Spendesk: 6 Alternativen für das Jahr 2025

Spendesk hat sich als vertrauenswürdige Lösung für das Ausgabenmanagement vieler Unternehmen etabliert. Über die Plattform lassen sich Genehmigungsprozesse optimieren, Firmenkarten verwalten und die Ausgaben Ihrer Teams einfacher nachverfolgen.

Mit dem Wachstum eines Unternehmens, der Internationalisierung der Geschäftstätigkeiten, steigenden Anforderungen an Geschäftsreisen oder dem Bedarf an erweiterten Kontrollmechanismen kann es sich jedoch empfehlen, regelmäßig zu schauen, welche Lösungen und Funktionen aktuell am Markt verfügbar sind. 

Gerade 2025 ist das Angebot weiterer Spesenmanagement Lösungen größer denn je. Doch keine Sorge: Ganz gleich, ob Sie nun eine nahtlosere Verknüpfung von Reise- und Spesenmanagement, mehr Automatisierung oder eine umfassendere globale Compliance anstreben – dieser Leitfaden unterstützt Sie dabei. 

Lassen Sie sich sechs Alternativen zu Spendesk vorstellen, erfahren Sie, was diese Tools leisten – und weshalb besonders Navan als All-in-One-Plattform bei Nutzer:innen hervorsticht.

Übersicht der hier aufgeführten Ausgabenmangement-Tools: 

• Brex
• SAP Concur
• Expensify
• Pleo
• Qonto
• Navan

Welche Funktionen sollte eine Ausgabenmanagement-Plattform heute erfüllen? 

Moderne Finanz- und Buchhaltungsteams erwarten von ihren Tools mehr als bloße Standardfunktionen. Eine gewinnbringende Plattform sollte abteilungsübergreifende Prozesse vereinfachen, Transparenz schaffen und manuelle Abläufe reduzieren – und das, ohne Kompromisse in der Benutzerfreundlichkeit einzugehen.

Achten Sie bei der Software-Wahl auf folgende Funktionen: 

• Automatisierte Erfassung und Abstimmung von Ausgaben in Echtzeit
• Umfassender, persönlicher 24/7-Kundensupport
• Nahtlose Integration in das Firmenreisemanagement und konsequente Durchsetzung von Reiserichtlinien
• Skalierbare Genehmigungsprozesse sowie rollenbasierte Zugriffs- und Berechtigungsstrukturen
• Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen
• Unterstützung hinsichtlich steuerlicher Compliance-Anforderungen
• Intuitive Benutzeroberfläche für eine hohe Nutzerakzeptanz

Spendesk erfüllt viele dieser Anforderungen bereits zuverlässig, doch manche Unternehmen wünschen sich zusätzliche Flexibilität, eine noch tiefere Automatisierung oder eine vollständig integrierte Verbindung von Reise- und Zahlungsprozessen. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen Plattformen, die diesen steigenden Ansprüchen gerecht werden.

Sechs Alternativen zu Spendesk für das Jahr 2025

1. Brex

Trustpilot: 2,5/5 (über 500 Bewertungen)

Brex ist speziell für Start-ups und schnell wachsende, global agierende Teams konzipiert. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Flexible Kartenlimits und erweiterte Ausgabenkontrollen
• Internationale Zahlungen sowie Unterstützung für mehrere Unternehmenseinheiten
• Nahtlose Integration mit führenden Buchhaltungstools

Brex punktet mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, starker Integration in Buchhaltungssoftware und effizienten Funktionen zur Ausgabenverwaltung, etwa durch virtuelle Karten und einfache Belegerfassung. 

Nutzer:innen schätzen den schnellen Kundenservice, trotz kleinerer UX-Probleme und gelegentlicher Schwierigkeiten bei der Belegerkennung. Insgesamt erleichtert BrexPay das Ausgabenmanagement und spart viel Zeit.

Preisübersicht Brex

• Essentials: Kostenlos
• Premium:  $12 pro Monat
• Enterprise: auf Anfrage

2. SAP Concur

Trustpilot: 1,2/5 (über 100 Bewertungen)

SAP Concur ist speziell für große Unternehmen konzipiert. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Intelligente Dashboards für das Ausgabenmanagement
• Umfangreiche Integrationen in ERP- und HR-Systeme
• Anpassbare Workflows und globale Compliance-Funktionen

SAP Concur ist eine bewährte Lösung, allerdings empfinden einige Nutzer:innen die Benutzeroberfläche als weniger intuitiv und verbesserungswürdig in Bezug auf die Nutzerfreundlichkeit.

Preisübersicht SAP Concur

Nur auf Anfrage. SAP Concur ist als Premium-Lösung für große Unternehmen und Transformationsprojekte positioniert.

3. Expensify

Trustpilot: 4,3/5 (über 500 Bewertungen)

Expensify ist ein Spesenmanagement-Tool, das sich auf die zentrale Ausgabenerfassung spezialisiert hat. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Belegerfassung mit SmartScan
• Globale Rückerstattungen
• Integration von Kreditkarten

Expensify bietet umfangreiche Möglichkeiten im Ausgabenmanagement, doch einige Nutzer:innen empfinden, dass die Lösung den Anforderungen komplexerer Buchhaltungsprozesse nicht immer vollständig gerecht wird.

