Per Diem Tagespauschale: Definition und Anwendung

Die sogenannte Per Diem Tagespauschale (oft auch Tagespauschale, Verpflegungsmehraufwand oder Verpflegungspauschale genannt) ist für viele Geschäftsreisende und Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung. 

Sie ermöglicht eine unkomplizierte Erstattung von Verpflegungs- und sonstigen reiserelevanten Ausgaben und reduziert insbesondere bei häufigen oder längeren Dienstreisen den Verwaltungsaufwand.

Gleichzeitig profitieren Firmen von einer klaren Kostenübersicht sowie einer leichteren Nachverfolgung der Ausgaben. Erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie über die Per Diem Tagespauschale wissen müssen.

Was ist eine Per Diem Tagespauschale?

Eine Per Diem Tagespauschale ist ein festgelegter Tagessatz, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden für Geschäftsreisen auszahlen. Dadurch werden typische Ausgaben wie Verpflegung und kleinere Nebenkosten abgedeckt, ohne dass alle Einzelbelege eingereicht werden müssen. 

Stattdessen erhalten Reisende pro Reisetag einen pauschalen Betrag, dessen Höhe unter anderem von Reisekostenrichtlinien, gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben sowie dem jeweiligen Reiseland abhängt. Diese Form der Abrechnung vereinfacht den Buchungs- und Nachweisprozess, da sie weniger administrativen Aufwand erfordert als das Sammeln und Einreichen jeder einzelnen Quittung und zeichnet sich dementsprechend vor allem durch ihre Einfachheit und Transparenz aus.

Wie lautet die gesetzliche Regelung der Per Diem Tagespauschale in Deutschland?

In Deutschland sind Tagespauschalen für Verpflegung nicht unter dem Begriff „Per Diem“ geregelt, sondern unterliegen den Vorschriften zum Verpflegungsmehraufwandgemäß § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG). Demnach können Steuerpflichtige pauschale Beträge als Werbungskosten geltend machen, wenn sie beruflich bedingt von ihrer ersten Tätigkeitsstätte (in der Regel dem Hauptarbeitsplatz) abwesend sind. 

Die genauen Pauschalsätze richten sich nach der Dauer der Abwesenheit sowie danach, ob die Reise im Inland oder im Ausland stattfindet.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands hat das Bundesreisekostengesetz in Verbindung mit den allgemeinen Verwaltungsvorschriften (BRKGVwV) auf § 9 Absatz 4a Satz 3 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) derzeit folgendes gesetzlich festgelegt:

• 28 €/Tag für volle 24 Stunden Abwesenheit innerhalb Deutschlands
• 14 €/Tag bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sowie an An- und Abreisetagen

Für Reisen ins Ausland gelten je nach Reiseland gesonderte Sätze, die ebenfalls von der Dauer der Abwesenheit abhängen:

• Ab 24 Stunden Abwesenheit = 28 € Pauschbetrag
• Zwischen 8 und 24 Stunden = 14 € Pauschbetrag
• An- und Abreisetag = 14 € Pauschbetrag

Unternehmen können diese Beträge ganz oder teilweise steuerfrei an ihre Beschäftigten auszahlen. So wird ein pauschaler Ausgleich für Verpflegungskosten ermöglicht, ohne sämtliche Belege einer Geschäftsreise einzeln abrechnen zu müssen.

Welche Vorteile hat die Per Diem Tagespauschale? 

Im Geschäftsreise- und Spesenmanagement existieren verschiedene Möglichkeiten, um die während einer Geschäftsreise anfallenden Kosten abzurechnen. Wie sich diese von der Per Diem Tagespauschale unterscheiden, erfahren Sie im Folgenden. 

1. Pauschale vs. Belegabrechnung  

Bei der klassischen Belegabrechnung sammeln Sie während der Reise sämtliche Quittungen (zum Beispiel für Mahlzeiten, Parktickets, lokale Verkehrsmittel etc.) und reichen diese im Anschluss in der Regel zusammengefasst in einer Spesenabrechnung ein. Die Buchhaltung Ihres Arbeitgebers prüft anschließend jeden Beleg auf seine Richtigkeit und Vollständigkeit. 

Bei der Per Diem Tagespauschale hingegen wird für jeden Reisetag ein fest definierter Betrag gezahlt. Damit entfällt das Sammeln und Einreichen (kleinerer) Einzelbelege für Verpflegung, was den bürokratischen Aufwand deutlich reduziert und die gesamte Reisekostenabrechnung beschleunigt.  

