Geschäftsreisebudget: Sparen Sie Geld und optimieren Sie Ihr Reisekostenmanagement

Ein schlankes Geschäftsreisebudget ist nicht nur in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten essenziell. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf Messen, zu Kundenterminen und anderen Unternehmensstandorten entsenden, wissen: Ohne eine klare Kostenkontrolle können die Reisekosten schnell aus dem Ruder laufen. 

Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen bewährte Methoden, aktuelle Pauschalen und praktische Tipps, mit denen Sie Ihr Geschäftsreisebudget nachhaltig verschlanken und aktiv Kosten sparen können.

Was sind Geschäftsreisekosten?

Geschäftsreisekosten umfassen alle Ausgaben, die Ihren Mitarbeitende tätigen, wenn diese aus beruflichen Gründen außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsplatzes unterwegs sind. Dazu zählen:

• Transportkosten: z. B. Bahntickets, Flugtickets, Taxis, Kilometergeld für Mietwagen
• Verpflegungskosten: Ausgaben für Mahlzeiten während der Reise
• Übernachtungskosten: z. B. Hotel, Pension, Ferienwohnung
• Zusatzkosten: z. B. Maut-, Park- und Visagebühren sowie Reiseversicherungen

Was ist ein Geschäftsreisebudget?

Ein Geschäftsreisebudget legt den finanziellen Rahmen fest, den ein Unternehmen für seine Dienstreisen einplant. Es umfasst alle mit einer Dienstreise verbundenen Kosten – von An- und Abreise über Übernachtungen und Verpflegung bis hin zu Nebenkosten wie Parkgebühren, Versicherungen oder Konferenzgebühren.

Das Ziel dieses Budgets ist es, die geschäftlichen Anforderungen mit möglichst effizienten finanziellen Mitteln zu erfüllen und Kostentransparenz zu erhalten.

Wer demnach sein Geschäftsreisebudget klar definiert, hilft dabei, unangenehme Kostenüberraschungen zu vermeiden, steuerliche Vorgaben einzuhalten und eine einheitliche, gerechte Behandlung aller Mitarbeitenden sicherzustellen.

8 Tipps: Wie plane ich ein Geschäftsreisebudget?

Die Planung eines Geschäftsreisebudgets erfolgt in mehreren Schritten mit dem Ziel alle erwartbaren Kosten realistisch einzuschätzen. So sollten Sie vorgehen:

1. Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch

Ermitteln Sie, wie viele und welche Arten von Geschäftsreisen jährlich anfallen. Analysieren Sie, welche Destinationen besonders häufig angesteuert werden und wie sich die Reisetätigkeit auf verschiedene Abteilungen oder Mitarbeitende verteilt.

2. Definieren Sie Kostenkategorien 

Legen Sie fest, welche Ausgabenarten ins Geschäftsreisebudget einfließen. Typische Kostenkategorien sind: Transport, Unterkunft, Verpflegung, Nebenkosten etc. 

3. Wenden Sie Pauschalen und Höchstsätze an

Nutzen Sie, wo möglich, gesetzliche oder interne Pauschalen (etwa für Kilometergeld oder Verpflegungsmehraufwand) und definieren Sie Höchstsätze für einzelne Ausgabenkategorien. Das sorgt für Planungssicherheit und reduziert den administrativen Aufwand.

4. Legen Sie Reise- und Reisekostenrichtlinien fest

Erarbeiten Sie interne Richtlinien, die bestimmen, welche Kosten übernommen werden und wie diese abgerechnet werden. Hierzu gehören beispielsweise bevorzugte Verkehrsmittel, Vorgaben zur Buchungsklasse bei Hotel, Zug oder Flug, Buchungsfristen und -wege usw.

5. Achten Sie auf Frühbucher- und Gruppenrabatte

Planen Sie möglichst frühzeitig und achten Sie auf Prämienprogramme, Gruppenrabatte und saisonale Unterschiede. Dadurch lassen sich erhebliche Kosten sparen. 

6. Setzen Sie digitale Tools ein

Verwenden Sie moderne Buchungs- und Spesenmanagement-Systeme. Diese ermöglichen eine lückenlose Überwachung des Budgets, vereinfachen die Abrechnung und erleichtern Nachkalkulation und Reporting.

7. Berechnen Sie die Kosten

Schätzen Sie, basierend auf den Ergebnissen der Bedarfsanalyse, die voraussichtlichen Kosten für jede Reise und fassen Sie alle Positionen zu einem Gesamtbudget zusammen. Legen Sie ggf. einen Puffer für unerwartete Ausgaben an.

8. Führen Sie regelmäßige Auswertungen durch und passen Sie Ihr Budget an

Werten Sie die tatsächlich angefallenen Reisekosten quartalsweise oder halbjährlich aus und vergleichen Sie diese mit dem ursprünglich geplanten Budget. Erkennen Sie dadurch Trends und Abweichungen frühzeitig und optimieren Sie Ihr Geschäftsreisebudget auf Basis dieser Erfahrungswerte.

Grün sparen: Nachhaltigkeit zahlt sich aus

Nachhaltigkeit in der Geschäftsreiseplanung ist nicht nur umweltfreundlich, sondern bringt oft ganz konkrete Entlastung für Ihr Geschäftsreisebudget – von Steuervorteilen über direkte Einsparungen bis hin zu mehr Arbeitgeberattraktivität. 

Folgend einige Beispiele: 

• Umweltschonende Mobilität: Setzen Sie bei Kurzstrecken auf Bus und Bahn, profitieren Sie von günstigen Tickets, reduzieren Parkplatzkosten und bieten Sie Ihren Mitarbeitenden steuerfreie Mobilitätsprämien für Fahrrad, E-Scooter oder Fahrgemeinschaften an.
• Nachhaltige Unterkünfte und regionale Anbieter: Nutzen Sie Kooperationen mit umweltzertifizierten Hotels für attraktive Sonderkonditionen und reduzieren Sie durch die Wahl regionaler Partner Anfahrtswege und Transferkosten.
• Steuerliche und staatliche Vorteile: Nehmen Sie die Förderung nachhaltiger Mobilität (z. B. durch die Mobilitätsprämie) und Investitionen in Anspruch und nutzen Sie teilweise steuerfreie Abschreibungsmöglichkeiten.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Eine nachhaltige Reiseorganisation stärkt das Unternehmensimage, erhöht die Mitarbeiterbindung und verbessert die Chancen im Wettbewerb um Fachkräfte – ganz ohne zusätzliche Kosten.

Welche Arten der Kostenerstattung gibt es bei Geschäftsreisen?

Sie können Ihre Spesen auf unterschiedliche Weise erstatten lassen. Die beiden häufigsten Erstattungsarten sind:

1. Erstattung nach Beleg

Reisende reichen nach ihrer Rückkehr alle Belege (z. B. Rechnungen, Fahrkarten, Tankquittungen) ein und erhalten die real entstandenen Ausgaben zurück.

Auch wenn in dieser Abrechnungsform maximale Transparenz geboten wird und die Erstattung in vollständiger Höhe erfolgt (sofern die Reisekostenrichtlinie eingehalten wurde), ist sie mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Rechnen Sie mit längeren Bearbeitungszeiten und späteren Rückzahlungen. 

2. Pauschale Kostenerstattung

Statt alle Einzelbelege zu prüfen, können für jede Kostenkategorie (z. B. Übernachtung, Verpflegung, Kilometergeld) gesetzliche oder unternehmensinterne Pauschalen genutzt werden.

Durch die pauschale Abrechnung fällt weniger Bürokratie an und die Bearbeitungszeit fällt kürzer aus. Gleichzeitig lässt sich das Budget besser planen. Allerdings ist keine exakte Kostendeckung gewährleistet.

Wie lassen sich Pauschalen nutzen, um das Geschäftsreisebudget zu entlasten?

Wenn Sie die aktuellen Pauschalen kennen und richtig anwenden, können Sie die Reisekostenabrechnung Ihrer Mitarbeitenden deutlich vereinfachen und zugleich Ihr Geschäftsreisebudget nachhaltig schonen.

Hier finden Sie die aktuell gültigen Pauschalen und die wichtigsten Hinweise zu ihrer Anwendung: 

Kilometerpauschale

Die Kilometerpauschale ist ein gesetzlich festgelegter Betrag, den Arbeitnehmende und Selbständige für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug im Rahmen einer dienstlichen Tätigkeit geltend machen können. 

Die Pauschale beträgt 0,30 € pro gefahrenem Kilometer für PKW. Bei Nutzung anderer privater, motorbetriebener Fahrzeuge mit einer Geschwindigkeit von mehr als 25 km/h liegt die Pauschale bei 0,20 € pro Kilometer.