Preisübersicht Expensify

Plan: „Collect”: 5 € pro Nutzer:in pro Monat

Plan: „Control”: auf Anfrage, ab 16 € pro aktivem Nutzer:in pro Monat

4. Pleo

Trustpilot: 4,2/5 (über 1.300 Bewertungen)

Pleo ist eine Spesenmanagement-Lösung, die sich an kleine und mittlere Teams richtet und über folgende Kernfunktionen verfügt:

• Ausgabenkarten mit Cashback
• Mobile Belegerfassung und automatisierte Spesenabrechnungen
• Einfache Genehmigungsprozesse für Teamleitung und Manager:innen

Pleo ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der Ausgaben; einige Nutzer:innen merken jedoch an, dass die Analyse- und Filtermöglichkeiten ausbaufähig sind.

Preisübersicht Pleo

• Starter: Kostenlos für bis zu 2 Nutzer:innen
• Essential: 39 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 11 €/Monat
• Advanced: 89 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 14,50 €/Monat
• Beyond: 179 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 17,50 €/Monat

5. Qonto

Trustpilot: 4,8/5 (über 38.000 Bewertungen)

Qonto ist eine digitale Firmenbank, die speziell kleinere Unternehmen und Freiberufler:innen in Ihrem Ausgabenmanagement entlasten kann. Zu den Hauptfunktionen gehören: 

• Physische und virtuelle Bankkarten 
• Integrierte Digitalisierung von Dokumenten
• Automatische Ausgabenkategorisierung
• Benutzerrollenzuweisung (z. B. Buchhalter, Manager) sowie Freigabe und geteilte Einsicht
• Vereinfachte Zusammenarbeit mit Steuerberater:innen: Zugangsrechte für Steuerkanzleien sowie Export von Buchungsdaten
• Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie Verwaltung von Unterkonten.

Qonto überzeugt mit einer übersichtlichen und nutzerfreundlichen Oberfläche sowie einem schnellen und hilfsbereiten Kundenservice; einige Nutzer:innen merken jedoch an, dass bestimmte Funktionen ausbaufähig sind und zusätzliche Kosten für einzelne Features anfallen können.

Preise (bei jährlicher Abrechnung)

• Basic: 9 €/Monat: Ein:e Nutzer:in, ein Hauptkonto, 20 kostenlose Transaktionen pro Monat
• Smart: 19 €/Monat: Bis zu fünf Nutzer:innen, zwei Konten
• Premium: 39 €/Monat: Bis zu 15 Nutzer:innen, fünf Konten
• Essential: 49 €/Monat: Mehr Nutzer:innen und erweiterte Funktionen
• Business: 99 €/Monat: Bis zu 50 Nutzer:innen vollständiges Multi-Account-Management, Unterkonten
• Enterprise: 199 €/Monat: Individuelle Lösung für große Unternehmen, dedizierter Support und maßgeschneiderte Optionen

6. Navan

Trustpilot: 3,6/5 (über 250 Bewertungen)

Navan vereint das Management von Geschäftsreisen, Ausgaben und Firmenkarten auf einer einzigen Plattform. Zu den herausragenden Funktionen gehören:

• Buchung von Flügen, Hotels, Bahnreisen und Mietwagen – alles über eine zentrale Plattform
• Firmenkarten mit Echtzeit-Ausgabenkontrolle und sofortiger Abstimmung
• Erweiterte Analysen für transparente Einblicke in Reise- und Ausgabedaten
• Automatisiertes Ausgabenmanagement mit Belegerfassung und Richtlinienprüfung
• Prämienprogramm, mit dem Mitarbeitende bei intelligenten Buchungen Vorteile erhalten
• Nachhaltigkeitstools zur Erfassung von Emissionen und Förderung umweltfreundlicher Reisen
• Nahtlose Integration u. a. mit NetSuite, Xero und Sage Intacct
• 24/7 Live-Support für Reisende und Admins

Navan richtet sich an Unternehmen jeder Größe und setzt auf eine positive Nutzererfahrung. Durch die konsequente Ausrichtung auf Benutzerfreundlichkeit und ein intuitives Design fördert Navan die Akzeptanz dieser digitalen Lösung innerhalb der Teams.

Navan überzeugt als All-in-one-Plattform, die das Geschäftsreise- und Spesenmanagement effizient und zeitsparend auf einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. 

Preisübersicht Navan 

• Für bis zu 300 Mitarbeitende: Maßgeschneidertes Angebot, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens.
• Bei mehr als 300 Mitarbeitenden: Erweitertes, maßgeschneidertes Angebot, je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Fazit

Spendesk ist für Unternehmen geeignet, die vor allem Wert auf teambezogene Ausgaben und unkomplizierte Workflows legen. Mit zunehmender Internationalisierung, wachsender Unternehmensgröße, komplexeren Strukturen oder erhöhten Compliance-Anforderungen lohnt sich ein regelmäßiger Vergleich mit  anderen Alternativen.

Gerade Lösungen wie Navan bieten durch die nahtlose Kombination aus Reise- und Spesenmanagement, umfangreichen Integrationen und intuitiver Benutzerführung eine echte All-in-one-Plattform – ideal für moderne Unternehmen, die Wert auf effiziente, zeitsparende Prozesse und globale Skalierbarkeit legen.

Prüfen Sie regelmäßig den Markt, vergleichen Sie die Funktionen moderner Ausgabenmanagement-Plattformen und finden Sie eine Lösung, die Ihr Unternehmen optimal in jeder Entwicklungsphase begleitet und Ihrem individuellen Bedarf entspricht.