10 Geschäftsreise-Tipps, von denen Sie garantiert profitieren

Geschäftsreisen sind ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens, das mit nachhaltigem Erfolg geschäftlich wachsen möchte. Ob zum Knüpfen neuer oder zum Vertiefen bestehender Kundenkontakte, für wichtige Verhandlungen oder die Umsetzung gemeinsamer Projekte – eine reibungslose Geschäftsreiseorganisation schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Auftritt. 

Mit diesen Tipps wird Ihre nächste Geschäftsreise nicht nur effizienter und komfortabler, sondern auch kostengünstiger.

Die 10 besten Geschäftsreise-Tipps auf einen Blick

Tipp 1: Wählen Sie das richtige Verkehrsmittel

Innerhalb Deutschlands sind Bahnreisen häufig nicht nur klimafreundlicher, sondern auch schneller, wenn man die An- und Abreisezeiten zum Flughafen sowie die notwendigen Sicherheitskontrollen berücksichtigt. Diejenigen, die unterwegs arbeiten möchten, finden im Zug meist mehr Platz dazu, verfügen über kostenloses W-Lan und können sich zwischendurch im Bordbistro eine Kaffeepause gönnen. Da auf vielen Strecken Ökostrom eingesetzt wird, reduziert sich zudem der eigene CO2-Fußabdruck. 

Bei Extremwetter oder anderen äußeren Faktoren kann es bei der Bahn zu Verspätungen und/oder Zugausfällen kommen. In manchen ländlichen Regionen ist zudem das Angebot an Bahnverbindungen eher eingeschränkt, was die (Weiter-)Reise erschweren kann. 

Reisende, die lieber auf das eigene Auto oder einen Mietwagen setzen, profitieren vor allem von Flexibilität und Unabhängigkeit. Gerade auf kurzen oder mittleren Strecken sowie bei Fahrten in ländliche Gebiete, entfallen auf diese Weise feste Fahrpläne, und der Start- und Zielort kann frei gewählt werden. Neben möglichen Verkehrsbehinderungen, Parkplatzmangel und hohen Parkgebühren, die den Komfort dieser Reiseart schnell schmälern können, besteht keine Möglichkeit, parallel zu arbeiten und auch der CO2-Ausstoß ist verhältnismäßig höher. 

Für sehr weite Strecken oder wenn internationale bzw. interkontinentale Ziele auf dem Plan stehen, bleibt das Flugzeug oft die schnellste Option. Allerdings hat der Luftverkehr mit Abstand den höchsten CO2-Ausstoß, und die Reisezeit wird durch Anfahrt zum Flughafen, Sicherheitskontrollen sowie Wartezeiten weiter verlängert. Wer trotzdem auf den Flieger angewiesen ist, kann die damit verbundenen Emissionen zumindest teilweise durch Kompensationsprogramme reduzieren.

Tipp 2: Senken Sie Ihre Reisekosten durch strategische Planung  

Bündeln Sie möglichst viele Termine in derselben Stadt oder Region, um nicht mehrfach anzureisen oder mehrmals Übernachtungen bezahlen zu müssen. Prüfen Sie bei der Planung, ob sich verschiedene Kundengespräche, Lieferantenbesuche oder interne Meetings auf wenige Tage komprimieren lassen. 

Daneben lohnt sich auch ein Blick auf saisonale Preisunterschiede: Außerhalb von Messezeiten oder in Monaten mit geringer Nachfrage fallen die Kosten für die An-und Abreise sowie für alle Unterkunftsarten deutlich geringer aus. Sie profitieren von günstigeren Raten, reduzieren gleichzeitig Ihren Verwaltungsaufwand und minimieren die Belastung durch häufiges Ein- und Auschecken.

Tipp 3: Prüfen Sie alle Angebote mit Bedacht

Hacker Fares sind Angebote, bei denen Flüge verschiedener Airlines zu einem vermeintlich günstigeren Gesamtpreis kombiniert werden können. Was auf den ersten Blick relativ abstrakt klingt, ist Ihnen mit höchster Wahrscheinlichkeit tatsächlich bereits begegnet, wenn Sie schon einmal über Online-Buchungsplattformen, wie beispielsweise Skyscanner, nach günstigen Flügen gesucht haben. 

