Unverzichtbare Reisemanagement-Tools für 2025

Wenn es um die Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen geht, liegen gerade in deutschen Unternehmen oftmals die Nerven blank. 

Verloren im bürokratischen Dschungel veralteter, analoger Prozesse, benötigen knapp 16 % der Befragten unseres jüngsten Trendreports über zwei Stunden, um ihre Spesenabrechnung zu tätigen. Kein Wunder, wenn Sie beachten, dass 63 % der Manager:innen noch nicht auf eine vollautomatisierte Spesenabrechnung setzen. 

Was bleibt ist der Frust und das Gefühl im Reisemanagement nicht ausreichend unterstützt zu werden. Ein Aspekt, den 71 % der Befragten bestätigen. Wer sich in der obigen Darstellung wiederfindet, sollte spätestens jetzt realisieren: digitale Reisemanagement-Tools sind kein „Nice-to-have”, sondern ein „Must-have”. 

Ob automatisierte Genehmigungsverfahren, Echtzeit-Transparenz bei Spesen oder das einfache Einhalten von Compliance-Richtlinien – wer auf ein modernes Reisemanagement-Tool setzt, spart Zeit, Frust und Kosten. Warum Sie den Umstieg noch heute in die Wege leiten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Reisemanagement-Tool? 

Ein Reisemanagement-Tool ist eine digitale SAAS-Lösung, die alle Aspekte rund um die Reiseorganisation abdeckt. Dazu gehören die Buchung von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen, aber auch die Verwaltung von Reisekosten und Reiserichtlinien. 

Im Gegensatz zu herkömmlichen Buchungstools sind Reisemanagement-Tools holistische Plattformen, die speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden ausgerichtet sind. 

Sie zentralisieren das Geschäftsreisemanagement, automatisieren manuelle Schritte, reduzieren Fehlerquellen und ermöglichen dadurch eine transparente und übersichtliche Reiseplanung und Spesenverwaltung. Durch den Einsatz von KI können Geschäftsreisende ihre Reisepräferenzen implementieren und ihren Business Trip in Echtzeit verwalten.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Reisemanagement-Tools?  

Kostenkontrolle und Übersicht  

Einer der wesentlichen Vorteile eines Reisemanagement-Tools ist die Möglichkeit, sämtliche Reisekosten zentral zu erfassen. Während manuell eingegebene Tabellen oder einzelne Belege schnell unübersichtlich werden, bietet eine digitale Lösung eine klare und strukturierte Übersicht. 

Kostenstellen können individuell zugewiesen, Belege hochgeladen und die Gesamtbeträge in Echtzeit abgerufen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern unterstützt Unternehmen auch beim Einhalten von Budgets. 

Buchung und Reiseplanung in einem Schritt  

Die meisten Reisemanagement-Tools verfügen über integrierte Buchungstools für Flüge, Hotels und Mietwagen. So lassen sich Reisedaten unmittelbar mit den bevorzugten Anbietern abgleichen. 

Dank klarer Richtlinienvorgaben und automatischer Erinnerungsfunktionen ist eine effiziente Reiseplanung gewährleistet. Nutzer:innen können alles an einem Ort erledigen: vom Buchen der An- und Abreise, bis hin zur Auswahl passender Unterkünfte. 

Das vereinfacht die Koordination erheblich, besonders, wenn unternehmensweit mehrere Mitarbeitende gleichzeitig reisen oder Mitarbeitende ihre Geschäftsreise mit einer Privatreise verlängern möchten. Darüber hinaus erlauben besondere Prämien und Rabatte deutliche Kostenersparnisse. 

Compliance und Genehmigungsprozesse  

Mitarbeitende müssen häufig interne Richtlinien beachten, um beispielsweise Kostenlimits, Reiserichtlinien oder Buchungswege einzuhalten. Ein Reisemanagement-Tool lässt sich so konfigurieren, dass sie automatisch Warnhinweise erhalten, wenn eine Reisebuchung die internen Vorgaben überschreitet. 

