Travel Risk Management: So schützen Sie Ihre Mitarbeitenden auf Reisen

Politische Umbrüche, Naturkatastrophen, plötzlich ausbrechende Streiks oder neuartige Gesundheitsgefahren können in kürzester Zeit zu riskanten Situationen führen – besonders auf Geschäftsreisen. Statt sich jedoch von diesen Eventualitäten verunsichern zu lassen, sollten Unternehmen sich frühzeitig mit möglichen Krisenszenarien vertraut machen und passende Notfallpläne sowie Präventionsmaßnahmen ausarbeiten. 

Genau hier setzt professionelles Travel Risk Management an: Es hilft Ihnen, in kritischen Momenten den Überblick zu bewahren, Ihren Mitarbeitenden Sicherheit zu geben und jederzeit souverän zu reagieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie dank klarer Strategien, eingespielter Prozesse und digitaler Tools bestens vorbereitet sind und Ihre Reisenden optimal schützen können.

Definition: Was ist Travel Risk Management?

Reiserisikomanagement umfasst die systematische Erkennung und Bewertung potenzieller Gefahren bei Reisen sowie das darauf abgestimmte Vorgehen in Notfallsituationen. Sein Hauptziel ist es, sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen vor Bedrohungen in Bereichen wie Sicherheit, Gesundheit und bei rechtlichen Fragen zu schützen und mögliche negative Auswirkungen durch geeignete Strategien zu minimieren.

Wichtige Maßnahmen sind etwa die regelmäßige Beobachtung und Analyse der politischen Situation, möglicher Naturkatastrophen und der medizinischen Versorgung am Reiseziel, das Erstellen von Notfall- und Evakuierungsplänen sowie die gezielte Beratung und Schulung der Reisenden im Vorfeld. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Reisende sowohl auf Geschäftsreise als auch bei privaten Aufenthalten für alle Situationen gewappnet sind.

Warum ist das Reiserisikomanagement auf Dienstreise wichtig?

Auf Dienstreisen ist ein durchdachtes Reiserisikomanagement unerlässlich, da Unternehmen auch unterwegs eine grundlegende Verantwortung für das Wohl ihrer Mitarbeitenden übernehmen. Entsprechend dieser Fürsorgepflicht (Duty of Care), sind Unternehmen dazu angehalten, alles Erforderliche zu tun, um potenzielle Gefahren zu verringern und ihre Mitarbeitenden auch außerhalb des Firmengeländes zu schützen.

Als Leitfaden dafür dient die internationale Norm ISO 31030:2021 („Travel risk management – Guidance for Organizations“). Sie baut auf bewährten Risikomanagementmethoden auf und vermittelt Unternehmen Schritt für Schritt, wie sie Reisegefahren identifizieren, bewerten und entgegensteuern können.

Wer ihre Vorgaben befolgt, kann Risiken klar strukturieren, präventive Maßnahmen ergreifen, die Lage kontinuierlich überwachen und im Ernstfall auf einen soliden Notfallplan zurückgreifen. Sprich: wer die ISO-Norm befolgt, ist vorbereitet, kann souverän reagieren und seinen Mitarbeitenden den besten Schutz bieten.

Welche Sicherheitsrisiken sind auf Dienstreisen möglich?

Ein sicheres und umsichtiges Reiserisikomanagement sollte eine Vielzahl möglicher Gefahren berücksichtigen, die bei Dienstreisen auftreten können. Dabei spielen sowohl die Gegebenheiten am Reiseziel als auch individuelle Faktoren der Reisenden eine Rolle. Zu den häufigsten Sicherheitsrisiken auf Geschäftsreise zählen:

Politische Instabilität  

• Unruhen, Demonstrationen oder sogar gewaltsame Konflikte, instabile Regierungssysteme sowie Kriminalität und Korruption erschweren schnelle und effektive Hilfeleistungen.

Hygiene und Gesundheit  

• Mangelnde Trinkwasser- und Lebensmittelhygiene erhöhen das Risiko von Infektionskrankheiten, während eine unzureichende medizinische Versorgung (z. B. schlecht ausgestattete Kliniken) Notfallbehandlungen erschwert.

Sicherheit in den Unterkünften  

• Ungesicherte oder schlecht gewartete Hotels erhöhen das Risiko für Einbrüche und Überfälle, während fehlende oder unzureichend standardisierte Notausgänge und Brandschutzvorkehrungen ein weiteres Sicherheitsrisiko darstellen.

