Sind Reisebüros für Geschäftsreisen noch zeitgemäß?

Insbesondere Unternehmen in der Wachstumsphase stellen sich häufig die Frage, ob sie ein Reisebüro für Geschäftsreisen nutzen sollten oder nicht. 

Diese Entscheidung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens, das Reisevolumen und die spezifischen Anforderungen an den Geschäftsreiseanbieter. 

In Zeiten der Digitalisierung ist abzuwägen, ob ein Reisebüro für die Geschäftsreiseverwaltung noch eine zeitgemäße Lösung ist. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vor- und Nachteile diese Art der Dienstreiseorganisation hat und welche Alternativen es gibt. 

Was ist ein Reisebüro für Geschäftsreisen?

Ein Reisebüro für Geschäftsreisen ist ein Dienstleister, der sich auf die Planung, Buchung und Verwaltung von Reisen für Firmenkunden spezialisiert hat. 

Ähnlich wie bei herkömmlichen Reisebüros wird der jeweilige Anbieter mit einer Anfrage kontaktiert, woraufhin Vorschläge mit relevanten Buchungsoptionen zurückgesendet werden. Klassischerweise arbeiten Sie als Unternehmen mit einer oder mehreren persönlichen Ansprechpartner:innen zusammen, die sich um alle geschäftsreisebezogenen Belange des Unternehmens kümmern. Dazu gehören u. a.:

• Planen und buchen von Geschäftsreisen für alle Mitarbeitenden
• Ändern oder Stornieren von bestehenden Buchungen 
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung 
• Aushandeln von Firmenraten

Selbstverständlich hängt das genaue Angebot an Dienstleistungen von dem jeweiligen Anbieter sowie den vereinbarten Vertragskonditionen ab. 

Beispielsweise bieten größere Dienstleister oftmals rund um die Uhr Support in mehreren Sprachen an, was besonders für internationale Kunden interessant ist. Kleinere lokale Geschäftsreisebüros setzen auf persönlichen Service, der allerdings mit einer eingeschränkten Service-Verfügbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten verbunden ist.

Welche Vor- und Nachteile haben Reisebüros für Geschäftsreisen?

Vorteile:

• Zeitersparnis: Ein Reisebüro übernimmt die gesamte Reiseplanung, was den internen Aufwand im Unternehmen reduziert. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
• Kosteneffizienz: Durch exklusive Tarife und spezielle Vereinbarungen mit Anbietern können Reisebüros oft günstigere Preise aushandeln, als sie über direkte Buchungen verfügbar wären.
• Erfahrung und Wissen: Reisebüros haben umfangreiche Kenntnisse im Bereich Geschäftsreisen und können daher gezielt auf die Bedürfnisse und Herausforderungen der Geschäftsreisenden eingehen.
• Service: Bei Problemen wie Flugausfällen oder kurzfristigen Änderungen der Reisepläne bietet ein Reisebüro schnelle Unterstützung und Lösungen, um die Situation zu managen.

Nachteile:

• Kosten: Die Nutzung eines Reisebüros kann zusätzliche Gebühren verursachen, die in Betracht gezogen werden müssen, insbesondere für kleinere Unternehmen oder bei geringem Reiseaufkommen. 
• Limitiertes Angebot: Reisebüros verfügen meist nur über ein bestimmtes Inventar, sodass sie nicht alle möglichen Optionen anbieten können. Dies führt häufig auch zu höheren Preisen für die Kunden.
• Abhängigkeit: Unternehmen, die ausschließlich auf ein Reisebüro angewiesen sind, könnten bei plötzlichen Änderungen oder Problemen mit dem Anbieter in Schwierigkeiten geraten.
• Mangel an Flexibilität: Während ein Reisebüro standardisierte Lösungen anbietet, können individuelle Wünsche oder kurzfristige Änderungen unter Umständen nicht immer berücksichtigt werden. Wenn Reisende online für sich selbst buchen, können sie besser abwägen, welches das passende Angebot für ihre persönlichen Gegebenheiten ist.
• Sicherheit: Im Notfall haben Unternehmen nicht unmittelbar die Möglichkeit, herauszufinden, wo sich die Mitarbeitenden gerade befinden, was eine schnelle Unterstützung der Reisenden und die Einhaltung der Fürsorgepflicht erschwert. 
• Kein umfassendes Travel Management: Reisebüros beschränken sich auf die operativen Aufgaben der Reiseverwaltung. Kunden stehen keine Dashboards und Berichte über die Geschäftsreisen im Unternehmen insgesamt zur Verfügung, um Einsparpotenziale zu erkennen oder die Umweltauswirkungen nachzuvollziehen. 

