Dienstreiseantrag stellen – das Wichtigste auf einen Blick

In vielen Unternehmen bildet der Dienstreiseantrag einen festen Bestandteil der Reisevorbereitung. Aber was genau ist eigentlich ein Geschäftsreiseantrag, wann ist er notwendig und welche Punkte sollte er abdecken?

In diesem Artikel geben wir Antworten auf diese Fragen und klären, welche Vorgehensweise noch einfacher ist als eine Vorlage auszufüllen.

Was ist ein Dienstreiseantrag?

Ein Dienstreiseantrag sollte die wichtigsten Informationen zu einer geplanten Geschäftsreise enthalten. Reisende geben darin die zu erwartenden Kosten und den Zweck der Reise an ihre Vorgesetzten sowie die Buchhaltung weiter. Die Eckdaten sollten sich dabei nach den geltenden Reiserichtlinien für die Person richten.

Nach der Prüfung des Antrags wird dieser entweder genehmigt oder abgelehnt – meist durch die:den Vorgesetzte:n. Wird grünes Licht gegeben, kann die Reise gebucht werden.

Wann muss man eine Dienstreise beantragen?

Es ist immer sinnvoll, die Reisepläne vorm Antritt einer Auswärtstätigkeit zu besprechen und ggf. auch gegenehmigen zu lassen – egal, ob innerhalb Deutschlands oder ins Ausland gereist werden soll.

Besonders in kleineren oder neugegründeten Unternehmen läuft dieser Prozess oft formlos ab. Bei einer fehlenden Reiserichtlinie kann das aber schnell zu einer Kostenfalle werden, da Mitarbeitende nicht wissen, wie viel sie ausgeben dürfen.

Eine klare Kommunikation der geltenden Vorgaben kann hier in Kombination mit der Einführung einer Dienstreisegenehmigung und einem mitarbeiterfreundlichen Buchungstool Abhilfe schaffen.

Dienstreiseantrag klingt nach Zettelwirtschaft und zusätzlicher Arbeit?

Keine Sorge: Das muss nicht so sein. Mithilfe einer digitalen Lösung für die Geschäftsreiseverwaltung wie Navan erfolgen Dokumentation, Einreichen, Prüfung und die anschließende Buchung in wenigen Klicks.

Alle Daten können zentral und in Echtzeit in einem Tool eingesehen werden, was noch einen weiteren Vorteil für die Finanzabteilung bietet.

Was gehört in den Reiseantrag?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben für den Antragsinhalt. Daher können Unternehmen individuell festlegen, welche Angaben sie bei der Prüfung berücksichtigen möchten.

Die meisten Vordrucke decken aber folgende Punkte ab:  

• Angaben zur reisenden Person (Name, Personalnummer, Position im Unternehmen, Vorgesetzte:r, Kostenstelle)
• Zeitraum (Datum der An- und Abreise)
• Reiseziel 
• Zweck der Reise  
• Kostenaufstellung (Reise- und Übernachtungskosten, geplante Geschäftsessen)
• Sonstiges

Je nach Dauer des Genehmigungsprozesses und der Art der Kosten in der Aufstellung können die tatsächlichen Ausgaben in der Reisekostenabrechnung deutlich vom Reiseantrag abweichen. So können beispielsweise die Kosten für eine Hotelübernachtung gestiegen sein, wenn zwischen Antragsstellung und der Freigabe mehrere Tage oder sogar Wochen vergehen.

Rechtliche Hinweise und Relevanz für die Steuererklärung

Wenn Sie auf Dienstreise gehen, können die dabei anfallenden Kosten wie beispielsweise Verpflegungsmehraufwand (Verpflegungspauschale), Fahrtkosten (z. B. Kilometerpauschale oder Bahntickets), Übernachtungskosten und mögliche Nebenausgaben (Parkgebühren, Maut) steuerlich geltend gemacht werden.

Entscheidend ist dabei die ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung aller relevanten Belege, um eine korrekte Erstattung durch den Arbeitgeber zu ermöglichen und zugleich im Rahmen der Einkommenssteuererklärung Vorteile zu nutzen.

Gerade bei häufigen oder längeren Geschäftsreisen kann sich dieser Schritt lohnen, da sich die erstatteten Beträge summieren und eventuell Ihre Steuerlast mindern. Zudem empfiehlt es sich, vorab firmeneigene Reiserichtlinien zu prüfen oder auf offizielle Informationen (z. B. vom Bundesministerium der Finanzen) zurückzugreifen, um keine Fristen zu verpassen oder pauschale Beträge falsch anzusetzen.

Wie stelle ich einen Dienstreiseantrag?

Je nach den Unternehmensvorgaben unterscheidet sich, ob und wie ein Reiseantrag einzureichen ist. Diese Information ist meist in der Reiserichtlinie, Unternehmenswiki oder im Arbeitsvertrag zu finden.

Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

• Dienstreiseantrags-Vorlage
• Travel Management System

Manuell: Formular ausfüllen

Ein Geschäftsreiseantrag kann in Papierform oder natürlich auch als PDF, Excel- oder Word-Dokument eingereicht werden.

Beim Ausfüllen sollten die Schätzangaben so genau wie möglich sein, um nach der Reisekostenabrechnung keine bösen Überraschungen zu erleben.

Daher ist eine gründliche Recherche der Angebote für die benötigten Reisemittel und die gewünschte Unterkunft unabdingbar.