Kulturelle Praktiken  

• Kulturelle Normen (z. B. Kleidungs- oder Verhaltensregeln) werden durch Unwissenheit missachtet, was erhebliche (auch rechtlichen) Konsequenzen mit sich tragen kann.

Besonderheiten für weibliche Reisende  

• Weibliche Reisende sind vermehrt von Belästigung, Diskriminierung und strengen Kleidungsvorschriften betroffen und könnten zudem in ihrer Bewegungsfreiheit eingeschränkt sein.

Was sind effektive Maßnahmen zur Förderung von mehr Reisesicherheit?

Um Mitarbeitende bestmöglich zu schützen, sollten Unternehmen ein durchdachtes Sicherheitskonzept vorweisen können. Dieses umfasst, u. a.:

1. Gründliche Risikobewertung  

Bevor Sie eine Reise antreten, ist es ratsam, alle potenziellen Risiken sorgfältig abzuwägen. Eine Möglichkeit, sich über aktuelle Gefahren zu informieren, bieten die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes, die verlässliche Auskünfte zur politischen Lage sowie zu gesundheitlichen und anderen relevanten Risiken bereitstellen.

2. Schulung und Sensibilisierung  

Professionelle Schulungen und kurze Sensibilisierungs-Sessions vor der Reise helfen Ihnen, sich und Ihre Mitarbeitenden gezielt auf potenzielle Risiken vor Ort einzustellen. 

Neben konkreten Sicherheitstipps ist es dabei besonders wichtig, kulturelle Besonderheiten zu vermitteln, um Missverständnisse zu vermeiden und respektvoll mit der lokalen Bevölkerung umzugehen. 

Eine solche Vorbereitung trägt maßgeblich dazu bei, sich sicherer in unbekannten Umgebungen zu bewegen und vermeidbare Affronts zu reduzieren.

3. Klare Kommunikationskanäle  

Ein zugängliches und klar vorgegebenes Kommunikationssystem – sei es über Notrufnummern, eine 24/7-Hotline oder spezielle Apps – stellt sicher, dass Reisende im Ernstfall schnell Hilfe anfordern können. 

Gleichzeitig vereinfacht es Travel Manager:innen und Sicherheitsbeauftragten selbst den Kontakt mit Reisenden zu halten und durch diesen Echtzeit-Überblick über den Aufenthaltsort und Status der Reisenden eine rasche und effektive Unterstützung zu ermöglichen.

4. Notfallplanung und Evakuierungspläne  

Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass sowohl Naturkatastrophen als auch politische Unruhen jederzeit auftreten können. Um in solchen Ausnahmesituationen handlungsfähig zu bleiben, ist eine gut durchdachte Notfallplanung unerlässlich. 

Ein definierter Ablaufplan legt dabei klare Zuständigkeiten und Entscheidungswege fest, zum Beispiel wenn es um die Organisation einer sicheren Evakuierung vor Ort geht oder darum, welche Versicherungsleistungen in Kraft treten.

5. Ganzheitliche gesundheitliche Betreuung

In einem umfassenden Sicherheitskonzept sollte die Gesundheit stets ganzheitlich betrachtet werden. Viele Unternehmen konzentrieren sich dabei hauptsächlich auf den Schutz vor körperlichen Gefahren und blenden den psychischen Aspekt oft aus. 

Gerade Stress, Einsamkeit oder Isolation können jedoch langfristige Belastungen mit sich bringen, die sich negativ auf die mentale und körperliche Verfassung auswirken. 

Um dem vorzubeugen, sind Angebote wie psychologische Betreuung, Online-Coachings oder regelmäßige Check-ins nach der Rückkehr ein unerlässlicher Bestandteil einer nachhaltigen Sicherheitsstrategie – insbesondere, wenn traumatische Erlebnisse verarbeitet werden müssen.

Welche Vorteile bietet das Travel Risk Management?