Reisebüro oder online: Welche Alternativen gibt es?

Neben der Nutzung eines Reisebüros gibt es verschiedene Alternativen, die Unternehmen für ihre Geschäftsreiseverwaltung in Betracht ziehen können:

1. Inhouse-Reisemanagement

Unternehmen können ein eigenes Travel Management Team aufbauen. Dies bietet mehr Kontrolle, kann jedoch bei hohem Reisevolumen ressourcen- und damit kostenintensiv sein.

Vorteile:

• Volle Kontrolle: Unternehmen behalten die vollständige Kontrolle über alle Reiseprozesse und -entscheidungen.
• Direkte Kommunikation: Reisende können direkt mit dem internen Team kommunizieren, was schnellere Entscheidungen und Anpassungen ermöglicht als bei einem externen Reisebüro für Geschäftsreisen.
• Maßgeschneiderte Lösungen: Die internen Teams können individuell auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens eingehen.

Nachteile:

• Erreichbarkeit im Notfall: Insbesondere bei internationalen Reisen muss rund um die Uhr muss gewährleistet sein, dass ein Teammitglied verfügbar ist.
• Hoher Kommunikationsaufwand: Die Koordination zwischen den Reisenden und dem internen Team kann zeitaufwendig sein, insbesondere bei Änderungen oder Stornierungen. Bei global agierenden Unternehmen können zudem Probleme durch Zeitverschiebung entstehen.
• Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum des Unternehmens steigt der Arbeitsaufwand und damit auch die Personalkosten für die Reiseverwaltung.

2. Online-Buchungsplattform

Online-Buchungsplattformen ermöglichen es Firmen, ihre Geschäftsreisen selbstständig zu buchen und zu verwalten. Diese Tools sind speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden zugeschnitten.

Vorteile:

• 24/7-Verfügbarkeit: Buchungen und Änderungen können jederzeit und von überall vorgenommen werden.
• Flexibilität der Reisenden: Mitarbeitende können ihre Reiseplanung selbst vornehmen, was ihnen mehr Flexibilität bietet und den Kommunikationsaufwand reduziert.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Gestaltung vieler Plattformen ermöglicht eine schnelle und einfache Buchung.

Nachteile:

• Begrenzter Support im Notfall: Bei Problemen ist der Support möglicherweise nicht so umfassend und gut erreichbar wie bei einem spezialisierten Reisebüro.
• Eingeschränkte Personalisierung: Standardisierte Funktionen können individuellen Anforderungen nicht immer gerecht werden.
• Kostenkontrolle: Je nach Anbieter haben Unternehmen weniger Kontrolle über die Kosten, da die Richtlinien bei der Selbstbuchung nicht automatisch eingehalten werden.

3. Hybridlösung: Travel Management Company

Einige Unternehmen kombinieren die Diensteleistungen eines Reisebüros mit internen Prozessen oder Online-Plattformen. Diese Hybridlösungen halten die Balance zwischen Kontrolle und Effizienz, indem sie die Stärken verschiedener Ansätze vereinen.