2. Transparenz und Planungssicherheit  

Bei der Abrechnung über Einzelbelege können die tatsächlichen Kosten stark schwanken und Unternehmen müssen je nach Land und Reiseziel mit sehr unterschiedlichen Ausgaben rechnen, was die Kostenverwaltung erschwert.  

Da der Per-Diem-Betrag im Vorfeld festgelegt ist, herrscht sowohl für Unternehmen als auch für Reisende bereits vor Reiseantritt Klarheit über die zu erwartenden Ausgaben und Erstattungen. Dies erleichtert die Budgetplanung und vermeidet interne Konflikte.  

3. Zeitersparnis und Verwaltungsaufwand  

Bei anderen Formen der Kostenerstattung, etwa der klassischen Einzelausgabenabrechnung, müssen alle Positionen einzeln kontrolliert und auf ihre Richtigkeit (z. B. Korrektheit der Quittung, Dienstreisebezug etc.) geprüft werden.  

Durch die geringere Zahl an Belegen, die abgewickelt werden müssen, sparen sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende mit der Per Diem Tagespauschale viel Zeit. Prüfungsprozesse durch die Buchhaltung oder HR-Abteilung sind einfacher und schneller abzuschließen, Fehler und aufwendige Kostenkorrekturschleifen werden vermieden.  

4. Komfort für Mitarbeitende  

Bei Kreditkartenabrechnungen sind die Kosten zwar digital erfasst, jedoch müssen Belege oft nachträglich ergänzt, kategorisiert und abgeglichen werden, um steuerlich stimmige Nachweise gegenüber Finanzämtern oder Prüfinstanzen erbringen zu können.  

Mit der Per Diem Tagespauschale müssen Reisende sich nicht ständig um Quittungen für Verpflegung kümmern und genießen eine höhere Flexibilität sowie weniger organisatorischen Aufwand vor Ort.  

5. Einheitliche Regelungen und steuerliche Vorteile  

Bei der Erstattung über Belege oder Firmenkreditkarten fallen gegebenenfalls unterschiedliche steuerliche Regelungen an, etwa durch Nachweispflichten zu den tatsächlichen Kosten.  

In Deutschland gibt es für die Per Diem Tagespauschale durch die Regelung zum Verpflegungsmehraufwand gesetzlich definierte Beträge, die steuerfrei ausgezahlt werden können. Diese Regelungen sorgen für eine einheitliche Handhabung. 

Wie wende ich die Per Diem Tagespauschale an?

Die folgende Checkliste hilft Ihnen die Per Diem Tagespauschale richtig anzuwenden: 

Prüfen Sie, ob Ihre Geschäftsreise pauschal abrechenbar ist: In Deutschland ist dies z. B. der Fall, wenn Sie mindestens acht Stunden von Ihrem Arbeitsplatz abwesend sind oder eine Übernachtung stattfindet.

Ermitteln Sie, welche Pauschale für Ihre Reise zutrifft: Für Inlandsreisen gelten bestimmte Beträge (z. B. 28 € bei ganztägiger Abwesenheit). Für Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen (BMF) jährlich länderspezifische Sätze.

Dokumentieren Sie den Reisebeginn und das Reiseende genau: An An- und Abreisetagen gelten oft verringerte Pauschalen; fehlerhafte Zeitangaben führen schnell zu Falschabrechnungen.

Trennen Sie Verpflegungskosten und belegbasierte Ausgaben: Bei Verpflegungskosten setzen Sie Pauschalen an. Flüge, Hotels oder Mietwagen werden dagegen mit Belegen abgerechnet.

Berücksichtigen Sie kostenfrei bereitgestellte Mahlzeiten: Abzüge sind notwendig bei Hotel-Frühstück oder Geschäftsessen, um Dopplungen zu vermeiden.

Achten Sie auf die steuerlichen Vorgaben: Überschreiten Auszahlungen die steuerfreien Höchstbeträge, wird der Mehrbetrag steuerpflichtig. Zahlt der Arbeitgeber weniger, lässt sich die Differenz ggf. in der Steuererklärung geltend machen.

Beachten Sie die Dreimonatsfrist: In Deutschland gilt die Verpflegungspauschale für dieselbe Einsatzstelle nur für maximal drei Monate ohne Unterbrechung.