Gleichzeitig werden rechtssichere Abläufe eingerichtet: Genehmigungen von Vorgesetzten oder der Buchhaltung können digital eingeholt oder automatisiert werden. So müssen Mitarbeitende kein Extraformular ausdrucken, sich umständlich per E-Mail melden oder bei jeder Ausgabe vor Ort telefonisch Rücksprache halten.

Reporting und Auswertung  

Eine umfassende Berichts- und Analysefunktion liefert wertvolle Einblicke in Reiseausgaben, Sparpotenziale und die Richtlinieneinhaltung. Durch Dashboards und automatisierte Reporte sehen Unternehmen beispielsweise, wie viel Geld mit dem frühzeitigen Buchen von Flügen eingespart werden konnte, oder welche Hotelkette am häufigsten genutzt wird. Darüber hinaus, lassen sich z. B. auch durch CO2-Tracker Nachhaltigkeitsziele besser verfolgen.

Wie sieht ein Geschäftsreise- und Spesenmanagementprozess ohne Reisemanagement-Tool aus?

Die geschäftliche Reiseplanung und Spesenabrechnung ist ohne spezielles Reisemanagement-Tool meist ein komplexes und vor allem händisches Unterfangen. 

Organisiert über E-Mails, Excel-Listen und Belege in Papierform, durchlaufen Reiseanträge, Buchungsbestätigungen und Bewirtungsbelege meist mehrere Hände, bevor sie erfolgreich erfasst und erstattet werden. Ganz schön aufwendig und fehleranfällig, wenn Sie beachten, aus wie vielen Teilschritten die Organisation einer Geschäftsreise besteht:

• Reisebedarf und Reisezweck klären (ist der Dienstreiseantrag notwendig und konform mit internen Richtlinien).
• Vorläufige Kostenprognose erstellen (Transport, Unterkunft, Tagespauschalen etc.), Reiseantrag gemäß Unternehmensprozess ausfüllen (z. B. in einem ERP-System oder über ein Formular).
• Schriftliche oder digitale Genehmigung von Vorgesetzten oder Budgetverantwortliche einholen.
• Eventuell erforderliche Dokumente (z. B. Visa) und Versicherungen klären. Vorschuss oder Firmenkreditkarte beantragen (falls erforderlich).
• Reisebuchung durchführen (Transportmittel und Unterkunft buchen)
• Reisedaten und Reiseroute prüfbar dokumentieren (z. B. in Kalender- oder Reisemanagement-Tools). Benötigte Unterlagen (z. B. Einladungen, Tickets, Hotelbestätigungen) mitführen. Ggf. Reisespesenrichtlinien des Unternehmens mitnehmen und beachten.
• Belege, Quittungen und Rechnungen sammeln und digital erfassen. 
• Spesenabrechnung erstellen und in das entsprechende Abrechnungssystem einpflegen. Pauschalen und ggf. Währungskurse korrekt anwenden.
• Prüfung und Freigabe der Abrechnung. Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen, falls notwendig.
• Erstattung (Spesenüberweisung) und Buchungsabschluss (Kontoabgleich, Kostenzuordnung).
• Relevante Dokumente revisionssicher archivieren.

Das zentrale Problem dieses veralteten Vorgehens ist der Mangel an einer einheitlichen Plattform, über die Anfragen, Genehmigungen und Abrechnungen vollständig automatisiert und nachverfolgt werden können. 

So verteilen sich Buchungsbestätigungen, E-Mails, Rechnungen und Tabelleneinträge auf verschiedene Systeme, was das Einhalten von Reiserichtlinien und den Überblick über Budgets erschwert. Die Vielzahl an Beteiligten erstreckt sich über mehrere Organisationsstufen hinweg, was komplexe und zeitaufwändige Kommunikationsstrukturen entstehen lässt. Genau hier setzen Reisemanagements-Tools an und lösen derartige Herausforderungen mit nur einem Klick. 

Welche Reisemanagement-Tools gibt es?

Viele Unternehmen nutzen trotz bestehender Komplettlösungen wie Navan, weiterhin diverse Software-Tools, um die einzelnen Teilprozesse Ihrer Geschäftsreiseorganisation parallel abzudecken. Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die verschiedenen Reisemanagement-Tools, die es aktuell am Markt gibt.