Die Einführung einer umfassenden Reiserisikorichtlinie macht sich für Unternehmen in vielfacher Hinsicht bezahlt. Es …

• … erfüllt die Fürsorgepflicht: Unternehmen kommen ihren rechtlichen Verpflichtungen nach und minimieren Ihr Haftungsrisiko. 
• … verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und Retention: Wenn Mitarbeitende spüren, dass ihr Arbeitgeber im Ernstfall wirklich für sie da ist, fühlen sie sich wertgeschätzt und entwickeln ein tiefes Vertrauen. 
• … reduziert finanzielle Risiken: Störungen im Reiseablauf können hohe Kosten verursachen. Eine frühzeitige Risikoerkennung und effektiver Notfallplan senken teure Ausfälle und Folgekosten.  
• … sorgt für effizientere Abläufe: Ein strukturiertes Vorgehen bei der Reiseplanung inklusive Notfallmanagement ermöglicht einen reibungslosen, wirtschaftlichen und gefahrenreduzierten Ablauf, von der Buchung bis hin zum Krisenmanagement.

Gibt es digitale Reiserisikotools oder -apps, die das Sicherheitsmanagement unterstützen können?

Ja, die Auswahl an unterstützender Technologie ist groß. Hier ein paar Beispiele, wie Sie Ihr Reiserisikomanagement digital verstärken können: 

• Echtzeit-Risikointelligenz: Mithilfe von datengetriebenen Plattformen erhalten Travel Manager:innen Live-Informationen zu lokalen Bedrohungen. So lassen sich Reisende aktiv warnen und Planänderungen effizient umsetzen.  
• Mobile Sicherheits-Apps: Kontaktdaten lokaler Botschaften, Notrufnummern und Handlungstipps stehen jederzeit griffbereit auf dem Smartphone zur Verfügung. Push-Benachrichtigungen informieren über Gefahren in der Nähe.  
• Reisenden-Tracking: GPS-Systeme ermöglichen es, den Aufenthaltsort der Reisenden zu verfolgen. Bei Krisensituationen kann schnell reagiert und Hilfe koordiniert werden.  
• Predictive Analytics: Durch vorausschauende Analysen lassen sich kommende Ereignisse, wie Naturkatastrophen oder Streiks, frühzeitig erkennen. Eine solche Früherkennung minimiert Reiseunterbrechungen und mögliche Schäden.

Die Integration solcher Technologien bietet nicht nur aktuelle Lageeinschätzungen, sondern steigert auch die Handlungsfähigkeit der Verantwortlichen. Insbesondere Predictive Analytics wird in vielen Unternehmen noch unterschätzt, kann jedoch erheblich zur Reiseplanungssicherheit beitragen.

Hinweis: Predictive Analytics (dt. „Vorausschauende Analyse”) nutzt vergangene Daten und setzt statistische Methoden sowie maschinelles Lernen ein, um die Wahrscheinlichkeit bestimmter zukünftiger Ereignisse abzuschätzen.

Was muss in eine Reiserisikorichtlinie berücksichtigt werden?

Eine Reiserisikorichtlinie bildet die Grundlage für sicheres und verantwortungsvolles Reisen. Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Bereiche in Ihrer Reiserisikorichtlinie berücksichtigen:

1. Risikobewertung und Bedarfsanalyse  

• Erfassen Sie die Reiserouten, Zielregionen und die Häufigkeit bzw. Regelmäßigkeit der Dienstreisen in diese Region.  
• Erörtern Sie die Sicherheitslage im Reiseland (politische Stabilität, Kriminalitätsrate, medizinische Versorgung).
• Prüfen Sie spezifische Gefahren Ihres Unternehmens (z. B. High-Value-Produkte, kritische Geschäftsbeziehungen).  
• Berücksichtigen Sie individuelle Risiken Ihrer reisenden Mitarbeitenden (z. B. Gesundheitszustand, persönliche Umstände).
• Definieren Sie Pflicht- und empfohlene Schutzmaßnahmen (z. B. Impfungen, medizinische Checks), abgestimmt auf Reiseziele und persönliche Faktoren.

2. Richtlinien und Prozessdefinition  

• Legen Sie eine Reiserisikorichtlinie fest, die erklärt, wie Gefahren vorgebeugt und überwacht werden, sowie wie im Ernstfall reagiert werden soll (z. B. nach ISO 31030).  
• Definieren Sie Zuständigkeiten und Kommunikationswege – von den Mitarbeitenden bis zum Krisenstab.
• Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über ihre Rechte und Pflichten Bescheid wissen (z. B. Meldepflichten, Datenverarbeitung).
• Führen Sie feste Alarm- und Informationsketten ein (Wer muss wann informiert werden, wenn sich die Sicherheitslage ändert?).
• Regelungen zum Datenschutz (z. B. Umgang mit medizinischen Daten) und zur rechtlichen Konformität (z. B. länderspezifische Gesetze) gehören ebenfalls in die Richtlinie.

