Geschäftsreisemanagement aufbauen: die Balance zwischen Unternehmenszielen und Mitarbeiterinteressen meistern

Mitarbeitende müssen oft dienstlich reisen, um Kunden oder Kolleg:innen zu treffen, Konferenzen zu besuchen und Unternehmensbeziehungen zu stärken. Geschäftsreisen sind unerlässlich, können aber auch sehr anstrengend sein. Unternehmen sollten sich daher bemühen, die Reiseerfahrung so angenehm und einfach wie möglich zu gestalten. Dabei kann es jedoch herausfordernd sein, die Balance zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Unternehmensanforderungen zu wahren.

Die Implementierung eines geregelten Geschäftsreisemanagements inklusive Reiserichtlinien kann Unternehmen dabei unterstützen, sowohl auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden einzugehen als auch die unternehmerischen Interessen im Fokus zu behalten. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden, eigenständig über ihre Reiseplanung nach ihren Vorlieben zu entscheiden, während gleichzeitig die Richtlinien des Unternehmens eingehalten werden. 

Einige Unternehmen schreiben ihren Mitarbeitenden vor, sich mit ihren Vorgesetzten abzustimmen oder mit externen Partnern zu arbeiten, um sicherzustellen, dass die Richtlinien eingehalten werden und Buchungen effizient durchgeführt werden.

Der folgende Leitfaden kann Ihnen dabei helfen, Ihr Travel Management so aufzubauen, dass sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die des Unternehmens berücksichtigt werden.

Vorteile von strategischem Geschäftsreisemanagement für Mitarbeitende

Die Einführung eines ganzheitlichen Geschäftsreiseprogramms, das den Mitarbeitenden mehr Mitbestimmung ermöglicht, eröffnet Unternehmen vielfältige Vorteile. Ein tieferes Verständnis dafür, wie Reiserichtlinien sich auf die Reisenden im Unternehmen auswirken, kann die Beziehung zur Belegschaft stärken und die Entscheidungstragenden dazu bewegen, ein verpflichtendes Reisemanagement zu implementieren.

1. Berücksichtigung individueller Präferenzen 

Reisepräferenzen und Komfortansprüche sind sehr individuell. Es kommt jedoch häufig vor, dass die vorgegebenen Reisemanagement-Prozesse nur recht wenig Spielraum bei der Reiseplanung, etwa der Auswahl des Transportmittels oder der Unterkunft zulassen.

Flexibilität und Eigenverantwortung in das Reisemanagement zu integrieren ist allerdings möglich. So können Reisende ihre Buchungen ganz nach ihren Vorlieben gestalten. Dies betrifft beispielsweise u. a. folgende Stellschrauben:

• Art der Unterkunft: Hotels sind für die überwiegende Mehrheit der Dienstreisenden die erste Wahl, da sie häufig eine zentrale Lage und einen guten Service bieten. Einige Reisende bevorzugen bestimmte Hotelanbieter, weil sie vorab wissen möchten, was sie erwartet und zudem die Möglichkeit haben, Treueprämien zu sammeln.
• Reisemittel: Dienstreisen werden gedanklich häufig mit Fliegen gleichgesetzt. Doch in einigen Fällen lohnt sich der Vergleich mit einer Bahnreise. Dadurch werden lange Schlangen an der Sicherheitskontrolle vermieden und CO2-Emissionen reduziert.
• Transport vor Ort: Nach der Ankunft am Zielort entscheiden sich einige Reisende dafür, einen Mietwagen zu buchen, um flexibel unterwegs zu sein, während andere eher auf Taxen und Fahrdienste setzen.
• Flugklasse: Einige Unternehmen geben Mitarbeitenden ein Budget vor und gestatten ihnen, ihre Reise innerhalb dieser finanziellen Vorgaben zu organisieren. Auf diese Weise können Reisende beispielsweise eine kostengünstigere Flugklasse wählen, um mehr Geld für Unterkunft, Verpflegung oder den Transport am Zielort zur Verfügung zu haben. Wiederum andere schätzen den Luxus und den zusätzlichen Komfort der First oder Business Class.
• Vor Ort: Während manche Reisende es vorziehen, im Stadtzentrum zu übernachten, um Konferenzzentren, örtliche Sehenswürdigkeiten und andere Einrichtungen einfach zu erreichen, bevorzugen andere ruhige Wohngegenden, wo sie eine entspannte Atmosphäre genießen können. Wiederum andere favorisieren Unterkünfte in Flughafen- oder Bahnhofsnähe, um sich schnell auf ihre Rückreise vorbereiten zu können.

