Die besten Tipps zum Datenmanagement Ihrer Reisedaten

Geschäftsreisen sind häufig ein wesentlicher Bestandteil des unternehmerischen Alltags – sie kosten Zeit, Geld und beeinflussen zudem die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Trotzdem werden Geschäftsreisen oft nicht konsequent analysiert, sodass mögliche Einsparpotenziale und Optimierungsansätze verborgen bleiben.  

Hier kann ein erfolgreiches Datenmanagement der Reisedaten den entscheidenden Unterschied machen: Mithilfe datenbasierter Auswertungen und fundierter Kennzahlen (KPIs) können Unternehmen ihre Reisekosten transparent gestalten, Richtlinienverletzungen schnell erkennen und Kosten senken.

Gleichzeitig wird das Reiseerlebnis für die Mitarbeitenden optimiert, was sich positiv auf deren Zufriedenheit und Produktivität auswirkt. Alles, was Sie zum Datenmanagement Ihrer Reisedaten wissen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was beinhaltet ein holistisches Datenmanagement im Geschäftsreisebereich?

Die Analyse und das Reporting interner Reisedaten umfasst das Sammeln, Auswerten und Interpretieren aller relevanten Daten, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen entstehen – hierzu zählen unter anderem Buchungs- und Reisekosten (Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen), Spesen, Kreditkartenabrechnungen oder andere Finanzdaten, sowie Hinweise zur Richtlinieneinhaltung. Diese Daten erlauben es, Trends und Muster aufzuzeigen und als Frühwarnsystem für überhöhte Kosten sowie mangelnde Mitarbeiter-Compliance zu dienen.

Praxisbeispiel: Wenn Mitarbeitende vermehrt eine bestimmte Hotelkette buchen, lässt sich das gebündelte Buchungsvolumen als starkes Verhandlungsargument mit dem Hotelanbieter nutzen. Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über eine derart detaillierte Datenbasis, an einem Ort und müssen aufwendige manuelle Analysen durchführen.

Digitale Prozesse, wie sie Navan bietet, schaffen hier Abhilfe, indem sie eine kontinuierliche und genaue Datenerfassung ermöglichen. Durch umfassende Dashboards mit kleinteiligen Filtermöglichkeiten können genau die Daten betrachtet werden, die benötigt werden.

Tipp: Legen Sie konkrete KPIs fest und setzen Sie ein regelmäßiges Geschäftsreise-Reporting auf. Je nach Unternehmensgröße bietet sich ein Wochen-, Monats- oder Quartalsrhythmus an. So bleiben Sie stets informiert und können bei Abweichungen umgehend reagieren.

Wie wichtig sind Kennzahlen (KPIs) im Geschäftsreisemanagement?

Kennzahlen im Geschäftsreisemanagement (KPIs) wirken wie ein Frühwarnsystem: Sie machen Abweichungen in den Reisekosten oder in der Einhaltung von Richtlinien schnell sichtbar.

Zu den wichtigsten KPIs im Geschäftsreisebereich gehören:

Analyse der Reisekosten (Travel Spend Analysis)

Dies beinhaltet die detaillierte Erfassung aller Ausgaben, die mit dem Geschäftsreiseprozess verbunden sind (Flüge, Hotels, Transport, Spesen). Dadurch wird ersichtlich, welche Bereiche Ihr Reisebudget am stärksten belasten und wo sich Einsparungen erzielen lassen.

So profitieren Kunden von Navan: Nach nur 9 Monaten mit Navan erreichte die Shop Apotheke 20 % Ersparnis bei Flügen und 23 % Ersparnis bei Hotels. Mehr dazu lesen Sie hier. 

Einhaltungsquote der Reiserichtlinien (Compliance Rates)

Diese Metrik misst, in welchem Umfang Mitarbeitende die Reiserichtlinien befolgen (z. B. vorgegebene Hotelkategorie, Buchung über bestimmte Portale). Wer eine hohe Richtlinienkonformität ermöglicht eine verlässlichere Kostenkontrolle und verhindert unplanmäßige Ausgaben.

So profitieren Kunden von Navan: Innerhalb weniger Monate buchten 98 % der Mitarbeitenden bei Zoom ihre Reisen online über Navan. Dies verkürzte die Buchungszeit der gesamten Reise (inkl. Flug, Hotel und Mietwagen) auf unter 7 Minuten. Alle Details dazu finden Sie hier. 

