KI-Reiseplaner: Was Sie wissen sollten

Stellen Sie sich vor, Sie hätten bei Ihrer nächsten Reise einen digitalen Alleskönner an Ihrer Seite: einen KI-Reiseplaner, der nicht nur alle Buchungen für Sie übernimmt, sondern zusätzlich noch Hotelangelegenheiten regelt, Restaurantbestellungen in Echtzeit übersetzt und Ihnen auf Wunsch spannende Fakten zu lokalen Sehenswürdigkeiten liefert. Dank moderner KI-Reiseplanung ist das alles kein Problem mehr.

Während Online-Portale sich früher vor allem auf Preisvergleiche und die Buchung einzelner Leistungen beschränkten, ermöglicht ein KI-Reiseplaner heute eine hochgradig personalisierte Reiseerfahrung. Insbesondere für Unternehmen, bei denen Zeit und Effizienz eine zentrale Rolle spielen, birgt die KI-Reiseplanung enormes Potenzial:

97 % der Geschäftsreisenden können sich laut einer aktuellen Studie des Deutschen Reiseverbands bereits vorstellen, KI-Chatbots für die Reiseplanung einzusetzen, und für 54 % zählt die Zeitersparnis zu den wichtigsten Vorteilen dieser Technologie. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein KI-Reiseplaner den gesamten Planungs- und Buchungsprozess revolutioniert, wie gerade Vielreisende und Unternehmen davon profitieren und welche Rolle Anbieter wie Navan bei der professionellen Organisation Ihrer Geschäftsreisen spielen.

Was macht ein KI-Reiseplaner?  

Ein KI-Reiseplaner ist ein digitaler Assistent, der mithilfe von Künstlicher Intelligenz und Sprachverarbeitung (Natural Language Processing) Reiseoptionen analysiert, organisiert und personalisiert vorschlägt. Er sammelt dazu Nutzerdaten, etwa zu bevorzugten Fluggesellschaften oder Budgetgrenzen, und erstellt auf dieser Basis maßgeschneiderte Angebote.

Darüber hinaus kann ein KI-Reiseplaner in vielen Fällen Echtzeit-Updates zu Flugverspätungen oder -ausfällen bereitstellen. Häufig werden auch Hotelbewertungen, Restaurantempfehlungen, Währungskurse und lokale Sehenswürdigkeiten eingebunden, um noch individuellere Reisevorschläge und ggf. auch Reiserichtlinien berücksichtigen zu können.

Welche Vorteile bietet ein KI-Reiseplaner?  

1. Zeitersparnis  

Geschäftsreisen erfordern eine präzise Koordination: Terminkalender, Meeting-Zeiten und mögliche Anschlussverbindungen müssen nahtlos zusammenpassen. Genau hier unterstützt ein KI-Reiseplaner, indem er alle relevanten Angebote automatisiert filtert und nur Vorschläge ausgibt, die exakt zu den Vorgaben passen.

Laut Umfragen des Deutschen Reiseverbands (2024) nennen jeweils mehr als 50 % der Befragten eine effiziente Reiseplanung, Echtzeit-Updates zu Flugverspätungen und eine Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit als wichtigste Argumente für den Einsatz von KI-Reiseassistenten.

2. Personalisierung  

KI-Reiseplaner werden mit jeder Interaktion präziser: Sie lernen bevorzugte Airlines, passende Hotelkategorien, sinnvolle Direktverbindungen und effektive Budgetstrategien kennen. Mit zunehmender Datenbasis werden die Vorschläge immer passgenauer – egal ob für Konferenzen, Meetings oder interne Workshops. Diese individualisierte Reiseplanung sorgt für reibungslose Abläufe und ein stimmiges Reiseerlebnis.

Für 45 % der Befragten des Deutschen Reiseverbands (2024) liegt der Vorteil von KI-Reiseplanern darin, personalisierte Empfehlungen aus der Analyse vergangener Reisen und Präferenzen zu ziehen.

