Wie man eine Firmenkreditkarte einführt, die von Mitarbeitenden angenommen wird

Firmenkreditkarten sind ein wichtiges Instrument, um Ausgabenprozesse zu erleichtern. Dies ist in den Augen vieler Führungskräfte die Grundlage für geschäftliche Weiterentwicklung, denn: Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen.

Ein flexibles Zahlungsmittel, mit dem sich zum einen die Ausgaben der Mitarbeitenden nachvollziehen lassen und zum anderen detaillierte Daten über Teams und Abteilungen hinweg gesammelt werden können sind Firmenkreditkarten. Aber nur weil Sie allen Mitarbeitenden eine Unternehmenskreditkarte aushändigen, heißt das noch lange nicht, dass sie auch richtig oder überhaupt verwendet wird.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeitenden die Unternehmenskreditkarte richtig und effizient nutzen.

Klare Kontrollen, klare Richtlinien

Prozesse sind dazu da, damit Abläufe in allen Unternehmensbereichen reibungslos funktionieren. Sei es die Übermittlung von Designänderungen, die Buchung von Kundenterminen oder die Steuererklärung am Jahresende – Teams arbeiten besser zusammen, wenn sie klare Richtlinien befolgen können.

Ähnliches gilt für die Verwendung einer Firmenkreditkarte. Wenn es für Mitarbeitende unklar ist, wie viel sie ausgeben können, wo und wann sie ihre Karte einsetzen dürfen und wofür sie genutzt werden kann, entstehen unnötige Spannungen. Während einer Geschäftsreise möchten Ihre Mitarbeitenden nicht darüber nachdenken, ob ihre nächste Mahlzeit abgedeckt ist oder ob sie einen Fahrdienst zum Büro nutzen dürfen.

Die Festlegung von Kontrollen und Richtlinien sorgt für eine neue Ebene der Sorgfaltspflicht, denn sowohl die Mitarbeitende als auch die Finanzverantwortlichen profitieren von der Sicherheit von Unternehmenskreditkarten.

Ausgabengrenzen über Firmenkreditkarten festlegen

Mit großer Macht kommt große Verantwortung und das gilt auch für Kreditkarten in Unternehmen. Beginnen Sie damit, klare definierte Ausgabenrichtlinien zu erstellen, indem Sie dieser Empfehlung folgen. Legen Sie dann individuelle Ausgabenlimits für alle Mitarbeitenden fest, die eine physische oder virtuelle Kreditkarte erhalten.

Die Gestaltung dieser Obergrenzen variiert und wird sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit anpassen, wenn Finanzteams ein präziseres Verständnis dafür entwickeln, welche Abteilungen welche Mittel für welche Bedürfnisse benötigen.

Diese Ausgabelimits können je nach Wohn- oder Arbeitsort der Mitarbeitenden variieren. Eine Tagespauschale von 50 Euro pro Tag für Essen und Getränke in Rostock reicht beispielsweise wahrscheinlich weiter als in München.

Darüber hinaus ist es wichtig, verschiedene Arten von Ausgabelimits zu implementieren. Sie können zum Beispiel ein Ausgabenlimit für jede Mahlzeit und ein kumulatives Limit pro Woche oder Monat festlegen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Mitarbeitende Unternehmensgelder sowohl bei den einzelnen Ausgaben als auch auf kumulierter Basis in einem angemessenen Rahmen ausgeben.

Sinnvolle Genehmigungsworkflows

Wenn Sie sich für eine Kreditkarte für Ihre Mitarbeitenden entscheiden, sollten Sie unbedingt Karten wählen, die nicht nur die festgelegten Ausgabenlimits automatisch genehmigt. Vielmehr sollten Sie auch die Möglichkeit haben, Ausgaben für die Überprüfung hervorzuheben, um ein umfassenderes Genehmigungsverfahren zu schaffen. 

Jede Tasse Kaffee manuell zu genehmigen ist mühsam und zeitaufwendig. Außerdem ist es völlig unnötig. Moderne Firmenkreditkarten-Lösungen können viele dieser Transaktionen dank integrierter Richtlinienkontrollen automatisieren. Mit anderen Worten: Ihren Finanzteams wird es nichts ausmachen, wenn 1.200 Mitarbeitende Zugang zu Unternehmenskreditkarten haben, weil die Karte einen Teil ihrer Arbeit automatisiert.

Bei größeren Anschaffungen oder Transaktionen, die gegen die Richtlinien verstoßen, kann die Einrichtung eines klaren Kommunikationskanals zwischen Admins, Vorgesetzten und Mitarbeitenden eventuelle Missverständnisse darüber beseitigen, was als angemessene Ausgabe betrachtet wird.

