Navan-Karte einführen und clever nutzen: Der Leitfaden für Ihr Ausgabenmanagement

Das Sprichwort ist Ihnen sicherlich geläufig: Um mehr Geld zu verdienen, müssen Sie Geld ausgeben. Das gilt vor allem für wachsende Unternehmen. Mit jedem neuen Mitarbeitenden und jeder sich bietenden Geschäftschance steigt auch der Bedarf, Firmengelder gezielter und strategisch nachhaltiger einzusetzen.

Genau hier setzt die Navan-Karte an. Sie ist eine intelligente, richtlinienbasierte Firmenkarte, die das Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens bei jeder Transaktion optimiert.

Dabei haben wir verstanden, dass die reine Registrierung für eine gute Firmenkartenlösung nicht ausreicht – sie ist lediglich der erste Schritt. Wird Ihren Mitarbeitenden nicht klar vermittelt, wie und wann die Karte sinnvoll eingesetzt werden soll, bleibt ihr volles Potenzial unausgeschöpft und Ihr Unternehmen kann die Vorteile nicht vollständig nutzen.

Im Folgenden haben wir Ihnen daher einen informativen Leitfaden zusammengestellt, der Sie dabei unterstützt, die Navan-Karte erfolgreich einzuführen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden sie gerne und effektiv nutzen. 

Glauben Sie uns: Die Teams aus dem Finanz- und Rechnungswesen sowie der Geschäftsführung werden es Ihnen danken.

Klare Ausgabenkontrollen, klare Richtlinien

Prozesse sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert. Ganz gleich, ob es um die Terminplanung von Kundengesprächen oder um den Jahresabschluss geht – klare Vorgaben helfen jedem Team dabei, effizient zu arbeiten.

Das gilt ebenso für den Einsatz von Firmenkreditkarten. Wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie viel sie ausgeben dürfen oder wann und wo die Karte genutzt werden soll, führt das zu Unsicherheit, Verwirrung und vermeidbaren Mehrkosten.

Mit der Navan-Karte können Sie individuelle Richtlinien und Ausgabenlimits festlegen, die solche Fehleranfälligkeiten beseitigen und sowohl Mitarbeitenden als auch Führungskräften finanzielle Sicherheit bieten. Das Management Ihrer Unternehmensausgaben wird auf ein neues Niveau gehoben.

Oben: Ein genauer Blick auf die Richtlinienkontrollen für Unterhaltungsausgaben in der Navan-App.

Ausgabenlimits festlegen

Legen Sie klare Ausgabenrichtlinien fest und definieren Sie individuelle Ausgabenlimits für alle Mitarbeitenden, die eine physische oder virtuelle Navan-Karte verwenden werden.

Ein wichtiger Faktor in dieser Evaluation ist dabei der Arbeits- oder Wohnort der Mitarbeitenden. Ein Tagesbudget von 70 Euro kann je nach Standort mehr oder weniger Spielraum bieten. 

Bei der Auswahl der Ausgabenlimits können Sie sowohl Obergrenzen für einzelne Mahlzeiten festlegen, als auch ein wöchentliches oder monatliches Gesamtausgabenlimit einführen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Mitarbeitende Unternehmensgelder sowohl für einzelne Posten als auch insgesamt verantwortungsvoll und richtlinienkonform einsetzen.

Beachten Sie, dass diese Limits sich im Laufe der Zeit vermutlich weiterentwickeln werden und dynamisch bleiben sollten. Je besser Sie verstehen, wie Ihr aktuelles Ausgabenmanagement läuft, desto besser kann Ihr Finanzteam entscheiden, welche Abteilungen für welche Zwecke welche Mittel benötigen und die zur Verfügung stehenden Gelder optimal verteilen.

Genehmigungen automatisieren

Möchten Sie wirklich jede einzelne Tasse Kaffee manuell freigeben? Nein, denn dieses Vorgehen ist nicht nur umständlich und zeitintensiv, sondern schlichtweg überflüssig – zumindest in den meisten Fällen. Dank integrierter Richtlinienkontrollen können Sie mit der Navan-Karte die meisten Ausgaben automatisch genehmigen.

Für größere Beträge oder Transaktionen außerhalb der festgelegten Richtlinien, werden automatische Benachrichtigungen an die jeweiligen Admins weitergeleitet, um die direkte und klare Kommunikation zwischen Administratoren, Führungskräften und Mitarbeitenden zu fördern und den Genehmigungsprozess auch in Sonderfällen zu beschleunigen. 

Mit der Navan-Karte stellen Sie nicht nur sicher, dass allen Beteiligten die Reisekostenrichtlinien bekannt sind, sondern auch Buchungen außerhalb dieser nicht ungeachtet vollzogen werden können.

Firmenkarten und Ausgabenmanagement: Das perfekte Duo

Sobald Ihre Reiserichtlinien festgelegt sind und Ausgaben innerhalb dieser Vorgaben automatisch verarbeitet werden, benötigt das Finanzteam eine zentrale Lösung, um alle Ausgaben im Blick zu behalten und die Spesenabrechnung effizienter zu gestalten. Denn sind wir ehrlich: Niemand füllt gerne Spesenabrechnungen von Hand aus.