Wenn ein Geschäftsessen geplant ist, lohnt sich der Blick in Google Maps, um dort die Preiskategorie des reservierten Restaurants in Erfahrung zu bringen. Sie erkennen dies an der Anzahl von Eurozeichen (€-€€€€).

Automatisiert: TMS-Workflow

Wenn im Unternehmen ein Travel Management System (TMS) vorhanden ist, gestaltet sich die Antragsplanung deutlich einfacher. Diese Systeme sind darauf ausgelegt, alle Prozesse rund um das Geschäftsreisemanagement zu optimieren.

Noch einen Schritt weiter geht die Komplettlösung von Navan, die alle Schritte von der Reiseplanung bis zur Abrechnung abbildet. Durch ein intelligentes Zusammenspiel aus integrierten Richtlinienkontrollen und Genehmigungsworkflows ist nur in seltenen Fällen eine manuelle Überprüfung notwendig.

Dennoch ist es möglich, Reiseanträge über die Plattform zu erstellen, wenn es gewünscht ist.

Vom Dienstreiseantrag zur Spesenabrechnung in 8 Schritten – mit Navan:

• Die Mitarbeitenden erstellen einen neuen Reiseantrag. Im System können alle relevanten Informationen zur reisenden Person wie Name, Passdaten, Vorgesetzte:r usw. hinterlegt werden. Diese müssen also nur einmalig eingetragen werden.
• Für den Antrag sind lediglich zwei Felder auszufüllen: Name und Zweck der Reise.
• Die Reisenden fügen alle benötigten Reisebestandteile (Hotel, Zug, Mietwagen, Flug) zum Antrag hinzu. Dazu können über die Suchfunktion im Tool einfach die gewünschten Optionen ausgewählt werden – genau wie auf gängigen Buchungsplattformen für Privatreisen.
• Anschließend wird der Dienstreiseantrag an den:die Manager:in übermittelt. Die Genehmigung bzw. Ablehnung erfolgt in wenigen Klicks und die Reisenden werden über die Antwort per E-Mail informiert.
• Bei Freigabe können die vorausgewählten Posten direkt gebucht werden. Im Buchungsprozess generiert Navan einmalige virtuelle Kreditkarten, mit denen die unterschiedlichen Kosten für die verschiedenen Reisebestandteile gedeckt werden.
• Wenn Reisenden eine intelligente Firmenkarte von Navan zur Verfügung gestellt wird, können sie diese auf Reisen flexibel für Reisenebenkosten und Essensausgaben nutzen. Die integrierten Richtlinienkontrollen verhindern dabei unerwünschte Ausgaben oder das Überschreiten von Budgets direkt vor Ort.
• Bei Verwendung der Karte muss lediglich der Beleg gesammelt und über die App eingescannt werden. Die Karte erkennt, wenn eine Geschäftsreise läuft und fügt die Kosten automatisch zur passenden Reise hinzu.
• Nach dem Ende der Reise sind bereits alle Daten für die Reisekosten- und Spesenabrechnung vorhanden. Sie werden automatisch eingereicht und sind direkt für die Buchhaltung einsehbar.

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FAQ

Wann ist ein Dienstreiseantrag zwingend erforderlich?

In der Regel ist ein Dienstreiseantrag immer dann notwendig, wenn Mitarbeitende im Auftrag des Unternehmens reisen und dabei Kosten entstehen, die vom Arbeitgeber übernommen oder erstattet werden sollen.

Häufig schreiben Firmenrichtlinien den Antrag auch aus Haftungs- oder Versicherungssicht vor, damit die Reise offiziell genehmigt und im Falle eines Unfalls oder anderer Zwischenfälle abgesichert ist. Ob der Antrag zwingend gebraucht wird, hängt somit von den internen Vorgaben ab, ist aber im Zweifel empfehlenswert, sobald Kosten (z. B. Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten) anfallen oder die Abwesenheit vom normalen Arbeitsplatz mehrere Stunden oder Tage beträgt.

Was passiert, wenn der Antrag abgelehnt wird?

Wird ein Dienstreiseantrag nicht genehmigt, kann das verschiedene Gründe haben – etwa Budgetgrenzen, fehlende Relevanz für das Unternehmen oder Terminkonflikte. In so einem Fall ist es sinnvoll, das Gespräch mit der Personalabteilung oder Vorgesetzten zu suchen, um den Grund für die Ablehnung zu klären.

Häufig lassen sich durch eine Anpassung des Reiseplans (z. B. andere Reisemittel wählen, kürzere Aufenthaltsdauer) oder eine genauere Begründung doch noch eine Genehmigung erwirken. Ist eine Dienstreise grundlegend nicht erforderlich oder widerspricht sie bestimmten Firmenrichtlinien, bleibt die Reisemaßnahme oft endgültig abgelehnt.

Welche Unterlagen sind für die Reisekostenabrechnung notwendig?

Für eine korrekte Reisekostenabrechnung sollten Sie sämtliche Nachweise sammeln, die Ihre Ausgaben belegen. Dazu gehören insbesondere:

• Originalbelege für Hotel- und Übernachtungskosten (z. B. Rechnungen)
• Quittungen oder Tickets für Verkehrsmittel wie Bahn, Flugzeug, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel
• Belege für Verpflegung und sonstige Auslagen (z. B. Parktickets, Mautgebühren)
• Eventuell ein schriftlicher Nachweis über den Reisezweck (z. B. Konferenzprogramm, Einladung des Geschäftspartners)
• Falls es in Ihrem Unternehmen Pflicht ist: Ein vollständig ausgefülltes Reisekostenformular oder das digitale Pendant in der entsprechenden Software