Corporate Rate auf Geschäftsreise: Die besten Spartipps

Ob Teambesprechung, wichtiges Kundentreffen oder große Jahresveranstaltung: der Austausch in Person gewinnt trotz digitaler Ausweichmöglichkeiten zunehmend an Bedeutung. 2023 wurden laut VDR-Analyse 116,7 Millionen Geschäftsreisen in Deutschland unternommen. Dafür gaben Unternehmen durchschnittlich 409 € pro Geschäftsreise aus – eine Ausgabenerhöhung von 31 % gegenüber dem Jahr 2019, Tendenz steigend. 

Gründe für die gestiegenen Geschäftsreisekosten gibt es viele. Zum einen hat sich laut Aussagen des fvw Travel Talk die durchschnittliche Reisedauer von 1,8 auf 2,6 Tage verlängert. Zum anderen sind Unternehmen wieder verstärkt im Ausland unterwegs, was die Kosten zusätzlich in die Höhe treibt.

Doch es gibt einige Tipps mit denen Sie beträchtliche Einsparungen erzielen können, ohne dass Ihre Geschäftsreisenden auf Komfort verzichten müssen: Corporate Rates. Mit diesen speziell verhandelten Firmenraten profitieren Sie nicht nur von exklusiven Preisnachlässen, sondern auch von attraktiven Zusatzleistungen wie Ticket-Upgrades, Highspeed-Internet und flexiblen Stornierungsbedingungen.

Wie Sie diese Corporate Rates erhalten, welche Vorteile Ihnen diese Angebote konkret bieten und wie Sie diese akquirieren und optimal einsetzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Weitere Informationen zu den oben genannten Quellen finden Sie hier: VDR Geschäftsreiseanalyse 2024 und fvwTravelTalk.

Was ist eine Corporate Rate bzw. eine Firmenrate?

Eine Corporate Rate, auch Firmenrate genannt, ist ein spezieller Preis oder Sondertarif, den Unternehmen mit verschiedenen Anbietern wie beispielsweise Hotelketten, Fluggesellschaften oder Autovermietungen aushandeln können.

Die Idee dahinter ist, dass diese Unternehmen aufgrund ihres regelmäßigen und höheren Buchungsvolumens besonders günstige Konditionen erhalten. Diese Corporate Rates werden oftmals in den unternehmensinternen Reiserichtlinien festgelegt, sodass Mitarbeitende bei ihren beruflichen Reisen von den vergünstigten Preisen profitieren können. Unternehmen sparen dadurch an Reisekosten und Buchungsaufwand, während die Anbieter durch die vertragliche Bindung gleichzeitig eine planbare und vor allem verlässliche Auslastung ihrer Kapazitäten erhalten.

Corporate Rates können ganzjährig gelten oder auf bestimmte Wochentage bzw. Saisonzeiten beschränkt sein. In einigen Fällen dürfen Mitarbeitende den günstigeren Tarif sogar für private Reisen nutzen. Weitere Vorteile sind flexible Stornierungsbedingungen, Upgrades auf bessere Zimmerkategorien oder Treueprogramme, durch die sich zum Beispiel kostenlose Übernachtungen oder andere Vergünstigungen sammeln lassen.

Sind diese Konditionen vertraglich vereinbart, erhalten Unternehmen in der Regel einen spezifischen Buchungscode, den sie ganz einfach beim Buchen über die Webseite des Hotels oder eine kooperierende Hotelbuchungsplattform angeben. Beim Check-in werden Geschäftsreisende dann gegebenenfalls gebeten, sich beispielsweise mit einer Firmenkarte oder einem anderen Nachweis als Anspruchsberechtigte für diesen Sondertarif auszuweisen.

Warum sollten Sie Corporate Rates für Ihr Unternehmen aushandeln?

Das Aushandeln und Nutzen von Corporate Rates für Ihre Geschäftsreisen bringt Ihrem Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen. Dazu zählen: 

Kosteneinsparungen

Sie erhalten besondere Rabatte und Vergünstigungen, die anderen nicht vorliegen. Ein großer Vorteil bei Hotelübernachtungen, die sonst zu den größten Kostenpunkten bei Geschäftsreisen gehören. Bereits eine Ersparnis von 10 € oder 15 € pro Nacht kann sich erheblich auswirken und zusätzliche Extras wie ein kostenloses Frühstück oder die kostenfreie Stornierung garantieren einen höheren Reisekomfort Ihrer Mitarbeitenden. 

