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Worauf achten bei einer Reisemanagement-Lösung

Worauf Sie bei einer modernen Lösung für das Geschäftsreisemanagement achten sollten

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The Navan Team

24. Nov. 2023
Lesedauer: 4 Min.
Ein Mann auf Dienstreise nutzt die mobile App der Geschäftsreisemanagement-Lösung seines Unternehmens

Früher waren Unternehmen bei der Buchung von Geschäftsreisen auf Reisebüros angewiesen. Obwohl dieser Prozess funktionierte, gestaltete sich das Geschäftsreisemanagement oft zeitaufwendig und ineffizient.

Die Verwaltung von Geschäftsreisen hat sich dank Online-Buchungstools, Software für das Reisemanagement, Technologie für das Spesenmanagement und mobilen Apps jedoch kontinuierlich weiterentwickelt. Heute unterstützen moderne Travel Management Companies (TMCs) den gesamten Geschäftsreisemanagement-Prozess: Reisebuchung, Einhaltung der Richtlinien in Echtzeit, Unterstützung der Reisenden, Reisedaten und Risikomanagement.

Das Management von Geschäftsreisen hat sich vor allem in den letzten drei Jahren stetig weiterentwickelt. Neue Tools und Prozesse sind nun unerlässlich, da der Bedarf an Geschäftsreisen nach der Pandemie weltweit in großem Umfang zurückgekehrt ist. Mit dem Nachfrageanstieg für Reisen der letzten Jahre ist die Verwaltung von Geschäftsreisen zu einer obersten Priorität für Unternehmen aller Größen geworden. Führungskräfte suchen nach Anbietern mit technologischer Ausrichtung, um die Herausforderungen der heutigen Zeit zu bewältigen. Dazu gehören Teamreisen, Geschäftsreisen und die Kombination von Freizeit- und Geschäftsreisen.

Kriterien bei der Auswahl einer Lösung für das Reisemanagement

Folgende Faktoren sollten Sie bei der Auswahl einer Lösung für Geschäftsreisen berücksichtigen.

Dynamische Reiserichtlinien

Mit einer dynamischen Reiserichtlinie können Unternehmen die Reisekostenobergrenzen für Hotelzimmer an die aktuellen Marktgegebenheiten anpassen. Durch den Einsatz einer dynamischen Richtlinie werden statische Preisobergrenzen für Buchungen überflüssig, die saisonale Schwankungen und andere Ursachen für Preisfluktuationen nicht berücksichtigen.

Was ist eine dynamische Richtlinie?

Mit einer dynamischen Richtlinie können Sie die Kosten für die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens kontrollieren, indem für jede Suche auf der Grundlage von Reisedaten und Reisezielen ein fairer Marktpreis berechnet wird.

Hohe Nutzungsrate bei den Reisenden

Eine Lösung mit hoher Nutzungsrate verschafft Travel Manager:innen die Transparenz, die sie für die Sicherheit der Reisenden, Kosteneinsparungen und mehr benötigen. Bei Navan-Kunden liegt die Nutzungsrate durchschnittlich bei über 90 %.

Unterstützung durch Live-Reiseagent:innen

Gerade in der heutigen Zeit ist es für die Einhaltung der Sorgfaltspflicht und das Risikomanagement unerlässlich, Mitarbeitende den Zugang zu zuverlässigem Support zu ermöglichen. Dies steigert außerdem auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, da sie wissen, dass sie sich jederzeit an erfahrene Reiseexpert:innen wenden können, die ihnen mit allen Anliegen weiterhelfen können.

Passende Reiseoptionen weltweit

Um die Nutungsrate der bevorzugten Lösung zu erhöhen und Buchungen außerhalb der Plattform zu vermeiden, müssen Buchungstools die interessantesten Angebote anbieten können. Dazu gehören Flugtarife, Hotelzimmer, Mietwagen, Zugverbindungen und Business-Class-Optionen zu den besten Preisen.

Reise-Angebot: Extra-Tipp

Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Lösung für Geschäftsreisen ein umfassendes Inventar an Reiseangeboten aus verschiedenen Quellen bietet, darunter Global-Distribution-Systeme (GDS), New Distribution Capability (NDC), Direktverbindungen, Aggregatoren und Online-Reisebüros (OTAs).

Optimiert für Sicherheit und Compliance

Moderner Service im Geschäftsreisemanagement kann weit über das hinausgehen, was mit einem traditionellen Geschäftsreisebüro möglich ist, um Reiserisiken zu minimieren.

