Alles, was Sie über Reisemanager:innen wissen sollten

Geschäftsreisen sind ein essenzieller Baustein moderner Unternehmensabläufe, um Kund:innen zu treffen, internationale Niederlassungen zu besuchen oder neue Märkte zu erschließen.

Genau hier helfen Reisemanager:innen. Sie sorgen dafür, dass eine Reise reibungslos abläuft – von der Buchung der Verkehrsmittel bis zur Koordination vor Ort.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile Reisemanager:innen bieten und weshalb sich das Zusammenspiel mit professionellen Geschäftsreiseanbietern (TMCs, aka. Travel Management Companies) lohnt.

Was sind Reisemanager:innen?

Reisemanager:innen (oder auch Travel Manager:innen) – häufig spricht man auch ganz allgemein von Reiseverantwortlichen – übernehmen sämtliche Schritte, die zur Planung und Durchführung einer Geschäftsreise nötig sind. 

Sie sind meist fest im Unternehmen angestellt und verhandeln direkt mit Lieferanten (z. B. Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenfirmen), um bessere Konditionen zu erzielen. Sie pflegen interne Reiserichtlinien und kümmern sich um die interne Kommunikation zwischen Reisenden und dem Unternehmen.

Doch heutzutage geht es nicht mehr nur um die reine Verwaltung von Geschäftsreisen. Themen wie nachhaltiges Reisen oder Kosteneinsparungen haben enorm an Bedeutung gewonnen. Reiseverantwortliche sind angehalten, immer stärker darauf zu achten, diese in ihre Planungsprozesse zu integrieren. 

Mit diesen zusätzlichen Aufgaben rückt die Rolle der Reiseverantwortlichen in eine noch strategischere Position. Sie werden zu zentralen Ansprechpartner:innen, um sowohl finanzielle als auch ökologische Ziele optimal zu verknüpfen.

Zentrale Aufgaben von Reisemanager:innen

Moderne Reiseverantwortliche decken heutzutage ein breites Portfolio an Aufgabenbereichen ab. Dazu zählen:

1. Strategische Ausrichtung

Indem Reisemanager:innen klare Ziele für Reisen und Budgets definieren, stellen sie sicher, dass unternehmerische Vorgaben berücksichtigt werden.

2. Reisekostenanalyse

Die systematische Auswertung von Ausgaben bildet die Grundlage dafür, verantwortungsvolle Strategien zu entwickeln, die Kosten senken und langfristige Ziele erreichen.

3. Abteilungsübergreifende Kommunikation

Eine enge Verzahnung mit HR, Finance und dem Management sorgt für reibungslose Abläufe.

4. Einfluss auf Entscheidungsträger:innen

Als Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Management können Reisemanager:innen wichtige Impulse geben und nachhaltige Optionen in Entscheidungsgremien einbringen.

5. Budgetverantwortung

Reiseverantwortliche sind dazu angehalten, Reisebudgets sinnvoll einzusetzen und zu verwalten.

6. Zukunftsorientierte Weichenstellung

Reisemanager:innen bewerten, ob und in welchem Umfang spezialisierte Geschäftsreiseanbieter sinnvoll sind, um Buchungsprozesse zu optimieren und gezielt Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen.

Auf diese Weise verbinden Reiseverantwortliche die traditionell organisatorischen Aufgaben eines Geschäftsreisemanagements mit immer anspruchsvollen Anforderungen an den modernen Reisebedarf.

Das sind die Vorteile eine Reisemanger:in zu engagieren

Kostenoptimierung  

Reisemanager:innen verhandeln Sonderkonditionen, erstellen effiziente Buchungsprozesse und identifizieren mithilfe von Datenanalysen Einsparpotenziale. Häufig hilft schon eine geschickte Routenplanung, um Reiseetappen dank Direktverbindungen oder Zugalternativen kürzer und günstiger zu gestalten.