Verringerter Verwaltungsaufwand 

Eine direkte Hotelpartnerschaft kann zwar Firmenkonditionen und exklusive Tarife für bestimmte Standorte oder Hotels bieten, jedoch ist das Angebot meist begrenzt. Wer mehr Flexibilität wünscht, profitiert von einer ganzheitlichen Lösung wie Navan. Denn Navan bündelt alle Reiseleistungen auf einer Plattform – von Flug- und Zugtickets über Mietwagen bis hin zu Hotels. Dadurch werden Buchungsprozesse schneller und transparenter, da Reisende, Vorgesetzte sowie Reisemanager:innen sich nicht mehr durch verschiedene Flugsuchmaschinen und Portale klicken müssen.

Zudem lassen sich bei Navan Firmenraten hinterlegen, die während des Buchungsprozesses automatisch gekennzeichnet werden. So erkennen Mitarbeitende sofort, welche Konditionen sie nutzen sollten. Darüber hinaus sammelt das Unternehmen über Navan Buchungsdaten, anhand derer es zukünftige Verhandlungen mit Hotels noch gezielter führen kann. Ein weiterer Pluspunkt sind die bereits vorverhandelten Raten, die Navan für seine Kund:innen bereithält und so zusätzliche Ersparnisse ermöglicht.

Wer sich dennoch für eine direkte Hotelpartnerschaft entscheidet, kann von individuellen Firmenkonditionen profitieren. Allerdings bleiben diese meist auf einzelne Hotelketten, Segmente oder Regionen beschränkt. Navan hingegen deckt ein breites Spektrum an Angeboten weltweit ab – und das mit standardisierten Prozessen, die den organisatorischen Aufwand für alle Beteiligten signifikant verringern.

Gesteigertes Mitarbeiterwohlbefinden

In einer vertrauten Hotelumgebung sind Ihre Teams besser aufgehoben. Mit Corporate Rates profitieren Sie von einer verlässichen Hotelunterbringung, die Ihren Standards entspricht. Eine zentrale Lage, stabiles WLAN und zusätzliche Angebote wie Fitnessraum, Schwimmbad oder Tagungsräume erleichtern die Work-Life-Balance, fördern die Produktivität und machen den Aufenthalt insgesamt angenehmer. Gleichzeitig stärkt die bekannte Umgebung das Sicherheits- und Komfortgefühl Ihrer Mitarbeitenden.

Was sind die größten Herausforderungen in der Vereinbarung von Corporate Rates?

Corporate Rates sind für Unternehmen sowie Hotels oder Fluggesellschaften meist eine Win-win-Situation. Dennoch kann es für Unternehmen herausfordernd sein, diese Raten zu erhalten und konsequent intern zu nutzen. Häufig liegen die Gründe dafür in folgenden Bereichen:

Das Mindestbuchungsvolumen muss sichergestellt sein

Hotels gewähren oftmals nur dann größere Preisnachlässe, wenn ein Unternehmen ein bestimmtes Jahreskontingent an Übernachtungen nachweisen kann. Gerade für kleinere Firmen mit wenigen Geschäftsreisen ist dies häufig schwierig – zumal häufig keine nachvollziehbaren Datensätze darüber vorliegen, wie viele Übernachtungen tatsächlich bei einem bestimmten Hotelanbieter gebucht wurden.

Eine Möglichkeit besteht darin, mehrere Standorte innerhalb derselben Unternehmensgruppe zu bündeln, um so das nötige Buchungsvolumen zu erreichen. Alternativ erleichtert ein Geschäftsreiseanbieter wie Navan den Prozess: Denn Navan kann relevante Buchungsdaten zentral erfassen und auswerten. Dank dieser zentralisierten Datenbasis entsteht eine bessere Verhandlungsposition, die sich in günstigeren Raten und Konditionen niederschlagen kann.

Die Reiserichtlinien müssen konsequent umgesetzt werden

Auch wenn hervorragende Corporate Rates ausgehandelt wurden, können Einsparungen verloren gehen, wenn Mitarbeitende außerhalb der offiziellen Kanäle buchen. 

Transparenz und klare Kommunikation sind hier entscheidend: Erklären Sie, warum das Buchungsverfahren Kosten reduziert, Abläufe vereinfacht und für mehr Sicherheit sorgt. Verdeutlichen Sie regelmäßig die tatsächliche Ersparnis. 

Setzen Sie auf nutzerfreundliche Technologien, um die Akzeptanz Ihrer Reiserichtlinien zu erhöhen oder arbeiten Sie mit einem Geschäftsreiseanbieter wie Navan zusammen, wodurch Ihre Reiserichtlinien automatisch im Buchungsprozess integriert werden.

Was sind die größten Vorteile von Corporate Rates?

Die Vorteile von Corporate Rates wirken sich nicht nur positiv auf Hotelpreise aus: Auch bei Fluggesellschaften und Mietwagenunternehmen lassen sich mit gezielt verhandelten Firmenkonditionen erstaunliche Einsparungen realisieren. Unternehmen profitieren während des gesamten Reisebuchungsprozesses von planbaren Preisnachlässen und klar kalkulierbaren Tarifen. Diese Transparenz in der Kostenstruktur erhöht die Budgetkontrolle und stärkt zudem das Vertrauen der Mitarbeitenden in eine verantwortungsvolle Reisepolitik. 

