5 Wege, wie Sie mit Geschäftsreiseportalen sparen

Reisekosten machen einen großen Teil des Budgets eines Unternehmens aus. Wenn das Business wächst, stehen immer häufiger Geschäftsreisen an. 

Diese Ausgaben zu kontrollieren und gleichzeitig die Produktivität und Zufriedenheit der Reisenden sicherzustellen, wird zunehmend komplexer. In diesem Fall bietet sich die Implementierung eines Geschäftsreiseportals an.

Eine Geschäftsreisemanagement-Plattform trägt nicht nur dazu bei, den Buchungsprozess für Geschäftsreisen zu vereinfachen. Sie ermöglicht durch Funktionen wie dynamische Richtlinien, Sondertarife und Prämienprogramme für die Mitarbeitenden erhebliche Einsparpotenziale. 

Diese Plattformen sind ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, die ihre Reisekosten optimieren wollen, ohne die Qualität der Reiseerfahrung zu beeinträchtigen, und verbessern außerdem die Einhaltung der Reiserichtlinien, die Zufriedenheit der Reisenden und den ROI.

In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile, die die Nutzung eines Geschäftsreiseportals für Ihr Unternehmen bietet. Vom Familienbetrieb über mittelständische Unternehmen bis zum Großkonzern ist es wichtig, die finanziellen Vorteile eines solchen Tools zu verstehen, um auf dem internationalen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

1. Dynamische Richtlinien

Ein bedeutender Vorteil einiger Plattformen für das Reisemanagement bilden dynamische Reiserichtlinien. Herkömmliche statische Richtlinien können einschränkend wirken und ermuntern Mitarbeitende tendenziell dazu, die teuersten Optionen zu buchen, solange diese innerhalb der von der Richtlinie festgelegten Grenzen liegen.

Eine dynamische Richtlinie hingegen passt sich den schwankenden Marktpreisen an, damit Ihr Unternehmen den optimalen Preis zahlt. Diese Flexibilität ermöglicht es den Reisenden, die beste Option für sich selbst auszuwählen und gleichzeitig das ihnen zugewiesene Budget einzuhalten, was zu erheblichen Einsparungen führt.

Vorteile von dynamischen Richtlinien:

• Ausgabenlimits werden an die aktuellen Marktpreise vor Ort angepasst, um zu verhindern, dass zu viel bezahlt wird.
• Reisende können flexibel die passende Option für sich auswählen.
• Auch in Zeiten hoher Nachfrage wie dem Oktoberfest in München stehen Angebote innerhalb der Richtlinie zur Verfügung.

2. Prämienprogramme 

Die Förderung von kostenbewusstem Buchungsverhalten bei den Mitarbeitenden ist eine weitere effektive Möglichkeit, Kosten zu sparen. Mithilfe von Anreizprogrammen können Unternehmen Reisende dazu ermutigen, Optionen zu buchen, die unter dem Medianpreis liegen, indem sie ihnen einen Teil der Einsparungen in Form von Prämien auszahlen.

Dieser Ansatz zur Kostensenkung motiviert die Mitarbeitenden, kostengünstigere Buchungsentscheidungen zu treffen. Die Belohnungen können in Form von Hotelgutschriften, Upgrades oder anderen Vorteilen erfolgen. Sowohl die Reisenden als auch das Unternehmen profitieren.

Vorteile eines Prämienprogramms:

• Mitarbeitende werden incentiviert, günstigere Optionen zu buchen, was sich direkt auf die Ausgaben auswirkt.
• Mitarbeitende erhalten Belohnungen für kostensparende Buchungsentscheidungen.
• Die Nutzungsrate des Geschäftsreiseportals wird erhöht, was zu einer besseren Kostenkontrolle führt.

3. Unabhängiges Inventar und Sondertarife

Ein weiterer großer Vorteil einiger Reiseplattformen ist der Zugang zu einem unabhängigen Inventar und vorverhandelten Sondertarifen. 

Im Gegensatz zu einigen traditionellen Reisemanagementsystemen, die dazu tendieren, die teuersten Optionen hervorzuheben, um den eigenen Profit zu steigern, kann ein modernes Geschäftsreiseportal eine breite Palette von Angeboten zu wettbewerbsfähigen Preisen zur Verfügung stellen. 

Ein unabhängiges Inventar, das Angebote aus mehreren Quellen bezieht, ermöglicht es Reisenden, die besten Optionen auszuwählen, was zu direkten Einsparungen bei Flügen, Hotels, Mietwagen und Bahnreisen führt.

