Geschäftsreise Hotel: Mit einem Klick zur idealen Unterkunft

Geschäftsreisen sind keine gewöhnlichen Kurztrips: Eng bemessene Zeitfenster, fremde Orte und hohe Erwartungen stellen eigene Ansprüche und fordern maximale Flexibilität. Dass die Planung und Umsetzung einer solchen Reise ein anspruchsvolles Maß an Organisation innehat, ist daher wenig verwunderlich – und dabei fallen manche Entscheidungen stärker ins Gewicht als andere. 

Die Wahl des richtigen Hotels z. B. kann im Erleben einer Geschäftsreise eine Schlüsselrolle spielen: Denn komfortable Zimmer, eine zentrale Lage, verlässliche Services und hohe Hygienestandards sind weit mehr als reiner Luxus. Sie bilden die unverzichtbare Basis für die Produktivität und Erholung Ihrer Mitarbeitenden vor Ort. 

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie das ideale Geschäftsreise Hotel finden und welche Kriterien dabei den Ausschlag geben.

Worauf sollte ich bei der Wahl des richtigen Hotels achten?

Wer auf Geschäftsreise unterwegs ist, ist nicht im Urlaubsmodus. Statt Abenteuer und Erholung werden hier mit höchster Effizienz unternehmerische Interessen verfolgt. Dieser entscheidende Unterschied sollte auch bei der Wahl des Hotels berücksichtigt werden. 

Achten Sie auf…

… die Lage des Hotels: Ein Hotel im Stadtzentrum erspart Ihrem Team lange Fahrzeiten zu möglichen Geschäftsterminen, Messen oder Ähnlichem. Wer nicht selbst fahren muss, weil die direkte Anbindung zu öffentlichen Verkehrsmitteln besteht, wird zusätzlich vom Verkehrsstress und der Parkplatzsuche befreit. Fußläufig gelegene Restaurants, Bars und Cafés, erlauben außerdem spontane Treffen mit Geschäftspartner:innen in der Stadt. 

… die verfügbare Ausstattungen und zusätzliche Services: Ein auf Geschäftsreisen spezialisiertes Hotel entlastet Ihre Mitarbeitenden erheblich bei der Suche nach geeigneten Arbeitsplätzen. Neben Konferenzräumen, einem gut ausgestatteten Schreibtisch im Zimmer und schnellem WLAN profitieren Sie dort häufig von zusätzlichen Leistungen, die Ihren Geschäftsalltag deutlich erleichtern: 

Ein rund um die Uhr verfügbares Business-Center, technische Unterstützung bei Meetings und Ruhezonen oder Lounge-Bereiche für informelle Gespräche sowie Serviceangebote wie ein Wäscheservice oder ein gutes gastronomisches Angebot runden das Gesamtpaket ab. Gleichzeitig können Unternehmen in Hotels ihrer Fürsorgepflicht besser nachkommen. Offizielle Sternebewertungen, umfassende Versicherungen sowie Zugangskontrollen, Videoüberwachung und ein professionelles Sicherheitspersonal sorgen für ein hohes Sicherheitsniveau.

…die Buchungsflexibilität: Ob durch unerwartete Meetings oder verschobene Deadlines – auf Geschäftsreisen können sich Terminpläne kurzfristig ändern. Flexible Buchungsbedingungen bieten hier den nötigen Handlungsspielraum und sorgen dafür, dass Sie nicht unnötig Zeit und Nerven verlieren. Dazu zählen kulante Stornierungs- und Umbuchungsregeln sowie variable Check-in- und Check-out-Zeiten, damit Sie jederzeit auf Veränderungen reagieren und Ihren Reiseablauf optimal anpassen können.

… das Preis-Leistungs-Verhältnis: Teurer heißt nicht immer besser. Bei der Wahl des passenden Hotels kommt es vielmehr auf das Gesamtpaket an. Achten Sie genau darauf, welche Leistungen (z. B. Frühstück, Fitnessbereich oder Transfers) bereits im Zimmerpreis enthalten sind.  

