Reisekostenabrechnung Software: 8 Lösungen für Ihr Unternehmen

Aktuelle Entwicklungen könnten kaum eindeutiger sein: Deutsche Unternehmen investierten 2023 laut VDR Geschäftsreiseanalyse 2024 rund 46,2 Milliarden Euro in Dienstreisen – eine Steigerung von 72 % gegenüber dem Vorjahr. Nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass rund 97 % der befragten Führungskräfte persönliche Meetings als besonders wertvoll erachten. 

Dieser steigenden Relevanz von Geschäftsreisen zum Trotz wird die Arbeit vieler Travel Manager:innen dennoch unterschätzt. Mehr als 10 % der Verantwortlichen stehen laut VDR vor der Herausforderung, ihren Mehrwert im Unternehmen deutlich zu machen. 

Der Einsatz moderner Software-Lösungen kann hier zur schnellen Entlastung werden. Beispielsweise kann eine Software für die Reisekostenabrechnung das Spesenmanagement erheblich vereinfachen. Automatisierte Prozesse, transparente Strukturen und digitale Abläufe entlasten Travel Manager:innen und verschaffen ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen acht führende Anbieter für Reisekostenabrechnung Software vorstellen, die das Reisekostenmanagement in Deutschland nachhaltig verändern und bald auch Ihre Prozesse revolutionieren könnten. 

Hinweis: Die VDR Geschäftsreiseanalyse 2024 erhalten Sie hier.

Lohnt sich der Umstieg? Der Mehrwert digitaler Reisekostenabrechnungen 

Der gesamte Reisekostenabrechnungsprozess ist in der Regel mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden. Denn in vielen deutschen Unternehmen wird bis heute jede Abrechnung nach wie vor manuell erfasst, geprüft und freigegeben. Diese zeitraubenden Arbeitsschritte bergen viele potenzielle Fehlerquellen:

Es beginnt meist schon bei der richtigen Zuordnung von Kostenstellen und setzt sich fort bei der Prüfung und Dokumentation der Belege, die unkoordiniert über verschiedene Programme und Abteilungen eintrudeln. Anstatt Klarheit und Effizienz im Ausgabenmanagement zu schaffen, erschweren diese Vorgehensweisen zeitsensible Prozesse, die stattdessen schnell ins Chaos umschlagen.

Doch das ist nicht alles. Reisemanager:innen müssen auch sich fortlaufend ändernde steuerliche und rechtliche Rahmenbedingungen im Blick behalten. Zwar sind viele Unternehmen besser darin geworden, neue oder aktualisierte Reisekostenregelungen zeitnah in ihre Richtlinien und Systeme zu integrieren, allerdings bleibt der bürokratische Aufwand hoch. 

Vor allem, wenn selbst innerhalb des Unternehmens nicht alle Abteilungen mit den gleichen, benutzerfreundlichen Tools arbeiten. Dies führt zu Frustration und erhöht die Gefahr von Missverständnissen oder Verstößen gegen die Reisekostenrichtlinien.

Das bürokratische Chaos und unübersichtliche Gemenge verschiedener Stakeholder:innen verhindern darüber hinaus den Aufbau einer verlässlichen Datenlage. Ohne transparente Daten, die an einem Ort gesammelt werden, kann keine aussagekräftige Berichterstattung stattfinden. Konstentreibende Entwicklungen oder wiederkehrende Richtlinienverstöße bleiben unentdeckt und können nicht durch wirkungsvolle Gegenmaßnahmen ausgehebelt werden. 

Bei wachsender Belegschaft oder internationaler Expansion kann diese veraltete Art des Spesenmanagements und der Reisekostenabrechnung zu einem limitierenden Faktor werden. Denn eins ist klar: Mit steigender Mitarbeiterzahl wächst auch das Belegaufkommen sowie der länderspezifische Regelungsbedarf – und damit die allgemeine Komplexität der Rechnungsabwicklung. Umso besser, wenn Sie rechtzeitig auf eine digitale Lösung setzen.

Mit welchen Funktionen unterstützt Sie eine digitale Spesensoftware?  

