Mit mehr Sicherheit auf Geschäftsreise

Es steht außer Frage, dass Geschäftsreisen in unserer digital vernetzten Welt weiterhin unersetzlich sind. Fünf Jahre nach der Pandemie ist es daher wenig überraschend, dass das Reisevolumen beständig weiter ansteigt – womit auch die Relevanz für mehr Sicherheit auf Geschäftsreisen stetig zunimmt.

Angesichts globaler Herausforderungen wie dem Klimawandel oder politischen Spannungen können Geschäftsreisen schnell von Naturkatastrophen, Cyber-Angriffen oder gar kriegerischen Auseinandersetzungen überschattet werden. Um die körperliche und psychische Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu schützen, sind Unternehmen verpflichtet, ein professionelles Sicherheitsmanagement zu etablieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie moderne Reisesicherheitsmaßnahmen aussehen, wie Sie ein ganzheitliches Sicherheitskonzept entwickeln und welche Schritte notwendig sind, damit Ihre Mitarbeitenden auch weiterhin eine umfangreiche Sicherheit auf Geschäftsreisen genießen.

Was bedeutet Sicherheit auf Geschäftsreisen?

Geschäftlich sicher zu reisen bedeutet mögliche Risiken vor, während und nach einer Dienstreise zu minimieren. Dazu zählen sämtlichen Vorkehrungen, die ein Unternehmen treffen kann, um seine Mitarbeitenden zu schützen und zu unterstützen. Wer frühzeitig klare Spielregeln schafft, minimiert Risiken und sorgt für ein sicheres und konzentriertes Arbeitsumfeld – auch unterwegs.

Zu den Vorkehrungen zählen u. a.:

• Gesundheitliche Vorsorge (z. B. Impfungen, Hygiene, Versicherungen)
• Sorgfältige Reiseplanung (z. B. gültige Dokumente, sichere Unterkünfte, lokale Sicherheitshinweise)
• Schutz vertraulicher Daten (z. B. gesicherter Internetzugang, Vorsicht mit Firmengeräten)
• Umsichtiges Verhalten vor Ort (z. B. respektvolle Umgangsformen, sichere Transportmittel)
• Klare Notfallpläne (z. B. wichtige Kontakte, Notrufnummern und Handlungskonzepte)

Warum empfiehlt sich ein Sicherheitskonzept auf Geschäftsreisen?

1. Erfüllung der Fürsorgepflicht und rechtliche Absicherung

Wenn Sie wirksame Sicherheitsprotokolle umsetzen, erfüllen Sie nicht nur Ihre moralischen und gesetzlichen Pflichten, sondern minimieren zugleich das Risiko rechtlicher Konsequenzen. Sollte jedoch ein Unfall oder eine Erkrankung auftreten und Sie haben keine angemessenen Maßnahmen ergriffen, kann dies zu Schadensersatzforderungen oder zu Imageschäden führen.

2. Kostensenkung durch Prävention

Unvorhersehbare Krisen, wie eine Naturkatastrophe oder ein medizinischer Notfall, können schnell hohe Ausgaben nach sich ziehen. Wenn Sie jedoch präventiv handeln, minimieren Sie das Risiko solcher Vorfälle und senken zugleich potenzielle Kosten für Rückführungen oder medizinische Versorgung.

3. Motivation und Vertrauen im Team

Wenn sich Ihre reisenden Mitarbeitenden sicher und kompetent betreut fühlen, arbeiten sie effizienter und mit weniger Stress. Zudem verbessert eine verantwortungsbewusste Reisesicherheitsstrategie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung spürbar. 

4. Positiver Einfluss auf das Unternehmensimage 

Mit einem durchdachten Sicherheitsmanagement strahlen Sie nach innen und außen Professionalität aus – potenzielle Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende nehmen Ihr Engagement für ihre Sicherheit bewusst wahr. Dies kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, da Sie sich als verlässliches Unternehmen präsentieren.

Grundlagen einer wirksamen Reisesicherheit

1. Prüfen Sie die Risiken des Reiseziels

Bevor Sie eine Geschäftsreise antreten, sollten Sie unbedingt die potenziellen Risiken erfassen. Das Auswärtige Amt bietet hierzu eine wertvolle Informationsquelle, indem es auf seiner Website regelmäßig Reise- und Sicherheitshinweise veröffentlicht. 

Neben der Sicherheitslage vor Ort – beispielsweise Kriminalitätsraten oder politische Spannungen – zählen auch Gesundheitsfragen (epidemische Erkrankungen, Impfempfehlungen, medizinische Versorgung) sowie kulturelle Unterschiede zu den entscheidenden Aspekten, die es zu berücksichtigen gilt.

2. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden 

Wenn Ihre Mitarbeitenden im Notfall schnell und richtig reagieren, können potenzielle Schäden erheblich verringert werden. Praktische Erste-Hilfe-Kurse und Krisentrainings vermitteln, wie sie brenzlige Situationen – etwa bei Unfällen oder Naturkatastrophen – bewältigen. 

Klare Handlungsabläufe – beispielsweise für den Fall, dass Reisende zügig zurückgeholt werden müssen – spezialisierte Versicherungen und Dienstleister, die sich auf Rückführungen konzentrieren, können Sie hierbei unterstützen.

3. Informieren Sie sich über lokale Bräuche 

Unwissenheit über kulturelle Normen kann nicht nur geschäftliche Beziehungen belasten, sondern in einigen Ländern auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn gegen dortige Gesetze oder Vorschriften verstoßen wird. 

Ein informierter und respektvoller Umgang trägt deshalb entscheidend zum persönlichen Schutz Ihrer Mitarbeitenden bei und steigert zugleich die Erfolgsaussichten Ihrer Reise.

4. Verankern Sie Cybersicherheit 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Cybersicherheit geschult sind – vor allem dann, wenn sie in öffentlichen WLAN-Netzen arbeiten. Werden Kundendaten ohne sorgfältigen Schutz ins Ausland transportiert oder elektronisch abgerufen, drohen hohe Strafen und Reputationsverluste. Reduzieren Sie dementsprechend die Anzahl Ihrer technischen Geräte vor der Abreise auf das Nötigste, verschlüsseln Sie sie und verwenden Sie sichere Passwörter. Für den Zugang zum Firmennetzwerk empfiehlt sich ein VPN. 

5. Achten Sie auf die psychische Gesundheit

Wenn Ihre Mitarbeitenden häufig unterwegs sind, kennen sie den damit verbundenen Stress nur zu gut: Zeitverschiebungen, fehlende Erholungsphasen und die Trennung von Familie und Freunden können ihre Konzentration und ihr allgemeines Wohlbefinden schnell beeinträchtigen. 

Um dem vorzubeugen, sind regelmäßige Gespräche sowie telefonische Beratungsmöglichkeiten sinnvoll – und gegebenenfalls auch psychologische Unterstützung. Sorgen Sie zudem für einen engen Austausch zwischen den Reisenden und dem „Heimat“-Team, denn ein stabiles Netzwerk vermittelt Sicherheit und kann mentalen Problemen effektiv entgegenwirken.

Schlüsselstrategien und praktische Maßnahmen fürs sichere Reisen

Überprüfen Sie vorhandene Richtlinien und Versicherungen

Zu Beginn sollten Sie die bereits vorhandenen Maßnahmen gründlich analysieren: Welche Versicherungen existieren? Verfügt Ihr Unternehmen über verbindliche Reiserichtlinien? Und wie ausgeprägt ist das Sicherheitsbewusstsein Ihrer Mitarbeitenden? Eine ehrliche Bestandsaufnahme deckt mögliche Schwachstellen auf und zeigt, wo Optimierungsbedarf besteht. 

In diesem Zusammenhang sind Auslandskranken- und Unfallversicherungen, die auch Rücktransportkosten einschließen, besonders wichtig. Außerdem sollten IT-Sicherheitsaspekte wie Passwortschutz, Firewalls und regelmäßige Backups unbedingt in den Reiserichtlinien verankert werden.

Klassifizieren Sie Ihre Reiseintentionen und Reiseziele 

Nicht jede Reise gleicht der anderen. Dienstreisen in politisch oder klimatisch instabilen Regionen erfordern in der Regel deutlich intensivere Vorbereitungen als Routineaufenthalte in weitgehend sicheren Städten. 

Wenn Sie Ihre Reisen systematisch nach Risikostufen einteilen, können Sie für jede Situation die richtigen Vorkehrungen treffen. Bestimmte Länder oder Regionen bergen beispielsweise aufgrund von politischen Spannungen oder Naturgefahren ein erhöhtes Risiko. 

Eine solche Einstufung ermöglicht es Ihnen, die Sicherheitsmaßnahmen individuell anzupassen – von einfachen Reisehinweisen bis hin zu Evakuierungsplänen.

Bleiben Sie auf dem neuesten Stand

Reisesicherheit ist kein statisches Thema – Rahmenbedingungen können sich rasch verändern. Daher ist es unerlässlich, Ihre Sicherheitsmaßnahmen laufend anzupassen und stets den Austausch mit den Reisenden zu suchen.