Mitarbeiterzufriedenheit (Traveler Satisfaction)

Diese Kennzahl gibt Auskunft über die Qualität und den Nutzen von Geschäftsreisen aus Sicht Ihrer Mitarbeitenden. Sie kann z. B. regelmäßig über Umfragen oder Feedback-Plattformen eingeholt werden. Je höher die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden ist, desto wahrscheinlicher ist die Richtlinienkonformität und Effektivität der Geschäftsreisen.

So profitieren Kunden von Navan: Lime konnte mithilfe von Navan 2,4 Mio. Euro an Reisekosten sparen und meldete einen Zufriedenheitsscore der Mitarbeitenden bei der Nutzung der App von 4,4/5 (CSAT). Lesen Sie die gesamte Case-Study hier. 

Reisekosten pro Geschäftsreise

Hier werden die durchschnittlichen Kosten für eine einzelne Geschäftsreise sichtbar. Eine Übersicht in diesem Bereich hilft die Budgetverteilung zu verbessern und strategisch nachhaltiger zu planen, um z. B. die Gesamtkosten im Geschäftsreisebereich zu senken. 

Buchungsvorlaufzeit 

Die Buchungsvorlaufzeit, also der Zeitraum zwischen der Reservierung und dem Geschäftsreisetermin selbst, ist eine zentrale Kennzahl zur Kostenkontrolle. Je weiter im Voraus eine Reise gebucht wird, desto besser sind in der Regel die verfügbaren Tarife. Dennoch ist bei Geschäftsreisen eine gewisse Flexibilität unerlässlich, weil Geschäftstermine oft kurzfristiger geplant werden als Privatreisen.

Ihre Reiserichtlinien sollten daher eine Balance zwischen Kosteneffizienz und Spontanität wahren und beispielsweise je nach Abteilung oder Funktionsbereich angepasst werden. Für in Sales-Abteilungen lohnen sich großzügigere Vorgaben für Buchungen, da häufiger mit kurzfristigen Terminen gearbeitet werden muss. Die Geschäftsreisen anderer Geschäftsbereiche lassen sich indessen langfristiger planen.

Warum sollten Sie regelmäßig eine Analyse Ihrer Geschäftsreisedaten vollziehen?

Eine regelmäßige Analyse Ihrer Geschäftsreisedaten verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über mögliche Einsparpotenziale und unnötige Kosten, liefert Einblicke in Buchungsgewohnheiten sowie Regelverstöße und ermöglicht eine präzisere Budgetplanung durch verlässliche Prognosen. 

Auf dieser Grundlage lassen sich Reiserichtlinien und Unternehmensstrategien besser an aktuelle Entwicklungen anpassen, sodass Ihr Geschäftsreisemanagement kontinuierlich optimiert und zielgerichtet gesteuert wird.

TIpp: Echtzeitanalysen ermöglichen ein sofortiges Eingreifen. Mit Navan können Sie Ihre Reisedaten nicht nur in übersichtlichen Live-Dashboards verfolgen, sondern auch Ihre digital integrierte Reiserichtlinie in Echtzeit anpassen.

Dadurch können Sie unmittelbar auf Trends, wie sprunghafte Kostenanstiege, reagieren. Ihre Mitarbeitenden bleiben dabei immer auf dem neuesten Stand, da Sie die neuen Reiserichtlinien transparent in ihrer App abrufen und einsehen können.

Schritt-für-Schritt: So etablieren Sie ein nachhaltiges Datenmanagement Ihrer Reisedaten

Beginnen Sie damit, klare Ziele zu definieren, beispielsweise eine Reduzierung der Flugkosten im Vergleich zum Vorjahr oder eine Steigerung der Compliance-Quote. Fragen wie „Wie lassen sich die Flugkosten im Vergleich zum Vorjahr um 10 % reduzieren?“ oder „Wie kann die Compliance-Quote auf 90 % gesteigert werden?“ helfen Ihnen, den Fokus zu wahren und das Vorgehen zielgerichtet zu gestalten.

