So lösen Sie Herausforderungen im Reise- und Spesenmanagement für Unternehmen jeder Größe

Die Verwaltung von Reisen und Ausgaben kann für jedes Unternehmen, unabhängig von Branche oder Größe, schnell zur Herausforderung werden. Für viele Unternehmen bestehen die größten Hürden aus dem Zusammentragen, der Bearbeitung und dem Abgleich der Ausgaben.

Reisekosten und damit zusammenhängende Ausgaben machen einen erheblichen Teil des Budgets eines Unternehmens aus. In einer kürzlich durchgeführten Navan-Umfrage wurde die Nachverfolgung von Reise- und Bewirtungskosten als größte betriebliche Herausforderung genannt. 

Die Lösung dieses Problems ist von entscheidender Bedeutung, vor allem, wenn man bedenkt, dass Geschäftsreisen in vielen Branchen für das Wachstum unerlässlich sind.

Wenn Unternehmen Reisekosten und Spesen manuell verwalten, besteht ein höheres Risiko für menschliche Fehler und die Wahrscheinlichkeit von Spesenbetrug und anderen Problemen nimmt zu. Die Automatisierung von Prozessen kann diese reise- und kostenbezogenen Herausforderungen angehen. Spezialisierte Reise- und Spesenmanagement-Software ermöglicht Automatisierung und verbessert gleichzeitig die Skalierbarkeit eines Unternehmens, sodass Ihre Buchhaltung mehr Zeit für wichtigere Aufgaben hat.

Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Mit dem Wachstum kleiner und mittelgroßer Unternehmen wird das Reisekostenmanagement immer komplexer. Unternehmen dieser Größen stehen möglicherweise an dem Punkt, an dem sie Veränderungen annehmen und Technologien einführen müssen, um ihre Prozesse zu optimieren, Kosten und Frustration zu reduzieren.

Zu den häufigsten Schwierigkeiten bei der Reisekostenabrechnung für KMUs zählen die folgenden Punkte:

Ineffiziente Prozesse

Manuelle Reisekostenabrechnungen sind arbeitsintensiv und anfällig für menschliche Fehler. Der mit dem Abgleich der Ausgaben verbundene Zeitaufwand geht mit vielen Arbeitsstunden für Mitarbeitende und Vorgesetzte in den Buchhaltungs- und Finanzteams einher.

Diese manuellen Arbeitsabläufe bergen zudem ein erhöhtes Risiko für Spesenbetrug durch Mitarbeitende. In einer Studie unter 600 Führungskräften aus dem Finanzbereich gaben 61 % der Befragten an, dass ihre Abteilung schon einmal Fälle von Spesenmissbrauch durch Mitarbeitende erlebt hat. Oft handelt es sich dabei um versehentliche Fehler, aber es kann auch vorkommen, dass Mitarbeitende Ausgaben erfinden, Firmenkreditkarten überlasten oder andere Wege finden, um zusätzliche Auszahlungen zu erhalten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Möglichkeiten für Betrug oder fehlerhafte Ausgaben zu begrenzen.

Fragmentierte Technologie

Im Bestreben, ihr Reise- und Ausgabenmanagement besser zu koordinieren oder aufzubauen, passiert es häufig, dass wachsende Unternehmen Software einführen, die nicht gut zu Ihrem Unternehmen passt oder nicht die notwendigen Funktionen bietet, um die Prozesse effektiv zu verwalten.

Ein häufiger Fehler kleiner und mittelständischer Unternehmen besteht darin, während ihrer Wachstumsphase Systeme auszuwählen, die nicht zusammenhängen. So kommt es schnell dazu, dass ein kleines Unternehmen ein Reisemanagementunternehmen für die Buchung und Verwaltung von Reisen und eine separate App zur Erfassung der Reisekosten für die Mitarbeitenden verwendet.

