Sicherheit auf Geschäftsreisen: Checkliste für Unternehmen und Reisende

Geschäftsreisen können Mitarbeitende in neue Umgebungen und manchmal in Regionen mit besonderen gesundheitlichen, politischen oder sicherheitsbezogenen Risiken führen. Eine gute Vorbereitung hilft Unternehmen und Reisenden, diese Risiken frühzeitig zu erkennen und im Ernstfall richtig zu reagieren.

Dieser Beitrag zeigt anhand einer Checkliste, welche Maßnahmen vor, während und nach einer Geschäftsreise sinnvoll sind – von der Reiseplanung und Cybersicherheit bis zu Notfallkontakten und psychischer Gesundheit.

Was bedeutet Sicherheit auf Geschäftsreisen?

Sicherheit auf Geschäftsreisen umfasst alle organisatorischen, gesundheitlichen, technischen und verhaltensbezogenen Maßnahmen, die Reisende vor, während und nach einer Geschäftsreise schützen sollen.

Dazu gehören unter anderem eine sorgfältige Reiseplanung, Informationen zu Sicherheits- und Gesundheitsrisiken, sichere Transport- und Unterkunftsoptionen, der Schutz vertraulicher Daten sowie klare Abläufe für Notfälle.

Sicherheit auf Geschäftsreisen ist ein Teil des umfassenderen Travel Risk Managements. Während Travel Risk Management alle Prozesse zur systematischen Bewertung und Steuerung von Reiserisiken umfasst, konzentriert sich dieser Beitrag auf konkrete Schutzmaßnahmen für Unternehmen und Reisende.

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bildet dafür einen wichtigen rechtlichen Rahmen. Eine ausführliche Erklärung finden Sie im Beitrag zur Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

Checkliste für sichere Geschäftsreisen

Die Sicherheit einer Geschäftsreise entsteht durch das Zusammenspiel von Unternehmen und Reisenden. Beide Seiten übernehmen vor, während und nach der Reise unterschiedliche Aufgaben.

Vor der Geschäftsreise

Aufgaben des Unternehmens

• Sicherheitslage, Gesundheitsrisiken und mögliche Gefahren am Reiseziel bewerten
• Aktuelle Reise- und Sicherheitshinweise prüfen
• Sichere Unterkünfte und geeignete Transportmittel auswählen
• Einreisebestimmungen und relevante Versicherungsinformationen berücksichtigen
• Reisende über lokale Besonderheiten, Sicherheitsvorgaben und Verhaltensregeln informieren
• Notfallkontakte und Kommunikationswege festlegen
• Bei erhöhten Risiken zusätzliche Schulungen, Versicherungen oder alternative Reiseoptionen organisieren

Aufgaben der Reisenden

• Reisedokumente, Visa und Einreisebestimmungen prüfen
• Bereitgestellte Sicherheits- und Gesundheitsinformationen lesen
• Wichtige Notfallkontakte und Versicherungsdaten bereithalten
• Sich über lokale Gegebenheiten und Verhaltensregeln informieren
• Geltende Reiserichtlinien und Sicherheitsvorgaben beachten
• Besondere persönliche Anforderungen rechtzeitig mit dem Unternehmen besprechen

Während der Reise

Aufgaben des Unternehmens

• Relevante Änderungen der Sicherheitslage beobachten
• Reisende bei Warnungen, Reisebeeinträchtigungen oder anderen Ereignissen informieren
• Betroffene Reisende im Notfall schnell identifizieren und kontaktieren können
• Unterstützung bei Unfällen, Erkrankungen oder Reiseänderungen organisieren
• Erreichbare Ansprechperson für Notfälle bereitstellen
• Reise- und Buchungsdaten nur im erforderlichen Umfang und unter Beachtung der Datenschutzvorgaben nutzen

Aufgaben der Reisenden

• Lokale Sicherheits- und Verhaltensregeln beachten
• Sichere Transportwege und empfohlene Verkehrsmittel nutzen
• Bei politischen Unruhen, Naturereignissen oder anderen Gefahren die Anweisungen der Behörden befolgen
• Arbeitgeber über erhebliche Reiseänderungen oder Sicherheitsprobleme informieren
• Notfallkontakte griffbereit halten
• Dienstliche Geräte, vertrauliche Informationen und persönliche Dokumente schützen

Nach der Rückkehr

Aufgaben des Unternehmens

• Sicherheitsvorfälle und Beinaheereignisse dokumentieren
• Rückmeldungen der Reisenden auswerten
• Mögliche Unterstützungsbedarfe nach belastenden Ereignissen prüfen
• Schwachstellen in der Reiseplanung und im Notfallmanagement identifizieren
• Reiserichtlinien, Schulungsinhalte und Notfallprozesse aktualisieren

Aufgaben der Reisenden

• Besondere Vorkommnisse, Sicherheitsprobleme oder Beinaheereignisse melden
• Feedback zu Reiseplanung, Unterkunft, Transport und Kommunikation geben
• Bei Bedarf ein Rückkehrgespräch oder Unterstützungsangebot wahrnehmen

Cybersicherheit auf Geschäftsreisen

Welche Cyberrisiken entstehen auf Geschäftsreisen?