2. Mehr Zufriedenheit im Job

Mit der Pandemie hat sich die Erwartungshaltung von Mitarbeitenden an ihre Arbeitgeber verändert. Es wird mehr Unterstützung, Ressourcen und Vergünstigungen vorausgesetzt. Unternehmen können auf diese neuen Anforderungen reagieren, indem sie ihre Benefits und ihr Geschäftsreisemanagement überdenken und anpassen. Eine Möglichkeit ist es, Dienstreisen gegebenenfalls für private Zwecke zu verlängern und dies als Mitarbeitervorteil zu positionieren.

Indem Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung bei der Planung ihrer Reisen übertragen wird, kann nicht nur ihre Reiseerfahrung verbessert werden, sondern auch ihre Jobzufriedenheit allgemein. Reisen verursachen oft Stress und Schlafmangel, da sie Routinen und den Lebensstandard erheblich beeinträchtigen können. Beispielsweise können Warteschlangen an der Sicherheitskontrolle, knappe Flugverbindungen oder Nachtflüge für viel Unruhe sorgen.

Indem Mitarbeitenden mehr Freiheiten bei der Planung ihrer Reisen eingeräumt werden, zeigen Unternehmen, wie wichtig ihnen das Wohlergehen der Belegschaft ist. Reisende wiederum können ihren eigentlichen Aufgaben besser erfüllen, weil sie sich in ihrer Freizeit besser ausruhen und entspannen können.

Ein Reisemanagement, das die Bedürfnisse der Reisenden in den Fokus stellt und mit entsprechenden Vorteilen einhergeht, kann dazu beitragen, dass Mitarbeitende mit ihrer beruflichen Tätigkeit, ihren Aufgaben und dem Unternehmen insgesamt zufriedener sind. Dies wiederum senkt die Abwanderung von gut qualifizierten Fachkräften.

3. Verbesserte Reiseerfahrung

Mehr Kontrolle über die eigenen Buchungen trägt dazu bei, dass Reisende diese als angenehmer wahrnehmen. Mitarbeitende, die positiv an ihre Dienstreisen zurückdenken, sind eher bereit, zukünftig erneut zu reisen oder sich sogar freiwillig dafür zur Verfügung zu stellen. Diese Mitarbeitenden können zu aktiven Befürworter:innen Ihres Geschäftsreisemanagements werden, da sie ihren Kolleginnen und Kollegen von ihren positiven Erfahrungen berichten und über die Erfolge sprechen, die sie erzielt haben.

Vorteile von strategischem Geschäftsreisemanagement für Unternehmen

Das Schaffen positiver Erfahrungen für Reisende trägt nicht nur zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei, sondern bringt auch Vorteile für das Unternehmen.

1. Reduzierung der Reisekosten

Indem Mitarbeitende ihre Reisen gemäß den Unternehmensvorgaben organisieren, erhalten sie Zugang zu exklusiven Tarifen, die ausschließlich von Firmen oder deren Reisemanagement-Partnern buchbar sind. So hat Navan beispielsweise Preisnachlässe von bis zu 15 % auf die besten verfügbaren Tarife in Tausenden von Hotels weltweit verhandelt.

Manche Reisemanagement-Software bietet sogar Anreize für das Buchen kostengünstiger Optionen. Mit Navan-Prämien können Mitarbeitende beispielsweise Belohnungen erhalten, wenn sie Hotels unterhalb des aktuellen Durchschnittspreises für ihre Dienstreisen wählen. Dadurch spart das Unternehmen Kosten, und die buchende Person erhält eine Gutschrift, die für private Reisen verwendet werden kann. Dies ermutigt Reisende dazu, kostenbewusster zu buchen, während das Unternehmen gleichzeitig Einsparungen erzielt.

2. Verbesserung der Organisation

Ein sorgfältig organisiertes Reisemanagement kann die Effizienz Ihrer Unternehmensorganisation erheblich steigern. Personen, die beruflich reisen, müssen ihre Ausgaben verwalten, vorgeschriebene Buchungsplattformen und -tools verwenden und dabei Budgetvorgaben einhalten.