Moderne Technik zur Unterstützung sicherer Geschäftsreisen

Digitale Tools sind heute unverzichtbar, um Geschäftsreisen sicher und effizient zu gestalten:

• Echtzeit-Risikobewertungen: Algorithmen analysieren kontinuierlich Daten zur Sicherheitslage und warnen vor bevorstehenden Risiken.
• Standortverfolgung (Tracking): Im Notfall ist schnell ersichtlich, wo sich Reisende aufhalten, damit Hilfsmaßnahmen gezielt erfolgen können.
• Mobile Sicherheits-Apps: Sie bieten Notfallknöpfe, lokale Gesundheitsinfos und Verhaltensratschläge.
• Prädiktive Analysen (KI): Big Data kann potenzielle Probleme, wie Naturkatastrophen oder Streiks, frühzeitig vorhersagen.

Navan – der verlässliche Partner für Ihre Geschäftsreisen

Navan geht über herkömmliche Buchungslösungen hinaus und bietet umfassende Services für maximale Sicherheit auf Reisen:

• Echtzeit-Riskoanalysen: Das System ermittelt kontinuierlich Gefahrenquellen und informiert alle Beteiligten sofort.
• 24/7-Support: Expert:innen stehen zu jeder Tageszeit zur Verfügung, um unverzüglich Hilfe zu leisten.
• Integrierte Kommunikations- und Trackingmöglichkeiten: Mitarbeitende können per App sprichwörtlich „an die Hand genommen“ werden.  Dank detaillierter Echtzeitdaten zu Buchungen, Aufenthaltsorten und Reiseplänen, können Unternehmen im Bedarfsfall für schnelle Unterstützung und maximale Sicherheit sorgen.
• Personalisierte Lösungen: Ob Standardreise oder Hochrisikoziel – Navan passt sich Ihren Anforderungen und Unternehmensrichtlinien an.
• Sicherheitsfördernde Lösungen: Mit Navan können Sie Reisen an bestimmte Orte beschränken, die Anzahl an Führungskräften pro Flug begrenzen und schlecht bewertete Hotels sperren.

FAQ

Welche Risiken sind auf Geschäftsreisen besonders häufig?  

Typische Gefahren sind neben Erkrankungen und Unfällen auch Kriminalität (z. B. Diebstahl), politische Instabilität und Cyberangriffe. Regelmäßige Schulungen, transparente Sicherheitsrichtlinien und ein durchdachtes Notfallkonzept reduzieren diese Risiken deutlich.

Wie können Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht gegenüber Reisenden nachkommen?

Vor jeder Dienstreise ist eine Risikoanalyse unerlässlich, ergänzt durch eine interne Reiserisikorichtlinie, passende Versicherungen, Schulungen und IT-Sicherheitsvorkehrungen. Klare Notfallpläne und eine 24/7-Erreichbarkeit garantieren die schnelle Reaktion in Krisen. Regelmäßige Updates zur Sicherheitslage sowie Feedback-Gespräche mit den Reisenden runden die Fürsorgepflicht ab.

Was muss eine gute Sicherheitsrichtlinie enthalten?  

Wichtige Elemente sind:

• Passende Reiseversicherungen (Auslandskranken-, Unfall-, Haftpflichtversicherung)
• Vorgaben zur sicheren IT-Nutzung und zum Schutz sensibler Daten
• Schulungen im Bereich Erste Hilfe und Krisenmanagement
• Eindeutige Notfallprotokolle (z. B. Evakuierungspläne, Ansprechpartner:innen für Krisen)
• Klare Richtlinien zum Umgang mit lokalen Regelungen und kulturellen Besonderheiten

Was droht, wenn ein Unternehmen seine Fürsorgepflicht verletzt?  

Unternehmen riskieren finanzielle Schäden (Schadensersatzforderungen) sowie strafrechtliche Konsequenzen. Hinzu kommen potenzielle Imageschäden, wenn bekannt wird, dass Sicherheitsvorkehrungen unzureichend waren.

Wie hilft Technologie, Risiken bei Geschäftsreisen zu reduzieren?

Echtzeit-Risikobewertungen, Standorttracking und sichere Kommunikationskanäle erlauben es, umgehend auf plötzliche Ereignisse zu reagieren. Tools und Apps informieren Reisende automatisch über Unruhen oder Wetterwarnungen und stellen bei Bedarf Notfallkontakte her. VPN- und Verschlüsselungslösungen schützen zudem sensible Daten vor Cyberangriffen.

Fazit

Geschäftsreisen bringen vielfältige Chancen für internationale Kooperationen und Wachstum. Allerdings sollten Unternehmen die Wichtigkeit wirksamer Sicherheitskonzepte für Geschäftsreisen nicht unterschätzen. Eine durchdachte Strategie reicht von der gründlichen Recherche der Reiseländer und präventiven Maßnahmen (Versicherungen, Krisenpläne, Cybersecurity-Schulungen) bis hin zu professioneller Unterstützung durch Tools wie Navan.