Forrester-Studie belegt Ersparnis von 16 % bei Geschäftsreisen mit Navan

„Lohnt sich der Aufwand für den Wechsel unserer aktuellen Lösung für das Reise- und Ausgabenmanagement wirklich?“

Diese Frage habe ich von unzähligen potenziellen Kunden gehört. Ich verweise sie dann auf unsere Case Studies beispielsweise von HelloFresh, wo die Ersparnis bei Hotels 33 % und bei Flügen 28 % beträgt, oder Zoom, wo eine Gesamtersparnis von 15 % bei Geschäftsreisen erzielt wurde. Aber manche Gesprächspartner:innen wünschen sich mehr Detailtiefe: Woher kommen diese Einsparungen genau? Handelt es sich um direkte Kosten? Was ist mit Effizienzgewinnen? Welche weiteren Vorteile bietet Navan?

Deshalb haben wir Forrester Consulting damit beauftragt, alle Aspekte der Navan-Lösung zu analysieren. Forrester führte dazu detaillierte Interviews mit vier Kunden, die sich für einen Wechsel entschieden haben, um herauszufinden, welche Vorteile die Plattform aus ihrer Sicht bietet.

Die Ergebnisse wurden in der Forrester-Studie „The Total Economic Impact of Navan“ zusammengefasst.

Häufige Herausforderungen

Für die Studie führte Forrester Interviews mit Entscheidungsträger:innen, die vor und nach dem Wechsel zu Navan in ihrem Unternehmen für das Reise- und Ausgabenmanagement verantwortlich waren.

Dabei zeigte sich bei allen, dass sie vor Navan mit einer Reihe von Problemen im Bereich Reise- und Ausgabenmanagement zu kämpfen hatten. Fragmentierte Systeme, begrenzte Daten-Transparenz, manuelle Prozesse für Reisebuchungen, mühsame Spesenabrechnungen, verzögerte Erstattungen und mangelnder Support waren gängige Schwachstellen.

Es ist wenig verwunderlich, dass dies zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden führte, die ihre Reisen deshalb oft außerhalb der vorgesehenen Plattform buchten. Wenn dies geschieht, können Unternehmen ihre Fürsorgepflicht (Duty of Care) nicht erfüllen oder Vorteile wie vorverhandelte Tarife nicht nutzen.

Forrester führte die Ergebnisse der Gespräche in einem fiktiven Modellunternehmen zusammen, analysierte die Reise- und Ausgabendaten (Kosten und Zeitaufwand) vor und nach der Umstellung und kam zu einigen bemerkenswerten Schlussfolgerungen.

Wie Unternehmen von Navan profitieren*

• Reduzierung der direkten Kosten. 16 % weniger Reisekosten pro Jahr – das sind die Einsparungen, die Forrester auf der Grundlage zahlreicher Navan-Funktionen feststellte, wie etwa vorverhandelte Tarife, Durchsetzung von Richtlinien und dynamischen Zugriff auf das Reiseangebot. Allein die Reduzierung von nicht richtlinienkonformen Spesenanträgen führte in einem Zeitraum von drei Jahren zu Einsparungen von 300.000 US-Dollar, während das Zusammenführen mehrerer Plattformen eine Ersparnis von weiteren 80.000 US-Dollar ermöglichte. Die von Forrester interviewten Kunden bestätigten auch Einsparungen durch das Prämienprogramm Navan-Prämien, welches genau zu diesem Zweck ins Leben gerufen wurde.
• Produktivitätssteigerungen. 10–15 Minuten weniger Zeitaufwand pro Reisebuchung und 24 Minuten weniger für jede Spesenabrechnung – diese Zeit gewannen Mitarbeitende laut der Forrester-Studie zurück. Tatsächlich stellte Forrester Produktivitätseinsparungen von mehr als 350.000 US-Dollar bei Reisebuchungen sowie durch den optimierten Support fest. Navan bietet den Mitarbeitenden weltweit Kundenservice rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr – mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von 45 Sekunden. Zudem führt allein die Automatisierung des Ausgabenmanagements im Modellunternehmen über drei Jahre zu einem Plus in Höhe von 1,2 Millionen US-Dollar.
• Nicht quantifizierbare Vorteile. Einige Vorteile von Navan gehen laut der Studie über messbare Zeit- und Kosteneinsparungen hinaus. Navan bietet im Vergleich zu traditionellen Anbietern mehr Sicherheit durch umfassendere Duty-of-Care-Funktionen sowie Analysetools, die eine bessere Überwachung des Cashflows ermöglichen. Darüber hinaus stellte Forrester fest, dass Unternehmen umfangreich von Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit profitieren.

Fazit

In der Analyse stellte Forrester fest, dass die Vorteile von Navan über signifikante Einsparungen bei den direkten Kosten hinausgehen – genau darauf haben wir Navan ausgelegt und entwickelt. Unser Ziel ist es, die Logistik von Geschäftsreisen – von der Buchung und dem Support bis hin zu Spesenabrechnungen und Abstimmung durch die Buchhaltung – so effizient wie möglich zu gestalten, damit sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Alle Vorteile der vier Navan-Kunden zusammengenommen berechnete die Forrester-Studie, dass das Modellunternehmen über einen Zeitraum von drei Jahren einen Gesamtntuzen von 9,1 Millionen US-Dollar sowie einen ROI von 376 % erzielte.

Kommen wir also zurück zur Frage vom Anfang: Lohnt sich der Aufwand für den Wechsel unserer aktuellen Lösung für das Reise- und Ausgabenmanagement wirklich? Die Frage sollte wohl eher lauten: Kann es sich Ihr Unternehmen leisten, nicht auf Navan umzusteigen?

Schauen Sie sich alle Fakten und Zahlen an. Laden Sie jetzt die vollständige Forrester-Studie herunter.

*Basierend auf Interviews mit Navan-Kunden und der Analyse eines globalen Modellunternehmens mit 20 Millionen US-Dollar jährlichem Reisebudget und 5.000 Mitarbeitenden, wie in der im November 2025 von Navan in Auftrag gegebenen Forrester Total Economic Impact™-Studie beschrieben. Tatsächliche Einsparungen, Vorteile und andere Ergebnisse können variieren und hängen von verschiedenen im Bericht beschriebenen Faktoren ab. Es wird keine Garantie übernommen.