Angesichts der vielfältigen Aspekte, die bei Geschäftsreisen berücksichtigt werden müssen, haben einige Unternehmen eigene Abteilungen oder Teams etabliert, die sich speziell um die Planung und Organisation von Reisen kümmern. 

Ein gut strukturiertes Geschäftsreisemanagement legt klare Richtlinien fest, die den Mitarbeitenden dabei helfen, die geltenden Vorschriften zu verstehen und gleichzeitig die Arbeitsbelastung für Admins und Vorgesetzte zu reduzieren. Wenn Reisende ihre Reisen selbständig innerhalb der Richtlinien über die firmeneigene Plattform buchen können, führt dies zu Zeitersparnis und erhöht die organisatorische Effizienz für Vorgesetzte. Einfache Genehmigungs-, Buchungs- und Erstattungsprozesse entlasten Vorgesetzte, da sie den Mitarbeitenden die Richtlinien nicht mehr im Detail erläutern müssen. Auch die Frustration der Mitarbeitenden über vorgestreckte Ausgaben und komplizierte Rückerstattungen entfällt.

3. Stärkung von Mitarbeiterbindung und -loyalität

Da sich mehr Flexibilität und Kontrolle positiv auf die Reiseerfahrungen der Mitarbeitenden auswirken, bleiben sie Ihrem Unternehmen länger treu. Sie können sogar zu aktiven Fürsprecher:innen für Ihr Unternehmen werden, indem sie ihre guten Erfahrungen mit Bekannten und Familie teilen. 

Eine gestärkte Bindung der Mitarbeitenden spart Ihrem Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten für die Einarbeitung und Schulung neuer Kolleg:innen, sondern ermöglicht auch mehr Investitionen in die bereits bestehende Belegschaft.

So etablieren Sie ein erfolgreiches Geschäftsreisemanagement 

Um die Reiseerfahrung der Mitarbeitenden nachhaltig zu optimieren und die Vorzüge eines effektiven Reisemanagements zu nutzen, ist es erforderlich, gezielte Richtlinien und Initiativen zu entwickeln, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind. Diese Richtlinien und Ressourcen sollten den Mitarbeitenden einerseits den Zugang zu relevanten Informationen bieten und gleichzeitig transparent aufzeigen, welche Verantwortlichkeiten Ihr Unternehmen trägt.

1. Reiserichtlinien erstellen

Die Reiserichtlinien sollten umfassend erläutern, welche Art von reisebezogenen Ausgaben vom Unternehmen übernommen werden. Dies dient dazu, das Risiko von Kosten außerhalb der Richtlinie und möglichen Missbrauch zu reduzieren.

Folgende Kosten werden üblicherweise auf Geschäftsreise abgedeckt:

• Flüge
• Unterkünfte und Übernachtungen
• Transport vor Ort und Autovermietungen
• Gepäck
• Mahlzeiten
• Veranstaltungen oder Unterhaltung von Kunden

Durch eine klare Kommunikation darüber, welche Ausgaben von den Mitarbeitenden dem Unternehmen in Rechnung gestellt werden können, werden sie in der Lage sein, ihre Ressourcen effizienter zu nutzen und Verstöße gegen die Richtlinien zu vermeiden. Gleichzeitig sollten die Richtlinien ausdrücklich festhalten, welche Kosten nicht vom Unternehmen übernommen werden. Touristische Aktivitäten oder Souvenirs zählen in der Regel nicht zu den Reisekosten, da sie dem persönlichen Vergnügen dienen.

2. Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden bestimmen

Es ist wichtig, Reisenden zu erläutern, wie Genehmigungs-, Ausgaben- und Erstattungsprozesse funktionieren. 

• Genehmigung: Auch wenn Mitarbeitende ihre Dienstreisen selbst planen können, besteht in vielen Unternehmen die Anforderung, dass sie ihre Reisepläne zur Genehmigung bei ihren Vorgesetzten oder Travel Manager:innen einreichen müssen.
• Ausgaben: Die Prozesse zur Genehmigung von Ausgaben, welche von Mitarbeitenden und Vorgesetzten befolgt werden müssen, sollten ausführlich erläutert werden. Ebenso sollten die akzeptierten Zahlungsmethoden für während der Reise anfallende Kosten klar festgelegt werden (z. B. ausschließlich persönliche oder Firmenkreditkarten oder eine Kombination aus beiden).
• Erstattung: Um einen nahtlosen und effizienten Ablauf für alle Beteiligten sicherzustellen, sollten Mitarbeitende sowohl mit den Fristen als auch mit dem Prozess zur Einreichung von Spesenabrechnungen vertraut sein. Außerdem ist ein Verständnis darüber erforderlich, welche Ausgaben akzeptiert werden und welche Einschränkungen zu beachten sind.