Dies ist, gerade auch vor dem Hintergrund, dass in den vergangenen Jahren ein grundlegender Wandel im Bereich Firmenkarten und Ausgabenmanagement stattgefunden hat, nochmal wichtiger geworden – es bedarf einer zeitgemäßen Lösung. 

Unternehmen wünschen sich mehr Transparenz, Kontrolle und Automatisierung in ihrem Ausgabenmanagement, während Mitarbeitende digitale und anwenderfreundliche Apps erwarten, wie sie sie bereits aus dem privaten Alltag gewohnt sind.

Mit Navan werden sämtliche Transaktionen von Anfang an vorkontiert und automatisch kategorisiert, vom Karteneinsatz bis zur Verbuchung im ERP-System. Alle Zahlungsvorgänge werden dabei automatisch um relevante Angaben wie Gesellschaft, Tochterunternehmen, Region, Abteilung, Kostenstelle und Sachkonto ergänzt.

Die komplette Datensynchronisation mit Ihrem Buchhaltungssystem erfolgt nahtlos und beschleunigt dadurch die Abstimmungs- und Buchungsprozesse enorm.

Dieser Wegfall klassischer Spesenabrechnungen und Papierbelege minimiert Fehlerquellen und steigert die Effizienz im gesamten Ablauf. Die automatische Verarbeitung von Firmenkartenzahlungen der Navan-Karte entlastet Führungskräfte spürbar und sorgt für eine vollständige, zentrale Dokumentation aller genehmigten und getätigten Ausgaben.

Oben: Desktop-Ansicht einer vollständigen Ausgabenübersicht auf der Navan-Plattform.

Die richtige Firmenkarte auswählen

Jedes Unternehmen ist einzigartig und genauso unterschiedlich sind auch die Anforderungen an eine Firmenkartenlösung. Deshalb ist es wichtig, zunächst genau zu verstehen, vor welchen Anforderungen und Herausforderungen Ihr Unternehmen steht. 

Wenn Sie Ihre internen Finanzprozesse mit einer modernen Firmenkarte effizienter gestalten möchten, sollten Sie insbesondere auf folgende typische Fehlerquellen achten:

• Fehlende Kontrolle über Mitarbeiterausgaben
• Zeitaufwändige, manuelle Spesenabrechnungen
• Geringe Transparenz über aktuelle Geschäftsausgaben
• Ineffiziente Abläufe durch verlorene Belege, nicht zuordenbare Zahlungen und fehlende Rechnungen

Mit der passenden Firmenkartenlösung können Sie Herausforderungen gezielt angehen, Prozesse beschleunigen und für mehr Sicherheit sowie Übersicht im Ausgabenmanagement zu sorgen.

Warum sollten Sie sich für die Navan-Karte entscheiden?

Fünf ausschlaggebende Gründe, warum die Navan-Karte der intelligenteste und modernste Weg ist, Ihre Unternehmensausgaben zu steuern:

• Integrierte Richtlinienkontrollen: Verankern Sie individuelle Ausgabenregeln direkt im Zahlungsprozess und stellen Sie deren Einhaltung automatisiert sicher.
• Automatische Genehmigungen: Lassen Sie Routineausgaben automatisch prüfen und genehmigen.
• Transparenz in Echtzeit: Behalten Sie alle Transaktionen, Budgets und Richtlinienabweichungen jederzeit im Blick und verschaffen Sie sich so die vollständige Kontrolle.
• Weltweite Einsetzbarkeit: Setzen Sie physische oder virtuelle Firmenkarten weltweit in EUR, GBP und USD ein und bleiben Sie flexibel, egal wo Ihr Team unterwegs ist.
• Integriertes Ausgabenmanagement: Profitieren Sie von der nahtlosen Anbindung an Navan Expense, verzichten Sie auf klassische Spesenabrechnungen und vereinfachen Sie Ihren Abstimmungsprozess.

Wenn Sie also – ganz gleich, ob als schnell wachsendes Start-up oder etabliertes Großunternehmen – Ihre Ausgaben intelligent und flexibel steuern möchten, ist die Navan-Karte die richtige Wahl.

Lassen Sie die Zahlen für sich sprechen: Erfahren Sie, wie Navan im G2 Sommer 2025 Report mit Bestnoten begeistert und neue Maßstäbe für Kundenzufriedenheit setzt.

Navan-Karte: Die smarte Komplettlösung für Ihr Ausgabenmanagement

Nicht jede Firmenkartenlösung ist gleichermaßen leistungsstark. Wenn Sie Wert auf Akzeptanz und Vertrauen der Mitarbeitenden legen, erfüllt die Navan-Karte alle Ansprüche einer modernen, benutzerfreundlichen Lösung.

Navan vereint leistungsfähige Firmenkarten mit einer vielfach ausgezeichneten Plattform für Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement. Daraus entspringt ein ganzheitliches Ökosystem für das Management Ihrer Geschäftsreisen und Spesen, wodurch manuelle Prozesse und hohe Transaktionsgebühren traditioneller Anbieter obsolet werden.

Stattdessen profitieren Sie von automatisierten Genehmigungsprozessen, intelligenten Firmenkarten und einer komfortablen, nahtlosen Abstimmung sämtlicher Ausgaben. 

Wenn Sie klassische Spesenabrechnungen für ebenso überholt halten, dann werden Sie besonders von den Effizienzvorteilen profitieren, die Navan zu bieten hat.