Eine End-to-End-Lösung für Geschäftsreisen und Spesenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihr Reisemanagement effektiver zu verwalten. Die Mitarbeitenden können über ein einziges System Reisen buchen und Spesen erfassen, während Admins den Überblick behalten – vom Kauf bis zum Abgleich. Es müssen nur ein Vertrag abgeschlossen und ein System eingerichtet werden. Der Vorteil: Sie erhalten eine Datenquelle für alle Unternehmensausgaben.

Langsame Rückerstattungen

Wenn Mitarbeitende ihre privaten Kreditkarten für Ausgaben nutzen müssen, wird dies als finanzielle Belastung empfunden. Verzögerungen bei Erstattungen, die länger als notwendig dauern, können sich negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung auswirken.

Die Verwendung manueller Prozesse oder veralteter Technologien für Spesenabrechnungen kann zu Verzögerungen bei Genehmigungen oder fehlenden Belegen führen, die wiederum zu langsamen Erstattungen führen. Den Prozess selbst in die Hand zu nehmen und Erinnerungen an Mitarbeitende zu versenden, hilft bei diesem Problem nur teilweise. Die Einführung virtueller Firmenkarten verkürzt die Zeit für die Erstattung von Ausgaben maßgeblich und verbessert die Situation für die Mitarbeitenden. 

Fragen zu Richtlinien und Compliance

Wenn Unternehmen expandieren und sich die geschäftlichen Anforderungen ändern, werden Richtlinien und Compliance immer wichtiger. Die Richtlinien müssen flexibler werden, sobald das Volumen der Ausgaben steigt und das Unternehmen komplexer wird.

Die effektive Erstellung und Kommunikation einer Reiserichtlinie kann viele Herausforderungen im Reise- und Spesenmanagement lösen, wie z. B.:

• Festlegung spezifischer Richtlinien für Geschäftsreisen
• Umfang der abgedeckten Ausgaben
• Bereitstellung von Informationen über Genehmigungs-, Buchungs- und Erstattungsprozesse
• Klärung von Reisepraktiken und -kosten für alle Mitarbeitenden

In den Richtlinien sollten die genehmigten Reisekosten auf der Grundlage von Vorschriften und Compliance-Standards sowie des Unternehmensbudgets festgelegt werden. 

Fehlende Richtlinien sind eine Herausforderung für alle: Reisende, Admins sowie Buchhaltungs- und Finanzteams. Wenn jedoch Reise- und Spesenrichtlinien vorhanden sind, verstehen Mitarbeitende besser, welche Ausgaben zulässig sind, und die Buchhaltung hat die Möglichkeit, die Regeln und Vorschriften durchzusetzen.

Richtlinien sollten die erlaubten Reiseausgaben basierend auf behördlichen und Compliance-Standards sowie dem Budget Ihres Unternehmens definieren.

Außerdem sollten Richtlinien sowohl zugänglich als auch leicht verständlich sein. Leider haben viele Unternehmen komplizierte Regeln für Geschäftsreisen und Spesen, die in umfangreichen, statischen Dokumenten festgehalten sind. Dies stellt eine Belastung für Mitarbeitende und Admins dar: Mitarbeitende können nicht einfach auf Informationen zugreifen und Admins haben Schwierigkeiten, flexibel zu bleiben und Änderungen oder Aktualisierungen der Richtlinien zu kommunizieren.

Moderne Software für Reise- und Ausgabenmanagment wie Navan verfügt über integrierte Richtlinienkontrollen, die die Mitarbeitenden bei der Buchung von Reisen über die Richtlinien informieren. Dadurch werden Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, effektiv verhindert. Admins können Ausgabenparameter auf der Grundlage von Rolle, Ausgabenkategorie, Geschäftskontext oder anderen Kriterien anpassen.

Herausforderungen für Großunternehmen

Große Unternehmen und Konzerne haben mehr Budget und andere Herausforderungen, die eine Reise- und Spesenmanagement-Lösung mit umfangreichen Funktionen erfordern. Die schiere Anzahl von reisenden Mitarbeitern kann zu isolierten Ausgabeninformationen, mangelnder Transparenz und höheren Risiken führen.