Attraktiv sind diese Einzeltickets allemal, bergen jedoch ein gewisses Risiko, vor allem wenn es zu Teilstreckenverspätungen oder -ausfällen kommt. In diesen Fällen besteht kein Anspruch auf Weiterbeförderung, was zu erheblichen Reisekomplikationen führen kann. Zudem sind die Bestimmungen fürs Handgepäck in solchen Fällen oft uneinheitlich, was zu unerwarteten Zusatzkosten führen kann. Mitunter landen oder starten Anschlussflüge sogar an einem anderen Flughafen derselben Stadt – insbesondere in Metropolen wie London, Mailand oder Paris. Ein zusätzlicher Transfer zwischen den Flughäfen kann hier zeit- und kostenintensiv werden. Auch bei verlockend niedrigen Preisen unbekannter Anbieter gilt es, genau hinzusehen: Versteckte Gebühren oder ungünstige Stornobedingungen können die vermeintliche Ersparnis schnell zunichtemachen. 

Tipp 4: Setzen Sie auf Komfort

Sowohl für Zug- als auch Flugreisen lohnt sich die Reservierung eines festen Sitzplatzes. Dies spart Nerven und Zeit beim Ein- und Aussteigen und erlaubt die verlässliche Nutzung eines Tischplatzes oder eines Platzes mit mehr Beinfreiheit. An einigen Flughäfen wie Berlin, Frankfurt oder Düsseldorf können darüber hinaus vor Reiseantritt kostenfreie Zeitfenster für die Sicherheitskontrolle reserviert werden. Wer häufig zu Stoßzeiten unterwegs ist, profitiert von diesen Priority bzw. Fast Lanes und vermeidet lange Wartezeiten.

Tipp 5:  Packen Sie das richtige Reise-Equipment ein

Wer ausschließlich mit Handgepäck reist, spart nicht nur wertvolle Zeit beim Einchecken und am Gepäckband, sondern verringert auch das Risiko von Kofferverlust. Dank Wäscheservices in vielen Businesshotels reicht oft ein einziges Business-Outfit oder eine passende Abendgarderobe aus, die zwischendurch bequem gewaschen werden kann.

Damit Ihnen unterwegs nicht der Strom ausgeht, sollten Sie auf eine ausreichende Stromversorgung achten: Powerbanks oder zusätzliche Akkus für Laptop und Smartphone sind hier unverzichtbar. Noch mehr Unabhängigkeit bietet ein mobiler WLAN-Hotspot, mit dem Sie nicht nur auf Hotel-WLAN, Bahninternet oder öffentliche Netzwerke angewiesen sind.

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Tipp 6: Nutzen Sie Ihre Reisezeit sinnvoll

Mit lärmreduzierenden Kopfhörern, einem Laptop und ausreichend geladenen Geräten lässt sich unterwegs effizient an Projekten arbeiten. Zugleich sorgen Bücher, Podcasts sowie kurze Dehnübungen oder Spaziergänge (u. a. beim Umsteigen) für Entspannung, reduzieren Stress und beugen gesundheitlichen Risiken vor.

Ihnen steht ein langer und anstrengender Flug bevor? Mit diesen Tipps für Ihren Langstreckenflug können Sie sich entspannt der Grenzenlosigkeit über den Wolken entspannt hingeben.

Tipp 7: Stellen Sie die Organisation am Arbeitsplatz sicher

Planen Sie frühzeitig eine Vertretung, die während Ihrer Geschäftsreise Ihre wichtigsten Aufgaben übernimmt und dazu sämtliche Befugnisse erhält. Stellen Sie außerdem sicher, dass ein automatischer Abwesenheitsassistent für E-Mails und Anrufe aktiv ist. Auf diese Weise wissen sowohl Kolleg:innen als auch Geschäftspartner:innen, wann Sie wieder voll zur Verfügung stehen und Ihr Tagesgeschäft läuft auch in Ihrer Abwesenheit effizient weiter. 