Die Klarstellung dieser Prozesse legt Erwartungen und Parameter für Mitarbeitende fest und stellt dem Unternehmen Mechanismen zur Verfügung, um bei Regelverstößen angemessen reagieren zu können.

3. Budgets und Preisobergrenzen festlegen

Ganz gleich, ob die Reiseorganisation durch buchende Admins oder durch die Reisenden selbst erfolgt, ist es notwendig, Budgetvorgaben und Kostenlimits zu definieren. Es gibt verschiedene Ansätze zur Festlegung dieser Budgets, die abhängig davon sind, wie viel Spielraum den Mitarbeitenden bei ihren Reisen eingeräumt werden soll.

Um den verschiedenen Vorlieben und Bedürfnissen gerecht zu werden, bieten sich verschiedene Ansätze an: Sie können die Ausgaben in spezifische Kategorien mit festgelegten Preisobergrenzen unterteilen, beispielsweise für Unterkunft, Verpflegung und reisebezogene Kosten. Eine Alternative wäre, eine feste Tagespauschale (Per Diem) festzulegen und den Reisenden die Freiheit zu geben, diese Pauschale nach ihrem individuellen Ermessen auszugeben.

Feste Obergrenzen sind nicht immer sinnvoll. Während Spitzenreisezeiten kommt es vor, dass die verfügbaren Preise die vorgegebenen Richtlinien überschreiten. Im Gegenzug können Reisende außerhalb der Saison das teuerste verfügbare Hotelzimmer buchen, solange es innerhalb der Richtlinie liegt. Die Einführung von flexibleren, dynamischen Ausgabenrichtlinien sowie die Schaffung von Anreizen für Buchungen unterhalb des Durchschnittspreises sind moderne Lösungsansätze, die Unternehmen dabei unterstützen, Kosten zu senken und gleichzeitig eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen.

4. Zahlungsprozesse einrichten

Unabhängig davon, wie viel Freiheit Sie Ihren Mitarbeitenden während des Planungsprozesses übertragen, werden diese im Namen des Unternehmens selbst Einkäufe tätigen müssen. Ganz gleich, ob Mitarbeitende ihre Reise und Unterkunft buchen oder Ausgaben für Mahlzeiten während der Reise tätigen, werden diese Spesen aus dem Reisebudget beglichen. Da Mitarbeitende Ausgaben tätigen müssen, ist es wichtig, ihnen zu erläutern, wie die damit verbundenen Prozesse funktionieren und welche Erwartungen Sie vor, während und nach der Reise stellen.

Folgende Punkte sollte Sie Ihren Mitarbeitenden erklären:

• Zahlungsmethode: Unternehmen nutzen je nach Bedarf und Ressourcen unterschiedliche Ansätze zur Bezahlung von Reisen. Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitenden Firmenkreditkarten oder P-Cards zur Verfügung, die für Reservierungen und Mahlzeiten genutzt werden können. Es kann jedoch auch Situationen geben, in denen ein Unternehmen nicht in der Lage ist, allen Mitarbeitenden eine Firmenkarte bereitzustellen. In solchen Fällen werden die Mitarbeitenden gebeten, ihre persönlichen Kreditkarten zu verwenden und anschließend werden ihnen alle geschäftlichen Kosten während der Reise erstattet.
• Punkte und Prämienprogramme: Es ist nicht nur wichtig, die Zahlungsmodalitäten und -verfahren zu formulieren, sondern auch die Richtlinien Ihres Unternehmens in Bezug auf Treueprogramme zu erläutern. Viele Mitarbeitende sehen berufsbedingte Reisen als Gelegenheit, Punkte und Meilen für den persönlichen Gebrauch zu sammeln. Wenn die Buchungsmethode Ihres Unternehmens es den Mitarbeitenden nicht gestattet, ihre Vielflieger- und Hotelprämienkonten zu verknüpfen, wenn sie über Firmenkreditkarten buchen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sie anderswo buchen, um die Vorteile dieser Programme nutzen zu können.
• Belegpflicht: Unabhängig von der Zahlungsmethode benötigt die Buchhaltung einen Nachweis über die auf der Reise getätigten Ausgaben. Belege sind notwendig, um Online-Abrechnungen mit den Ausgaben auf der Firmenkreditkarte abzugleichen und sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihre finanziellen Mittel verantwortungsbewusst nutzen. Wenn Ihre Richtlinien die Verwendung persönlicher Karten erfordern, helfen Belege dabei, die Kosten für die Erstattung vollständig nachzuvollziehen. In Ihren Richtlinien sollte erläutert werden, warum Mitarbeitende Belege aufbewahren müssen und wie sie diese nach ihrer Rückkehr ins Büro zur Überprüfung einreichen können.