Gleichzeitig spielen saisonale Schwankungen und die aktuelle Auslastung auch eine wichtige Rolle, wenn es um die Preisgestaltung geht: Während Messezeiten, zu Wochenenden oder in stark frequentierten Reisemonaten können sich die Raten schnell in die Höhe schrauben. Sollten Ihre An- und Abreisedaten flexibler gelegt werden können, z. B. im Rahmen eines Bleisure-Trips, lohnt es sich, alternative Termine zu prüfen und gegebenenfalls von günstigeren Tarifen zu profitieren. 

…Bewertungen und Empfehlungen: Lesen Sie Rezensionen anderer Geschäftsreisender oder holen Sie sich das Feedback und Erfahrungswerte Ihrer Vielreisenden ein, um herauszufinden, wie das Hotel bei beruflichen und privaten Bedürfnissen abschneidet.

Welche Standards sollte ein Hotel für Geschäftsreisende erfüllen?

Alle Services eines Geschäftsreise Hotels, inklusive der vorhandenen Ausstattung, sollten das Ziel verfolgen, den Arbeitsalltag der Geschäftsreisenden so reibungslos wie möglich zu gestalten. 

Wer z. B. auf ein stabiles und sicheres WLAN zählen kann, bleibt stets erreichbar und kann mühelos an Videokonferenzen teilnehmen oder wichtige Dateien versenden. Ergonomisch eingerichtete Arbeitsbereiche mit ausreichend Beleuchtung befähigen eine langanhaltende Produktivität über den gesamten Arbeitstag hinweg. 

Separate Business-Center, in denen auch das Drucken, Scannen und Abhalten kleiner Meetings möglich ist, sorgen zusätzlich für organisatorische und bürokratische Entlastung. 

Wer viel arbeitet, sollte sich auch entspannen und neue Energie tanken können. Ein kurzer Abstecher ins Fitnessstudio oder ein paar Minuten Entspannung im Spa steigern das körperliche und mentale Wohlbefinden und helfen, Stress abzubauen. 

Entsprechende Angebote im Hotel unterstützen auf diese Weise die Einhaltung der eigenen Work-Life-Balance. Ein Aspekt, der – auch wenn er oft als nicht so wichtig abgetan wird – die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit Ihres Teams maßgeblich positiv beeinflusst.

Wie wichtig sind flexible Buchungs- und Stornierungsoptionen für Geschäftsreisende?  

Stellen Sie sich vor, Ihr Mitarbeitender hat eine wichtige Präsentation bei einem potenziellen Großkunden in einer anderen europäischen Stadt geplant. Kurz vor der Abreise erfahren Sie, dass der entscheidende Gesprächspartner krankheitsbedingt ausfällt und das Meeting um zwei Wochen verschoben werden muss. 

Ganz schön ungünstig, denn bei der Buchung des Hotels haben Sie nicht darauf geachtet, dass der günstige Tarif eine sehr strikte Stornierungsbedingung mit sich bringt. Sie bleiben auf den entstandenen Kosten sitzen und müssen sich nun um eine neue Alternative kümmern, deren Planungs- und Kostenaufwand erheblichen Mehraufwand verursachen kann. 

Hätten Sie flexible Buchungs- und Stornierungsoptionen, wäre eine spontane Planänderung kein Problem: 

Ihr Hotel würde Ihnen eine kostenfreie Stornierung oder eine unkomplizierte Umbuchung anbieten, durch die Sie nicht unnötig Geld verlieren oder zusätzlichen Aufwand betreiben müssten. In manchen Fällen wäre es Ihnen sogar möglich, Ihre Aufenthaltsdauer beispielsweise spontan zu verlängern, falls das Meeting unerwartet zwei Tage statt nur einen in Anspruch nimmt.  

Die Flexibilität, die Ihnen diese flexible Stornierungs- und Buchungsregelung mitbringt, lässt Ihren Mitarbeitenden den Spielraum, sich auf das wirklich Wesentliche zu konzentrieren. 

Sie können ihre Reisepläne nach Bedarf anpassen, müssen keine Verträge übereilt abschließen und sind nicht gezwungen, sich kurzfristig eine neue Unterkunft zu suchen. Ein Win-Win für alle Beteiligten.

