch immer ausschließlich klassische Plastikkarten ausstellen, die Vorteile von virtuellen Karten. Dazu zählen unter anderem eine höhere Richtlinieneinhaltung, ein geringeres Betrugsrisiko und eine verbesserte Mitarbeiterbindung.

Aktuell etablieren sich virtuelle Karten mehr und mehr und sind sowohl bei Geschäftsreise-Neulingen als auch von Vielreisenden beliebt. Lesen Sie jetzt weiter, um zu erfahren, welche Vorzüge sich durch dieses Zahlungsmittel für Ihr Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement bieten.

Darum setzen Unternehmen für Geschäftsreisen auf virtuelle Karten

Virtuelle Karten ermöglichen es Mitarbeitenden, Einkäufe jeder Größenordnung zu tätigen. Gleichzeitig sind keine umständlichen Bestellaufträge mehr oder manuellen Freigaben mehr erforderlich. Denn: Automatische Kontrollmechanismen und Preisobergrenzen stellen ganz ohne manuellen Aufwand sicher, dass alle Unternehmensvorgaben eingehalten werden.

Online-Karten haben viele Vorzüge gegenüber physischen Kreditkarten, da beispielsweise keine Notwendigkeit besteht, auf eine neue oder eine Ersatzkarte zu warten, die per Post verschickt wird. Außerdem gibt es keine Begrenzung der Benutzeranzahl, sodass virtuelle Karten sich kontinuierlich mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren lassen.

Weitere Vorteile von virtuellen Firmenkreditkarten

• Automatisierter Abgleich: Mit integrierten Kontrollen und Genehmigungen auf der Grundlage von Richtlinien ermöglichen virtuelle Karten einen Abgleich in Echtzeit. Diese automatisierte Datenübertragung macht Spesenabrechnungen überflüssig und gibt Finanz- und Buchhaltungsteams eine höhere Sicherheit und mehr Zeitersparnis.
• Smarte Kontrollen durch integrierte Richtlinien: Unternehmen können die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden nach Betrag, Zweck, Häufigkeit, Datum und sogar auf bestimmte Händler begrenzen. Dabei übernimmt die Karte die Aufgabe der Richtlinienkontrolle ganz automatisch.
• Vereinfachte Zahlungsabwicklung und verbesserte Supplier-Beziehungen: Durch die automatisierte Zahlungszuordnung können Lieferanten und andere Partner Zahlungseingänge automatisieren und erhalten ihre Zahlungen sofort.
• Vermeiden unnötiger Ausgaben: Virtuelle Karten bieten Unternehmen mithilfe integrierter Ausgabenlimits mehr Kontrolle. Mitarbeitende werden benachrichtigt, wenn ihre Ausgaben über dem vorgesehenen Limit liegen oder wenn ihre Ausgaben aufgrund der festgelegten Kontrollen abgelehnt werden.
• Detailliertere Datenanalyse: Die Finanzabteilung kann den Mehrwert von Reisen und den ROI besser kalkulieren. Daraus kann beispielsweise abgeleitet werden, welche Märkte besonders gut funktionieren, indem das Team Verträge mit Reisekosten abgleicht.
• Geringeres Betrugsrisiko: Da es keine statischen Kontonummern gibt, können diese nicht nachverfolgt und zu anderen Zwecken verwendet werden. Dies senkt das Risiko, dass Dritte unerwünschte Ausgaben im Namen des Unternehmens tätigen.

Worauf Sie bei der Kartenauswahl für Dienstreisen achten sollten

So wie Mitarbeitenden ihre individuelle Präferenzen bei den Reisebuchungen haben, ist auch das Angebot auf dem Markt breit gefächert. Je nach den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens empfiehlt es sich, unter anderem folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Einführungsboni: Einige Anbieter virtueller Karten bieten Prämien bei der Anmeldung – z. B. Cashback-Guthabenübertragungen, anfänglicher effektiver Jahreszins oder Weiterempfehlungsboni.
• Belohnungssätze und Boni: Nach dem anfänglichen Einführungsbonus können Prämienprogramme kontinuierliche Vorteile bieten. Einige Kartenanbieter bieten Anreize in Form von Punkten bei bestimmten Händlern, Restaurants oder Fluggesellschaften, welche in Flugmeilen oder Bargeld für zukünftige Einkäufe umgewandelt werden können.
• Transaktionssicherheit: Virtuelle Firmenkarten bieten eine erhöhte Betrugssicherheit, da die virtuellen Kartennummern ohne Zugang zu den Identitätsdaten der Karteninhaber:innen oder dem Computersystem nicht zurückverfolgt werden können. Vor Ihrer Registrierung ist es wichtig, sich über die vorhandenen Sicherheitsvorkehrungen zur Abwehr von Betrug und auffälligen Transaktionen zu informieren.
• Jährliche Gebühren: Einige Kartenanbieter erheben eine Jahresgebühr, während andere lediglich ein Mindestausgabelimit festlegen. Bei Nichteinhaltung dieses Limits kann eine Bearbeitungsgebühr anfallen. Daher ist es vor der Wahl eines Anbieters wichtig, die Ausgaben Ihres Unternehmens genau zu analysieren.
• Fremdwährungsgebühren: Für international agierende Unternehmen, deren Mitarbeitende viel ins Ausland reisen, werden bei einigen Kartenanbietern Aufschläge für ausländische Transaktionen erhoben. Abhängig von den Gebühren können die Kosten den Nutzen der Karte überwiegen.

Ausgabenmanagement, das begeistert

Mit Navan-Ausgaben können Unternehmen unbegrenzt viele virtuelle Karten für Geschäftsreisende auf der ganzen Welt ausstellen. Detaillierte Richtlinien können auf jeder Karte hinterlegt werden.

„Dies schafft die gleichen Bedingungen für alle Mitarbeitenden und stellt sicher, dass alle an ihren Besprechungen, persönlichen Treffen und der Geschäftsplanung für das kommende Jahr teilnehmen können“, erklärt Lisa Mackay, T&E Program Manager bei Datto, einem Anbieter von Cloud-basierten Sicherheitslösungen.

Wenn virtuelle Karten mit der Lösung für die Ausgabenverwaltung von Navan kombiniert werden, können Geschäftsreisen, Zahlungen und Ausgaben an einem Ort analysiert, abgeglichen und erstattet werden. Dadurch können Finanzteams alle Daten zentral an einem Ort verwalten und müssen nicht umständlich verschiedene Systeme nach Informationen durchsuchen.

Einige andere Tools bieten zwar ebenfalls die Möglichkeit, Belege digital zu erfassen und andere Lösungen verfügen auch über einfache virtuelle Karten mit simplen Kontrollmechanismen – aber keine andere Spesenmanagement-Lösung bietet aktuell ein vergleichbares Angebot, welches das Spesenmanagement vollkommen automatisiert.

Sind Sie bereit, Ihre Unternehmensausgaben durch virtuelle Karten zu optimieren und Spesenabrechnungen abzuschaffen? Vereinbaren Sie jetzt eine Demo, um zu sehen, wie unsere All-in-one-Lösung funktioniert.