Einige der am weitesten verbreiteten Herausforderungen, die das Reise- und Spesenausgabenmanagement großer Unternehmen beeinflussen, sind die folgenden:

Sicherheitsrisiken

Datensicherheit ist von entscheidender Bedeutung für jedes Unternehmen. Reisende müssen bei der Buchung vertrauliche Daten preisgeben und wenn sie sich der Risiken bei der Interaktion mit einem System nicht bewusst sind, könnten sie die Sicherheit Ihres Unternehmens gefährden.

Unternehmen müssen alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um ihre Software zur Reisekostenabrechnung zu stärken und mögliche Verstöße zu verhindern. Eine Software für die Verwaltung von Reisen und Spesen vereinfacht zwar administrative Prozesse, muss aber auch zuverlässige Sicherheitsoptionen bieten, wie z. B.:

• Modernste Verschlüsselung: Datenübertragungen von Reisenden erfordern eine mehrschichtige Sicherheit. Zudem müssen die Übertragung und Speicherung von Daten dem höchsten Branchenstandard für Verschlüsselung entsprechen.
• Sicherheit von Rechenzentren: Rechenzentren müssen durch innovative Infrastruktur eine sichere Speicherung in hochsicheren, Cloud-basierten Zentren ermöglichen. 
• Multi-Faktor-Authentifizierung: Multi-Faktor-Authentifizierung und Single-Sign-On-Anmeldeinformationen sind entscheidend, um unbefugten Zugriff auf Ihre Systeme zu verhindern. 
• Audit-Protokolle in Echtzeit: Die Aufzeichnung von Datenänderungen in Echtzeit hilft dabei, ungewöhnliche Aktivitäten auf Ihren Systemen festzustellen, was einen präventiven Ansatz für die Datensicherheit darstellt.
• Prüfung durch Dritte: Alle Reise- und Spesenmanagementlösungen sollten strengen Schwachstellen- und Penetrationstests, Sicherheitsscans, Bewertungen und Bedrohungserkennung unterzogen werden.

Mangelnde Berichterstattung

Reisende, die ihre Reisekostenabrechnungen verspätet einreichen, können die Qualität und Effizienz in der Geschäftsreise- und Ausgabenverwaltung beeinträchtigen. Eine intuitive Software, die reisende Mitarbeitende daran erinnert, hilft bei der Einhaltung der Vorgaben und der rechtzeitigen Berichterstattung.

Die Bearbeitung mehrerer physischer Belege ist mühsam für die Mitarbeitenden und erhöht den Aufwand für die Buchhaltung, die Belege zu sammeln und zu überprüfen. Reisekostenabrechnungen sollten alle relevanten Details und die Originalbelege umfassen.

Umfangreiche Reise- und Spesenabrechnungen sollten folgende Angaben abdecken:

• Kaufdatum
• Anbieter
• Ausgabenkategorien
• Name des einkaufenden Mitarbeitenden
• Relevante Kaufnotizen
• Zwischensummen und Steuer oder Mehrwertsteuer
• Gesamtsumme
• PDF-, JPEG- oder PNG-Dateien aller Belege und Rechnungen

Das ist eine Menge zu berücksichtigen, insbesondere für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind. Die Automatisierung von Spesenabrechnungen reduziert den Arbeitsaufwand, ermöglicht Echtzeit-Tracking und vereinfacht den Berichterstattungsprozess. Mitarbeitenden smarte Firmenkreditkarten zur Verfügung zu stellen, die Transaktionsdetails automatisch kategorisieren und abgleichen, beseitigt die Notwendigkeit für arbeitsintensive und fehleranfällige Reisekostenabrechnungen.