Welche Rolle spielen Sicherheits- und Hygienestandards bei der Hotelwahl?

Ein Hotel ist letztendlich nur so gut, wie seine Schutz- und Reinigungsmaßnahmen. Wo manche Gäste erst bei Ihrer Ankunft darauf achten, können Sie bereits im Voraus ein Gefühl dafür bekommen, ob das Hotel Ihrer Wahl erhöhten Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen gerecht wird. 

Ein seriöses Hotel informiert häufig schon auf seiner Webseite oder im Buchungsprozess über Hygiene-Richtlinien und Schutzmaßnahmen, beispielsweise die regelmäßige Desinfektion aller Kontaktflächen, Sicherheitspersonal sowie kontaktlose Check-in-Verfahren. Ein 24-Stunden-besetzter Empfang vermittelt das Gefühl, jederzeit Unterstützung zu erhalten, während Zimmerkarten anstelle traditioneller Schlüssel für zusätzliche Sicherheit sorgen. 

Letztendlich spielt Transparenz hier eine entscheidende Rolle. Wenn sich Bestimmungen oder Vorgaben ändern, sollten Gäste rechtzeitig informiert werden – achten Sie darauf, wie Maßnahmen in der Vergangenheit vom Hotel kommuniziert wurden.

Mit diesen Tipps verbessern Sie den Sicherheits- und Gesundheitsschutz Ihrer Mitarbeitenden

Für mehr Sicherheit: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden bei ihrer Ankunft im Hotel darauf achten, dass Flure und Eingangsbereiche ausreichend beleuchtet sind, und bitten Sie sie, sich die nächstgelegenen Notausgänge einzuprägen. 

Raten Sie ihnen außerdem, einen kleinen Türstopper oder einen tragbaren Türalarm zu verwenden. Der zusätzliche Schutz kann ihnen helfen, ruhiger zu schlafen. 

Um im Ernstfall schnellere Hilfe zu bekommen, sollten Ihre Reisenden ihren Standort via Smartphone übermitteln können. Darüber hinaus sollten Kopien wichtiger Reisedokumente (Reisepass, Ausweis, Versicherung) entweder physisch mitgeführt oder digital auf einem verschlüsselten Cloud-Speicher hinterlegt werden. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden bitte darauf hin, Originale und Bargeld möglichst sicher im Hotelsafe zu verwahren.

Für die bessere Hygiene: Empfehlen Sie Ihrem Team, Gegenstände wie Laptop, Smartphone oder Kreditkarten regelmäßig mit Desinfektionstüchern oder -sprays zu reinigen, um Viren und Bakterien fernzuhalten. 

Raten Sie außerdem zu einer kleinen Sicherheits- und Hygieneausrüstung (Maske, Desinfektionsmittel, Einweghandschuhe), sodass ein schneller und unabhängiger Schutz überall gewährleistet ist. 

Bei Reisen in Gebiete mit unsicherer Wasserqualität sollten sie außerdem Wasserreinigungstabletten dabei haben, um Trinkwasser zuverlässig zu desinfizieren und nur frische und/oder ausreichend gegarte Speisen verzehren, um Magenverstimmungen zu vermeiden. Zuletzt verbessert – je nach Standort – das regelmäßige Lüften des Hotelzimmers die Luftqualität.

Welche zusätzlichen Services unterscheiden ein gewöhnliches von einem herausragenden Geschäftsreise Hotel?

Wenn Ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreise unterwegs sind, brauchen sie mehr als nur ein bequemes Bett und schnelles WLAN. Besondere Services können hier den entscheidenden Unterschied und die Reise zum Rundum-Erlebnis machen. Diese fünf Services schaffen einen wahren Mehrwert:

