Bessere Reiserichtlinien erstellen: Ein Leitfaden

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Unternehmen mit zahlreichen Geschäftsreisenden: Ihre Mitarbeitenden sind weltweit unterwegs, treffen Kunden, besuchen Konferenzen und knüpfen wichtige Kontakte. 

Auf den ersten Blick läuft alles reibungslos – doch dann beginnt es: Plötzlich tauchen unerwartet hohe Reisekosten in den Abrechnungen auf. Hotelzimmer wurden spontan upgegradet, Flüge ohne Vergleich gebucht und bei Ausgaben fehlen Belege. Termine in Risikogebieten wurden nicht zuvor geprüft, und niemand ist sich sicher, wie bei Notfällen vorzugehen wäre.

Während Sie hektisch versuchen, den Überblick zu behalten, häufen sich zudem steuerliche Ungereimtheiten und die täglichen Nachfragen Ihrer Mitarbeitenden zu Abläufen und Budgets kosten Zeit und Nerven.

Mit einer umfassenden Reiserichtlinie wäre dies nicht passiert. Denn mit eindeutigen Vorgaben für Buchung, Kostenerstattung und Sicherheitsmaßnahmen schützt das Unternehmen nicht nur das Budget, sondern bewahrt auch seine Mitarbeitenden vor unnötigem Stress.

Dieser Artikel zeigt Ihnen die besten Tipps und Strategien, damit Sie nicht nur wissen, wie Sie Reiserichtlinien erstellen und implementieren, sondern auch, wie Sie diese optimal auf Ihre Unternehmensziele abstimmen.

Was sind Reiserichtlinien?  

Reiserichtlinien (auch als „Corporate Travel Policies“ bekannt) legen fest, wie Mitarbeitende geschäftliche Reisen planen, buchen und abrechnen sollen. Die Richtlinien definieren u. a. Preisobergrenzen, bevorzugte Buchungskanäle, Kostenerstattungen, Genehmigungsprozesse und Sicherheitsmaßnahmen.  

Warum braucht Ihr Unternehmen eine Reiserichtlinie?  

Um die Geschäftsreisen ihrer Mitarbeitenden planbar und sicher zu gestalten, benötigen Unternehmen Reiserichtlinien. Sie fördern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, während sie zugleich dazu beitragen, betriebliche Abläufe in der Reiseorganisation und Spesenabrechnung zu standardisieren und langfristig zu optimieren. 

Neben einer verbesserten Kostenübersicht und Budgetkontrolle unterstützt eine einheitliche Vorgehensweise durch Reiserichtlinien die Dienstreise Compliance. Dies tut sie, indem beispielsweise festgelegt wird, welche Verkehrsmittel bevorzugt genutzt werden sollten, welche Übernachtungsmöglichkeiten erlaubt und welche Genehmigungsprozesse einzuhalten sind. Auf diese Weise lassen sich nicht nur Fehlerquellen und Konflikte vermeiden, sondern auch Haftungs- und Sicherheitsaspekte einheitlich regeln.

Die 3 zentralen Bestandteile einer Reiserichtlinie  

Damit Ihre Geschäftsreisen reibungslos verlaufen und nachhaltig mit Ihrem Unternehmen wachsen können, sollte Ihre Reiserichtlinie vor allem die folgenden Parameter berücksichtigen:

1. Buchungs- und Genehmigungsverfahren

Im Buchungsverfahren einer Reiserichtlinie wird definiert, wer für die Freigabe der Geschäftsreiseanträge zuständig ist und wie der Genehmigungsprozess abläuft, etwa ob dieser per E-Mail, über eine digitale Plattform oder ein schriftliches Formular abgewickelt wird. Dabei dürfen Ausnahmeregelungen für dringende oder kurzfristige Dienstreisen nicht fehlen. Ebenso wichtig ist es, bevorzugte Buchungskanäle und -tools festzulegen, etwa eine zentrale Travel-Management-Plattform wie Navan, über die Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen gebucht werden können. Dies fördert einen einheitlichen, richtlinienkonformen Buchungsprozess, und fördert damit die Kostentransparenz und Kostenkontrolle. 