Laut VDR Geschäftsreiseanalyse 2024 wollen sich 97 % aller Unternehmen verstärkt mit Prozessoptimierung beschäftigen.Eine moderne Reisekostenabrechnung Software setzt genau an diesem Chaos an und bietet einen der effektivsten Lösungsansätze, um das Geschäftsreisemanagement zu entlasten. 

Software-Lösungen in der Reisekostenabrechnung ersetzen zeitraubende, fehleranfällige Prozesse durch strukturierte und automatisierte Abläufe: Belege lassen sich digital erfassen, Kostenstellen werden automatisch zugeordnet und selbst das Sammeln sowie Prüfen von Belegen über verschiedene Abteilungen läuft effizienter und transparenter ab. Wenn KI-gestützte Tools zum Einsatz kommen, erfolgt die Datenerfassung sogar in Echtzeit und Abweichungen werden sofort erkannt, was die Budgetkontrolle und Richtlinienkonformität erheblich verbessert.

Welche Vorteile bietet eine Reisekosten Software?

1. Zentralisiertes Datenmanagement  

Eine Reisekostenabrechnung Software führt alle relevanten Spesendaten digital an einem Ort zusammen. So entsteht eine umfassende, gut strukturierte Datengrundlage, aus der sich jederzeit aussagekräftige Berichte ziehen lassen. Der zentrale Überblick lässt Auffälligkeiten wie eventuelle Richtlinienverstöße oder unerwartete Kostenentwicklungen frühzeitig auffliegen. Dadurch können Unternehmen entschieden und gezielt großen Kostentreibern entgegensteuern.  

2. Automatisierte Workflows  

Eine Reisekostenabrechnung Software beschleunigt Genehmigungsprozesse, indem sie vordefinierte Freigabeschritte digital abbildet. Führungskräfte, HR oder die Buchhaltung können Ausgaben bereits vor Geschäftsreisen (z. B. per Antrag) oder bei der eigentlichen Reisekostenabrechnung effizient prüfen und freigeben. 

Anschließend erleichtert die Software die Abstimmung in der Buchhaltung, indem sie genehmigte Ausgaben automatisiert den passenden Transaktionen zuordnet und auf ihre Vollständigkeit überprüft. Sie reduzieren sowohl das Fehlerrisiko als auch den Kommunikationsaufwand innerhalb der Teams erheblich, während die Kostenerstattung insgesamt spürbar schneller erfolgt.

3. Einfache Einhaltung der Reisekostenrichtlinien 

Mit einer Reisekostenabrechnung Software lassen sich steuerliche und rechtliche Rahmenbedingungen komfortabel hinterlegen und ggf. nahtlos integrieren. Verstöße können  automatisiert erkannt und Mitarbeitende rechtzeitig darauf hingewiesen werden. Updates zu Reisekostenpauschalen oder neuen länderspezifischen Regeln können schneller eingepflegt werden, womit gleichzeitig steuerliche Risiken sowie rechtliche Unsicherheiten spürbar verringert werden.  

4. Nutzerfreundlichkeit

Eine zentralisierte Reisekostenabrechnung Software ermöglicht es allen Abteilungen, Standorten und Mitarbeitenden, auf derselben Plattform zusammenzuarbeiten. Eine intuitive Benutzeroberfläche kann dafür sorgen, dass die Implementierung schnell verläuft und kein aufwendiger Schulungsbedarf nötig ist. Einheitliche Regelungen verringern das Risiko von Missverständnissen und die Frustrationsgefahr bei allen Beteiligten sinkt deutlich. Durch die gemeinsame digitale Plattform können jegliche Informationen transparenter geteilt werden und niemand verliert wichtige Details aus dem Blick. 

5. Skalierbarkeit und Internationalisierung:  

Eine Reisekostenabrechnung Software lässt sich problemlos an zunehmende Mitarbeiterzahlen und neue Länderanforderungen anpassen. Dieser flexible Ansatz stellt sicher, dass Ihr Spesenmanagement mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, ohne an Komplexität zuzunehmen. Gerade bei Internationalisierungsprojekten profitieren Unternehmen so von einer strapazierfähigen und effizienten Lösung.  