• Wählen Sie ein Hotel mit eigenem Shuttle-Service oder mit Taxi-Kooperation, um Ihren Geschäftsreisenden einen reibungslosen Start in ihre Geschäftsreise zu ermöglichen und Stress und Zeit zu sparen.
• Schauen Sie, ob das Hotel Business-Lounges anbietet, von denen aus Ihre Mitarbeitenden in Ruhe arbeiten, E-Mails bearbeiten oder sich ungestört mit Geschäftspartnern treffen können. Eine kostenloser Kaffee- oder Snackservice ist ein zusätzliches Plus.
• Vor allem bei längeren Aufenthalten steigt der Mehrwert eines zuverlässigen Wäscheservice oder einer Express-Reinigung (z. B. für ein wichtiges Business-Outfit). Dieser Service erspart Ihnen organisatorischen Aufwand und ermöglicht Ihrem Team, mit leichterem Gepäck zu reisen.
• Oftmals unterschätzt, aber auch von großem Wert ist ein professioneller Concierge-Service. Concierges kennen sich in der Regel bestens mit Restaurants, Events und weiteren Angeboten in der Umgebung aus. Sie können Restaurantreservierungen vornehmen, Tickets für kulturelle Veranstaltungen besorgen und somit dienstliche Unternehmungen mit Expertenwissen beflügeln und die Reisenden organisatorisch entlasten.

Wer sich vollständig erholen kann, arbeitet besser. Manche Hotels bieten z. B. Pillow Menüs an, bei der das richtige Kissen gewählt werden kann. Auch Aroma-Menüs mit verschiedenen Raumdüften, Sleep-Coaching-Konzepte oder technische Butler-Services werden von manchen Luxushotels oder innovationsfreudigen Hotelketten angeboten, die das Reiseerlebnis nochmal beflügeln können.

Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff Bleisure Travel – und warum wird dieser Trend immer beliebter?

Bleisure Travel steht für eine moderne Art des Reisens, bei der Geschäfts- und Freizeitaktivitäten geschickt miteinander verbunden werden. Dienstreisende nutzen ihre Zeit vor Ort nicht nur für wichtige Meetings, sondern verlängern ihren Aufenthalt um ein paar Tage, um die Umgebung zu erkunden oder sich eine kleine Auszeit zu gönnen. 

Auf diese Weise lassen sich anstrengende Arbeitsphasen mit kulturellen, sportlichen oder erholsamen Momenten ergänzen – wichtige Parameter, die zu einer positiven Work-Life-Balance beitragen.

Für Mitarbeitende reduziert dieses Modell den üblichen Reisestress einer Geschäftsreise und steigert die Motivation, diesen mit einem neuen Interesse zu begegnen.

Doch Bleisure ist nicht nur ein persönlicher Gewinn. Durch das bessere Verständnis der Kultur vor Ort und der gewonnenen Ruhe, die in die Terminplanung einkehrt, verbessert Bleisure auch das Verhältnis zu internationalen Geschäftspartnern. 

Unternehmen profitieren von zufriedenen, leistungsfähigen Teams, einer gesteigerten transnationalen Zusammenarbeit und steigern zugleich ihre Attraktivität als Arbeitgeber.

Weitere Informationen zum Thema Bleisure Reisen, lesen Sie in diesem Artikel.

Wie unterstützt Navan Sie bei der Wahl des besten Geschäftsreise Hotels?

Navan macht es Unternehmen und Geschäftsreisenden besonders leicht, das passende Hotel für jede Geschäftsreise zu finden. 

Dank eines beachtlichen globalen Inventars bietet Navan eine riesige Auswahl an Unterkünften und preiswerten Firmenraten, sodass Reisende mühelos das ideale Hotel im gewünschten Budget finden. 

Die moderne, benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht eine schnelle und intuitive Buchung ohne langes Suchen oder aufwendige Prozesse, während KI-gestützte Empfehlungen bei der Wahl des optimalen Angebots unterstützen. 