Eine Reiserichtlinie sollte zudem Vorausbuchungsfristen berücksichtigen. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Reservierungen rechtzeitig vornehmen und Ihr Unternehmen von günstigeren Tarifen profitiert. Gerade bei Flügen und Unterkünften können Best-Preis-Regeln helfen, unnötige Mehrausgaben zu vermeiden. Definieren Sie außerdem den Umgang mit Umbuchungen oder Stornierungen. Mitarbeitende sollten wissen, wie sie sich bei unvorhergesehenen Planänderungen verhalten sollten und wer die Verantwortung für etwaige Zusatzkosten trägt.

Doch all dies nutzt Ihnen nichts, wenn Ihre Reiserichtlinien nicht transparent formuliert, regelmäßig kommuniziert und leicht abrufbar sind. Digitale Lösungen wie Navan können hier von entscheidendem Vorteil sein. Sie erlauben Ihren Mitarbeitenden nicht nur den direkten Zugriff, sondern lassen sich bei Aktualisierungen und Änderungen schnell anpassen und in Echtzeit ausspielen. Letztlich empfehlen wir, festzulegen, wie die Einhaltung aller Vorgaben kontrolliert wird und welche Konsequenzen bei Nichteinhaltung folgen. 

2. Kostenmanagement 

Das Kostenmanagement ist ein zentraler Baustein jeder Reiserichtlinie. Es sorgt dafür, dass Ihre Geschäftsreisekosten transparent und dadurch planbar sowie kontrollierbar bleiben. Setzen Sie dafür zunächst klare Budgetgrenzen für jeden Geschäftsreisebereich und jede Anstellungsart im Unternehmen fest. Dazu gehören beispielsweise Obergrenzen für Hotelkategorien oder ein festes Kontingent für tägliche Ausgaben, um übermäßige Kostensprünge zu vermeiden.  

Klären Sie im nächsten Schritt unbedingt die Erstattungsregeln: In welchen Fällen werden Auslagen komplett übernommen, wo gilt eine Pauschale und wann ist ein Eigenanteil der Mitarbeitenden nötig? Klare Leitplanken für Essens- und Fahrtkosten erleichtern dabei die Übersichtlichkeit und vermeiden Diskussionen. Regelmäßig eingesetzte Best-Preis-Regeln (z. B. „immer den günstigsten Flugtarif wählen“) können Ihr Unternehmen zusätzlich vor vermeidbaren Kosten bewahren.  

Zuletzt gilt es, eine klare Regelung der Dokumentations- und Nachweispflicht zu bestimmen. Mitarbeitende sollten wissen, welche Belege einzureichen sind und wo, sowie wann sie dies tun müssen, damit Ausgaben korrekt erfasst und steuerlich geltend gemacht werden können. Die Nutzung einer Geschäftsreiseplattform wie Navan vereint Ihr Reisemanagement und Ihre Spesenverwaltung in einer App, wodurch Sie die gesamte Datenübersicht in einem System haben. Dies gibt Ihnen die komplette Kostenkontrolle – und das in Echtzeit. 

Wichtig: In Deutschland herrscht Belegaufbewahrungspflicht, das heißt, es müssen immer und für alle geschäftlichen Ausgaben Belege eingereicht werden, die zur Erstattung eingereicht werden. 

3. Bevorzugte Anbieter 

In Ihrer Reiserichtlinie sollten Sie definieren, mit welchen Anbietern Sie bevorzugt kooperieren möchten – dazu zählen beispielsweise Fluggesellschaften, Hotelketten, Mietwagen- oder Bahnunternehmen, aber auch Reisebüros und Travel-Management-Plattformen wie Navan.

Durch die Bündelung bestimmter Dienstleistungen bei ausgewählten Partnerunternehmen erzielen Sie meist bessere Konditionen und können auf bereits ausgearbeitete Prozesse zurückgreifen.Wichtig ist dabei, verbindliche Vorgaben zu schaffen: 

Zum Beispiel welche Hotelketten in bestimmten Städten zu nutzen sind, welchen Mietwagenanbieter Beschäftigte wählen sollen und ob bei der Buchung von Flügen bestimmte Tarifklassen bevorzugt werden sollten. Klare Absprachen sorgen nicht nur für eine bessere Preistransparenz, sondern ermöglichen auch einheitliche Servicelevels sowie stabile Beziehungen zu den Dienstleistern.