Dies gilt für die Strecke zwischen Wohnort und Dienststätte, sowohl für den Hin- als auch für den Rückweg.

Verpflegungspauschale

Der Verpflegungsmehraufwand dient dazu, die zusätzlichen Ausgaben für Verpflegung während einer Dienstreise steuerlich auszugleichen.

In diesem Kontext belaufen sich die Pauschalen für Geschäftsreisen im Inland auf 14 € für Abwesenheiten von mehr als acht Stunden und 28 € für volle 24 Stunden Abwesenheit.

Übernachtungspauschale

Die Übernachtungspauschale ist ein festgelegter Betrag, den Arbeitgeber steuerfrei an ihre Mitarbeitenden auszahlen können, wenn diese während einer Geschäftsreise auswärts übernachten.

Die genaue Höhe richtet sich nach dem jeweiligen Reiseland und wird jährlich vom Bundesfinanzministerium bestimmt. Im Inland beträgt sie aktuell 20 € pro Nacht.

Wie erstatte ich meine Geschäftsreisekosten?

Um Ihre Geschäftsreisekosten zu erstatten, sammeln Sie während Ihrer Reise alle relevanten Belege, wie zum Beispiel Hotelrechnungen, Fahrkarten oder Restaurantquittungen. Füllen Sie nach Ihrer Rückkehr ein Reisekostenabrechnungsformular aus, in dem Sie alle Ausgaben detailliert auflisten und gegebenenfalls den geschäftlichen Anlass der Reise angeben.

Je nach Unternehmensregelung können Sie entweder die tatsächlich entstandenen Kosten gegen Vorlage der Belege oder pauschale Beträge (z. B. für Verpflegungsmehraufwand) abrechnen. Die ausgefüllten Dokumente reichen Sie gemeinsam mit den Belegen bei der zuständigen Stelle ein, meist Buchhaltung oder Personalabteilung.

Nach Prüfung und Genehmigung erhalten Sie die erstattungsfähigen Kosten in der Regel mit der nächsten Gehaltsabrechnung oder als separate Überweisung erstattet. Achten Sie darauf, interne Richtlinien und Fristen einzuhalten, damit Ihre Auslagen schnell und vollständig erstattet werden können.

Sparen Sie mit Navan gezielt an Geschäftsreisekosten und behalten Ihr Budget immer im Griff

Maximieren Sie Ihre Kontrolle über das Geschäftsreisebudget ohne Kompromisse. Navan ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien für Reisen und Ausgaben individuell zu definieren und automatisiert deren Einhaltung im gesamten Buchungs- und Abrechnungsprozess.

Dank Echtzeit-Transparenz sehen Sie jederzeit, wie Budgets genutzt werden. Sie erhalten detaillierte Auswertungen und Trends, die eine fundierte, datenbasierte Steuerung der Reisekosten ermöglichen.

Doch nicht nur die Planung wird einfacher: Mit Navan automatisieren Sie auch Ihre Spesenabrechnung komplett – von der Zahlung bis zur finalen Abstimmung. Sie reduzieren den manuellen Aufwand, beschleunigen Abrechnungs- und Erstattungsprozesse und sorgen für maximale Kostensicherheit. 

Sparen Sie Zeit und Geld, während sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentriert: Selbständige Buchungsvorgänge, eine vereinfachte Rechnungsabwicklung und geschmeidige Reiseerlebnisse.

Fazit: Ein smartes Geschäftsreisebudget spart Kosten und Aufwand

Wer sein Geschäftsreisebudget konsequent nutzt und digital optimiert, profitiert doppelt:

Klar definierte Richtlinien, automatisierte Spesenprozesse und Echtzeit-Transparenz machen Ihr Ausgabenmanagement effizienter und sorgen für nachhaltige Kosteneinsparungen.

Mit einer Plattform wie Navan setzen Unternehmen auf eine zukunftsfähige Lösung, die Budgetplanung, Überwachung und Erstattung einfach und präzise macht.

Durch die Automatisierung der Spesenabrechnung und die Integration aller Reisedaten an einem Ort sparen Sie wertvolle Ressourcen, vermeiden Fehler und behalten stets die Kontrolle über Ihr Geschäftsreisebudget.