Zeitersparnis  

Wer sofort auf ein Travel-Management-Team zugreifen kann, muss sich nicht selbst durch unzählige Buchungsportale klicken. Das verkürzt die Vorbereitungszeit erheblich und verhindert doppelte oder fehlerhafte Buchungen. Die Integration von Spesenmanagement-Tools nimmt zudem viel administrative Last von den Schultern der Mitarbeitenden.

Nachhaltigkeit  

Die Umweltfreundlichkeit einer Reise hängt von vielen Faktoren ab – von der Wahl des Verkehrsmittels über die Hotel-Zertifizierungen bis hin zum kompensierten CO2-Ausstoß. Reiseverantwortliche berücksichtigen gezielt „grüne“ Optionen und können Unternehmen beraten, welche Maßnahmen sich am effektivsten umsetzen lassen. Oft lassen sich nachhaltige Strategien mit Kostenvorteilen kombinieren, beispielsweise wenn eine deutlich günstigere Zugverbindung gegenüber einer Flugreise zusätzlich den CO2-Fußabdruck senkt.

Mitarbeiterzufriedenheit  

Eng getaktete Geschäftsreisen in Kombination mit Jetlag oder intransparenten Buchungsprozessen sorgen schnell für Stress. Ein professionelles Travel-Management-Team unterstützt mit flexiblen Stornierungen und Umbuchungen, falls Reisepläne sich spontan ändern. Auch Gesundheit und Sicherheit spielen eine Rolle: Hochwertige Unterkünfte und verantwortungsbewusste Transportmittel steigern das Wohlbefinden unterwegs.

Sicherheit  

Reisen in fremde Regionen oder Länder bergen immer gewisse Risiken. Reiseverantwortliche kennen wichtige Bestimmungen, etwa Einreisevorschriften, und reagiert schnell auf politische oder gesundheitliche Entwicklungen. Dadurch wird die Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden konsequent erfüllt, und der Notfall-Support ist sichergestellt.

Deshalb lohnen sich digitale Reiselösungen für Travel Manager:innen

Digitale Geschäftsreiseanbieter und Lösungen entlasten Reisemanager:innen und bieten Ihnen in der Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesen wertvolle Vorteile: 

Skalierbare Technologie  

Mit nur wenigen Klicks lassen sich hunderte Reiseanfragen gleichzeitig bearbeiten, während Richtlinien flexibel gesteuert und an aktuelle Reisebudgets angepasst werden können. Dabei kommt Self-Service-Technologie wie die intuitive Buchungslösung von Navan zum Einsatz, sodass Mitarbeitende ihre Reisen eigenständig buchen und verwalten können. Integrierte Richtlinien stellen sicher, dass Reisemanager:innen jederzeit die Kosten im Blick behalten.

Umfassende Integrationen  

Die Verknüpfung mit HR-Systemen, Buchhaltungstools und Kommunikationsplattformen erleichtert die Organisation. Prozesse werden verschlankt, Fehlerquellen minimiert – dies verbessert die Datenqualität und schafft neue Kapazitäten.

Globale Reichweite  

Dank lokaler Kontakte in verschiedenen Ländern und Zeitzonen steht bei Änderungen oder unvorhergesehenen Ereignissen rund um die Uhr ein Support-Team zur Verfügung. Gerade bei internationalen Reisen ergeben sich so weltweit kürzere Wartezeiten und mehr Flexibilität. 

Verbesserte Fürsorgepflicht  

Mit Notfallplänen und einem internationalen Netzwerk unterstützen Geschäftsreiseanbieter die Sicherheit und das Wohlbefinden ihrer Reisenden. Auf Wunsch können je nach Lösung auch Gesundheits- oder Versicherungsleistungen integriert, bis hin zu Impfempfehlungen oder Notfall-Hotlines.