1. Komplettlösungen für Ihr geschäftliches Reisemanagement

Navan

Navan ist eine branchenführende Geschäftsreiseplattform, die Unternehmen jeder Größe dabei unterstützt, ihr Dienstreisenmanagement effizient aufzubauen, zu verwalten und zu skalieren. Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche, persönlichem 24/7-Inhouse-Support und einem der größten globalen Inventare für Flüge, Hotels, Züge, Mietwagen und Limousinenservices ermöglicht Navan eine vereinfachte Buchung, hohe Nutzerakzeptanz und spürbare Einsparungen.

Um das Reiseerlebnis weiter zu optimieren, bietet Navan zahlreiche Funktionen: Die KI-basierte virtuelle Assistenz Ava unterstützt Reisende bei Buchungen und Änderungen, das integrierte Navan-Prämienprogramm incentiviert kostenbewusste Hotelbuchungen und das dynamische Echtzeit-Reporting unterstützt sowohl die Budgetverwaltung, als auch die Einhaltung der Nachhaltigkeitsziele Ihres Unternehmens.

2. Reisemanagement-Tools für Flug-, Zug- und Mietwagenbuchungen

DB Firmenportal / BahnBusiness

Das DB-Firmenportal (oft auch unter BahnBusiness geführt) ist speziell auf Geschäftskunden zugeschnitten und ermöglicht das einfache Buchen und Verwalten von Bahnfahrten. 

Dank eines zentralen Reisekontos behalten Unternehmen den Überblick über Kosten und Abrechnungen, wobei sich auch Firmenrabatte und Sonderkonditionen sowie BahnCards und Vielfahrerrabatte integrieren lassen. 

Die Nutzung des Portals selbst ist kostenfrei, es fallen lediglich die Kosten für die tatsächlich gebuchten Tickets an. Diese Plattform ist besonders geeignet für Unternehmen, die auf Nachhaltigkeit setzten und deren Mitarbeitende regelmäßig mit der Bahn unterwegs sind.

Airline Corporate Programme (z. B. Lufthansa Group, British Airways, Emirates)  

Jede der großen Airlines bietet spezielle Programme für Geschäftskunden an. In der Regel erlaubt ein solches Airline Corporate Programm das Sammeln von Bonuspunkten und Rabatten. Oftmals beinhaltet es zudem flexiblere Buchungs- und Umbuchungsoptionen. 

Die Registrierung ist meist kostenlos, und die Vergünstigungen hängen von der Anzahl beziehungsweise dem Gesamtvolumen der gebuchten Flüge ab. 

Firmen, deren Beschäftigte häufig internationale Flüge nutzen, können durch das Sammeln von Meilen von zusätzlichen Vergünstigungen profitieren. Da die Konditionen mitunter undurchsichtig und komplex sind, lohnt es sich hier, die Unterschiede zwischen den einzelnen Airlines genau zu prüfen und zu vergleichen.

Mietwagenplattformen (z. B. Sixt, Europcar, Avis Budget Group etc.)  

Es gibt diverse Mietwagenplattformen, die spezielle Business-Optionen für Unternehmen anbieten. Geschäftskunden profitieren hier von speziellen Firmenkonditionen, Rabatten und flexiblen Abhol- und Rückgabemöglichkeiten. Zu den Zusatzleistungen können besondere Versicherungskonditionen oder zusätzliche Ausstattungen zählen. 

Die Preise hängen vom jeweiligen Anbieter, der Fahrzeugkategorie und der Mietdauer ab, wobei Business-Tarife oft vergünstigt sind. Für Unternehmen mit regelmäßigem Mietwagenbedarf ist dies in der Regel eine schnelle und bequeme Option.

3. Reisemanagement-Tools zur Buchung von Hotels und anderen Unterkünften

Airbnb for Work 

Airbnb for Work ist eine Erweiterung der bekannten Ferienwohnungsplattform, über die sich Unterkünfte buchen lassen, die speziell auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden zugeschnitten sind. Dazu zählt z. B. eine Wohnraumaufteilung mit separaten Arbeitsbereichen und die Bereitstellung von leistungsstarkem W-LAN. 