Synergien mit Spesenmanagement-Systemen

Mit den festgelegten Richtlinien und automatisierten Ausgaben innerhalb der Richtlinien, brauchen die Finanzteams nur noch eine Möglichkeit, all diese Ausgaben einzusehen und die Spesenabrechnung zu beschleunigen. Denn, wie Navan und fast alle anderen Unternehmen wissen, wollen Mitarbeitende keine zeitaufwendige Spesenabrechnung erstellen.

In den letzten Jahren hat sich das Kreditkarten- und Spesenmanagement in Unternehmen stark gewandelt. Während Unternehmen mehr Transparenz, Kontrolle und Automatisierung ihrer Ausgaben erwarten, legen Mitarbeitende Wert auf eine digitale, intuitive Nutzerfahrung.

Durch die Verknüpfung einer Spesenmanagement-Lösung mit Kreditkarten werden automatisierte Ausgaben direkt in das Spesenabrechnungssystem hochgeladen, damit Buchhaltungsteams die Ausgaben korrekt erfassen und codieren können – ohne dass eine ausgedruckte Spesenabrechnung auf dem Schreibtisch landet.

Durch die Abschaffung von manuellen Spesenabrechnungen reduzieren Unternehmenskreditkarten nicht nur das Auftreten menschlicher Fehler, sondern fördern auch effizientere Workflows. Die Automatisierung von Transaktionen mit Firmenkreditkarten entlastet zudem das Management und schafft eine detaillierte Übersicht über genehmigte und kumulierte Ausgaben.

Die Wahl der richtigen Kreditkarte für Unternehmen

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und genauso individuell sind auch die Lösungen für Firmenkreditkarten. Bei dem Bestreben, interne Prozesse für Finanzteams zu vereinfachen, können die folgenden Herausforderungen mit Hilfe von Kreditkarten für Mitarbeitende überwunden werden:

• Mangelnde Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeitenden
• Zeitverlust durch mühsame Spesenabrechnungen
• Begrenzte Sichtbarkeit von Geschäftsausgaben in Echtzeit
• Verlangsamte Prozesse aufgrund verlorener Belege und nicht übereinstimmender Zahlungen
• Geringe Möglichkeiten zur Skalierung

Der Lösungsansatz von Navan

Nicht alle Kreditkartensysteme sind gleich. Und wenn es um eine Firmenkreditkarte geht, die Mitarbeitende gerne und häufig nutzen, erfüllt Navan alle Anforderungen.

Mit Navan können Unternehmen Firmenkreditkarten mit einer preisgekrönten Spesenmanagementlösung kombinieren, die das gesamte Ausgabenmanagement abdeckt und die manuellen Prozesse sowie die hohen Transaktionsgebühren, die bei anderen Anbietern anfallen, umgeht.

Nehmen Sie Premier Talent Partners als Beispiel. Nach der Einführung der All-in-one-Lösung von Navan verzeichnete das Unternehmen eine Nutzungsrate von 100 % und eine Nutzungsrate von 97 % für die mobile App von Navan.

„Aus Sicht der Userinnen und User ist die Navan-Karte wunderbar. Sie kommen aus Unternehmen, in denen sie Unternehmensausgaben aus eigener Tasche vorstrecken und auf die Rückerstattung warten mussten“, so Shellie Roanhaus, die Executive Assistant des Geschäftsführers von Premier.

Darüber hinaus ermöglichen Kreditkarten, die mit dem innovativen Navan-Ausgabenmanagemen-Lösung verbunden sind, Unternehmen, mehr ROI zu generieren, indem sie die Bearbeitungskosten senken, Betrug verhindern und aufschlussreiche Daten liefern, die eine Verbindung zwischen Einnahmen und Ausgaben herstellen.

Unternehmen erzielen Vorteile durch automatisierte Genehmigungen, intelligente Firmenkreditkarten und einen optimierten Abgleich. Und wer würde nicht gerne auf Spesenabrechnungen verzichten? Mit Navan profitieren alle von den Vorzügen des modernen Geschäftsreise- und Spesenmanagements – angefangen bei Reisenden bis hin zur Kreditorenbuchhaltung und dem Finanzvorstand.

Sind Sie bereit, die Ausgaben Ihres Unternehmens mit einer All-in-one-Lösung für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement zu optimieren? Vereinbaren Sie eine Demo, um unsere Lösung kennenzulernen!