6. Fundierte Entscheidungsgrundlage:  

Durch die zentral zusammengeführte Datenlage können Travel Manager:innen aussagekräftige Berichte erstellen. Reisekosten- und Nutzungstrends werden dadurch frühzeitig ersichtlich, was gezielte Kostenkontrolle und ein proaktives Eingreifen bei Unregelmäßigkeiten erleichtert. Zugleich entsteht eine fundierte Argumentationsbasis, mit der sich Maßnahmen gegenüber der Geschäftsführung und anderen Stakeholdern besser begründen lassen.

Die 8 marktführenden Apps für Reisekostenabrechnung Software

1. Navan

• Capterra Bewertung: 4,6/5
• G2-Bewertung: 4,7/5 (Leader Winter 2025, von Kund:innen als beste Lösung gewählt) 
• OMR-Reviews: 4,3/5

Pro: Navan vereint Geschäftsreisen, Spesen und Firmenkarten in einer einzigen Plattform – von der Buchung bis zur Abrechnung. Weltweites Bezahlen wird dank durchphysische oder virtuelle Karten ermöglicht, wobei Ausgaben automatisch erfasst und durch proaktive Kontrollen, individuelle Limits und Echtzeit-Transparenz geregelt werden. Globaler Support, mehrsprachige Oberflächen und Umsatzsteuer-Reports machen die Lösung ideal für internationale Anforderungen.

Sämtliche Ausgabenprozesse sind automatisiert: Belege lassen sich digital erfassen, kategorisieren und genehmigen, bevor sie ins Buchhaltungssystem fließen. Erstattungen sind in über 45 Ländern und 25 Währungen schnell verfügbar; zudem können bereits vorhandene Firmenkarten (Visa, Mastercard, American Express) integriert und virtuelle Budgets bereitgestellt werden. 

Navan deckt Buchungsfunktionen für Flüge,Hotels, Züge und Mietwagen ab und  übernimmt die Kosten automatisch über virtuelle Kreditkarten. Fahrtkosten mit privaten Fahrzeugen können per Streckennachweis erstattet werden. Individuell hinterlegte Richtlinien wie Tagespauschalen machen manuelle Spesenabrechnungen überflüssig. 

Finanzteams profitieren von detaillierten Berichten in Echtzeit und einer direkten Anbindung an Systeme wie NetSuite oder Xero, was Monatsabschlüsse beschleunigt und fundierte Entscheidungen ermöglicht. Mit dieser umfassenden Lösung sparen Sie Zeit und Ressourcen, reduzieren Fehlerquellen und schaffen die Basis für fundierte finanzielle Entscheidungen.

Kontra: Es werden derzeit keine wesentlichen Nachteile genannt.

2. DATEV

• G2-Bewertung: 3,3/5
• OMR-Reviews: 4,1/5  

DATEV ist ein genossenschaftlich organisierter Softwareanbieter, der sich seit Jahrzehnten auf Steuerberatung, Buchhaltung und personalwirtschaftliche Prozesse spezialisiert hat. Insbesondere in Deutschland hat sich das Unternehmen als Partner für Finanz- und Abrechnungsprozesse etabliert. 

Pro: Ausgaben lassen sich schnell und unkompliziert digital erfassen. Die nahtlose Einbindung in bestehende Finanzprozesse verringert den Zeitaufwand für das Prüfen und Abgleichen von Spesen erheblich. Darüber hinaus bietet die Software hohe Rechts- und Datensicherheit, da sie auf deutsche Steuer- und Buchhaltungsvorgaben abgestimmt ist und regelmäßig aktualisiert wird.

Kontra: Die Implementierung von DATEV kann ohne eigenes IT-Fachpersonal recht komplex sein. Darüber hinaus können die Anschaffungs- und Wartungskosten – je nach gebuchtem Funktionsumfang – hoch ausfallen. Für viele Nutzer:innen erschließt sich der Umgang mit den DATEV-spezifischen Abläufen oftmals als Herausforderung. Personen ohne Vorkenntnisse könnten schnell überfordert sein.