Unzureichende Datenübersicht

Ausgabentransparenz ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie innerhalb ihrer geplanten Budgets bleiben. In der schnelllebigen Geschäftswelt sind hochwertige Echtzeit-Daten und -Berichte unerlässlich für die Entscheidungsfindung.

Ohne Kenntnisse über die Ausgaben der Mitarbeitenden ist eine Budgetprognose unmöglich. Mangelnde Datentransparenz kann dazu führen, dass Finanzteams unnötige Fehler machen, wie z. B. die Erstellung doppelter Berichte und fehlende Belege - Herausforderungen, die in größeren Unternehmen noch problematischer sind.

Menschliche Fehler

Viele Unternehmen verlassen sich nach wie vor auf Tabellenkalkulationen oder rudimentäre Ausgabenerfassungssysteme, um Geschäftsausgaben zu kategorisieren. Die manuelle Dateneingabe erhöht die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und diese Fehler können eine Auswirkung auf die Berichterstattungs- und Erstattungsverfahren haben. Dies wiederum kann die künftige Budgetierung beeinträchtigen und die Mitarbeiterzufriedenheit senken.

Nach Angaben der Global Business Travel Association investieren Unternehmen jedes Jahr etwa 500.000 US-Dollar und 3.000 Stunden in die Korrektur von Reisekostenabrechnungen. Es überrascht daher nicht, dass Unternehmen auf die Automatisierung von Spesenabrechnungen setzen, um menschliche Fehler zu vermeiden und die Zeit der Admins für sinnvolle und produktive Arbeit freizugeben.

Mangelnde Systemintegration

Ein Prozess für das Spesenmanagement funktioniert nicht, wenn er nicht zu den Geschäftsabläufen des Unternehmens passt. Dies gilt auch für fragmentierte Reise-, Spesen- oder Buchhaltungslösungen, die nicht nahtlos integriert sind. Wenn die Systeme nicht gut ineinandergreifen, kann das Reise- und Spesenmanagement zu einem mühsamen, teuren und fehleranfälligen Unterfangen werden.

Eine fehlende Systemintegration kann zu höheren Kosten, geringerer Effizienz und erhöhten Risiken für Unternehmen führen. Durch die Implementierung eines integrierten All-in-One-Systems können Unternehmen ihre Prozesse rationalisieren, die Transparenz und Kontrolle verbessern und das Risiko von Betrug und Nichteinhaltung von Vorgaben verringern.

Komplexe Genehmigungsprozesse

Der Genehmigungsprozess ist eine der größten Herausforderungen im Reisekostenmanagement für Unternehmen jeder Größe. Vorgesetzte oder Genehmigende, die Spesenabrechnungen prüfen, sind für die Rechenschaftspflicht und Transparenz in Ihrem Unternehmen essenziell.

Je komplizierter der Genehmigungsprozess ist, desto länger dauert es, Ausgaben abzugleichen und die Kosten der Mitarbeitenden zu erstatten. Zu den typischen Problemen, die den Genehmigungsprozess erschweren, gehören Engpässe und eine Fülle an zu genehmigenden Transaktionen, isolierte Abläufe und übermäßige Genehmigungsstufen. Die Standardisierung und Automatisierung des Genehmigungsprozesses ist von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Spesenbetrug

Größere Organisationen können besonders anfällig für Betrug bei der Abrechnung von Reisekosten sein. Wenn das Nachvollziehen und Überprüfen von Ausgaben mühsam und arbeitsintensiv ist, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die Admins Betrugsversuche aufdecken. 

