Worauf Sie bei einer modernen Lösung für das Geschäftsreisemanagement achten sollten
Samantha Shankman
•24. Nov. 2023
Lange Zeit waren Unternehmen bei der Buchung von Geschäftsreisen auf Reisebüros angewiesen. Obwohl dieser Prozess funktionierte, war das Geschäftsreisemanagement oft zeitaufwendig und ineffizient.
Die Verwaltung von Geschäftsreisen hat sich dank Online-Buchungstools, Software für das Reisemanagement sowie die Spesenverwaltung und mobile Apps jedoch kontinuierlich weiterentwickelt.
Heute unterstützen moderne Travel Management Companies (TMCs) den gesamten Geschäftsreisemanagement-Prozess – von der Reisebuchung über Reisenden-Support bis hin zu automatischer Richtlinieneinhaltung und Risikomanagement.
Mit der wachsenden Nachfrage nach Reiseangeboten in finanziell herausfordernden Zeiten ist die effektive Verwaltung von Dienstreisen zu einer obersten Priorität für Unternehmen aller Größen geworden. Führungskräfte suchen nach Geschäftsreise-Lösungen mit technologischer Ausrichtung, um den Anforderungen der heutigen Business-Welt wie mehr Teamreisen und Bleisure Travel gerecht zu werden.
Kriterien bei der Auswahl einer Lösung für das Reisemanagement
Um Ihnen die Auswahl der passenden Lösung zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Kriterien für Sie hier zusammengefasst.
Dynamische Reiserichtlinien
Mit einer dynamischen Reiserichtlinie können Unternehmen die Reisekostenobergrenzen für Hotelzimmer an die aktuellen Marktgegebenheiten anpassen. Durch den Einsatz einer dynamischen Richtlinie werden statische Preisobergrenzen für Buchungen überflüssig, die saisonale Schwankungen und andere Ursachen für Preisfluktuationen nicht berücksichtigen.
Was ist eine dynamische Richtlinie?
Mit einer dynamischen Richtlinie können Sie die Kosten für die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens kontrollieren, indem für jede Suche auf der Grundlage von Reisedaten und Reisezielen ein fairer Marktpreis berechnet wird.
Hohe Nutzungsrate bei den Reisenden
Eine Lösung mit hoher Nutzungsrate verschafft Travel Manager:innen die Transparenz, die sie für die Sicherheit der Reisenden, Kosteneinsparungen und mehr benötigen. Bei Navan-Kunden liegt die Nutzungsrate durchschnittlich bei über 90 %.
Unterstützung durch Live-Reiseagent:innen
Gerade in der heutigen Zeit ist es für die Einhaltung der Sorgfaltspflicht und das Risikomanagement unerlässlich, Mitarbeitende den Zugang zu zuverlässigem Support zu ermöglichen.
Dies steigert außerdem auch das Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie wissen, dass sie sich jederzeit an erfahrene Reiseexpert:innen wenden können, die ihnen mit allen Anliegen weiterhelfen können.
Passende Reiseoptionen weltweit
Um die Nutzungsrate der bevorzugten Lösung zu erhöhen und Buchungen außerhalb der Plattform zu vermeiden, müssen Buchungstools die interessantesten Angebote anbieten können. Dazu gehören Flugtarife, Hotelzimmer, Mietwagen, Zugverbindungen und Business-Class-Optionen zu den besten Preisen.
Tipp zum Reiseinventar
Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Lösung für Geschäftsreisen ein umfassendes Inventar an Reiseangeboten aus verschiedenen Quellen bietet, darunter Global-Distribution-Systeme (GDS), New Distribution Capability (NDC), Direktverbindungen, Aggregatoren und Online-Reisebüros (OTAs).
Sicherheit und Compliance
Moderner Service im Geschäftsreisemanagement kann weit über das hinausgehen, was mit einem traditionellen Geschäftsreisebüro möglich ist, um Reiserisiken zu minimieren.
Was bedeutet Fürsorgepflicht?
Die Fürsorgepflicht ist die moralische und rechtliche Verpflichtung eines Unternehmens, die Sicherheit der reisenden Mitarbeitenden während der Dienstreise zu gewährleisten.
Nachhaltigkeitsfunktionen
Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass Geschäftsreisebüros ihnen Echtzeitdaten über ihre Reiseemissionen zur Verfügung stellen.