3. finway

• Capterra Bewertung: 4,2/5 
• OMR-Reviews: 4,5/5

finway ist eine Softwarelösung, mit der kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ihre Kreditorenprozesse, Spesenabrechnungen und Zahlungen auf einem durchgängigen System verwalten können. 

Pro: finway ermöglicht es, Belege digital einzureichen. Travel Manager:innen profitieren von einer zentralen Plattform, in der sämtliche Zahlungen, Budgets und Freigaben hinterlegt sind, was die Fehlerquote reduziert und Zeit einspart. Gleichzeitig lassen sich mit nur einem Klick alle relevanten Daten über die DATEV-Integration in die Buchhaltungssoftware überführen, wodurch Monats- und Jahresabschlüsse deutlich vereinfacht werden. 

Unternehmen können beliebig viele Nutzerprofile freischalten, physische und virtuelle Firmenkarten beantragen und durch die Integration eines Bankkontos  Zahlungen direkt aus dem System ausführen. 

Kontra: Die monatliche Gebühr, die bei 199 € startet und sich an der Anzahl eingehender Rechnungen orientiert, kann für manche Betriebe zunächst höher erscheinen als herkömmliche Lösungen. Zwar stellt finway eine transparente Kommunikation sowie Support bereit, dennoch sollten Teams, die selten mit digitalen Spesen- und Payment-Tools arbeiten, eine längere Lernkurve einplanen.

4. Rydoo

• Capterra Bewertung: 4,4/5
• G2-Bewertung: 4,4/5 
• OMR-Reviews: 4,3/5 

Rydoo ist eine Ausgabenmanagement-Software, die Unternehmen mit hohem Wachstum und Konzerne dabei unterstützt, ihre Spesenabrechnung zu automatisieren und Erstattungen zu beschleunigen. 

Pro: Mitarbeitende erfassen ihre Belege bequem per App oder Desktop in Echtzeit, während Finanzteams deutlich mehr Kontrolle über Budgets gewinnen. Rydoo lässt sich darüber hinaus dank nahtloser Integrationen mit über 35 Travel-, HR-, Finanz- und ERP-Systemen schnell an bestehende Prozesse anbinden und ermöglicht eine effiziente Weiterleitung aller relevanten Daten. Für Unternehmen liegt ein großer Vorteil in der Skalierbarkeit und umfassenden Compliance-Funktionalität.

Kontra: Die Implementierung von Rydoo bringt anfangs für alle Beteiligten eine gewisse Einarbeitungszeit mit sich, insbesondere wenn zuvor noch keine digitale Spesenlösung genutzt wurde. Darüber hinaus können Integrationen mit älteren oder sehr spezialisierten IT-Systemen zusätzlichen Aufwand bedeuten, falls Standard-Schnittstellen nicht ausreichen und weitere Anpassungen nötig sind. Als umfassende SaaS-Lösung kann Rydoo bei besonders großen Nutzerzahlen oder sehr individuellen Anforderungen mitunter sehr teuer sein.

5. Expensify 

• Capterra Bewertung: 4,4/5 
• G2-Bewertung: 4,5/5 

Expensify ist eine cloudbasierte Software für das Spesenmanagement, die sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, Ausgaben zu erfassen, zu verfolgen und effizient abzurechnen. 

Pro: Mit Expensify sparen Nutzer:innen spürbar Zeit bei der Spesenerfassung, da die Anwendung Belege bequem per Foto erfasst, automatisch ausliest und die Daten nahtlos in gängige Buchhaltungslösungen überträgt. 

Durch klar definierbare Genehmigungsworkflows und die Möglichkeit, sowohl Firmenkarten abzustimmen als auch mehrere Genehmigungsebenen einzurichten, lassen sich Prozesse rund um Reisekosten, Spesenverwaltung und Zahlungsabläufe effizient automatisieren. Die höhere Kostentransparenz und schnellere Erstattung steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und verbessern die Richtlinienkonformität.

Kontra: Die Einführung von Expensify erfordert eine gewisse Anfangsinvestition in Zeit und möglicherweise auch in Schulungen, damit alle Mitarbeitenden die App und deren Funktionen voll ausschöpfen können.