Achten Sie auf gängige Betrugsversuche wie:

• Doppelte Erstattungen: Mitarbeitende, die sich die Kosten für eine Geschäftsreise teilen, können jeweils den gesamten Betrag geltend machen. Diese identischen, doppelten Anträge lassen sich manuell nur schwer erkennen. 
• Aufblähen von Ausgaben: Übertreibungen bei Ausgaben sind in vielen Branchen verbreitet und die Identifizierung fehlerhafter Ansprüche obliegt Admins, die sie möglicherweise nicht bemerken.
• Erfundene Ansprüche: Viele Unternehmen haben eine Richtlinie, nach der Mitarbeitende bis zu einem bestimmten Betrag ohne Belege abrechnen können. Mitarbeitende könnten solche Ansprüche geltend machen, ohne tatsächlich Kosten gehabt zu haben.
• Falsch dargestellte Ausgaben: Reisende stellen persönliche Ausgaben als geschäftsbezogen dar.

Bewältigung der Herausforderungen im Reise- und Spesenmanagement für alle Unternehmen

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die Verwaltung von Dienstreisen und Ausgaben viel Zeit und Mühe kosten. Es gibt jedoch viele einfache und praktische Lösungen für diese Herausforderungen, wie z. B.:

• Abschaffen von traditionellen oder manuellen Methoden und Wechsel zu digitalisierten Prozessen
• Zentralisierung der Reisedaten sowie Schaffung zusätzlicher Transparenz und Kontrolle
• Automatisierung des Reise- und Spesenmanagements

Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitenden müssen eine Balance zwischen Kosteneinsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit finden. Die Automatisierung der Prozesse für Geschäftsreisen und Ausgaben ist die Lösung. Die zusätzliche Effizienz ist eine Erleichterung für alle Mitarbeitenden und gibt Entscheidungsträgern mehr Autonomie bei der Budgetplanung und Verwaltung.

Die Vorteile der Automatisierung Ihrer Reise- und Spesenmanagement-Abläufe

Für viele Unternehmen zählen unklare Reiserichtlinien, komplizierte Genehmigungsverfahren, verzögerte Erstattungen und deren zeitaufwendige Verwaltung zu den größten Problemen. Automatisierungen im Travel Management und bei der Reisekostenabrechnung können diese und viele andere Probleme lösen. Zu den vielen Vorteilen gehören unter anderem folgende:

Weniger Zettelwirtschaft und menschliche Fehler

Eine automatisierte Spesenabrechnung befreit Ihre Reisenden und Admins von Tabellenkalkulationen und verringert so die Fehlerwahrscheinlichkeit. Mit der Automatisierung fällt auch weniger Papierkram an – Ihre Ausgabenverwaltungssysteme ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, Belege und andere relevante Daten über mobile Geräte zu erfassen. Sie können alles direkt über die App hochladen und den Finanz- und Verwaltungsteams einen vollständigen Überblick verschaffen. 

Auch bei der Prüfung oder Genehmigung von Ausgaben besteht eine gewisse Voreingenommenheit. Die Automatisierung dagegen ist unparteiisch, verbessert die Transparenz Ihres Systems und schafft gleiche Bedingungen für alle Mitarbeitenden.

Verbesserte Einhaltung von Richtlinien

Moderne Reise- und Spesenmanagementsoftware kann die Durchsetzung von Reisekostenrichtlinien in Ihrer Organisation vereinfachen. Admins und die Finanzabteilung müssen die Ausgaben nicht mehr einzeln überprüfen und Kosten, die gegen die Richtlinien verstoßen, werden zur Überprüfung markiert oder bereits am Verkaufsort abgelehnt. 

Automatisierte Spesenmanagementsysteme lassen sich an die individuellen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens anpassen und warnen Admins routinemäßig vor ungewöhnlichen Ausgaben. Das System benachrichtigt die Genehmigenden automatisch über Verstöße, sodass sie in Echtzeit auf Compliance-Probleme reagieren und Reisekostenanträge genehmigen oder ablehnen können.

Verhinderung von Spesenbetrug

Mit manuellen Prozessen ist Spesenbetrug deutlich leichter umzusetzen und zu bemerken, insbesondere für größere Unternehmen. Die Automatisierung von Spesenverwaltungsabläufen ist eine einfache Möglichkeit, Spesenbetrug einzudämmen. Das System erkennt doppelte Einträge sofort und benachrichtigt die zuständigen Stellen, damit diese die Ausgaben löschen oder zusammenführen können. 