Mit welchen Tools kann meine Per Diem Tagespauschale bestmöglich verwalten?

Um Ihre Per Diem Tagespauschalen und sämtliche anderen Reisekosten möglichst effizient zu verwalten, stehen Ihnen verschiedene cloudbasierte Tools zur Verfügung, die das gesamte Spesenmanagement in einem Portal erfassen. Unter den verfügbaren Lösungen bietet die Komplettlösung für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement von Navan die umfassendste Unterstützung:

Mit der Einrichtung steuerabzugsfähiger Tagespauschalen lassen sich zeitaufwändige Spesenabrechnungen und Genehmigungsprozesse umgehen, während Sie gleichzeitig die Kontrolle über unerwünschte Ausgaben wahren. 

Darüber hinaus ermöglicht Navan eine automatische Belegerfassung: mit dem Service zum Sammeln von Hotelrechnungen werden diese direkt in die App hochgeladen, weitere Belege lassen sich komfortabel per Upload-Funktion hinterlegen. Das integrierte Fahrtkosten-Tracking erfasst zudem zurückgelegte Strecken präzise, welches die Rückerstattung von Fahrtkosten deutlich beschleunigt.

Da Navan die Reise- und Ausgabenverwaltung auf einer Plattform verbindet, können Reisebuchungen über integrierte virtuelle Karten abgewickelt werden. So werden Zahlungsdaten automatisch mit Angaben wie dem Mitarbeiternamen, der Kostenstelle und dem Buchungsdatum angereichert. Eine klassischeReisekostenabrechnung ist dadurch nicht mehr notwendig. 

Schnelle Rückerstattungen in über 25 Währungen und 45 Ländern beschleunigen die finanzielle Abwicklung von privat vorgestreckten Aufwendungen und senken den Aufwand für Reisende und Unternehmen gleichermaßen.

Als weitere Ergänzung können Unternehmen über Navan physische Firmenkarten oder virtuelle P-Cards mit maßgeschneiderten Ausgabenkontrollen ausstellen. Dank Navan Connect lassen sich zudem bestehende Visa-, Mastercard- und American-Express-Firmenkarten mit Navan Expense verbinden , um von den Vorteilen eines nahtlosen Reise- und Ausgabenmanagements zu profitieren.

FAQ

Wie wird die Per Diem Tagespauschale berechnet?

Die Höhe richtet sich nach Dauer der Abwesenheit und dem Reiseland. In Deutschland sind es in der Regel 14 € für mindestens 8 Stunden und 28 € für volle Kalendertage (24 Stunden).

Gibt es in der Abrechnung der Per Diem Tagespauschale einen Unterschied zwischen nationalen und internationalen Geschäftsreisen?

Ja. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die der Gesetzgeber jährlich neu festsetzt, um regionale Preisunterschiede zu berücksichtigen.

Welche Kosten werden über die Per Diem Tagespauschale abgedeckt?

Üblicherweise sind sämtliche Verpflegungskosten (Frühstück, Mittag-, Abendessen) und kleinere Ausgaben wie Snacks oder Getränke enthalten. Unterschiedliche Unternehmensregeln können gegebenenfalls weitere Posten einschließen.

Wie wirken sich bereitgestellte Mahlzeiten auf die Tagespauschale aus?

Wenn Mahlzeiten bereits vom Arbeitgeber oder einem Geschäftspartner zur Verfügung gestellt werden, ist die Tagespauschale anteilig zu kürzen. Beispielsweise wird bei einem kostenlosen Frühstück meist eine Kürzung um 20 % vorgenommen.

Welche steuerlichen Aspekte sind in Bezug auf die Per Diem Tagespauschale relevant?

Solange die gesetzlich definierten Sätze nicht überschritten werden, bleiben die Tagespauschalen in der Regel steuerfrei. Darüber hinausgehende Beträge können hingegen steuerpflichtig werden.

Fazit

Die Per Diem Tagespauschale ist eine zeitsparende und übersichtliche Möglichkeit, Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen abzurechnen, da sie sich an festgelegten Tagessätzen orientiert und damit den Verwaltungsaufwand reduziert. 

In Deutschland sind die Pauschalen gesetzlich definiert, wodurch klare Regeln bei der steuerfreien Erstattung gelten. Mit einer Lösung wie Navan stellen Sie sicher, dass Ihre Per Diem Tagespauschalen und alle weiteren Reisekosten automatisiert, transparent und effizient abgewickelt werden.