Neben den finanziellen Vorzügen bieten Corporate Rates auch exklusive Zusatzleistungen. Je nach Anbieter zählen dazu ein kostenfreies Frühstück, Lounge-Zugänge oder späte Check-outs bei Hotelbuchungen, sowie Ticket-Upgrades, vergünstigte Umbuchungen oder Priority Boarding bei Fluggesellschaften. Mietwagenunternehmen locken wiederum mit besseren Fahrzeugklassen, günstigeren Versicherungsoptionen oder flexibleren Stornierungsfristen. Solche Extras steigern nachweislich den Komfort Ihrer Reisenden und damit auch Ihre Zufriedenheit. 

Letztlich eröffnet Ihnen ein breites Portfolio an Corporate Rates – zum Beispiel über die Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreiseanbieter wie Navan – Zugang zu einer größeren Auswahl an Hotelstandorten, Flugstrecken und Mietwagenklassen. Sie bleiben dadurch nicht nur in Ihrer Reiseplanung resilienter und flexibler, sondern können durch Treueprogramme (z. B. Boni und Meilen) und den Einsatz von Firmenkreditkarten weitere Sparmöglichkeiten ausschöpfen.

Worauf muss ich bei der Verhandlung von Corporate Rates achten?

Wenn Sie Corporate Rates für Flüge, Hotels und Mietwagen aushandeln wollen, ist es zunächst entscheidend, Ihren tatsächlichen Bedarf realistisch einzuschätzen. Können Sie anhand von Buchungsberichten und Datensätzen belegen, dass Ihr Unternehmen regelmäßig eine bestimmte Menge an Flügen bucht, Hotelübernachtungen in Anspruch nimmt oder Dienstwagen beziehungsweise Mietwagen nutzt, stärken Sie Ihren Verhandlungsspielraum enorm. 

Ein wesentlicher Aspekt bei der Verhandlung ist zudem die Saisonalität. Während stark nachgefragter Zeiten wie Messen, Großveranstaltungen oder klassischen Urlaubssaisons sind die Kapazitäten oft begrenzt und die Preise höher, sodass weniger Spielraum für Rabatte bleibt. In ruhigeren Phasen hingegen reagieren viele Anbieter flexibler und bieten u. a. eher Upgrades, Kulanzregelungen oder zusätzliche Leistungen wie Gratis-Parkplätze und vergünstigte Umbuchungen an.

Darüber hinaus sollten Sie stets auf die Bekanntheit und das Wachstumspotenzial Ihres Unternehmens verweisen. Machen Sie klar, welchen Mehrwert Sie als Partner bieten: Eine beständige Anzahl an Buchungen, planbare Auslastung und die Aussicht auf künftig steigenden Bedarf sind starke Argumente, um attraktive Corporate Rates auszuhandeln. 

Selbst wenn Ihr Unternehmen noch klein ist, können Sie mit Ihrer Mission, Ihren Werten und Ihrer angestrebten Expansion punkten. Eine überzeugende Darstellung dessen, was eine langfristige Zusammenarbeit für beide Seiten bringt, schafft Vertrauen und hilft Ihnen, bei Flügen, Hotels sowie Mietwagen günstige Konditionen zu erzielen.

Hinweis: Last Room Availability (LRA) bedeutet, dass ein ausgehandelter Sonderpreis (z. B. für Firmenkunden) auch dann gilt, wenn nur noch wenige Zimmer verfügbar sind – das Hotel bietet also den vereinbarten Tarif bis zum letzten buchbaren Zimmer an.

Local Company Rates (LCR) sind spezielle, oft vergünstigte Firmentarife für Unternehmen aus der Umgebung oder für wichtige Geschäftspartner, um regelmäßige Buchungen zu fördern und eine engere Kundenbindung zu schaffen. 

Häufig werden LCR mit LRA verknüpft, sodass Unternehmen nicht nur einen günstigeren Tarif erhalten, sondern diesen auch bei knapper Verfügbarkeit buchen können.

Wie erziele ich die besten Corporate Rates für mein Unternehmen?

Die einfachste Methode, um ohne eigene Verhandlungen von günstigen Corporate Rates zu profitieren, ist die Nutzung einer All-in-One-Reiseplattform wie Navan. Als einer der führenden Geschäftsreiseanbieter bündelt Navan die Reisebuchungen unterschiedlicher Unternehmen weltweit und erzielt so exklusive Sonderkonditionen und Rabatte – von denen Sie profitieren können.