Prüfen Sie regelmäßig, ob die Konditionen Ihrer Dienstleister noch überzeugen und ob neue Anbieter hinzukommen sollten, z. B. wegen verbesserter digitaler Funktionen oder attraktiver Preise. Eine kontinuierliche Kommunikation mit den Dienstleistern – beispielsweise über Feedback der Reisenden – hilft, Qualitätsstandards einzuhalten und Probleme frühzeitig anzugehen.

Vorteile einer Reiserichtlinie  

Mit präzise definierten Reiserichtlinien profitieren Unternehmen gleich in mehrfacher Hinsicht: Durch feste Budgetgrenzen und verhandelte Tarife lassen sich Kosten besser steuern, während die Ausgaben dank transparenter Prozesse übersichtlicher bleiben. 

Einheitliche Standards gewährleisten außerdem einen reibungslosen Ablauf und senken das Risiko von Compliance-Problemen. Auch die Sicherheit der Mitarbeitenden wird gestärkt, da im Notfall alle wichtigen Kontaktdaten und Handlungsabläufe klar festgelegt sind. 

Nicht zuletzt können Unternehmen durch die Einbindung nachhaltiger Maßnahmen, etwa zur CO2-Kompensation eine umweltbewusste Reisekultur etablieren – ein Gewinn für jedes Unternehmen und die Umwelt.  

So entwickeln Sie die beste Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen

Passen Sie Ihre Reiserichtlinie Ihrem Unternehmen an

Der Umfang und die Anforderungen variieren je nach Branche und Größe – von Fintechs über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zu multinationalen Konzernen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Ausgabenhistorie zu analysieren, das Reiseaufkommen abzuschätzen und Ihre Unternehmenskultur zu reflektieren, um eine maßgeschneiderte Richtlinie zu entwickeln.

Wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen führen, empfiehlt es sich, die Regeln einfach und flexibel zu gestalten, damit Sie ein rasches Wachstum fördern und aufwendige Prozesse vermeiden. Bei großen oder internationalen Unternehmen lohnt es sich dagegen, strukturiertere Abläufe zu etablieren, um höheren Reisevolumen gerecht zu werden. Gegebenenfalls sollten Sie auch mehrstufige Kontroll- und Freigabeverfahren einbauen, um die nötige Übersicht und Sicherheit zu gewährleisten.

Identifizieren Sie Ihre Geschäftsziele

Definieren Sie, welche Ziele Sie mit der Einführung oder Aktualisierung Ihrer Reiserichtlinie verfolgen möchten: Wollen Sie vor allem Reisekosten reduzieren, gesetzlichen Vorschriften gerechter werden, Buchungs- und Spesenprozesse optimieren oder die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern? 

Werfen Sie dafür einen genauen Blick auf frühere Verstöße oder wiederkehrende Problemstellungen, um diesen aktiv entgegenwirken zu können. Sobald Ihre Geschäftsanforderungen klar sind und die Herausforderungen identifiziert wurden, gestaltet sich die Entwicklung einer passenden Reiserichtlinie deutlich einfacher.

Legen Sie klare Regeln fest

Eine gute Reiserichtlinie sollte prägnant sein, damit Ihre Mitarbeitenden die Regeln befolgen können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie ein Dokument erstellen, das aufgrund seiner Komplexität niemand versteht und deshalb nicht liest. Verschriftlichen Sie Ihre Reiserichtlinie daher in einfacher Sprache und achten Sie darauf, Unklarheiten zu beseitigen und Sonderfällen vorzubeugen. Darüber hinaus sollte Ihre Reiserichtlinie einfach zu finden sein.  

Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Reiserichtlinienerstellung mit ein

Durch die Einbeziehung der am Geschäftsreisemanagement beteiligten Teams können Sie nicht nur relevante Bedürfnisse des Geschäftsreisealltags Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen, sondern erhöhen gleichzeitig die Richtlinieneinhaltung. Holen Sie sich aktiv Feedback ein und üben Sie eine aktive Diskussionskultur, um allen gerecht zu werden.

Berücksichtigen Sie gesetzliche Vorgaben und ethische Werte

Achten Sie auf rechtliche und steuerliche Verpflichtungen Ihres Unternehmens sowie auf Nachhaltigkeitsaspekte.