3. Passende Maßnahmen auswählen  

• Implementieren Sie präventive Maßnahmen, wie z. B. Sicherheitsbriefings, Gesundheitschecks oder Trainings zum Verhalten Ihrer Mitarbeitenden in Risikoländern.  
• Nutzen Sie unterstützende Tools (z. B. Travel-Tracking-Apps, Krisen-Hotlines) und beraten Sie Ihre Reisende aktiv.  
• Decken Sie finanzielle Risiken mit geeigneten Versicherungen ab, z. B. Auslandsreisekrankenversicherung, Reiserücktritts- oder Geschäftsausfallversicherung.
• Definieren Sie klare Regelungen zur Kostenübernahme für medizinische Leistungen, Schadensfälle oder Reiseabbrüche, und halten Sie Kontakt zu Versicherern und Hilfsdiensten.

4. Schulungen und Sensibilisierung  

• Coachen Sie regelmäßig alle Mitarbeitenden zu Sicherheitsthemen und Verhaltensregeln im Ausland.  
• Bieten Sie spezielles Training an, wenn Mitarbeitende in Gebiete mit erhöhtem Gefährdungsgrad reisen (z. B. Krisenregionen).

5. Kontinuierliche Überwachung und Kommunikation  

• Nutzen Sie Informationsquellen wie Reisehinweise des Auswärtigen Amtes, lokale Medien und Sicherheitsportale.  
• Richten Sie feste Meldeketten ein, damit Reisende bei Bedarf schnell Unterstützung anfordern können.  
• Pflegen Sie Notfallkontakte (z. B. im Reiseziel und in der Heimat) und halten Sie diese Informationen stets aktuell.

6. Regelmäßige Evaluierung und Optimierung  

• Aktualisieren Sie Ihre Reiserisikorichtlinie im Rahmen regelmäßiger Audits, um stets den neuesten Sicherheitsbedingungen gerecht zu werden.  
• Analysieren Sie Vorfälle und leiten Sie daraus präventive Maßnahmen ab für zukünftige Dienstreisen.  
• Halten Sie sich über neue Standards und Best Practices (z. B. ISO 31030:2021) auf dem Laufenden.

Auf diese Weise unterstützt Navan Sie in Ihrem Travel Risk Management

Navan bietet Unternehmen eine umfassende Lösung, um Geschäftsreisen sicherer und effizienter zu gestalten. Ihre umfassende, digitale Travel-Management-Lösung, hilft Risiken in Echtzeit zu erkennen und frühzeitig gegenzusteuern. 

Dazu gehören u. a.:

• Detaillierte Risikoanalysen inklusive fortlaufender Updates zu Ländern und Regionen.  
• Eine Standortverfolgung der Reisenden in Echtzeit, damit im Notfall rasch gehandelt werden kann.  
• Ein 24/7-Support auf mehreren Sprachen, der bei Krisenfällen sofortige Hilfestellung leisten kann.  
• Modernste Technologie, KI-gestützte Funktionen und eine intuitive Benutzeroberfläche, um Sicherheitsprozesse effektiv und benutzerfreundlich abzubilden.

Außerdem unterstützt Navan Ihr Travel Risk Management wie folgt:

• Echtzeit-Risikoeinschätzung: Die im Dashboard erfassten Daten zu Reiseaktivitäten und Ausgaben liefern zuverlässige Echtzeitinformationen, um potenzielle Risiken schnell zu erkennen und darauf zu reagieren.  
• Identifikation von Gefahrenzonen: Durch die Filter- und Analysemöglichkeiten lassen sich gefährdete Regionen oder ungewöhnliche Reisebewegungen leichter ausmachen, was eine gezielte Vorsorge ermöglicht.  
• Transparente Reiserichtlinienkontrolle: Mit einem Blick wird sichtbar, ob Reisende in Übereinstimmung mit den Sicherheitsempfehlungen agieren oder ob Nachsteuerung nötig ist.  
• Bessere Krisenreaktion: Auf Basis der gesammelten Daten können Notfallpläne schneller aktiviert und betroffene Mitarbeiter lokalisiert werden, um im Ernstfall rasch Hilfe zu leisten.  
• Proaktive Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen: Die umfassenden Analysen geben Aufschluss darüber, in welchen Bereichen gegebenenfalls Schulungen, Impfungen oder weitere Schutzmaßnahmen erforderlich sind.