Neben erweiterten Zahlungsmodalitäten können Unternehmen Airbnb for Work teilweise in andere Reisemanagement-Tools integrieren. Die Preise für die Unterkünfte richten sich nach den Angeboten der jeweiligen Gastgeber:innen.

Airbnb for Work ist gerade für Unternehmen interessant, die sich gemeinsam als Team eine Unterkunft in persönlichem Ambiente teilen möchten. Da letztere jedoch nicht standardisiert sind, können die Qualitätsunterschiede je nach Anbieter variieren.

Booking.com for Business 

Bei Booking.com for Business handelt es sich um eine spezielle Variante der bekannten Hotelbuchungsplattform, Booking.com. Hier können Unternehmen Hotelbuchungen zentral verwalten, Ausgaben im Blick behalten und Rechnungen gesammelt abrufen. 

Das Angebot ist gratis nutzbar; es fallen nur Kosten für die tatsächlich gebuchten Unterkünfte an. Unternehmen mit Mitarbeitenden, die viel in klassischen Hotels übernachten und ihre Reisen über ein zentrales Konto verwalten möchten, können hiervon profitieren.

HRS (Hotel Reservation Service) 

HRS ist eine Hotelbuchungsplattform, die stark auf die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden ausgerichtet ist. Die Plattform bietet eine umfangreiche Hoteldatenbank und oft auch Sondertarife. Die Basisnutzung ist kostenfrei, wobei nur die tatsächlichen Buchungen berechnet werden. 

Für Unternehmen mit regelmäßigem Hotelbedarf – sei es für Einzelpersonen oder ganze Gruppen und Events – bietet HRS sich an, weil es sowohl die Auswahl an Hotels als auch die Abrechnung und Zahlungsmodalitäten vereinfacht. Darüber hinaus kann der Funktionsumfang je nach Unternehmensvertrag variieren.

Ehotel 

Ehotel ist ein Hotelbuchungsportal, das sich durch besondere Firmenraten, Sonderkonditionen und ein zentrales Reporting für Reisekosten abhebt. Ehotel lässt sich in Kombination mit anderen Reisemanagementsystemen nutzen. Während keine Grundgebühr anfällt, muss lediglich die tatsächlich gebuchten Leistungen bezahlt werden müssen. 

Vor allem für Unternehmen, die eine zentrale Hotelbuchungs- und Abrechnungsplattform suchen und dabei einen Fokus auf Kostentransparenz und einfache Prozesse legen, ist Ehotel eine solide Wahl. Allerdings liegt der Schwerpunkt eindeutig auf Hotelbuchungen; andere Reisebestandteile deckt das Portal nur begrenzt ab.

4. Ausgabenmanagement-Tools

Spendesk 

Spendesk ist eine All-in-One-Spesenmanagement-Plattform, die Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Reporting-Tools vereint. Firmenkreditkarten unterstützen die Kostenkontrolle, während Genehmigungsprozesse und eine zentrale Verwaltung von Spesen den Workflow vereinfachen. 

Mithilfe eines transparenten Reportings behalten Buchhaltung und Controlling stets den Überblick. Das Preismodell basiert auf Staffelpreisen, die sich an den benötigten Funktionen orientieren. 

Spendesk eignet sich für Unternehmen mit hohem Spesenaufkommen, deren Finanzabteilungen die Prozesse vereinheitlichen und Zeit sparen wollen. Als Nachteil wird gelegentlich die erforderliche Einarbeitungszeit genannt, um alle Funktionen möglichst effizient zu nutzen.

Circula

Circula bietet eine digitale Lösung für das Spesenmanagement, die auch Reisekostenabrechnungen und weitere Finanzprozesse abdeckt. 

Hervorzuheben sind die automatisierte Belegerfassung, beispielsweise per App, sowie die Anbindung an Lohnbuchhaltung und ERP-Systeme. Die Software bildet Richtlinien und Freigabeprozesse ab, sodass die Reisekostenabrechnung deutlich vereinfacht wird. 

Die monatlichen Gebühren pro Nutzer:in variieren je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang. Für KMUs und größere Unternehmen, die ihre Reisekosten und Spesen zentral digitalisieren wollen, ist Circula eine gute Option. 