Tipps zur Implementierung Ihrer Reiserichtlinie 

Nutzen Sie eine Plattform für das Geschäftsreisemanagement

Digitale Lösungen bieten zahlreiche innovative Funktionen, um die Planung und Verwaltung von Geschäftsreisen deutlich zu vereinfachen und zu optimieren. Navan geht hier mit seiner Komplettlösung für Reisemanagement und Spesenabrechnung noch einen Schritt weiter: 

Besonders hilfreich sind die integrierten Richtlinienkontrollen der Komplettlösung: Admins können die Unternehmensrichtlinien in Echtzeit verwalten und auf individuelle Anforderungen zuschneiden. Mitarbeitende wiederum haben bei jeder Buchung – ob am Desktop oder über die mobile App – direkten Zugriff auf die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens, also über sämtliche Reiseregeln und Budgets. 

So wissen Sie jederzeit, welche Ausgaben für Verkehrsmittel oder Verpflegung erlaubt sind und können Fehlerquellen identifizieren und verbessern, sodass sich Ihr Geschäftsreise- und Spesenmanagement kontinuierlich optimiert.

FAQ

Was sollten Reiserichtlinien unbedingt beinhalten?  

Eine klare Definition von Buchungsprozessen, Ausgabenobergrenzen, Erstattungsregeln, Sicherheitsmaßnahmen und Genehmigungsworkflows sollten Teil jeder Reiserichtlinie sein.  

Wie können Reiserichtlinien helfen, Geschäftsreisekosten zu kontrollieren?  

Reiserichtlinien schaffen Transparenz in Bezug auf Ausgaben, legen Budgets fest und ermöglichen es Unternehmen, von verhandelten Tarifen bei bevorzugten Anbietern zu profitieren. In der Zusammenarbeit mit Geschäftsreiseanbietern wie Navan, ermöglichen smarte Lösungen, wie das Echtzeit-Tracking, außerdem eine Übersicht über aktuelle Kostenströme zum Zeitpunkt Ihrer Buchung und Abrechnung.  

Was fördert die Einhaltung von Reiserichtlinien?   

Eine einfache, transparente Struktur, klare Kommunikationswege und unkomplizierte Tools erleichtern es Ihren Mitarbeitenden, die Reiserichtlinien zu befolgen. Zusätzliche Incentivierungen und moderne Lösungen, wie die automatische Reiserichtlinienintegration im Buchungsprozess bei Navan fördern die Dienstreise Compliance. 

Welche Rolle spielt die Fürsorgepflicht in einer Reiserichtlinie?  

Eine Reiserichtlinie definiert Notfallpläne, Kontaktpersonen und Sicherheitsvorkehrungen, damit die Gesundheit und Sicherheit der Reisenden jederzeit gewährleistet bleibt. Sie bildet damit einen grundlegenden und richtungsweisenden Pfeiler zur Unterstützung der Einhaltung Ihrer  Fürsorgepflicht.

Warum ist Technologie ein wichtiger Faktor beim Travel Management?  

Moderne Plattformen automatisieren Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse, ermöglichen Echtzeit-Reporting und erhöhen die Transparenz, was die Verwaltung erleichtert und Fehlerquellen reduziert. 

Fazit

Reiserichtlinien sind weit mehr als nur eine formale Vorgabe: Sie bilden das Fundament, um Reisekosten im Griff zu behalten, interne Compliance zu stärken und die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten. 

Mit klar definierten Buchungswegen, einheitlichen Budgets und transparenten Abrechnungsprozessen sorgen sie für eine faire und nachvollziehbare Gestaltung von Geschäftsreisen. Gleichzeitig empfinden Ihre Mitarbeitenden die Reiseplanung als deutlich angenehmer, weil sie wissen, welche Vorgaben gelten und wie sie im Notfall Unterstützung erhalten.

Durch eine regelmäßige Überprüfung der Richtlinien und eine offene Kommunikation zu Neuerungen schaffen Sie zudem Akzeptanz und Vertrauen bei Ihrem Team. Moderne Tools wie Navan bringen den Prozess auf das nächste Level:

Sie erleichtern den Buchungsablauf, bieten Echtzeit-Transparenz über Kosten und ermöglichen bei Bedarf schnelle Anpassungen – etwa bei Preisänderungen oder unvorhergesehenen Ereignissen. So erhalten Sie nicht nur reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, sondern gewinnen zugleich eine belastbare Basis für langfristige Optimierungen, die Ihr gesamtes Reisemanagement stetig verbessern.