Vorteile von unabhängigem Inventar und Sondertarifen:

• Vorverhandelte Tarife für Flüge, Hotels und Mietwagen senken die gesamten Reisekosten. Dies erspart Unternehmen auch, selbst Firmenraten auszuhandeln.
• Durch den Zugriff auf ein größeres Inventar können Reisende jederzeit richtlinienkonforme und kostengünstigere Optionen buchen.
• Der Buchungsprozess wird beschleunigt, da nicht mehrere Portale verglichen werden müssen, um das passende Angebot zu finden.

4. Pauschale Reisegebühr 

Ein weiteres, oft unterschätztes Einsparpotenzial ist das Gebührenmodell des gewählten Anbieters. Herkömmliche Reisebüros neigen dazu, für jede Interaktion mit dem Kundenservice, sei es das Buchen, Umbuchen oder Stornieren einer Reise, eine Gebühr zu erheben – Kosten, die sich schnell summieren.

Mit einem pauschalen Reisegebührmodell wissen Unternehmen im Voraus, wie viel sie bezahlen werden, unabhängig von der Anzahl der Änderungen oder Neubuchungen. Diese Transparenz ermöglicht es ihnen, das Budget besser vorauszuplanen und reduziert unvorhergesehene Kosten.

Vorteile einer pauschalen Reisegebühr: 

• Es fallen keine zusätzlichen Gebühren für Änderungen oder Stornierungen an.
• Die Preisgestaltung ist transparent und vorhersehbar, was die Budgetplanung vereinfacht.
• Die Kosten für das gesamte Reisemanagement werden gesenkt, indem die Mehrfachbelastung durch sich summierende Servicegebühren vermieden wird.

5. Intuitive Benutzeroberfläche

Wenn Unternehmen ein neues Geschäftsreiseportal einführen, müssen die Mitarbeitenden oft erst überzeugt werden, dieses auch zu nutzen. 

Es ist entscheidend, eine hohe Nutzungsrate zu erreichen, da Buchungen außerhalb der Plattform häufig zu einem Kontrollverlust über die Reiseausgaben führen. Eine Reiseplattform, die den Schwerpunkt auf die Nutzererfahrung legt, kann die Nutzungsrate positiv beeinflussen.

Reisende sind eher bereit, eine intuitive Plattform mit Funktionen zu nutzen, die sie nützlich finden, wie z. B. einen einfachen und schnellen Buchungsprozess, einen 24/7-Support oder ein Prämienprogramm, an dem sie selbst mitverdienen.

Vorteile einer intuitiven Benutzeroberfläche:

• Die Anzahl der Buchungen über die Plattform steigt, was mehr Kontrolle und Transparenz bietet und gleichzeitig die Kosten senkt.
• Mitarbeitende können auf günstigere vorverhandelte Tarife zurückgreifen.
• Dynamische Richtlinien werden angewendet, wodurch die Einsparungen maximiert werden.

Einsparungen mit einem Geschäftsreiseportal maximieren

Manche Unternehmen sind sicher nicht sicher, ob sich eine Investition in eine moderne Lösung für die Geschäftsreise- und Ausgabenverwaltung wirklich lohnt, insbesondere wenn sie ihr Budget unter Kontrolle halten und Kosten sparen wollen. 

Dabei ist wichtig zu bedenken, dass sich die anfänglichen Kosten für die Implementierung einer solchen Plattform schnell durch die Einsparungen amortisieren, die sie langfristig ermöglicht.

Die erweiterten Funktionen einer Plattform für das Reisemanagement, wie dynamische Richtlinien, exklusive Raten und ein Prämienprogramm, tragen dazu bei, die Geschäftsreisekosten erheblich zu senken. Die erzielten Ersparnisse und andere Vorteile wie z. B. eine verbesserte Sorgfaltspflicht übersteigen den Preis der Software deutlich.

Darüber hinaus führen Effizienzsteigerungen und eine höhere Compliance zu noch weiteren Einsparungen. Eine verbesserte Nutzererfahrung führt ebenfalls zu einer Steigerung der Nutzungsrate, sodass alle kostensenkenden Funktionen des Geschäftsreiseportals ausgeschöpft werden können.

Keine Lösung für das Geschäftsreisemanagement zu implementieren, hindert Unternehmen daran, Abläufe zu automatisieren und die Kosten zu optimieren. Die Investition in eine moderne Plattform für das Geschäftsreisemanagement bietet hingegen nachhaltige Einsparpotenziale und die Möglichkeit, sich in diesem Bereich zukunftsfähig aufzustellen.

Sie möchten erfahren, wie die Komplettlösung für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement von Navan Ihrem Unternehmen Geld sparen kann?