Vorteile:

• Flexibilität: Unternehmen können je nach Bedarf entscheiden, welche Reisen intern und welche über das Reisebüro oder die Plattform verwaltet werden.
• Expertenunterstützung: Durch die Zusammenarbeit mit einer Travel Management Company erhalten Unternehmen Zugang zu professioneller Unterstützung, während sie gleichzeitig interne Kontrolle über bestimmte Prozesse behalten.
• Optimierte Prozesse: Die Integration von Reisebüros mit internen Systemen und Online-Plattformen sorgt für reibungslose Abläufe und effizientere Reiseverwaltung.

Nachteile:

• Komplexität: Die Kombination verschiedener Systeme und Anbieter kann zu einer komplexeren Verwaltung und fragmentierten Daten führen. Dies erhöht den Koordinationsaufwand und beeinträchtigt den Gesamtüberblick.
• Zusätzliche Kosten: Die Nutzung mehrerer Anbieter oder Plattformen kann die Gesamtkosten erhöhen, insbesondere wenn alle Dienstleistungen nicht vollständig genutzt werden.
• Abhängigkeit von mehreren Anbietern: Die Zusammenarbeit mit verschiedenen Anbietern kann potenzielle Abhängigkeiten und eingeschränkte Systemkompatibilität verursachen, insbesondere bei Problemen oder Ausfällen.

4. Komplettlösung für das Reise- und Spesenmanagement

Navan geht noch einen Schritt weiter: Dieser Anbieter verbindet Geschäftsreisen und Spesenmanagement nahtlos miteinander und bietet dabei alle Vorteile der Hybridlösungen. Die Nutzung eines einzigen Anbieters wie Navan bringt zahlreiche weitere Vorzüge für Unternehmen, die Effizienz und Einfachheit in ihren Reise- und Ausgabenprozessen anstreben.

Vorteile:

• Echtzeit-Transparenz: Durch die Bündelung von Reisebuchung und Spesenmanagement in einer einzigen Plattform bietet Navan Unternehmen einen Echtzeit-Überblick über alle Geschäftsreisen und Ausgaben, was eine bessere Kontrolle und schnellere Entscheidungen ermöglicht.
• Zentralisiertes Reporting: Navan ermöglicht umfassende Berichte und Analysen, die alle Reise- und Ausgabendaten an einem Ort zusammenführen. Dies erleichtert das Monitoring von Ausgaben, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und das Geschäftsreise- und Spesenmanagement langfristig zu optimieren.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Durch die Automatisierung von Spesenabrechnungen und Genehmigungsabläufen spart Navan Zeit und reduziert menschliche Fehler sowie den manuellen administrativen Aufwand erheblich.
• Benutzerfreundlichkeit: Die intuitive Plattform von Navan vereinfacht den Buchungs- und Abrechnungsprozess, wodurch der Aufwand für Mitarbeitende minimiert und die Benutzererfahrung verbessert wird.
• Kundenservice: Reisenden steht 24/7 der Support per Chat oder Telefon zur Verfügung. Auch Admins haben die Möglichkeit, sich mit ihren Anliegen an ein spezialisiertes Service-Team zu wenden.

Das sagen Kunden von Navan:

„

„Navan als All-in-one-Lösung macht alles so viel einfacher und alle sind damit zufrieden.“

Vern Carandang

Programme Manager for Travel and Expense

Mehr darüber, welche Ergebnisse Asana mit der Komplettlösung von Navan erzielen konnte, erfahren Sie in der Navan Case Study mit Asana.

Die moderne Art des Reise- und Spesenmanagements

Ob sich ein Reisebüro für Geschäftsreisen lohnt, hängt von den individuellen Anforderungen und Gegebenheiten des Unternehmens ab. 

Für kleinere Betriebe mit geringem Reiseaufkommen und komplexen Bedürfnissen kann ein Reisebüro eine sinnvolle Lösung sein. Andere Unternehmen könnten jedoch von alternativen Ansätzen wie der Komplettlösung von Navan profitieren, die mit innovativen Funktionen das gesamte Geschäftsreise- und Spesenmanagement optimiert.

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