Navan: eine Revolution für das Geschäftsreisemanagement bei HelloFresh

Region

NORAM: Nordamerika, EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, APAC: Asien-Pazifik

Hauptsitz

Berlin

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Lebensmittel

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen

Vorherige Lösungen

American Express

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HelloFresh ist ein globales Lebensmittelunternehmen mit Hauptsitz in Berlin und 14.000 Mitarbeitenden sowie 18 Standorten weltweit. Im Jahr 2011 machte es sich HelloFresh zur Aufgabe, eine ausgewogene und bewusste Ernährung mit nach Hause gelieferten Kochboxen einfacher zu machen.

Durch die rasante Expansion wuchs das Unternehmen schnell aus den vorherigen Geschäftsreiseprozessen heraus. Als die Reisebuchungen für die Belegschaft in verschiedenen Zeitzonen zu mehr und mehr Überstunden für das globale Mobility Team führten, war klar, dass sich etwas ändern musste.

Vor Navan

Vor Navan wurden Geschäftsreisen bei HelloFresh mit der Reiselösung von American Express Global Business Travel verwaltet. Das bedeutete für die beiden internen Travel Manager, dass sie alle Reisen manuell buchen und rund um die Uhr für Änderungen zur Verfügung stehen mussten.

„Es war wirklich chaotisch“, sagt Renato Bianucci, Global Mobility and Travel Manager bei HelloFresh. Er erinnert sich, wie er teilweise bis 22 Uhr am Schreibtisch saß, um Buchungen für Mitarbeitende in anderen Zeitzonen zu bestätigen.

Die manuellen Prozesse waren nicht skalierbar, es gab unendlich viele Rechnungen, die angefordert werden mussten, und es gab keinen Überblick in der Plattform, wie viel Geld für Geschäftsreisen ausgegeben wurde.

„Mit der schnellen Expansion wurde immer deutlicher, dass unsere bisherigen Prozesse nicht mehr Schritt halten konnten. Alle Reisen für die internationale und stetig wachsende Belegschaft von Berlin aus zu verwalten, war nicht nachhaltig. Wir wussten, dass wir einen komplett neuen Ansatz brauchten, um eine langfristige Lösung zu finden”, so Bianucci.

Darum hat sich HelloFresh für Navan entschieden

Transparenz

Die umfassenden Reporting-Möglichkeiten von Navan waren einer der wichtigsten Gründe für den Wechsel zu Navan.

Zuvor kostete es Bianucci und das Team bis zu einen Tag, die Daten für Berichte über den aktuellen Stand des Geschäftsreiseprogramms zu erhalten. Jetzt können sie die Geschäftsreisekosten in Echtzeit einsehen und mit wenigen Klicks umfangreiche Berichte erstellen.

Skalierbarkeit

Für ein skalierendes Unternehmen ist es essenziell, dass Personaldaten von neuen und bestehenden Mitarbeitenden effektiv verarbeitet werden. 

Deshalb war das Team von HelloFresh auf der Suche nach einem Tool, das automatisch Nutzer:innen aus Workday, dem Personalsystem, zur neuen Reiseplattform hinzufügen und alle Reisedaten mit der richtigen Geschäfts- und Kostenstelle synchronisieren kann. Die API-Schnittstelle von Navan mit Workday ermöglicht dies und erspart Renato Bianucci die manuelle Eingabe von Daten, was das Risiko menschlicher Fehler reduziert.

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„Wir wollten ein Tool, das Mitarbeitende gerne verwenden – und Navan ist genau das.”

Renato Bianucci

Global Mobility and Travel Manager

Reisendenerfahrung

Auch die Nutzererfahrung für die Reisenden von HelloFresh sollte sich verbessern. Der bisherige Reiseprozess war umständlich und Bianucci erkannte, dass er und sein Team einen Neuanfang benötigten. Dafür wollten sie „ein Tool, das die Mitarbeitenden gerne verwenden. Und Navan ist genau das.”

Der Navan-Effekt

Mit dem reibungslosen Onboarding-Prozess begannen die fundamentalen Änderungen des Reisemanagements bei HelloFresh.

Datenbasiertes Reisemanagement 

Aus strategischer Sicht sind die umfassenden Daten, die Navan zur Verfügung stellt, von unschätzbarem Wert für Michali Henig, Head of Travel and Mobility: „Vor Navan wussten wir nur aufgrund der Kommunikation mit den Mitarbeitenden, wohin sie reisen. Wir hatten keine Daten darüber. Jetzt wissen wir alles über die Geschäftsreisen im Unternehmen.” 

Anhand dieser qualitativ hochwertigen Daten erhält das Mobility und Travel Team alle Einblicke, die für die Optimierung ihres Geschäftsreisemanagements benötigt werden. „Wir können wertvolle Learnings aus den Berichten von Navan ziehen, beispielsweise in Bezug auf das Buchungsverhalten. Wir verstehen, wo die meisten Kosten entstehen und wie wir diese reduzieren können”, sagt sie.

Ein Beispiel dafür, wie die Reportings von Navan genutzt werden konnten, war das Identifizieren des Einsparpotenzials bei der Buchungsvorlaufzeit. Die Daten zeigten, wie viel Kosten durch eine möglichst frühe Buchung gespart werden könnten. „Dadurch konnten wir verdeutlichen, wie wichtig es ist, Reisen so früh wie möglich zu buchen. Das hat zu einer längeren Buchungsvorlaufzeit und geringeren Kosten geführt.”