Tipp 8: Berücksichtigen Sie finanzielle und steuerliche Aspekte  

Die im Anschluss einer Geschäftsreise einzureichende Spesenabrechnung für Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, häufig auch als Per Diem betitelt, richtet sich nach gesetzlichen Pauschalen und unternehmensinternen Reisekostenrichtlinien. 

Tipp 9: Reisen Sie mit Respekt und Achtsamkeit

Ein respektvoller Auftritt und angemessene Umgangsformen sind insbesondere dann essenziell, wenn Ihre Mitarbeitenden in kulturell stark unterschiedlichen Ländern unterwegs sind. Recherchieren Sie im Vorfeld die dortigen Gepflogenheiten, um unangenehmen Fauxpas zu entgehen. 

Im Rahmen Ihrer Fürsorgepflicht sollten Sie außerdem die Beantragung aller erforderlichen Reisedokumente Ihres Teams (z. B. Visa, ETA oder A1-Bescheinigung) rechtzeitig sicherstellen und ihren Versicherungsschutz überprüfen. Wer nicht über den Arbeitgeber abgesichert ist, benötigt gegebenenfalls eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung. Abhängig vom

Tipp 10: Digitalisieren Sie Ihr Geschäftsreisemanagement

Navan digitalisiert und automatisiert das gesamte Geschäftsreise- und Spesenmanagement in einer umfassenden benutzerfreundlichen Plattform, die sich von der Planung bis zur Abrechnung erstreckt. Unternehmen profitieren von einem erstklassigen globalen Reiseinventar, das aus unterschiedlichen Quellen wie globalen Vertriebssystemen (GDS) und Direktanbindungen gespeist wird. Reisende können ihre Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen eigenständig und intuitiv buchen und werden bei Bedarf rund um die Uhr durch ein Inhouse-Support-Team unterstützt.

Die Ava KI-gestützte virtuelle Assistenz Ava steht für einfache Anpassungen oder Fragen zur Verfügung. Mithilfe automatisiert-integrierter Reiserichtlinien, proaktiver Ausgabenkontrollen und Echtzeit-Dashboards haben Travel-Manager:innen und Budgetverantwortliche weltweit alle Ausgaben im Blick. Alle Daten werden zentral erfasst, was ein dynamisches, flexibles Richtlinienmanagement ermöglicht: So können Unternehmen beispielsweise Höchstgrenzen für Hotelkosten oder Fahrzeugkategorien nach Standort und Reisedauer hinterlegen – ohne den Prozess manuell überwachen zu müssen. Ein Ansatz, der sowohl eine hohe Nutzerakzeptanz als auch eine spürbare Entlastung der Travel- und Support-Abteilungen gewährleistet.  

Die Nutzung der Navan Card reduziert jeden administrativen Aufwand und vereinfacht die Zahlungsabwicklung sowie den Rückerstattungsprozess. Mitarbeitende werden in über 25 Währungen zeitnah entschädigt. Ergänzend dazu ermöglicht die Integration von Firmenkreditkarten eine zentrale Verwaltung aller Unternehmens-Kreditkarten, was für mehr Transparenz und eine vereinfachte Buchhaltung sorgt. Virtuelle Karten minimieren schließlich das Risiko von Missbrauch und erleichtern zusätzlich die Spesenabrechnung.

Zudem liefert Navan umfangreiche Live-Berichte und Analysen, damit Führungskräfte aus den tagesaktuellen Daten die richtigen strategischen Schlüsse ziehen können. Gerade international tätige Unternehmen profitieren von der mehrsprachigen Benutzeroberfläche, einem globalen Partnernetzwerk und den lokal verfügbaren USt.-Reports. Damit wird Ihr Geschäftsreisemanagement nicht nur effizienter und kostengünstiger, sondern auch skalierbar und zukunftssicher – ganz ohne unübersichtlichen Mehraufwand oder fragmentierte Systeme.

FAQ

Welche Verkehrsmittel sind laut diesen Geschäftsreise-Tipps am sinnvollsten?