So treffen Sie die richtige Entscheidung für Ihr Geschäftsreisemanagement

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie eine skalierbare Lösung suchen, kann das interne Geschäftsreise- und Spesenmanagement schnell zur großen Überforderung werden. 

Digitale Geschäftsreiselösungen wie Navan bieten den Vorteil, Reisemanagementprozesse umfassend zu automatisieren und damit Abläufe so zu optimieren, dass die Geschäftsreiseverwaltung nicht nur weniger Zeit beansprucht, sondern auch weniger ungeplante Kosten hervorbringt. 

Gleichzeitig lassen sich in Echtzeit aussagekräftige Reports erstellen, die Unternehmen darin unterstützen, durch bessere Budgetkontrollen und reibungslose Abläufe allen Beteiligten ein angenehmes Reiseerlebnis zu bereiten.  

Zukunftssicheres Reisemanagement mit digitalen Lösungen

Diese Trends werden die Geschäftsreisebranche in den nächsten Jahren dominieren: 

1. Nachhaltigkeitsinitiativen  

Seit dem Inkrafttreten der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung auszuweiten. Damit einher geht das wachsende Bedürfnis, den internen CO2-Ausstoß langfristig senken und digitale Geschäftsreiselösungen zu nutzen, die das Tracken von CO2-Emissionen, sowie das Buchen alternativer Verkehrsmittel erleichtern. 

2. Gesundheits- und Wellness-Programme  

Gesunde, zufriedene Mitarbeitende sind ein entscheidender Erfolgsfaktor. Neben der Buchung von Wellness-Hotels mit entsprechenden Erholungsprogrammen, analysieren moderne Reisesysteme wie Navan beispielsweise, welche Mitarbeitenden besonders häufig unterwegs sind oder über Nacht fliegen. Dadurch können Vorgesetzte rechtzeitig Ruhepausen anordnen und damit das Wohlergehen ihrer Teams sicherstellen.

3. Echtzeit-Reporting und KI-Lösungen

Smarte Automatisierungen und der Einsatz von Machine-Learning-Algorithmen ermöglichen das Sammeln relevanter Daten in Echtzeit, sodass Unternehmen jederzeit den Überblick über entstehende Kosten behalten und gezielt Verbesserungen vornehmen können. Ergänzend dazu bietet Navan mit „Ava“ eine KI-basierte virtuelle Assistenz. „Ava“ unterstützt Mitarbeitende ohne Wartezeit bei allen Anliegen rund um Reiseplanung, Umbuchungen oder Stornierungen und erfüllt dabei die gleichen Qualitätsstandards wie das Support-Team.

4. Flächendeckende Digitalisierung

Automatisierte Prozesse nehmen immer weiter an Bedeutung zu. Mit einem Fokus auf Effizienz und Schnelligkeit werden digitale Tools für Freigabe- und Abrechnungsabläufe der neue Standard, da sie Unternehmen ein Höchstmaß an Flexibilität und Transparenz gewähren.

5. Komplettlösungen für Reisebuchung und Spesenmanagement  

Effizientes Geschäftsreisemanagement bedeutet auch, dass sich Buchungen und Abrechnungen in einem einzigen System abwickeln lassen. Das spart Zeit, Ressourcen – und verbessert durch zentrale Kontrolle die Möglichkeit, alle Buchungsschritte effektiver zu gestalten.

Auf diese Weise unterstützt Navan Sie beim Geschäftsreisemanagement

Geschäftsreisen neu denken – das ist das Ziel von Navan. Die Plattform geht weit über ein normales Buchungstool hinaus und vereint sämtliche Aspekte moderner Geschäftsreisen in einer Komplettlösung.

Dank eines globalen Inventars und exklusiv ausgehandelter Tarife können Mitarbeitende bereits bei der Buchung sparen. Während des Buchungsprozesses werden Nutzer:innen anhand ihrer Profilpräferenzen und bisherigen Reisen personalisierte Ergebnisse angezeigt, damit sie schneller das richtige Angebot finden. Bei Fragen oder Umbuchungen unterstützt Navans Chatbot „Ava“.