Geschäftsreisen erhöhen das Risiko für Cyberangriffe, Datenverlust und unbefugte Zugriffe. Reisende arbeiten häufiger in öffentlichen WLAN-Netzwerken, nutzen mobile Geräte in wechselnden Umgebungen und führen möglicherweise vertrauliche Gespräche an öffentlichen Orten.

Wie können Unternehmen Geräte und Daten schützen?

Unternehmen legen vor Reiseantritt klare Vorgaben für die Nutzung von Laptops, Smartphones und Unternehmensdaten fest. Öffentliche WLAN-Netzwerke werden möglichst vermieden oder nur über eine gesicherte VPN-Verbindung genutzt. Verschlüsselung, starke Passwörter und eine Mehrfaktor-Authentifizierung schützen dienstliche Geräte und sensible Daten zusätzlich.

Worauf sollten Reisende unterwegs achten?

Dienstliche Geräte bleiben nicht unbeaufsichtigt, vertrauliche Gespräche finden möglichst nicht in öffentlichen Bereichen statt und sensible Dokumente werden sicher aufbewahrt. Verdächtige Nachrichten, ungewöhnliche Zugriffe oder verlorene Geräte müssen unverzüglich an die zuständige IT- oder Sicherheitsstelle gemeldet werden.

Weitere Hinweise zum Schutz von Unternehmens- und Personendaten auf Geschäftsreisen finden Sie in unserem Beitrag zu Datenschutz auf Geschäftsreisen.

Psychische Gesundheit und Erholung

Sicherheit auf Geschäftsreisen umfasst auch die psychische Gesundheit. Häufige Reisen, enge Terminpläne, Zeitverschiebungen und die Entfernung vom gewohnten Umfeld können die Belastung erhöhen und sich auf Konzentration und Wohlbefinden auswirken.

Eine realistische Reiseplanung schafft die Grundlage für ausreichende Erholung. Unternehmen sollten Termine, Reisezeiten und Ruhephasen so aufeinander abstimmen, dass Schlaf und Pausen möglich bleiben. Bei Reisen in andere Zeitzonen kann außerdem berücksichtigt werden, dass sich Mitarbeitende zunächst an die neuen Zeiten gewöhnen müssen.

Auch der Kontakt zum Heimatteam kann Sicherheit geben. Reisende sollten wissen, an wen sie sich bei Überlastung, gesundheitlichen Problemen oder belastenden Ereignissen wenden können. Bei längeren, besonders intensiven oder außergewöhnlichen Reisen kann ein Rückkehrgespräch sinnvoll sein, um Erfahrungen zu besprechen und möglichen Unterstützungsbedarf zu klären.

Was tun im Notfall?

Bei einem Notfall steht zunächst die eigene Sicherheit im Vordergrund. Die folgenden Schritte helfen Reisenden dabei, strukturiert zu handeln:

• Ruhe bewahren und die Gefahrenzone verlassen, sofern dies sicher möglich ist.
• Die lokale Notrufnummer wählen oder medizinische beziehungsweise behördliche Hilfe anfordern.
• Das Unternehmen oder den vereinbarten Notfallkontakt informieren.
• Den Anweisungen lokaler Behörden und Einsatzkräfte folgen.
• Reise-, Kontakt- und Versicherungsdaten bereithalten.
• Den eigenen Aufenthaltsort und die Erreichbarkeit mitteilen, sofern dies ohne zusätzliches Risiko möglich ist.

Unternehmen sollten diese Abläufe vor Reiseantritt kommunizieren und sicherstellen, dass die zuständigen Ansprechpersonen erreichbar sind. Die Notfallprozesse sollten außerdem regelmäßig überprüft und an unterschiedliche Risikosituationen angepasst werden.

Welche Rolle spielt Technologie?

Technologie kann Unternehmen dabei unterstützen, Risiken auf Geschäftsreisen früher zu erkennen und im Notfall schneller zu reagieren. Dafür werden Reise- und Buchungsdaten mit aktuellen Informationen zur Sicherheitslage verbunden.

Echtzeit-Risikoinformationen weisen beispielsweise auf politische Ereignisse, Naturkatastrophen, Wetterlagen oder größere Reiseunterbrechungen hin. Eine zentrale Übersicht über Reisepläne und Buchungen hilft Unternehmen dabei, betroffene Reisende schneller zu identifizieren und gezielt zu kontaktieren. Über mobile Kommunikationskanäle lassen sich Warnungen, Verhaltenshinweise und Informationen zu Ansprechpersonen direkt an Reisende weitergeben.

Auch künstliche Intelligenz und Predictive Analytics können die Bewertung von Reiserisiken unterstützen. Datenbasierte Systeme erkennen Muster und können auf mögliche Störungen oder Risiken hinweisen, bevor diese den Reiseablauf erheblich beeinträchtigen. Solche Hinweise ersetzen jedoch weder die menschliche Einschätzung noch klar definierte Notfallprozesse.