5. Richtlinien der Belegschaft kommunizieren

Es empfiehlt sich, Ihre Geschäftsreiserichtlinien umfassend zu gestalten und dabei eine Vielzahl von verschiedenen Umständen und Variablen zu berücksichtigen. Durch die Bereitstellung dieser Informationen stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende, die sich auf eine Reise vorbereiten, während der gesamten Planungs- und Abwesenheitsphase vom Büro darauf zugreifen können. Da es gelegentlich vorkommen kann, dass Mitarbeitende Anweisungen vergessen oder Fragen haben, können Online-Ressourcen dazu beitragen, auf die benötigten Informationen zuzugreifen, ohne dass die Notwendigkeit besteht, die Teamleitung oder Vorgesetzte zu kontaktieren.

Für einfache Zugänglichkeit und Sichtbarkeit Ihrer Richtlinien bietet sich die Nutzung von Cloud-Computing-Diensten an. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeitenden von jedem beliebigen Gerät aus auf Dokumente und Informationen zugreifen. Dies erleichtert die Arbeit, insbesondere wenn sie von zu Hause aus planen oder sich auf Reisen befinden.

6. Reisebuchungsplattform einführen

Ein erfolgreiches Geschäftsreiseprogramm erfordert die Bereitstellung der richtigen Tools und Ressourcen für Ihre Belegschaft. Eine integrierte Lösung, die Geschäftsreisemanagement und Reisekostenverwaltung kombiniert, kann die Transparenz und Sicherheit bieten, die Belegschaft und Arbeitgeber bei der Planung von Geschäftsreisen benötigen.

Solche integrierten Lösungen ermöglichen eine vereinfachte Flugbuchung, eine effizientere Optimierung von Einsparungen und eine präzise Nachverfolgung von Ausgaben. Investitionen in geeignete Tools können die Erfahrungen der Mitarbeitenden optimieren, was das Thema Geschäftsreisen letztendlich zu einer angenehmeren Aufgabe sowohl für Vorgesetzte als auch für die Mitarbeitenden macht.

Verwalten Sie Ihre Geschäftsreisen mit Navan

Navan ist eine umfassende All-in-one-Lösung für die Reiseplanung sowie die Abrechnung der damit verbundenen Ausgaben auf die Mitarbeitende von unterwegs über ihr Handy zugreifen können. Sie ermöglicht es, Firmenkreditkarten, Buchungen und Reisearrangements sowie Ausgaben an einem Ort zu verwalten, was Organisation und Transparenz maßgeblich erleichtert.

Das innovative Prämienprogramm von Navan schafft Anreize für Reisende, preisbewusste Entscheidungen zu treffen. Wenn Mitarbeitende Hotels wählen, die unter dem Durchschnittspreis liegen, erhalten sie Belohnungen in Form von persönlichen Reisegutschriften. Diese Initiative schafft eine Win-Win-Situation: Das Unternehmen kann Kosten reduzieren, während die Reisenden einen zusätzlichen Anreiz erhalten, ihre Ausgaben bewusst zu steuern und zu sparen.

Zusätzlich erfasst die App Daten in Echtzeit, sodass Unternehmen besser nachvollziehen können, wie Mitarbeitende durch die Nutzung von Navan Geld sparen. Die Plattform kann nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integriert und an diese angepasst werden. Sie ermöglicht es Ihnen, Ausgabenlimits und -richtlinien mühelos an wechselnde Bedürfnisse und Budgets anzupassen.

Vereinbaren Sie jetzt eine Demo und entdecken Sie, wie Sie mit Navan Reiserichtlinien erstellen und Ihr Geschäftsreisemanagement optimieren.