3. Optimierte Kundenbetreuung 

Anders als traditionelle Reisebüros sind KI-Reiseplaner rund um die Uhr verfügbar. Bei kurzfristigen Planänderungen oder unvorhergesehenen Verzögerungen wie Flugausfällen kann das System sofort nach Alternativen suchen und umbuchen. Das entlastet Vielreisende, die häufig erst nach Feierabend oder am Wochenende Reiseanliegen klären können.

40 % der Teilnehmenden in der Umfrage des Deutschen Reiseverbands (2024) trauen KI-Reiseplanern zu, Reisewege zu optimieren und so Zeit und Kosten zu sparen.

4. Kostenoptimierung  

In der KI-Reiseplanung verfolgt und analysiert die KI Datensätze zu Preisentwicklungen und Verfügbarkeiten kontinuierlich. Nutzer:innen können rechtzeitig auf steigende Preise oder Sonderangebote reagieren und dadurch langfristig Kosten sparen. 

Die besten KI-Reiseplaner 2025  

Der Markt für KI-Reiseplaner wächst kontinuierlich – hier ein Überblick über drei wegweisende Anbieter, die bereits von führenden Unternehmen im In- und Ausland genutzt werden.

1. Navans KI-gestützte Reisemanagement-Lösung

Navan ist die einzige, Komplettlösung für Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement, mit der Unternehmen ihre Dienstreisen von der Buchung über die Genehmigung bis zur Reisekostenabrechnung effizient steuern können. 

Als clevere Reisemanagement-Lösung integriert es Ihre internen Reiserichtlinien, berücksichtigt Reisebudgets und Vorteilsprogramme automatisch und zeigt Ihnen dadurch nur genehmigte Buchungsoptionen an. 

Die virtuelle KI-Assistenz Ava unterstützt Sie und Ihre Mitarbeitenden rund um die Uhr bei schriftlichen, wie auch mündlichen Anfragen bei allen Geschäftsreise- und Abrechnungsthemen. Zuverlässige Echtzeit-Benachrichtigungen erlauben Ihnen schnelle Umbuchungen oder Anpassungen, sodass Sie keine wertvolle Zeit verlieren. 

Zuletzt führen Navans umfangreiche Analysen, alle relevanten Daten zu Geschäftsreisen, Ausgaben und Mitarbeiterzufriedenheit zusammen auf einem Dashboard, sodass Sie mit einem Blick Kostentreiber erkennen, Prozesse optimieren und kontinuierlich Zeit sowie Kosten sparen können.

2. Mindtrip.ai

Mindtrip ist eine KI-basierte Reiseplattform aus dem Silicon Valley, die sich derzeit in der Betaphase befindet. Eine besondere Funktion ist die interaktive Karte, die beim Chatbot-Dialog automatisch an Sehenswürdigkeiten heranzoomt, sobald sie im Text erwähnt werden. Dank Verknüpfungen mit Bewertungsportalen, Buchungsplattformen und umfangreichen Inhalten erhalten Nutzer:innen umfassende Informationen und können nach Ihrem Belieben detaillierte Urlaubspläne erstellen und flexibel anpassen.

Vorteile: Neu sind vor allem die konversationsbasierte KI, die eine besonders einfache Bedienung ermöglicht, sowie dynamische Reiserouten, die sich unterwegs an Veränderungen anpassen. Zusätzlich ist die breite Auswahl an vorgefertigten Reiseplänen für eine schnelle Planung in dieser Form bislang eher selten.

Nachteile: Manche abgelegenen oder außergewöhnlichen Reiseziele können in der App fehlen, zudem ist für die vollständige Nutzung eine konstante Internetverbindung erforderlich. Darüber hinaus kann die Individualisierung für sehr spezifische Reisebedürfnisse als eingeschränkt empfunden werden.

3. AskLayla

AskLayla ist ein in Berlin gegründetes Travel Startup. Der gleichnamige Chatbot Layla schlägt nicht nur Reiseziele, sondern auch Unterkunft- und Flugoptionen vor, indem er auf booking.com und Skyscanner zurückgreift. Durch natürliche Sprachverarbeitung lernt Layla individuelle Vorlieben kennen und erstellt maßgeschneiderte Empfehlungen. Erste Interaktionen sind auch ohne Registrierung möglich, für Buchungen ist jedoch ein Account oder ein Login über Google oder Apple erforderlich.

Vorteile: AskLayla bündelt sämtliche Reiseinformationen an einem Ort und liefert personalisierte Empfehlungen für eine zeitsparende Planung. Dank intuitiver Oberfläche, regelmäßigen Updates und flexiblen Routenanpassungen lässt sich jede Reise mühelos gestalten.

Nachteile: Dieser KI-Reiseplaner ist, sollten Sie auf den vollen Umfang der Leistungen zugreifen wollen, kostenpflichtig und bietet nur eingeschränkte Offline-Funktionen. Sehr spezifischen Reisewünschen stößt AskLayla an ihre Grenzen.

4. Wonderplan

Wonderplan erlaubt es Ihnen, Ihre Interessen, geplanten Aktivitäten und Ihr Reisebudget anzugeben und daraus automatisch einen individuellen Reiseplan zu erstellen. Sie ist derzeit kostenlos nutzbar, bietet flexible Anpassungen sowie Gruppenfunktionen und erleichtert so die Organisation komplexer Trips. 

Vorteile: Aktuell ist Wonderplan kostenlos verfügbar. Zudem besteht die Möglichkeit, weniger bekannte lokale Sehenswürdigkeiten zu entdecken – und diese auch in einer kollaborativen Gruppenplanungsfunktion gemeinsam zu bereisen.

Nachteile: Aktuell sind mögliche Reisepläne auf einen Planungszeitraum von einer Woche beschränkt. Außerdem werden nicht alle Reiseziele bedient. Dadurch kann es zu Einschränkungen bei längeren Reisen und abgelegeneren Orten kommen.

Wie verändern KI-Reiseagenten das Geschäftsreisemanagement?

KI-Reiseplaner bieten im Geschäftsreise- und Spesenmanagement ein unüberbietbares Maß an Personalisierung und Effizienz. Konkret unterstützen KI-Reiseplaner, wie folgt: 

Vor der Geschäftsreise

Reiserichtlinien und Compliance 

Viele Unternehmen haben strenge Reiserichtlinien etwa zu Reisebudgets, bevorzugten Hotels oder Transportmitteln. Ein KI-Reiseplaner berücksichtigt diese Vorgaben automatisch und zeigt nur konforme Optionen an. So erhalten Travel Manager:innen direkt buchungsfertige Reisen, ohne nachträgliche Korrekturen. Gleichzeitig können KI-Reiseplaner Vorlieben und Prioritäten Ihrer Mitarbeitenden erfassen und diese bereits im Buchungsprozess berücksichtigen.

Laut Deutschem Reiseverband ziehen bereits 46 % der Reisenden KI in Ihrer Reiseplanung (z. B. bei der Auswahl von Flügen und Hotels) konventionellen Möglichkeiten vor.

Während der Geschäftsreise

​​Wenn ein Flug verspätet ist oder eine Zugverbindung kurzfristig ausfällt, hilft ein KI-Reiseplaner umgehend mit alternativen Routen und Umbuchungen. Vor Ort unterstützt er Sie bei der Navigation, indem er die optimale Fahrstrecke empfiehlt und Verkehrsmeldungen, sowie das Wetter berücksichtigt. 

Zudem erhalten Sie stets passende Empfehlungen zu Restaurants, Sehenswürdigkeiten oder kulturellen Events, die auf Ihre Interessen abgestimmt sind. Sollte doch etwas schieflaufen, kann ein KI-Reiseplaner Sie 24/7 auf Ihrer Muttersprache unterstützen.

Der Deutsche Reiseverband ermittelte in seiner Umfrage, dass 43 % der Befragten sich sofortige Unterstützung bei Problemen wie Flug- oder Bahnausfällen erhoffen. 51 % können sich dabei vorstellen, auf die Alternativvorschläge von KI-Reiseplanern zurückzugreifen.

Nach der Geschäftsreise

Automatisierte Spesenabrechnung  

Die Bearbeitung von Spesen und Bewirtungsbelegen ist zeitintensiv und fehleranfällig. Dank fortschrittlicher Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition) und Algorithmen zur maschinellen Datenverarbeitung lassen sich solche Belege automatisch erfassen und richtig zuordnen. Das entlastet nicht nur Mitarbeitende, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Transparenz in der Buchhaltung.

Administrative Tätigkeiten werden bereits von 48 % der Befragten des Deutschen Reiseverbands mithilfe von KI erledigt.

Zentrale Datenanalyse  

Zur strategischen Steuerung der Reisekosten und -abläufe ist eine konsolidierte Datenbasis unabdingbar. KI-Reisesysteme können sämtliche Kosten, von den einzelnen Hotelrechnungen bis zu den gesamten CO2-Emissionen, in einem Dashboard zusammenführen. In Echtzeit entstehen Reports, die schnell zeigen, wo Einsparpotenziale liegen.

FAQ 

Werden KI-Reiseplaner klassische Geschäftsreisebüros ersetzen?  

Auch wenn KI-basierte Reisebuchungs- und Reiseplanungssysteme immer mehr Funktionen übernehmen, bleibt der persönliche Austausch im Geschäftsreisemanagement weiterhin unersetzlich. Statt einen völligen Ersatz sehen wir eher eine sinnvolle Ergänzung. KI-Reiseplaner decken mit ihren smarten Reisemanagement-Lösungen Routineaufgaben und schlichte Standardbuchungen ab, während menschliche Reiseexpert:innen ihre Stärken in der persönlichen Beratung ausspielen können.

Können Privatpersonen KI-Reiseplaner nutzen?  

Ja, viele KI-Reiseplaner lassen sich auch von Privatpersonen nutzen. KI-Reisetools wie AskLayla lassen sich auch für die Urlaubsplanung nutzen. Navan hingegen ist z. B. rein auf das Geschäftsreisemanagement spezialisiert.  

Wie wird der Datenschutz bei der KI-Reiseplanung gewahrt?  

Seriöse Anbieter richten sich nach den Vorgaben der DSGVO und ergreifen entsprechende Sicherheitsvorkehrungen, um Ihre persönlichen und unternehmerischen Daten zu schützen. Achten Sie bei der Auswahl daher auf anerkannte Zertifizierungen und informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzrichtlinien.  

Ist ein KI-Reiseplaner teurer als herkömmliche Reiseagent:innen?  

Je nach Anbieter kann ein monatliches Abonnement, eine Provision oder eine andere Gebührenstruktur für die Nutzung eines KI-Reiseplaners anfallen. Häufig lassen sich diese jedoch zunächst kostenfrei testen. Vor allem für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen lohnt sich die Investition in einen KI-gestützten Reisemanagementanbieter wie Navan. Dynamische Preisanalysen und die automatisierte Ausgabenoptimierung führen i. d. R. zu erheblichen Einsparungen bei Reisekosten, sodass der Nutzen für ein smartes Tool langfristig die Ausgaben dafür übersteigt.

Welche technologischen Trends zeichnen sich für die Zukunft ab?  

Sprach- und Bilderkennung, sowie die Datenauswertung werden immer ausgefeilter, wodurch KI-basierte Reiseplaner noch komplexere Aufgaben werden lösen können. Zudem ist zu erwarten, dass Augmented Reality und biometrische Verfahren den Reiseprozess weiter vereinfachen, etwa bei Sicherheitskontrollen oder beim Boarding.

Fazit  

KI-Reiseplaner vereinfachen das Travel Management erheblich, indem sie personalisierte Vorschläge, automatisierte Buchungsprozesse und Echtzeit-Analysen bieten. Insbesondere Unternehmen, die Ihren Zeitaufwand und Kosten im Geschäftsreisemanagement reduzieren möchten, profitieren von diesen Lösungen. 

Allerdings gibt es auch eine spürbare Skepsis bezüglich der Zuverlässigkeit der Technik und des Umgangs mit sensiblen Daten. Für die Zukunft zeichnet sich eine Hybridlösung wie die von Navan ab, bei der KI-gestützte Automatisierungen und persönliche Beratung auf beste Weise zusammenwirken.