Sobald Sie eindeutige Ziele definiert haben, gilt es, Ihre Reisedaten systematisch und vollständig zu erfassen. Führen Sie Informationen aus Buchungssystemen, Reisekostenabrechnungen sowie Kreditkarten- und Finanzdaten übersichtlich zusammen. Achten Sie hierbei besonders auf die Qualität der eingepflegten Daten, indem Sie Aktualität, Vollständigkeit und Korrektheit regelmäßig überprüfen. Bei diesem Vorgehen sollten Sie auch auf folgendes achten: 

Erfassen Sie nur diejenigen Informationen, die Sie tatsächlich für Ihre Analysen benötigen, und halten Sie sich an die geltenden Datenschutzvorgaben (DSGVO). Mithilfe ein

heitlicher Prozesse für die Datenerfassung und -bereinigung stellen Sie sicher, dass die Daten konsistent bleiben und Sie stets eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen haben.

Im weiteren Verlauf spielt das Reporting eine entscheidende Rolle, damit Ihr Geschäftsreisemanagement jederzeit effektiv reagieren kann. Taktische Reportings erfolgen am besten in kurzen Abständen – beispielsweise täglich oder wöchentlich – und decken schnell Probleme wie Budgetüberschreitungen oder Verstöße gegen Reiserichtlinien auf.

Darüber hinaus bietet ein strategisches Reporting, das üblicherweise monatlich oder quartalsweise stattfindet, einen tieferen Einblick in Trends, Entwicklungen und Budgetfragen. Durch den Einsatz automatisierter Tools sparen Sie hier nicht nur Zeit, sondern erhalten auch schneller verlässliche Ergebnisse, die Ihnen bei der Steuerung Ihres Geschäftsreisemanagements helfen.

So profitieren Kunden von Navan: HelloFresh reduzierte mit Navan das Erstellen detaillierter Reiseberichte auf unter 10 Minuten. Weitere Details finden Sie hier. 

Um Ihr Datenmanagement nachhaltig und zukunftssicher zu gestalten, empfiehlt sich abschließend der Einsatz von Predictive Analytics. Im Gegensatz zu herkömmlichen Analysen, die vor allem Vergangenheitswerte auswerten, ermöglicht Predictive Analytics mithilfe von KI und maschinellem Lernen einen Blick in die Zukunft.

Das kann Ihnen dabei helfen, saisonale Preisschwankungen oder steigende Flugkosten frühzeitig zu erkennen. Wenn Sie diese Schritte umsetzen, etablieren Sie ein nachhaltiges Datenmanagement, planen Ihr Reisebudget rechtzeitig, sichern günstige Kontingente und reduzieren Compliance-Risiken.

Navan – Ihr Datenheld

Nutzen Sie die Kraft präziser Echtzeit-Daten und umfassender Analysen, um Ihr Geschäftsreisemanagement auf das nächste Level zu heben: 

Mit Navan vereinen Sie lückenlose Transparenz über sämtliche Buchungen und Budgets, erhalten über 110 relevante Datenpunkte je Buchung auf einen Blick und vergleichen Ihre Ergebnisse anhand von Benchmarks mit ähnlichen Unternehmen. So treffen Sie datenbasierte Entscheidungen zur Kostenoptimierung, sorgen für eine höhere Nutzungsrate Ihrer Plattform und gewährleisten die Einhaltung Ihrer Reiserichtlinien. 

Gleichzeitig schaffen Sie durch eine verbesserte Fürsorgepflicht mehr Sicherheit für Ihre Reisenden: Dank Standort- und Buchungsinformationen in Echtzeit reagieren Sie schnell bei unerwarteten Ereignissen.

Die kinderleichte Integration in Ihre bestehenden Buchhaltungs- und Personalsysteme bedeutet für Sie weniger manuellen Aufwand und mehr Effizienz durch automatisierte Synchronisierung von Mitarbeiter-, Richtlinien- und Ausgabendaten. Machen Sie den Schritt zu einem modernen, datengestützten Geschäftsreisemanagement und erleben Sie, wie Navan Ihnen neue Möglichkeiten eröffnet.

FAQ

In welcher Weise trägt ein umfassendes Datenmanagement dazu bei, die Kosten im Geschäftsreisemanagement zu senken?