Diese sind erforderlich, um den Vorgaben der EU-Verordnung zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (CSRD) nachzukommen, die CO2-Bilanz zu verbessern und Mitarbeitende über die Umweltauswirkungen ihrer Reisen aufzuklären. Idealerweise werden die Emissionsdaten durch weitere Nachhaltigkeitsfunktionen ergänzt, die Ihnen dabei helfen, den reisebedingten CO2-Ausstoß langfristig zu senken.
Deshalb sollten Sie bei der Auswahl Ihres Geschäftsreiseanbieters darauf achten, dass dieser Ihnen Tools zur Verfügung stellt, mit denen Sie Ihre Nachhaltigkeitsziele im Bereich Geschäftsreisen zu erreichen können.
Nutzerfreundlichkeit
Unternehmen und Reisende erwarten eine benutzerfreundliche, personalisierte Benutzeroberfläche mit Chat-Funktionen.
All dies wird durch den Fortschritt bei künstlicher Intelligenz ermöglicht. Veraltete Software führt zu Buchungen außerhalb der bevorzugten Plattform, einer niedrigen Nutzungsrate und mangelnder Transparenz über wichtige Kennzahlen.
Integriertes Spesenmanagement
Während Spesenabrechnungen früher ein langwieriger Prozess nach einer Geschäftsreise waren, können Ausgaben heute automatisiert und intuitiv mit den Reiserichtlinien des Unternehmens abgeglichen werden.
Ausgaben außerhalb der Richtlinie werden abgelehnt, bevor Kosten entstehen. Während der Reise können die reisenden Mitarbeitende eine Firmenkreditkarte nutzen, die alle Aufwendungen direkt ins System überträgt.
Automatisierte Ausgabenverwaltung
Mit den integrierten Tools zur Spesenverwaltung werden Ausgaben intuitiv genehmigt oder abgelehnt.
Stehen keinen Firmenkarten zur Verfügung, sollten Rückerstattungen durch automatisierte Prozesse optimiert und beschleunigt werden können.
Kostenoptimierung
Durch innovative Softwarelösungen können Unternehmen die besten Angebote für Geschäftsreisen finden und somit Kosten in ihrem Gesamtreisebudget einsparen. Dank Echtzeit-Transparenz ist ersichtlich, welche Abteilungen die meisten Ausgaben für Geschäftsreisen verursachen, sodass Anpassungen vorgenommen werden können.
Gesteigerte Effizienz
Neue Technologien haben das Reisemanagement wesentlich effizienter gemacht, sodass die Mitarbeitenden sich auf Reisen voll auf ihre Arbeit fokussieren können.
Der Lösungsansatz von Navan
Viele Anbieter der Reisebranche haben Schwierigkeiten, den Anforderungen des modernen Geschäftsreisemanagements gerecht zu werden. Sie versprechen eine Verbesserung für die Reisenden, die Bereitstellung eines umfassenden TMC-Services mit einfacher Reiseplanung und hoher Service-Qualität.
Während Unternehmen wie Amex GBT, Egencia und andere sich um Modernisierung bemühen, hat Navan eine innovative All-in-one-Lösung für Geschäftsreisen und Spesenmanagement entwickelt.
Navan ermöglicht der Finanzabteilung und Reisemanagement-Teams eine mühelose Konfiguration und automatische Durchsetzung von Richtlinien, was zu einer höheren Einhaltung ihrer Vorgaben führt. Gleichzeitig stehen ihnen Echtzeit-Berichte zur Verfügung, die die Sicherheit der Reisenden verbessern und einen ganzheitlichen Überblick erhalten.
Dadurch können Unternehmen eine hohe Nutzungsrate erreichen und von detaillierten Echtzeit-Daten über die Ausgaben profitieren. Diese bilden die Grundlage für datengetriebene Geschäftsentscheidungen, die Kosteneinsparungen, Effizienz und Richtlinieneinhaltung fördern.
Gleichzeitig bietet Navan eine von Reisenden geschätzte Benutzeroberfläche und ermöglicht Echtzeit-Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben für Finanzteams. Dank einer positiven. Nutzerfahrung können Mitarbeitende mühelos Reisen buchen, ihre Reisepläne verwalten und Spesen automatisch einreichen.
Tausende von Kunden auf der ganzen Welt vertrauen Navan bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen und Ausgaben. Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für eine unverbindliche Produktdemo, um mehr zu erfahren.