Navan geht weit über die Funktion reiner Geschäftsreisebuchungssysteme hinaus. Speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet und gleichzeitig Pionier in der Berücksichtigung individueller Anforderungen – Navan zeigt echtes Engagement für ein umfassendes und zukunftsorientiertes Reiserisikomanagement.

Fazit

Unternehmen, die ihr Reiserisikomanagement vernachlässigen, begeben sich nicht nur in ein rechtliches und finanzielles Risiko, sondern gefährden vor allem das Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden. Es ist ein Bekenntnis zu Verantwortung, Gesundheit und Sicherheit – und daher keine Option, sondern eine Notwendigkeit.

Ein gutes Travel Risk Management fußt auf einem ganzheitlichen Ansatz: von sorgfältiger Risikoabklärung und gezielten Reisenden-Schulungen über transparente Kommunikationswege bis hin zum Einsatz innovativer Technologien wie Predictive Analytics. Durchdachte Reiserisikorichtlinien und eine professionelle Lösung wie Navan sorgen dafür, dass Unternehmen wie Ihres ihre Teams weltweit optimal schützen.

FAQ

Was ist Travel Risk Management?

Reiserisikomanagement ist die vorausschauende Planung und Steuerung aller Maßnahmen, um Personen auf Reisen bestmöglich vor Gefahren zu schützen. Es umfasst die systematische Risikoanalyse, Vorbeugung, kontinuierliche Überwachung und strukturierte Reaktion im Notfall, damit sich Reisende sicher und gut vorbereitet im In- und Ausland bewegen können.

Warum ist Travel Risk Management so wichtig?

Reiserisikomanagement ist entscheidend, weil Unternehmen damit ihre Fürsorgepflicht erfüllen, die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden gewährleisten und Haftungsrisiken minimieren. Eindeutig definierte Maßnahmen, Notfallpläne und Versicherungsregelungen tragen zu einem reibungslosen Geschäftsablauf bei.

Was sind die häufigsten Risiken beim Travel Risk Management?  

Häufig treten gesundheitliche Risiken (z. B. Infektionen, Traumata) und sicherheitsrelevante Herausforderungen (z. B. Diebstahl, politische Instabilitäten) auf. Auch logistische Probleme wie Flugausfälle (z. B. aufgrund von Naturkatastrophen) können Reisende vor große Herausforderungen stellen.

Wie lassen sich diese Reiserisiken minimieren?

• Starten Sie mit einer gründlichen Analyse möglicher Gefahren anhand aktueller Recherchen, lokaler Informationen und direkter Kontakte vor Ort.
• Entwickeln Sie klare Reiserichtlinien für Unterkünfte, Transportmittel inkl. Notfallpläne, um erkannte Risiken effektiv zu minimieren.
• Statten Sie Ihr Team durch gezielte Trainings mit dem nötigen Wissen aus, um sich vor Ort konfliktfrei zu bewegen, Gefahren frühzeitig zu erkennen und im Ernstfall richtig zu reagieren.
• Sichern Sie sich finanziell ab – von Reise-, Unfall- und Kranken- bis hin zu Cyberversicherungen, um Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden zu schützen.
• Sammeln und analysieren Sie alle relevanten Reisedaten, damit sich Muster erkennen lassen und künftige Reisen noch besser abgesichert werden können.

Welche Inhalte gehören in eine Reiserisikorichtlinie?  

Eine umfassende Reiserisikorichtlinie definiert sämtliche Vorbereitungs- und Vorsorgemaßnahmen wie Risikobewertungen, medizinische Checks und Versicherungen und legt gleichzeitig fest, wie im Ernstfall zu reagieren ist – etwa durch klare Notfallpläne, Kommunikationswege und Zuständigkeiten.

Auf welche Weise unterstützt Technologie die Risikominimierung bei Dienstreisen?  

Tools wie Echtzeit-Risikointelligenz, Tracking-Apps und Predictive Analytics ermöglichen eine frühzeitige Erkennung von Bedrohungen und proaktives Eingreifen. So können Unternehmen schnell auf Änderungen reagieren und Reisende schützen.

Welche rechtlichen Konsequenzen drohen bei Vernachlässigung von Travel Risk Management?  

Wird die Fürsorgepflicht verletzt, können hohe Schadenersatzforderungen und Bußgelder anfallen. Zudem kann Ihr Unternehmensimage langfristig großen Schaden nehmen.