Fürsorgepflichten bei Geschäftsreisen im Überblick

Geschäftsreisen gehören für viele Angestellte zu einem festen Bestandteil ihres Arbeitsalltags. In einer immer mehr global vernetzten Business-Welt bedeutet dies je nach Branche und Aufgabenbereich auch zunehmend Auslandsaufenthalte.

Spätestens seit der Corona-Pandemie kommt in diesem Zusammenhang immer wieder die Frage nach den Risiken und Fürsorgepflichten des Arbeitgebers auf. Was sollten Unternehmen beachten, wenn Sie Mitarbeitende auf Dienstreise schicken? Wie können Travel Manager:innen für die Sicherheit der Reisenden unterwegs sorgen? Hier erhalten Sie einen Überblick.

Was bedeutet Fürsorgepflicht?

Die Fürsorgepflicht (auch Sorgfaltspflicht oder Duty of Care) ergibt sich im Rahmen eines bestehenden Arbeitsverhältnisses für den Arbeitgeber. Dieser ist verpflichtet, das Leben und die Gesundheit seiner Mitarbeitenden zu schützen.

Daraus lassen sich beispielsweise Schutzmaßnahmen ableiten, um Unfällen vorzubeugen, eine angemessene Ausstattung des Arbeitsplatzes, aber auch die Sicherheit auf Geschäftsreisen.

Die entsprechenden Pflichten sind für Deutschland gesetzlich nicht an einer zentralen Stelle geregelt, sondern setzen sich je nach Geltungsbereich aus verschiedenen Gesetzen wie unter anderem aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und Beschäftigtenschutzgesetz (BSchG) zusammen.

Was ist im Bereich Duty of Care bei Geschäftsreisen zu beachten?

Anders als oft angenommen, beginnt die Sorgfaltspflicht bereits vor Beginn der Dienstreise, erstreckt sich über den gesamten Reisezeitraum und wirkt in bestimmten Fällen auch nach der Rückkehr noch weiter.

Folgende Punkte müssen dabei berücksichtigt werden:

Vor Reiseantritt

• Prüfen der gesundheitlichen Eignung: Es muss überprüft werden, ob die reisende Person eine Dienstreise an den Zielort aus gesundheitlicher Sicht bedenkenlos antreten kann. Mitarbeitende unterliegen dabei der Offenbarungspflicht wesentlicher Einschränkungen, während der Arbeitgeber auf ggf. notwendige Impfungen hinzuweisen hat.
• Sicherheitsinformationen oder -training: Beispielsweise über die Seite des Auswärtigen Amts können sicherheitsrelevante Informationen zum Reiseland abgerufen und an die Reisenden weitergegeben werden, um der Sorgfaltspflicht nachzukommen.
• Kulturtraining: Je nach vorgesehenem Reiseziel kann ein Kultur- oder Sicherheitstraining sinnvoll sein, um sicherzustellen, dass Gepflogenheiten, Risiken und bestimmte Gesetze bekannt sind und berücksichtigt werden.
• Visum: Der Arbeitgeber muss, falls notwendig, die reisende Person bei der Beschaffung eines Visums unterstützen und für die anfallenden Kosten aufkommen.
• Beratung bei längeren Aufenthalten: Sollte es sich um einen längeren Aufenthalt handeln, sind viele weitere Aspekte wie etwa Unterstützung bei der Wohnungssuche, Steuern und Planung bei Mitarbeitenden mit Familie zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber ist dabei in der Pflicht, den Reisenden mit „Rat und Tat“ zur Seite zu stehen.

Während der Reise

• Versicherungen: Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass für die Mitarbeitenden während der gesamten Reise ein Versicherungsschutz besteht, der dem inländischen Niveau entspricht. Das gilt auch für die medizinische Versorgung. Bei Haftpflichtversicherungen hängen Haftungsrisiko und -summe vom Zielland ab und sollten durch Beratung mit entsprechenden Expert:innen in Erfahrung gebracht werden. Hierbei lohnt es sich, konkret nach speziellen Dienstreiseversicherungen zu fragen.
• Kommunikation: Eine beidseitige Kommunikation mit den Reisenden muss jederzeit gewährleistet sein. Über ein Firmenhandy, Laptop und eine Internetverbindung ist dies in der Regel möglich. Den Mitarbeitenden sollte aber auch eine Hotline zur Verfügung stehen, die rund um die Uhr erreichbar ist. Das ist insbesondere für Reisen in andere Zeitzonen von großer Bedeutung.
• Notfälle und Travel Risk Management: Um im Notfall schnell handeln zu können, muss außerdem der Aufenthaltsort der Angestellten bekannt sein. Bei plötzlichen Reisewarnungen oder nach gefährlichen Ereignissen kann das Unternehmen dadurch in kürzester Zeit feststellen, ob Mitarbeitende betroffen sind, und Kontakt zu ihnen aufnehmen.

Nach der Rückkehr

Insbesondere bei längeren Aufenthalten oder Entsendungen bestehen die Fürsorgepflichten auch nach Rückkehr von der Reise eventuell weiter:

• Nachsorgeuntersuchungen: Halten sich Mitarbeitende länger als 12 Monate in Ländern auf, in denen besondere klimatische Belastungen und Infektionsgefährdungen bestehen, müssen Arbeitgeber sich um eine Nachsorgeuntersuchung bemühen.
• Änderungen vor Ort: Während einer längeren Abwesenheit kann sich in einem Unternehmen einiges ändern. Auch hier hat der Arbeitgeber Sorge zu tragen, dass nach der Rückkehr alle relevanten Informationen wie etwa Änderungen in den Betriebsabläufen usw. weitergegeben werden.

Wie können Unternehmen ihre Sorgfaltspflichten bei Dienstreisen erfüllen?

Geschäftsreisen sind immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Mit einer modernen Lösung für die Reiseverwaltung können Unternehmen aber dafür sorgen, im Notfall schnell reagieren zu können.

Auf der Navan-Plattform stehen Travel Manager:innen und Admins unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung, die sie bei der Einhaltung der Fürsorgepflicht unterstützen:

• Live-Standortkarte. Über diese Ansicht kann in Echtzeit nachvollzogen werden, wo sich Reisende gerade aufhalten. Falls notwendig, kann direkt und einfach Kontakt zu gefährdeten Mitarbeitenden aufgenommen werden.
• Dashboard über Reiseauswirkungen. Hier werden Sie über Ereignisse informiert, die möglicherweise einen Einfluss auf laufende oder bevorstehende Reisen haben könnten.
• Sperren bestimmter Reiseziele. Admins können Städte oder auch ganze Länder über eine Liste von der Buchung ausschließen. So wird verhindert, dass Reisen an Ziele gebucht werden, die aus Sicht des Unternehmens ein Sicherheitsrisiko darstellen.
• Kundensupport 24/7. Mitarbeitende können sich mit Ihren Anliegen rund um die Uhr an ein Team von erfahrenen Reiseexpert:innen wenden.

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