Was bedeutet Fürsorgepflicht?

Die Fürsorgepflicht ist die moralische und rechtliche Verpflichtung eines Unternehmens, die Sicherheit der reisenden Mitarbeitenden während der Dienstreise zu gewährleisten.

Nachhaltigkeitsfunktionen

Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass Geschäftsreisebüros ihnen Echtzeitdaten über ihre Reiseemissionen zur Verfügung stellen. Diese sind erforderlich, um Entscheidungen über den Schadstoffausstoß zu treffen, Mitarbeitende über die Auswirkungen ihrer Reisen auf die Umwelt aufzuklären und Tools zu entwickeln, die Unternehmen helfen, ihre Nachhaltigkeitsziele im Bereich Geschäftsreisen zu erreichen.  

Nutzerfreundlichkeit

Unternehmen und Reisende erwarten eine benutzerfreundliche, personalisierte Benutzeroberfläche mit Chat-Funktionen. All dies wird durch den Fortschritt bei künstlicher Intelligenz ermöglicht. Veraltete Software führt zu Buchungen außerhalb der bevorzugten Plattform, einer niedrigen Nutzungsrate und mangelnder Transparenz über wichtige Kennzahlen.

Integriertes Spesenmanagement

Während Spesenabrechnungen früher ein langwieriger Prozess nach einer Geschäftsreise waren, können Ausgaben heute automatisiert und intuitiv mit den Reiserichtlinien des Unternehmens abgeglichen werden. Fehlerhafte Abrechnungen werden abgelehnt, bevor Kosten entstehen. Während der Reise erhalten die reisenden Mitarbeitende eine Firmenkreditkarte, die sie für Reisekosten verwenden können.

Automatisierte Ausgabenverwaltung

Mit den integrierten Tools zur Spesenverwaltung werden Ausgaben intuitiv genehmigt oder abgelehnt.

Kostenoptimierung

Durch innovative Softwarelösungen können Unternehmen die besten Angebote für Geschäftsreisen finden und somit Kosten in ihrem Gesamtreisebudget einsparen. Dank Echtzeit-Transparenz ist ersichtlich, welche Abteilungen die meisten Ausgaben für Geschäftsreisen verursachen, sodass Anpassungen vorgenommen werden können.

Gesteigerte Effizienz

Neue Technologien haben das Geschäftsreisemanagement wesentlich effizienter gemacht, sodass die Geschäftsreisenden unterwegs ihre Arbeit erledigen können.

Ausgaben für Geschäftsreisen übersichtlich zusammengefasst auf dem Navan-Admin-Dashboard

Der Lösungsansatz von Navan

Die Reisebranche steht vor der Herausforderung, die Weiterentwicklung des modernen Geschäftsreisemanagements zu gestalten. Viele moderne Reisemanagementlösungen versprechen eine Verbesserung für die Reisenden, die Bereitstellung eines umfassenden 360-Grad-TMC, einfache Reiseplanung und umfassenden Support. Während Unternehmen wie Amex GBT, Egencia und andere sich darum bemühen, hat Navan bereits eine innovative All-in-one-Lösung für Geschäftsreisen, Firmenkreditkarten und Spesenmanagement entwickelt.

Navan ermöglicht der Finanzabteilung und Reisemanagement-Teams eine mühelose Konfiguration und automatische Durchsetzung von Richtlinien, um die Einhaltung ihrer Vorgaben sicherzustellen. Gleichzeitig können sie Echtzeitberichte nutzen, um die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten und einen ganzheitlichen Überblick über alle Ausgaben zu erhalten. Dies ermöglicht Unternehmen, eine hohe Nutzungsrate zu erreichen und in Echtzeit einen umfassenden Einblick in die Ausgaben zu gewährleisten. Dadurch können fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden, um Kosteneinsparungen, Produktivität und Richtlinieneinhaltung zu fördern. Navan bietet eine von Reisenden geschätzte Benutzeroberfläche und gewährt den Finanzteams gleichzeitig Echtzeit-Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben. Dank einer benutzerfreundlichen Oberfläche können Mitarbeitende mühelos Reisen buchen, ihre Reisepläne verwalten und Ausgaben kontrollieren.

Tausende von Kunden auf der ganzen Welt vertrauen Navan bei der Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen, Firmenkreditkarten und Ausgaben. Erfahren Sie noch heute mehr über Navan.

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