Integrierte Reisekosten- und Reiserichtlinien helfen Mitarbeitenden dabei, den Überblick darüber zu bewahren, welche Hotels den unternehmenseigenen Vorgaben entsprechen, und profitieren darüber hinaus von Navan-Prämien. Dieses Anreizprogramm motiviert durch Belohnungen für kostengünstige Buchungsentscheidungen und fördert so die Motivation Ihrer Mitarbeitenden. Gamification-Elemente und verhaltensökonomische Ansätze erhöhen den Spaß am Sparen und animieren Ihr Team zu budgetfreundlichen Reisen, wodurch Sie Ihre Reiseausgaben spürbar reduzieren. Änderungen an bestehenden Buchungen – etwa das Verschieben von Reisedaten oder ein Upgrade des Zimmers – lassen sich nahtlos direkt auf der Plattform vornehmen, sodass Reisende volle Flexibilität bei der Hotelwahl genießen. 

Für schnelle Hilfe bei unerwarteten Problemen oder Fragen steht die virtuelle Assistenz Ava rund um die Uhr bereit, während zusätzlich ein globales Netzwerk erfahrener Reiseexpert:innen zur Verfügung steht, um persönliche Hilfe zu leisten.

Außerdem ermöglicht Navan, bestimmte Hotels (zum Beispiel mit zu niedrigen Bewertungen) zu blockieren oder die Anzahl der Führungskräfte pro Hotelaufenthalt zu begrenzen, um den Schutz der Mitarbeitenden und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicherzustellen. 

Geschäftsreisende, Unternehmen und Travel Manager:innen profitieren mit Navan nicht nur von voller Transparenz und Flexibilität bei der Hotelauswahl, sondern sparen auch Zeit sowie Kosten – und können sich auf einen reibungslosen Buchungs- und Betreuungsprozess verlassen.

FAQ 

Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines Geschäftsreise Hotels am wichtigsten?  

Eine zentrale Lage, flexible Buchungsbedingungen und eine auf Business-Gäste ausgerichtete Ausstattung (z. B. WLAN, Schreibtische, Konferenzräume). Hinzu kommen Sicherheits- und Hygienefaktoren sowie gute Erholungsmöglichkeiten (z. B. Fitnessräume, Wellness-Landschaften etc.).

Wie finde ich Hotels mit speziellen Angeboten für Geschäftsreisende?  

Achten Sie bei Ihrer Online-Suche auf Filteroptionen für Geschäftsreisende. Viele Hotels informieren zudem auf ihrer Webseite über spezielle Business-Pakete oder Tagungsangebote.

Welche Rolle spielt die Lage des Hotels bei einer Geschäftsreise?  

Eine zentrale Lage spart Zeit und Nerven. Meetings, Konferenzen oder Kundentermine sind leichter erreichbar und Sie profitieren von einer guten Infrastruktur rund um das Hotel, inklusive Restaurants oder Einkaufsmöglichkeiten.

Welche zusätzlichen Services bieten Business-Hotels an?  

Zum Service-Angebot eines Geschäftsreise Hotels gehört in der Regel: ein Shuttle-Service, eine Business-Lounge, ein Wäscheservice, Concierge-Service und Schlafkomfort-Angebote (Pillow-Menü, Aroma-Menü, Sleep-Coaching).

Wie wichtig sind flexible Buchungsbedingungen für Geschäftsreisende?  

Sehr wichtig. Geschäftspläne können sich schnell ändern. Flexible Stornierungen, Umbuchungen oder Zusatznächte ermöglichen es Ihnen, variabel auf unerwartete Situationen zu reagieren und Kosten zu sparen.

Fazit 

Ein Geschäftsreise Hotel ist weit mehr als nur ein Bett zum Schlafen: Mit der passenden Ausstattung, flexiblen Buchungsoptionen und durchdachten Services legt es den Grundstein für effiziente Meetings und entspannte Auszeiten zugleich. Achten Sie bei der Auswahl speziell auf die Bedürfnisse Ihres Teams, um Sicherheit, Komfort und eine reibungslose Organisation zu garantieren. 

Mit Navan befreien Sie sich zusätzlich von organisatorischen Komplikationen und verwandeln jede Geschäftsreise in eine erfolgreiche und gleichzeitig stressfreie Erfahrung für alle Beteiligten. Dank einer intuitiven Plattform, eines umfangreichen Hotelinventars, integrierter Reiserichtlinien und smarter Funktionen wie Navan-Prämien sind Unternehmen und Reisende in jeder Situation optimal aufgestellt.