Bei der Nutzung von Reise-, Buchungs- und gegebenenfalls Standortdaten müssen Unternehmen den Datenschutz beachten. Es sollten nur Daten verarbeitet werden, die für die Organisation der Reise und die Unterstützung im Notfall erforderlich sind.

Wie unterstützt Navan die Sicherheit auf Geschäftsreisen?

Navan unterstützt Unternehmen dabei, Reiseinformationen, Risikohinweise und Kommunikationswege zentral zu bündeln. So erhalten Travel Manager:innen und andere Verantwortliche einen aktuellen Überblick über laufende und geplante Geschäftsreisen und können bei sicherheitsrelevanten Ereignissen schneller reagieren.

Zu den möglichen Funktionen gehören:

• Risikoinformationen in Echtzeit: Aktuelle Hinweise zu politischen Ereignissen, Naturkatastrophen, Wetterlagen oder anderen Gefahren unterstützen die Bewertung der Lage.
• Übersicht über Reisende und Reisepläne: Reise- und Buchungsdaten zeigen, welche Mitarbeitenden sich möglicherweise in einem betroffenen Gebiet aufhalten.
• Gezielte Warnungen und Kommunikation: Unternehmen können Reisende über relevante Entwicklungen, Verhaltenshinweise oder Änderungen im Reiseablauf informieren.
• Unterstützung im Notfall: Über Support- und Kommunikationskanäle lässt sich schneller klären, welche Hilfe benötigt wird und wie sie organisiert werden kann.
• Berücksichtigung von Reiserichtlinien: Bestimmte Reiseziele, Unterkünfte oder Transportoptionen können nach den Vorgaben des Unternehmens eingeschränkt oder einer zusätzlichen Prüfung unterzogen werden.
• Analyse von Risikozonen: Filter- und Analysemöglichkeiten helfen dabei, besonders betroffene Regionen oder ungewöhnliche Reisebewegungen frühzeitig zu erkennen.

FAQ

Welche Risiken sind auf Geschäftsreisen besonders häufig?

Zu den häufigsten Risiken zählen Erkrankungen und Unfälle, Kriminalität, politische Unruhen, Naturereignisse, Reiseunterbrechungen und Cyberangriffe. Welche Gefahren relevant sind, hängt unter anderem vom Reiseziel, der Reisedauer und der geplanten Tätigkeit ab.

Wie können Unternehmen die Sicherheit auf Geschäftsreisen erhöhen?

Unternehmen können Risiken vor Reiseantritt bewerten, Reisende über Sicherheitsvorgaben informieren und klare Notfallprozesse festlegen. Während der Reise helfen aktuelle Informationen, erreichbare Ansprechpersonen und eine verlässliche Kommunikation dabei, schnell zu reagieren. Diese Maßnahmen unterstützen Unternehmen auch bei der Erfüllung ihrer Fürsorgepflicht gegenüber Reisenden.

Was sollte eine Reiserisikorichtlinie enthalten?

Eine Reiserisikorichtlinie sollte festlegen, wie Unternehmen Risiken bewerten, Reisende informieren und im Notfall handeln. Dazu gehören unter anderem Zuständigkeiten, Kommunikationswege, Freigabeprozesse für risikoreiche Reiseziele, Vorgaben zu Transport und Unterkunft, Versicherungsinformationen sowie Regelungen zum Schutz von Reise- und Personendaten.

Was sollten Reisende im Notfall tun?

Reisende sollten zunächst die eigene Sicherheit prüfen und sich aus der Gefahrenzone entfernen, sofern dies möglich ist. Anschließend wählen sie die lokale Notrufnummer, informieren den vereinbarten Notfallkontakt und folgen den Anweisungen der lokalen Behörden. Reise-, Kontakt- und Versicherungsdaten sollten griffbereit sein.

Wie können Reisende ihre Daten auf Geschäftsreisen schützen?

Reisende sollten öffentliche WLAN-Netzwerke möglichst vermeiden oder nur über eine gesicherte VPN-Verbindung nutzen. Dienstliche Geräte und sensible Daten müssen geschützt und dürfen nicht unbeaufsichtigt gelassen werden. Vertrauliche Gespräche sollten nicht in öffentlichen Bereichen stattfinden. Verdächtige Nachrichten, Zugriffe oder verlorene Geräte sind umgehend zu melden.

Wie hilft Technologie, Risiken bei Geschäftsreisen zu reduzieren?

Technologie kann Reise- und Buchungsdaten bündeln, aktuelle Risikoinformationen bereitstellen und Warnungen an Unternehmen und Reisende senden. Eine zentrale Übersicht hilft dabei, betroffene Reisende schneller zu identifizieren und Unterstützung zu organisieren. KI-gestützte Analysen können zusätzlich auf mögliche Risiken hinweisen, ersetzen aber keine menschliche Bewertung und klaren Notfallprozesse.

Fazit

Geschäftsreisen lassen sich nicht vollständig frei von Risiken planen. Entscheidend ist, dass Unternehmen mögliche Szenarien vorausschauend berücksichtigen, Zuständigkeiten klären und im Ernstfall handlungsfähig bleiben.

So wird Sicherheit nicht zu einer Einzelmaßnahme, sondern zu einem festen Bestandteil des Reisemanagements.

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