Neben der nahtlosen Verknüpfung von Buchung und Spesenabrechnung setzt Navan auf ein besonderes Belohnungssystem für kosteneffizientes Buchen: Navan Prämien. Dieses vollständig von Navan finanzierte Prämienprogramm nutzt Ansätze der Verhaltensökonomie und Gamification, um Mitarbeitende dafür zu belohnen, wenn sie kostengünstige Hoteloptionen wählen und so die Reisekosten für das Unternehmen senken.

Rund um die Uhr verfügbarer Support durch lokale Reiseagent:innen schafft Sicherheit und schnelle Lösungen bei unvorhergesehenen Situationen. Eine smarte Richtlinienverwaltung vereinfacht die Abwicklung zusätzlich.

Ein weiteres Plus ist das umfangreiche Echtzeit-Reporting mit über 110 Datenpunkten, das Transparenz in Bezug auf Kosten schafft. Dadurch behalten Unternehmen sämtliche Ausgaben stets im Blick. Mit automatisierter Verwaltung von ungenutzten Tickets sorgt Navan dafür, dass Geschäftsreisen nicht nur reibungslos, sondern auch möglichst effizient gelingen.

Darüber hinaus bietet Navan auch umfassende Funktionen zur Einhaltung der Fürsorgepflicht. Ein Dashboard, das in Echtzeit Auskunft über den Aufenthaltsort der Reisenden bietet, ermöglicht schnelles Handeln in Notfallsituationen. Zudem können Admins durch das Sperren von Zielorten Reisen in unsichere Gebiete proaktiv verhindern.  

Fazit 

Ein durchdachtes Reisemanagement trägt erheblich dazu bei, Geschäftsreisen effizienter und kostenschonender zu gestalten. Reisemanager:innen behalten den Überblick über Buchungen, Spesen und Reiserichtlinien. Sie koordinieren Reiserouten optimal und unterstützen Mitarbeitende durch praktische Tools und Services, damit Geschäftsreisen reibungslos und angenehm verlaufen.

Digitale Geschäftsreiseanbieter wie Navan gehen noch einen Schritt weiter, indem sie sämtliche Prozesse – von der Buchung bis zur Abrechnung – in einer cloudbasierten Komplettlösung bündeln. Echtzeit-Analysen, transparente Budgetübersichten und leicht handhabbare Buchungssysteme ermöglichen einen lückenlosen Überblick und reduzieren den administrativen Aufwand deutlich.

Kurzum: Mit guten Reisemanager:innen und einer digitalen Komplettlösung wie Navan profitieren Sie doppelt. Einerseits sparen Sie wertvolle Zeit und senken Ihre Reisekosten, andererseits optimieren Sie sämtliche Abläufe. So wird jede Geschäftsreise noch erfolgreicher und effizienter gestaltet.

FAQ

Wie sorgen Reisemanager:innen für Kosteneinsparungen?  

Sie verhandeln bessere Richtlinien mit Dienstleistern, nutzen fortschrittliche Analyse-Tools und prüfen laufend Einsparmöglichkeiten – beispielsweise durch emissionsärmere Verkehrsmittel, die oft günstiger sind als Kurzstreckenflüge.

Können Reisemanager:innen bei internationalen Reiseanforderungen helfen?  

Ja. Fundiertes Wissen und Erfahrungen in diversen Regionen erlauben es ihnen, selbst bei komplexen Reisezielen schnelle und vor allem kosteneffiziente Lösungen zu finden.

Wie unterstützen Reisemanager:innen Geschäftsreisende in Notfällen?  

Neben einem 24/7-Support koordinieren sie bei Streiks, Flugausfällen oder Naturkatastrophen die Kommunikation und rasche Umbuchung auf alternative Routen – so lassen sich Probleme schnell lösen.