Bei besonders individuellen Anforderungen oder sehr spezifischen Finanzsystemen kann zusätzlicher Integrationsaufwand entstehen, falls die Standard-Schnittstellen nicht ausreichen. Expensify ist als SaaS-Lösung mit monatlichen bzw. jährlichen Gebühren verbunden, die sich je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang anders auswirken können.

6. Happay

• Capterra Bewertung: 4,6/5
• G2-Bewertung: 4,5/5  

Happay ist eine cloudbasierte Plattform für Spesen- und Zahlungsmanagement. Ziel dieser Reisekostenabrechnung Software ist es, Ausgabenprozesse ganzheitlich zu steuern – von der Reisebuchung über die Erfassung von Ausgaben bis zur Abrechnung und Verbuchung. 

Pro: Geschäftsreisende können durch die Kombination aus Reisemanagement-Tools und Corporate Cards ihre Ausgaben jederzeit unterwegs erfassen und automatisiert abrechnen. 

Travel Manager:innen profitieren von nahtlosen Workflows zwischen Buchung, Genehmigung und Abrechnung; dabei kommen KI-gestützte Funktionen wie automatische Richtlinienprüfungen oder die Empfehlung kostengünstiger Reiseoptionen zum Einsatz. Unternehmen erhalten durch das Echtzeit-Tracking der Ausgaben mehr Transparenz und Kontrolle über Budgets und Cashflows, was sowohl die Planung als auch das Berichtswesen vereinfacht.

Kontra: Die Einführung von Happay erfordert eine längere Einarbeitungszeit, um alle Funktionen nahtlos in bestehende Prozesse einzubinden. Mitarbeitende müssen sich sowohl mit den Reisebuchungs- als auch mit den Spesenabrechnungstools vertraut machen.

Bei sehr individuellen Workflows oder älteren Systemlandschaften können zudem technische Anpassungen und Integrationsaufwände anfallen, insbesondere wenn Schnittstellen nicht standardmäßig verfügbar sind. 

In manchen Fällen entstehen darüber hinaus Lizenzkosten und gegebenenfalls Ausgaben für Corporate Cards, die anfangs im Vergleich zu einfachen Einzelanwendungen höher ausfallen können.

7. ZEP

• Capterra Bewertung: 4,7/5 
• OMR-Reviews: 4,7/5  

ZEP ist eine flexible Softwarelösung, die sowohl kleine Teams als auch große Unternehmen bei der Zeiterfassung, Projektsteuerung und Abrechnung unterstützt. Die Plattform bietet drei Ausführungen – ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional –, um exakt den benötigten Funktionsumfang abzudecken.

Pro: ZEP lässt sich an individuelle Spesenanforderungen anpassen – von einer kostengünstigen reinen Zeiterfassung über detaillierte Projekttracking-Features bis hin zum Rundum-Paket für Planung und Abrechnung. 

Dabei sorgen Echtzeit-Einblicke in Auslastung, Budgets und Arbeitszeiten für eine verbesserte Kontrolle und eine genauere Ressourcenplanung. Durch die automatische Erfassung von Reisekosten und die Anbindung an gängige Buchhaltungssysteme wird die Abrechnung deutlich vereinfacht, sodass sich der Verwaltungsaufwand spürbar reduziert. 

Der cloudbasierte Zugriff über Browser, App oder Terminal fördert das ortsunabhängige Arbeiten, was besonders für hybride oder verteilte Teams von Vorteil ist. Dank ISO 27001-zertifizierter Hostinganbieter in Deutschland entspricht ZEP zudem höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

Kontra: Der modulare Aufbau von ZEP und die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten sind mit einer längeren Einarbeitungszeit verbunden, um den vollen Funktionsumfang optimal auszuschöpfen.

Bei sehr komplexen Unternehmensstrukturen und -prozessen können zudem individuelle Anpassungen notwendig sein, die zusätzlichen Koordinationsaufwand bedeuten und unter Umständen weitere Kosten verursachen. Je nach Unternehmensgröße und Funktionsbedarf fallen außerdem monatliche Gebühren an, die sich bei wachsendem Team und zunehmender Feature-Nutzung entsprechend erhöhen können.

8. Pleo

• Capterra Bewertung: 4,8/5
• G2-Bewertung: 4,7/5 
• OMR-Reviews: 4,7/5

Pleo ist eine ganzheitliche Lösung für Firmenausgaben, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde.

Pro: Die vollständige Automatisierung des Spesenmanagements spart Zeit und manuelle Arbeitsschritte. Der Echtzeit-Überblick über alle Ausgaben inklusive sofortiger Benachrichtigungen ermöglicht eine höhere Kostentransparenz und eine bessere Budgetkontrolle. Durch individuelle Ausgabenlimits pro Mitarbeitenden wird eine effektive Kostensteuerung gewährleistet, sodass unangenehme Überraschungen am Monatsende ausbleiben. 

Darüber hinaus bestehen integrierte Schnittstellen zu diversen Finanz- und Buchhaltungssystemen (beispielsweise DATEV), wodurch sich die Lösung nahtlos in bestehende Prozesse einfügt. Nicht zuletzt ist sie durch ihre Flexibilität branchen- und abteilungsübergreifend einsetzbar, was ihren Nutzen für unterschiedliche Unternehmensbereiche noch weiter steigert.

Kontra: Die Implementierung kann anfangs zu Mehraufwand führen, während zugleich monatliche Gebühren – insbesondere für sehr kleine Unternehmen – eine finanzielle Hürde darstellen können. Komplexe oder spezielle Finanzprozesse erfordern mitunter eine weitergehende Anpassung oder zusätzliche Abstimmung mit dem Support.

So führen Sie eine Reisekostenabrechnung Software erfolgreich ein

Grundsätzlich gilt: Je strukturierter Sie sind, desto reibungsloser verläuft die Einführung einer neuen Software. Beginnen Sie zunächst mit einer Bedarfsanalyse, bei der Sie die Problemherde, Alltagspraktiken und Wünsche aller relevanten Stakeholder wie beispielsweise der Travel Manager:innen, der Buchhaltung und der Vielreisenden identifizieren und aufzeichnen. Leiten Sie daraus konkrete Anforderungen ab, die Sie mit einer neuen Software lösen wollen. Dazu zählen z. B. die Möglichkeit einer reibungslosen ERP-Integration, die Limite für Nutzerzahlen oder die Optionen zur vereinfachten Einhaltung internationaler Regelungen. 

Im nächsten Schritt sollten Sie nun auf Basis dessen verschiedene Anbieter vergleichen. Achten Sie dabei nicht nur auf die von Ihnen gewünschten Mindestanforderungen, sondern auch auf mögliche versteckte Extrakosten für die Implementierung, unvermeidliche Schulungen und mögliche Schnittstellenanpassungen. Plattformen wie Capterra oder G2 bieten mit ihren Kundenbewertungen praktische Einblicke in die Nutzererfahrung einzelner Reisekostenabrechnung Softwares. 

Nachdem Sie sich für eine Software-Lösung entschieden haben, empfehlen wir eine Pilotphase mit Testaccounts in einer Abteilung Ihres Teams oder einem Standort, bevor Sie die neue Reisekostenabrechnung Software unternehmensweit ausrollen. Dadurch können Sie die Benutzerfreundlichkeit der Software im kleinen Kreis prüfen und sicherstellen, dass sie sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügt. Arbeiten Sie dazu vor allem auch eng mit Ihrer IT-Abteilung zusammen. Diese kann sicherstellen, dass Anbindungen an ERP- oder HR-Systeme wie DATEV oder SAP eingerichtet werden und sich eindeutige Genehmigungsworkflows sowie Verantwortlichkeiten in der Software abbilden lassen.