In einer übersichtlichen Plattform gebündelt, können Mitarbeitende Ihre Flüge, Züge, Hotels und Mietwagen intuitiv selbst buchen und bleiben durch integrierte Reiserichtlinien immer innerhalb Ihrer Dienstreise Compliance. Echtzeit-Dashboards geben Einblicke zu Kostenentwicklungen und CO2-Emissionswerten. 

Mit dem Anreizprogramm Navan-Prämien motiviert die Plattform Mitarbeitende zur Buchung kostengünstiger Hotel- und Transportmöglichkeiten. Sollte trotz aller Planung einmal etwas anders laufen als gedacht, steht ein Team von Expert:innen rund um die Uhr zur Verfügung. 

Wer hingegen lieber direkt mit einzelnen Hotels kooperiert, kann eine persönliche Partnerschaft aufbauen. Hier schafft ein erster Kontakt per Telefon oder E-Mail den Rahmen für einen Vor-Ort-Termin, bei dem das erwartete Buchungsvolumen sowie konkrete Bedürfnisse und Zukunftspläne besprochen werden können.

Letztlich können Sie sich auch als Firmenkunde an große Hotelketten wie Marriott oder bekannte Fluggesellschaften wie Lufthansa wenden. Diese haben oftmals einen gesonderten Business-Bereich Ihrer Leistungsabwicklung. Dieser umfasst meist ein Treueprogramm, das vergünstigte Konditionen oder zusätzliche Leistungen ermöglicht.

FAQ

Was sind Corporate Rates und warum sind sie für Unternehmen interessant?

Corporate Rates (Firmenraten) sind Sondertarife, die Unternehmen mit Anbietern wie Hotels, Fluggesellschaften oder Mietwagenfirmen aushandeln. Sie ermöglichen Preisvorteile und zusätzliche Leistungen (z. B. Upgrades, flexiblere Stornierungen) gegenüber Standardtarifen und helfen so, Reisekosten zu senken.

Wie lassen sich Corporate Rates konkret verhandeln?

Eine schlüssige Verhandlungsbasis wird durch die genaue Auswertung des bisherigen Geschäftsreisevolumens und Kenntnis über saisonale Nachfrageschwankungen erreicht. Großen Einfluss auf den Erfolg besonders vorteilhafter Corporate Rates haben z. B. Ihr Wachstumspotenzial oder die Aussicht auf langfristige, verlässliche Buchungen durch Ihre Mitarbeitenden.

Welche Vorteile bieten Corporate Rates außer Preisnachlässen?

Zusätzlich zu preislichen Vergünstigungen erhalten Unternehmen durch Corporate Rates  oft exklusive Services, etwa kostenloses Frühstück, Lounge-Zutritt oder späte Check-outs. Auch bei Mietwagen und Flügen profitieren Unternehmen von Treueprogrammen oder flexibleren Umbuchungsmöglichkeiten.

Wie können kleinere Unternehmen von Corporate Rates profitieren?

Manche Anbieter verlangen ein hohes Buchungsvolumen für die Nutzung von Corporate Rates. Kleinere Firmen können sich mit anderen Standorten oder Partnern im Unternehmen zusammenlegen oder eine All-in-One-Reiseplattform wie Navan nutzen. Solche Plattformen bündeln Buchungen mehrerer Firmen, sodass auch kleinere Unternehmen von Rabatten und Sonderkonditionen größerer Konglomerate profitieren können. 

Wie lassen sich Corporate Rates im Unternehmen implementieren?

Wichtig sind klare, leicht verständliche Reiserichtlinien und eine  transparente Kommunikation. Wenn Mitarbeitende erkennen, dass Corporate Rates nicht nur Kostenvorteile, sondern auch mehr Komfort bieten, steigt die Akzeptanz und Richtlinienkonformität. Digitale Lösungen, wie Navan, integrieren Corporate Rates automatisch in den Buchungsprozess, sodass die Nutzung vereinfacht wird.

Fazit

Corporate Rates sind ein leistungsstarkes Instrument, um Ihre Reisekosten zu senken, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und für nachhaltige Mitarbeiterzufriedenheit zu sorgen. Die vertraglich vereinbarten Firmenraten bieten nicht nur finanzielle Vorteile, sondern auch exklusive Zusatzleistungen wie Zimmer-Upgrades, flexiblere Stornierungsbedingungen oder vergünstigte Umbuchungen. 

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer realistischen Einschätzung Ihres Reisebedarfs und konsequenten Reiserichtlinien, die Ihre Mitarbeitenden verstehen und nutzen. Mit einem professionellen Geschäftsreiseanbieter wie Navan lassen sich die größten Einsparpotenziale ausschöpfen, ob in der Ausgabenverwaltung oder im Zeitmanagement.  

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