Ein umfassendes Datenmanagement im Geschäftsreisemanagement sorgt für klare Transparenz zu allen Reisekosten, identifiziert Kostenverursacher und stärkt die Verhandlungsposition gegenüber Hotels und Fluggesellschaften. Gleichzeitig werden Compliance und Reiserichtlinien durch präzise Daten leichter eingehalten, da Abweichungen von den Vorgaben schneller erkannt und korrigiert werden können. 

Die Auswertung historischer Buchungs- und Ausgabendaten ermöglicht eine bessere Planbarkeit, indem frühzeitig auf alternative Buchungen zu günstigeren Konditionen zurückgegriffen werden kann. Die Automatisierung und Digitalisierung vieler Prozesse wie z. B. der Genehmigungsverfahren reduzieren Fehlerquellen und sparen personelle Ressourcen ein.

Welche Kennzahlen (KPIs) sind im Datenmanagement besonders wichtig?

Im Travel Management ist vor allem die Einsicht zu den gesamten Geschäftsreisekosten und die Kosten für einzelne Reisende wichtig, weil sie die Budgetverteilung und die Ausgabenstruktur pro Geschäftsbereich sichtbar machen. Einblicke in die Compliance-Quote, also wie genau sich Mitarbeitende an die Reiserichtlinien halten, helfen dabei, Richtlinienverstöße zu erkennen und diesen entgegenzusteuern. 

Auch die Höhe der tatsächlichen Einsparungen im Vergleich zum geplanten Budget spielt eine wichtige Rolle. Sie zeigt, ob sich die Kosten wirklich senken lassen. Prozess- und Abrechnungszeiten geben Auskunft über die Effizienz Ihres Geschäftsreisemanagements. Schließlich sollten Sie auch Zufriedenheit Ihrer reisenden Mitarbeitenden messen, um mögliche Problemherde und Verbesserungspotenziale rechtzeitig zu erkennen.

Verbessert das transparente Datenmanagement von Reisedaten die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden?

Ja. Ein transparentes Datenmanagement macht Buchungen und Abrechnungen im Geschäftsreisemanagement einfacher und übersichtlicher. Mitarbeitende sehen sofort alle wichtigen Informationen zu ihren Reisen auf einem Dashboard und müssen weniger Zeit mit komplizierten Prozessen verbringen. 

Dadurch laufen die Reiseplanung und Reisekostenabrechnung schneller und reibungsloser ab, was Frust vermeidet und den Arbeitsalltag entlastet. Die einfache Darstellung und klare Kommunikation von Reisedaten stärkt das Vertrauen in Ihre Unternehmenskultur, da Mitarbeitende erkennen, dass faire Richtlinien gelten, die konsequent von allen befolgt werden. Dadurch steigt letztlich auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

Wie werden Predictive Analytics im Geschäftsreisemanagement eingesetzt?

Predictive Analytics (dt.: vorausschauende Analysen) nutzt historische Buchungs- und Ausgabedaten, um Trends bei Reiseverhalten und Preisentwicklungen zu erkennen. Unternehmen können damit z. B. frühzeitig Auslastungsspitzen bei Flügen oder Hotels vorhersagen und rechtzeitig buchen. 

Auch saisonale Schwankungen werden sichtbar, sodass Verhandlungen mit Hotels oder Fluglinien besser geplant und günstige Kontingente gesichert werden können. Der Einsatz von KI hilft dabei, genaue Prognosen zu erstellen, die auf dem Reiseverhalten der Mitarbeitenden basieren. Das bildet das optimale Fundament, um nicht nur Ihr Reisebudget bestmöglich zu nutzen, sondern auch die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden bestmöglich zu unterstützen.

Fazit

Ein ausführliches Datenmanagement bildet auch im Geschäftsreisemanagement das unsichtbare Fundament für nachhaltiges Wachstum. Wer klare Ziele setzt, realistische Kennzahlen definiert, diese in Echtzeit verfolgen und deren Wirkungsmacht verstehen kann, schafft Transparenz und handlungsfähige Spielräume. 

Vorausschauende Analysen mit übersichtlichen Dashboards eröffnen dabei die Möglichkeit, Reisetrends frühzeitig zu erkennen und proaktiv auf kommende Herausforderungen zu reagieren. Somit ermöglicht ein durchdachtes, digitalisiertes Datenmanagement mit Geschäftsreiseanbietern wie Navan nicht nur eine Kostenreduktion und bessere Budgetkontrolle, sondern steigert zugleich die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden.