Was ist eine P-Card? Verstehen Sie die Funktionsweise von Einkaufskarten und die Vorteile für Unternehmen

P-Cards, auch als P-Karten, Einkaufskarten oder Procurement-Cards bekannt, sind Firmenkreditkarten, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden für Geschäftsausgaben zur Verfügung stellen. Mit P-Cards können Firmenausgaben getätigt werden, ohne dass der übliche Abrechnungsprozess durchlaufen werden muss.

Je nach den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens können Mitarbeitende Einkäufe vornehmen – von der Tasse Kaffee bis zur Buchung eines Hotelzimmers. Aufgrund der zunehmenden Beliebtheit von P-Karten zur verbesserten Kontrolle der Mitarbeiterausgaben haben Expert:innen für den P-Karten-Markt im Einkauf ein Wachstum von über 8,1 % zwischen 2022 und 2026 vorausgesagt.

Was ist eine P-Card?

Eine P-Card, kurz für „Purchasing Card“ oder „Procurement Card“, ist eine Art Zahlungskarte für Unternehmen, um den Beschaffungsprozess zu optimieren und geschäftsbezogene Einkäufe zu erleichtern.

P-Karten werden in der Regel an Mitarbeitende ausgegeben, die über eine entsprechende Ausgabeberechtigung verfügen. Dadurch können sie direkt Ausgaben tätigen, ohne dass herkömmliche Auftragsgenehmigungen oder Rückerstattungsverfahren erforderlich sind.

Mit Einkaufskarten können also bequem und effizient kleine sowie regelmäßige Aufwendungen verwaltet und Ausgaben nachvollzogen werden. Zudem helfen sie dabei, die Liquiditätssteuerung zu verbessern und die allgemeine finanzielle Kontrolle im Unternehmen zu erhöhen.

Einkaufskarten verfügen oft über vordefinierte Ausgabenlimits und detaillierte Transaktionsberichte. Das machst sie zu einem wertvollen Instrument für Firmen, die ihre Beschaffungsverfahren vereinfachen und den Verwaltungsaufwand reduzieren möchten.

Wie unterscheiden sich P-Karten von Firmenkarten?

Auf den ersten Blick mögen Firmenkarten als ideale Lösung für viele Unternehmen erscheinen. Mitarbeitende sind mit der Funktionsweise der Karten vertraut, da sie wie private Kreditkarten genutzt werden können. Und ähnlich wie P-Cards ermöglichen auch Firmenkarten den Mitarbeitenden Zugriff auf Unternehmensgelder.

Allerdings gibt es Unterschiede darin, wie Unternehmen die Ausgaben der Karteninhaber:innen nachvollziehen können, wie die Ausgaben begrenzt werden und wie die Kontrolle gehandhabt wird.

Was sind die Vorteile von Einkaufskarten?

Mit der richtigen P-Card kann vermieden werden, dass Mitarbeitende ihr eigenes Geld vorstrecken müssen. Aber auch Unternehmen profitieren z. B. durch:

• Anpassbare Richtlinien. P-Karten ermöglichen mehr Kontrolle über die Unternehmensausgaben. Unternehmen können Ausgabenlimits pro Karte oder Anbieter festlegen und eine Liste mit vorab genehmigten Anbietern erstellen. Durch die Festlegung von Pauschalbeträgen wissen alle Mitarbeitenden, wie viel sie ausgeben dürfen, und die Buchhaltung kann die Kontrollen an die entsprechenden Nummern im Sachkonto anpassen.
• Vermeidung von Erstattungsvorgängen. Aufgrund der anpassbaren Richtlinien sind sich die P-Karten-Benutzer:innen automatisch über ihre Kaufkraft im Klaren. Anstatt dass Mitarbeitende ihre persönliche Kredit- oder Debitkarte verwenden müssen, können mit P-Karten Rückerstattungen vermieden werden, da die Mitarbeitenden die Unternehmensausgaben nicht mehr selbst auslegen.
• Kostenersparnis. Einige Unternehmen können durch die Implementierung von Einkaufskarten Effizienzeinsparungen zwischen 55 und 80 % erreichen im Vergleich zu traditionellen Zahlungsprozessen. Das entspricht umgerechnet rund 60 Euro (63 US-Dollar) pro Transaktion.
• Verbesserte Sicherheitsfunktionen. Die Technologie hinter P-Cards ist den traditionellen Zahlungsmethoden deutlich voraus, da sie in der Regel die neuesten Sicherheitsvorkehrungen zur Betrugsminimierung einsetzt. Aufgrund der hohen Nutzungsraten werden bei P-Karten-Zahlungen Technologien wie Fingerabdruck-Authentifizierung, Chip-and-PIN-Technologie, S-HTTP und Secure Socket Layer eingesetzt.

Verwendung von Firmenkarten und P-Cards im Vergleich

Diese Vorzüge haben Zahlungen und Workflows mit P-Karten im Spesenmanagement:

• Im Gegensatz zu Einkaufskarten verwenden Firmenkarten oft keine ausreichenden Ausgabenkontrollen. Außerdem ist die Software von Kreditkarten häufig veraltet.
• Bei vielen Firmenkarten ist der Abstimmungsprozess von Ausgaben sehr mühsam. Spesenabrechnungen, Papierbelege und Unterlagen sind unübersichtlich und kosten die Buchhaltung wertvolle Zeit.
• Firmenkarten sind anfälliger für Betrug. Einer Person im Unternehmen die physische Karte anzuvertrauen, reicht nicht aus. Regelmäßige Online-Einkäufe führen dazu, dass die Kreditkartendaten für viele Internetseiten verwendet werden.

Sind P-Cards das Richtige für mein Unternehmen? 

Jedes Unternehmen ist anders. Daher sollte Ihre Firmenkartenlösung zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. P-Karten lohnen sich für Sie, wenn Sie u. a. die folgenden Herausforderungen für Ihre Buchhaltungs- und Finanzteams lösen möchten:

• Mangelnde Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeitenden
• Zeitverlust bei aufwendigen Spesenabrechnungen 
• Begrenzte Einsicht in Echtzeit-Geschäftsausgaben 
• Verzögerte Prozesse aufgrund verlorener Belege und nicht übereinstimmender Zahlungen
• Geringe Skalierbarkeit

Wenn eines dieser Probleme zu wiederholten Gesprächen oder Beschwerden von Finanzteams, Admins und Mitarbeitenden führt, ist möglicherweise ein neuer Einkaufsprozess erforderlich. P-Cards sind eine innovative und sichere Alternative für Unternehmen und sind in Kombination mit der richtigen Ausgabenmanagement-Software noch leistungsfähiger.

Warum Unternehmen P-Karten und Spesenmanagement-Software kombinieren sollten

Eine modern P-Karte sollte über integrierte, anpassbare Kontrollen verfügen, die die Transaktionen mit den Ausgabenrichtlinien verknüpfen. Aus diesem Grund sind die effizientesten P-Karten mit End-to-End-Lösungen wie Navan verbunden, die verstärkte Sicherheitskontrollen bieten. Ein End-to-End-Ausgabenmanagementsystem bietet folgende Merkmale:

Effiziente Genehmigungsworkflows

Während des gesamten Genehmigungsprozesses sollten P-Karten mit den Einkaufsrichtlinien eines Unternehmens für jede Ausgabe übereinstimmen. Kosten, die innerhalb dieser Richtlinie liegen, werden automatisch genehmigt, da die festgelegten Parameter eine Kontrolle für jedes Kartenkonto ermöglichen.

Alles, was nicht eindeutig ist, wird zur manuellen Genehmigung gekennzeichnet. Solche automatisierten Genehmigungsprozesse ermöglichen eine klare Überprüfung und minimieren gleichzeitig umständliche Kommunikationsschleifen zwischen den Beteiligten. Die Buchhaltung erkennt betrügerische Transaktionen schneller und kann unberechtigte Ausgaben verhindern, bevor sie entstehen.

Automatisierte Buchungssätze 

Moderne Ausgabenmanagement-Lösungen sollten mit den meisten Buchhaltungssystemen integriert werden können. Durch diese Integration werden die Daten nahtlos synchronisiert, was den Arbeitsaufwand für die Buchhaltung verringert.

Navan verfügt beispielsweise über zahlreiche Integrationen mit ERP-Systemen, darunter Xero und Oracle Netsuite, was die Datenübertragung vereinfacht und beschleunigt.

Die Automatisierung reduziert auch den Zeitaufwand für den Monatsabschluss, indem doppelte Buchungen vermieden werden und die Systeme übersichtlicher bleiben. Finanzverantwortliche können mit datengestützten Berichten rechtzeitig strategische Entscheidungen treffen, da sie einen besseren Überblick über die Ausgaben haben.

Erhöhte Sicherheit

Durch die Nutzung von P-Cards besteht für alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, eine Karte zu erhalten, da die geltenden Richtlinien für Einkäufe auf virtuelle Karten übertragen werden.

Es können Einmal-Karten, Karten für wiederkehrende Ausgaben oder Karten mit genauem Ablaufdatum erstellt werden. Diese eindeutig zugeordneten virtuellen Karten bieten mehr Sicherheit vor Betrug, da die virtuelle Kreditkartennummer ohne Zugriff auf die Identität oder das Computersystem der Karteninhaber:innen nicht zurückverfolgt werden kann.

Eine Einkaufskarte, die sich an Ihr Unternehmen anpasst 

P-Karten sind ein sicheres und bequemes Zahlungsmittel zur Abwicklung von Unternehmensausgaben. Sie bieten jedoch nur einen Mehrwert für das Ausgabenmanagement, wenn das Kartenprogram auch skalierbar ist.

Mit Navan können Unternehmen P-Karten mit einer preisgekrönten Ausgabenmanagementlösung kombinieren, die die gesamte Bandbreite an Ausgaben abdeckt – und dabei manuelle Prozesse und hohe Transaktionsgebühren anderer P-Card-Anbieter überflüssig macht.

P-Karten, die mit einem Ausgabenmanagementsystem wie Navan verbunden sind, ermöglichen es Unternehmen, einen höheren ROI zu erzielen, indem sie die Bearbeitungskosten senken, Betrug verhindern und detaillierte Datensätze bereitstellen, die eine Verbindung zwischen Einnahmen und Ausgaben herstellen.

Navan löst die beiden größten Probleme, die mit der Verwendung herkömmlicher Firmenkarten verbunden sind: mangelnde Kontrolle und Übersicht über die Ausgaben. Sie möchten mehr erfahren, wie Sie dies für Ihr Unternehmen nutzen können?