Vor allem die einfache Bedienung und die automatisierten Workflows stehen im Vordergrund. Für sehr komplexe Firmenstrukturen kann der Funktionsumfang hingegen mitunter an seine Grenzen stoßen.

Moss 

Moss vereint Firmenkreditkarten, Spesenmanagement und Rechnungszahlung in einer Plattform. 

Unternehmen können Ausgabegrenzen und Richtlinien pro Kreditkarte definieren, Buchungen automatisch passenden Kostenkategorien zuordnen und die Softwareschnittstellen mit bestehenden Buchhaltungssystemen nutzen. Darüber hinaus steht ein Rechnungsmanagement inklusive Dokumentenverwaltung zur Verfügung. 

Das Preismodell enthält häufig eine monatliche Lizenz pro Nutzer oder pro Transaktion. Moss spricht Firmen an, die viele Mitarbeiterausgaben und Rechnungen zu verwalten haben und dabei Echtzeit-Transparenz benötigen. Zu den Vorteilen zählen die integrierte Lösung für Kreditkarten und Rechnungsmanagement, was den bürokratischen Aufwand reduzieren kann.

5. Weitere hilfreiche Reisemanagement-Tools für Ihre Geschäftsreise

PackPoint 

PackPoint ist eine App, die auf Grundlage des Reiseziels, der Aufenthaltsdauer und der geplanten Aktivitäten individuelle Packlisten erstellt. Dabei werden Wetterdaten und persönliche Vorlieben berücksichtigt. 

Die Basisfunktionen sind kostenlos. Wer die Premium-Version wählt, genießt erweiterte Möglichkeiten. 

PackPoint kommt vor allem für Geschäftsreisende und Vielreisende infrage, die nichts vergessen, und Zeit bei der Reisevorbereitung sparen wollen. Weniger nützlich ist diese App hingegen für sehr spezielle Reisebedürfnisse, die sich nicht in den vorgegebenen Kategorien abbilden lassen.

BringFido

BringFido ist eine App, die hundefreundliche Unterkünfte und Strände auflistet. Bewertungen anderer Tierhalter:innen bieten aufschlussreiche Erfahrungsberichte über die Gegebenheiten vor Ort. 

Die Basisversion der App ist, abgesehen von den Buchungskosten für die Unterkunft, kostenlos. Von Nachteil ist, dass sich das Angebot an tierfreundlichen Möglichkeiten hauptsächlich auf Hunde beschränkt.

Global SOS (SOS – Globale Notfallnummern)

Global SOS stellt die wichtigsten Notfallnummern eines jeweiligen Reiselandes bereit und trägt dazu bei, im Ernstfall schnell einen Notruf abzusetzen. Die Bedienung erfolgt über eine übersichtliche Länderauswahl und die direkte Anwahl aus der App. 

Sie lässt sich kostenfrei verwenden und kann vor allem für Geschäftsreisende und Urlauber wertvoll sein, die in einer unbekannten Umgebung rasch medizinische oder andere Unterstützung benötigen.

Sicher Reisen App (Auswärtiges Amt)

Die offizielle App des Auswärtigen Amts (Sicher reisen) umfasst Sicherheitshinweise und aktuelle Reise- sowie Gesundheitsinformationen für zahlreiche Länder. Zusätzlich finden Sie dort die Kontaktdaten deutscher Vertretungen im Ausland und Tipps zu Einreisebestimmungen. 

Die App ist kostenlos und richtet sich an Geschäftsreisende und Touristen, die sich über mögliche Gefahren, Reisestörungen und lokale Begebenheiten informieren möchten. Insbesondere für deutsche Staatsbürger:innen kann diese App eine wertvolle Informationsquelle sein.

XE Currency

XE Currency ist ein Währungsrechner, der internationale Währungen zuverlässig in Echtzeit umrechnet. 

Die App ist als gratis Basisversion erhältlich und bietet in der Premium-Variante, eine werbefreie Nutzung und umfangreichere Offline-Funktionen. Geschäftsreisende mit internationalen Zielen können von der unkomplizierten Umrechnung von Preisen profitieren.