Mit einer All-in-One-Lösung für Geschäftsreisen, Spesenmanagement und Firmenkreditkarten können Sie explizite Reiseparameter festlegen und sowohl vorsätzlichen Spesenbetrug als auch versehentliche Fehler verhindern.

Optimierung von Abläufen für Genehmigungen und Rückerstattungen

Ineffiziente Arbeitsabläufe führen zu verzögerten Erstattungen, was ein Nachteil für Ihre Mitarbeitenden ist. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Unternehmen reduziert den Bedarf an manuellen Aktionen, beschleunigt den Erstattungsprozess und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden ihr Geld so schnell wie möglich zurückbekommen. 

Mit einer modernen Lösung zur Reisekostenabrechnung wie Navan können Admins benutzerdefinierte Richtlinien erstellen, welche Ausgaben außerhalb der Richtlinien proaktiv verhindern, bevor sie getätigt werden. Unabhängig davon, ob sie mit Bargeld oder einer privaten Kreditkarte bezahlen, können Mitarbeitende Ausgaben in Sekundenschnelle einreichen und erhalten dann innerhalb weniger Tage eine Erstattung. Dieser Prozess ist im Vergleich zu herkömmlichen Lösungen für die Spesenverwaltung deutlich schneller, da diese in der Regel die Gehaltsabrechnung für die Erstattung nutzen. Es kann Wochen dauern, bis das Geld wieder an die Mitarbeitenden zurückgezahlt ist, was zu einer unnötigen finanziellen Belastung führen kann.

Erhöhung der Ausgabentransparenz

Die Ausgaben eines Unternehmens genau im Auge zu behalten, ist für einen langfristigen, messbaren Erfolg essenziell. Doch eine umfassende Übersicht über die Ausgaben erfordert eine einzige Informationsquelle. Cloud-basierte Lösungen für das Reise- und Ausgabenmanagement können in vorhandene Systeme integriert werden und die Ausgabenüberwachung zentralisieren, sodass Admins einen umfassenden Überblick über die unternehmensweiten Ausgaben erhalten. 

Mithilfe der Erkenntnisse, die aus hochwertigen, umfassenden Daten gewonnen werden, können Finanzteams fundierte Entscheidungen in Echtzeit treffen und gleichzeitig den Cashflow überwachen. Es ist einfacher, die finanzielle Leistung des Unternehmens nachzuvollziehen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und bessere Prognosen für die weitere Entwicklung des Unternehmens zu erstellen.

Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

Effiziente Richtlinien legen eindeutige Regeln fest und sorgen für Klarheit bei den Mitarbeitenden. Dies hat auch einen positiven Nebeneffekt: Wenn alle Mitarbeitenden die Richtlinien verstehen und befolgen, fühlen sie sich fair behandelt, was zu einem positiven Betriebsklima beiträgt.

Mit der Gewissheit, dass sie sich an die Regeln halten, einer gewissen Kontrolle über ihre Entscheidungen und der Gewissheit, dass Kosten schnell erstattet werden, sind die Mitarbeitenden zufriedener und konzentrieren sich mehr auf ihre Arbeit.

Senkung der Bearbeitungskosten

Mit einem einzigen automatisierten System, das die Verwaltung von Reisen und Spesen, Genehmigungen und Erstattungen übernimmt, können Unternehmen zeitaufwändige und teure manuelle Prozesse vermeiden. Admins verbringen weniger Zeit mit der Nachverfolgung von Ausgaben und der Erläuterung von Regeln für Mitarbeitende. Somit können sie ihre Zeit für wichtigere Aufgaben einsetzen.

Lösen Sie Ihre Herausforderungen durch Geschäftsreise- und Spesenmanagement-Software von Navan

Die Verwaltung von Reisekosten kann komplex und schwierig sein, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.

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