Wenn Sie Ihre Testphase mit positiven Ergebnissen beenden können, wird es Zeit, das gesamte Team über die Software-Änderung zu informieren. Workshops oder Webinare eignen sich hier besonders gut, um alle wesentlichen Funktionen zu vermitteln. Gleichzeitig hat es sich bewährt, Key User als erste Ansprechpersonen für jede Abteilung zu benennen, die die Rollout-Phase tatkräftig unterstützen und Unsicherheiten direkt im Keim ersticken können. Eine offene und transparente Kommunikation über Neuerungen erleichtert die Umstellung und bietet Ihnen die Möglichkeit, wertvolles Feedback zu sammeln und gegebenenfalls Prozesse zu verbessern. 

Legen Sie zuletzt geeignete Kennzahlen fest, um die Wirksamkeit Ihrer neuen Reisekostenabrechnung Software zu messen. Dazu zählt unter anderem die Bearbeitungszeit sämtlicher Reisekostenabrechnungen, die Fehlerquote sowie das Ausmaß an Budgeteinsparungen. Eine regelmäßige Analyse dieser Daten ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren und sorgt für mehr Transparenz, die als Basis fundierter Entscheidungen genutzt werden kann.

FAQ

Wie sicher sind digitale Reisekostenabrechnungssysteme?

Eine moderne Reisekostenabrechnung Software nutzt in der Regel verschlüsselte Datenübertragung, Mehr-Faktor-Authentifizierung und DSGVO-konforme Serverstandorte. Viele Anbieter setzen auf ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren und rollen regelmäßige Sicherheitsupdates aus, wodurch Ihre sensiblen Finanzdaten umfassend geschützt bleiben.

Welche Kosten sind mit der Implementierung einer Reisekostenabrechnung Software verbunden?

Die meisten Anbieter von Reisekostenabrechnung Software arbeiten mit nutzungsabhängigen Lizenzgebühren (monatlich oder jährlich) und berechnen zum Teil zusätzliche Einmalkosten für die Einrichtung der Software sowie für Software-Schulungen. Je nach Unternehmensgröße sowie Funktionsumfang können auch Aufwände für individuelle Integrationen oder Schnittstellenoptimierungen anfallen.

Wie lange dauert die Einarbeitung der Mitarbeitenden in ein neues Softwaresystem?

Die Einarbeitungszeit variiert je nach Anbieter und Komplexität des Systems. In der Regel reichen jedoch ein bis zwei Wochen, um die Grundfunktionen sicher zu beherrschen. Mithilfe von Testphasen, Webinaren und Key Usern, durch die Spezialist:innen bestimmt und die Anzahl der Nutzer:innen auf die wichtigsten Stakeholder reduziert werden, kann die Einführung deutlich beschleunigt werden.

Können Reisekostenabrechnungssysteme an spezifische Unternehmensbedürfnisse angepasst werden?

Ja. Viele Lösungen bieten modulare Funktionen an und ermöglichen flexible Schnittstellen zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft (z. B. ERP-Systeme, Buchhaltungs- oder HR-Tools). Zusätzlich lassen sich Richtlinien, Genehmigungsworkflows und Nutzerprofile individuell an die Vorgaben Ihres Unternehmens anpassen.

Welche gesetzlichen Anforderungen werden durch eine moderne SaaS-Lösung abgedeckt?

Eine Reisekostenabrechnung Software unterstützt Sie vor allem bei der Einhaltung von steuerlichen Rahmenbedingungen. Dank automatischer Updates minimieren Sie das Risiko von Verstößen gegen deutsche Steuer- und Buchhaltungsvorschriften.

Fazit

Die Vorteile einer modernen Reisekostenabrechnung Software liegen auf der Hand: Automatisierte Workflows, eine zentrale Datenbasis und integrierte Compliance-Prüfungen entlasten Travel Manager:innen und Finanzabteilungen gleichermaßen. 

Statt zeitintensiver, manueller Prozesse profitieren Unternehmen von einer effizienten und zuverlässigen Abwicklung ihrer Reisekosten. Ob KMU oder Großkonzern – wer auf digitale Lösungen wie Navan setzt, legt den Grundstein für mehr Transparenz, schnellere Erstattungen und eine verbesserte Budgetkontrolle. 

Gerade in Zeiten wachsender Reisetätigkeit und komplexer steuerlicher Richtlinien ist das ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, auf den Sie nicht verzichten sollten.