Vorteile und Nutzen eines Reisemanagement-Tools für Ihr Unternehmen  

Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse  

Die manuelle Reisebuchung erfordert oft den Besuch verschiedener Vergleichsportale und eine mühsame Dokumentation sämtlicher Details. 

Ein Reisemanagement-Tool übernimmt viele dieser Schritte automatisch. So können Sie innerhalb weniger Minuten alle wichtigen Elemente ihrer Reiseplanung abschließen. Auch die Abrechnung von Reisekosten geht deutlich schneller vonstatten, da Belege digital verwaltet und direkt den jeweiligen Projekten zugeordnet werden.

Navan automatisiert viele Schritte im Buchungs- und Abrechnungsprozess, sodass alle Reisedetails zentral digital erfasst und ohne manuellen Mehraufwand verwaltet werden können. Die Plattform nutzt KI-gestützte Funktionen, um Ihnen innerhalb weniger Minuten eine vollständige Reiseplanung zu ermöglichen und bei Änderungen direkt passende Optionen vorzuschlagen.

Geringere Reisekosten und höhere Budgettransparenz  

Wenn alle Buchungen zentral über ein Reisemanagement-Tool laufen, hat die Finanzabteilung einen direkten Einblick in die laufenden Kosten. Das reduziert Doppelbuchungen und verhindert unnötige Ausgaben. Dank praktischer Auswertungen lässt sich zudem beobachten, wie sich die Hotel- oder Flug- bzw. Zugkosten pro Quartal entwickeln. Mit diesen Informationen können Sie bessere Konditionen bei ihren bevorzugten Buchungstools oder Reisedienstleistern aushandeln.

Navan bündelt alle Reiseausgaben und analysiert in Echtzeit, wo sich Einsparungen erzielen lassen. Gleichzeitig lassen sich so überflüssige oder doppelte Buchungen vermeiden und bessere Konditionen mit Anbietern verhandeln.

Einfache Umsetzung von Reiserichtlinien  

Unternehmen legen in ihren Reiserichtlinien fest, welche Kosten zulässig sind oder welche Unterkünfte gebucht werden dürfen. Mit einem Reisemanagement-Tool werden diese Vorgaben direkt in die Buchungsstrecken integriert: Mitarbeitende erhalten automatische Hinweise, falls das ausgewählte Hotel oder der Flug nicht der für sie geltenden Richtlinien entspricht. Dadurch minimiert sich die Fehlerquote, und die Einhaltung Ihrer Vorgaben wird effektiv sichergestellt.

Dank der dynamischen Richtlinienverwaltung in Navan werden die Vorgaben automatisch in den Buchungsprozess integriert. Mitarbeitende sehen entsprechende Hinweise bereits während des Buchungsprozesses, wenn ausgewählte Optionen das Budget überschreiten oder nicht den internen Vorgaben entsprechen.

Bessere Koordination und Kommunikation  

In vielen Unternehmen bündeln sich Reiseanfragen bei einer zentralen Stelle oder einer Abteilung. Damit es nicht zu Engpässen oder Abstimmungsproblemen kommt, ermöglicht ein Reisemanagement-Tool die einfache Kommunikation zwischen Reisenden, Vorgesetzten und dem Reisemanagement-Team. Jede Änderung – etwa eine Umbuchung oder Stornierung – wird automatisch erfasst und allen Beteiligten in Echtzeit angezeigt.

Navan zentralisiert sämtliche Informationen und ermöglicht eine direkte Abstimmung zwischen Reisenden, Vorgesetzten und Reisemanagement-Teams. Jegliche Änderungen, wie Umbuchungen oder Stornierungen, werden in Echtzeit synchronisiert, wodurch alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind.

Fazit

Reisemanagement-Tools bilden die Schlüsselkomponente für effiziente Geschäftsreisen. Sie sparen Zeit, senken Kosten und bringen Transparenz in alle Abläufe – von der Reiseplanung bis zur Abrechnung der Reisekosten. Unternehmen jeder Größe profitieren von den flexiblen und skalierbaren Funktionen, die digitale Reisemanagement-Lösungen ermöglichen.

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