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„Das Management ist wirklich beeindruckt von der Qualität der Berichte, die ich jetzt liefern kann – und das in nur 10 Minuten.“

Renato Bianucci

Global Mobility and Travel Manager

Zufriedene Reisende

Mit Navan können die Mitarbeitenden von HelloFresh ihre Reisen nun ganz einfach selbst über die Plattform planen, buchen und ändern. So profitieren sie von mehr Flexibilität und Autonomie bei der Auswahl des passenden Angebots.

„Unsere Reisenden verwenden das Tool wirklich gern. Wir erhalten immer positives Feedback”, freut sich Renato Bianucci. Das spiegelt sich auch in der Kundenzufriedenheit (CSAT-Rating) von 4,7/5 wider.

Durch die dynamischen Richtlinien, die in das Tool integriert sind, ist es für die Mitarbeitenden jederzeit ersichtlich, welche Optionen sie buchen dürfen.

Michali Henig gefällt besonders, dass „Reisende mit Navan alle Details ihrer Reise verstehen. Man kann nichts falsch machen.“ 

Wenn es unterwegs zu Problemen kommt, liegen den Mitarbeitenden alle Buchungsdaten vor und sie können den 24/7-Support direkt über die Navan-App erreichen.

Dank Navan Travel Payments müssen die Mitarbeitenden ihre Reisen zudem nicht mehr aus eigener Tasche bezahlen. Die Plattform generiert automatisch eine virtuelle Kreditkarte für jede Buchung, was Zeit beim Checkout im Hotel spart und die Reisenden finanziell entlastet. „Es ist in jeglicher Hinsicht eine bessere Erfahrung für unsere Mitarbeitenden“, findet Henig. Als Reisende schätzt Michali vor allem die Reiseerinnerungen, die alle relevanten Reisedetails und Tickets enthalten. „Ich muss nicht mehr Hunderte von E-Mails durchsuchen. Alles, was ich brauche, ist an einem Ort.“

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„Navan hat das Geschäftsreisemanagement bei HelloFresh grundlegend verändert. Sei es Budget-Tracking, Richtlinieneinhaltung, der optimierte Buchungsprozess oder das detaillierte Echtzeit-Reporting – mit Navan hat sich alles verbessert.”

Michali Henig

Head of Global Travel and Mobility

Operative Effizienz

Mit Navan hat sich das Tagesgeschäft von Renato Bianucci von Grund auf verändert. Da die Reisenden nun mit der Genehmigung ihrer Vorgesetzten selbst buchen, spart er unzählige Stunden Arbeitsaufwand ein.

Das frühere Hin und Her per E-Mail, das für alle Beteiligten mühsam war, wurde durch einen optimierten Prozess für die Mitarbeitenden – und ihn selbst – ersetzt: „Ich kann gar nicht sagen, wie viele Arbeitsstunden ich mit Navan spare. Mein Arbeitsalltag hat sich komplett gewandelt“, sagt er.

Dadurch hat Bianucci endlich Zeit, sich auf strategische Aufgaben und die Optimierung des Geschäftsreisemanagements allgemein zu konzentrieren.

Darüber hinaus hat Navan Travel Payments die Abläufe bei HelloFresh verschlankt. Das Mobility Team muss Rückerstattungen nicht mehr manuell bearbeiten und die Anzahl der fehlenden Rechnungen ist dramatisch gesunken.

Auf die Frage, was ihr an Navan am besten gefällt, spricht Michali Henigs Antwort Bände:

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„Ich bin zufrieden, weil es einfach funktioniert. Navan ist die perfekte Lösung für uns.”

Michali Henig

Head of Travel and Mobility

Nachhaltigkeit 

Vom Engagement für die „Science Based Targets“-Initiative (SBTi) über das Vermeiden von Lebensmittelabfällen bis hin zur Entwicklung innovativer, recyclingfähiger Verpackungen – Nachhaltigkeit spielt in allen Unternehmensbereichen von HelloFresh eine wichtige Rolle, auch bei Geschäftsreisen.

Zusätzlich zu den Echtzeit-Daten und -Berichten, die Navan für alle reisebezogenen CO2-Emissionen zur Verfügung stellt, bietet die Plattform eine Reihe von Funktionen, die dazu beitragen, die Umweltauswirkungen der Geschäftsreisen von HelloFresh zu reduzieren.

Eine davon ist das Pop-up für Bahnalternativen, das sowohl Michali Henig als auch Renato Bianucci zu ihren Lieblings-Features zählen.

„Als ich nach einem Flug von Berlin nach Amsterdam gesucht habe, erschien ein Popup mit der Frage, ob ich stattdessen den Zug nehmen wolle. Da habe ich mich wirklich gefragt, ob Fliegen auf dieser Strecke sinvoll ist“, erinnert sich Henig.

Diese „Green Nudging“-Maßnahme hilft den Reisenden, die Auswirkungen ihrer individuellen Buchungsentscheidungen zu verstehen, und trägt letztlich zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele von HelloFresh bei.

Blick in die Zukunft

Für weiteres Wachstum gewappnet 

Mit Navan verfügt HelloFresh über alle Zutaten für ein effizientes Reisemanagement und kann sich nun darauf konzentrieren, das eigene Erfolgsrezept für Geschäftsreisen weiter zu verfeinern.

„Wir nutzen die detaillierten Daten, die wir von Navan erhalten, um uns auf das zu fokussieren, was für unser Unternehmen am besten ist, und die Kosteneffizienz sowie die Nachhaltigkeit im Bereich Geschäftsreisen weiter zu verbessern“, resümiert Bianucci.

Ausgestattet mit belastbaren Daten und einer Reiseplattform, die von den Mitarbeitenden gerne genutzt wird, sind Michali Henig und Renato Bianucci davon überzeugt, dass Navan der perfekte Partner für eine langfristige Zusammenarbeit ist.