Das hängt vor allem von der Strecke ab: Innerhalb Deutschlands kann die Bahn oft eine umweltfreundliche und effiziente Wahl sein, besonders auf viel befahrenen Verbindungen mit gutem Takt und kostenlosem WLAN. Für kurze oder mittellange Strecken sowie Reisen in ländliche Gebiete bietet sich das Auto bzw. der Mietwagen an, um flexibel zu bleiben. Flüge lohnen sich in der Regel für sehr weite Strecken oder internationale Ziele, deren Anreise per Zug deutlich länger dauern würde. Berücksichtigen Sie in jedem Fall den CO2-Ausstoß und mögliche Verspätungsrisiken.

Wie hilft eine strategische Planung dabei, Reisekosten beim Geschäftsreisemanagement zu senken?

Wer mehrere Termine in derselben Stadt bündelt und auf saisonale Preisunterschiede achtet, vermeidet unnötige Anreisen und Übernachtungen. Eine frühzeitige Buchung und die Auswahl günstiger Zeitfenster senken zudem die Preise für Flüge, Bahn und Hotels. Navan liefert Echtzeit-Reportings, sodass Sie Ihre Reisepläne rechtzeitig anpassen können. Gleichzeitig unterstützen Buchungsanreize wie Navan-Prämien dabei, kostengünstige Optionen zu wählen.

Worauf sollte ich bei der Buchung von Flügen besonders achten, um unerwartete Zusatzkosten zu vermeiden?

Seien Sie vorsichtig bei sogenannten Hacker Fares, bei denen Sie zu Einzeltickets verschiedener Airlines greifen. Zwar sind diese auf den ersten Blick günstiger, bringen jedoch kein Anrecht auf Weiterbeförderung bei Flugausfällen. Prüfen Sie daher immer die Stornobedingungen, Gepäckregeln und eventuelle Flughafentransfers, falls verschiedene Flughäfen angeflogen werden. Über ein umfassendes Reiseinventar wie bei Navan werden alle Optionen transparent dargestellt, inklusive Gebühren und alternativer Verbindungen.

Welche Vorteile bietet eine zentrale Plattform wie Navan für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement?

Navan bündelt sämtliche Prozesse – von der Buchung über die Bezahlung bis hin zur Spesenabrechnung – in einer einzigen Benutzeroberfläche. Durch die Automatisierung von Genehmigungs- und Abrechnungsprozessen sparen Unternehmen administrative Zeit und minimieren Fehlerquellen. Gleichzeitig behalten Travel- und Finanzverantwortliche dank Echtzeit-Dashboards alle Ausgaben und Reiseaktivitäten im Blick. Ein 24/7-Inhouse-Support und die KI-basierte Assistenz Ava erleichtern zudem Umbuchungen oder kurzfristige Anpassungen.

Wie können Unternehmen mit Blick auf die Fürsorgepflicht und das Travel Risk Management sicherstellen, dass ihre Reisenden optimal geschützt sind?

Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend: Überprüfen Sie rechtzeitig die Einreisebestimmungen, Visa, Impfungen und den Versicherungsschutz für jedes Reiseland. Mit Navan haben Travel Manager:innen dank Echtzeitdaten stets den Überblick über Reisepläne und Aufenthaltsorte aller Mitarbeitenden. Im Ernstfall können Warnungen oder Updates direkt an die Reisenden weitergeleitet werden. Auch die Sperrung bestimmter Regionen oder die Einschränkung von Hotelkategorien ist möglich, um die Sicherheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Fazit

Geschäftsreisen können um ein Vielfaches angenehmer und produktiver verlaufen, wenn sie sorgfältig geplant werden, die passende technische Ausstattung vorliegt und Buchungswege reibungs- sowie sicher ablaufen. Digitale Software-Lösungen wie Navan, klar definierte Reiserichtlinien im Unternehmen und eine frühzeitige Abstimmung aller Beteiligten bilden dabei das Fundament eines erfolgreichen Geschäftsreise- und Spesenmanagements. Auf diese Weise verwandeln Sie potenziell stressige Pflichtaufgaben nicht nur in einen reibungslosen Ablauf, sondern auch in einen Wachstumskatalysator für ihr Unternehmen.