Brauchen Geschäftsreisende eine Dienstreiseversicherung?

Ob nun unmittelbar vor der eigenen Haustür oder tief im Dschungel in Übersee: Wer seine Mitarbeitenden auf Geschäftsreise schickt, sollte über eine Dienstreiseversicherung verfügen. 

Ein Fakt, der mit steigender Mobilitätsdichte noch wichtiger wird, da dies gleichermaßen das Potenzial möglicher Gefahren erhöht. Ob Erkrankungen, Flugausfälle, verlorenes Gepäck oder gar Unfälle – neben finanziellen Konsequenzen, können unvorhergesehene Ereignisse nicht nur den reibungslosen Geschäftsablauf stören, sondern auch rechtliche Implikationen mit sich bringen.  

Damit Sie 2025 informiert sind und sich bestmöglich absichern können, haben wir im folgenden Artikel alles wichtige zu den Leistungen und Kosten möglicher Dienstreiseversicherungen zusammengetragen. 

Was unterscheidet eine Reiseversicherung von einer Dienstreiseversicherung?

Eine klassische Reiseversicherung richtet sich in erster Linie an Privatreisende und deckt typische Urlaubsrisiken des Freizeitbereiches ab, wie z. B. spontane Stornierungen durch Krankheit, Gepäck- oder Dokumentverluste oder Flugausfälle. Hauptziel dieser Reiseversicherungen ist es, die Reisekasse der Privatpersonen zu schonen und für einen reibungsloseren Urlaubsverlauf zu sorgen.

Spezifisch deckt die gesetzliche Unfallversicherung beispielsweise primär Personenschäden ab. Sachschäden, verlorenes Gepäck, Kosten für stornierte Flüge oder Bahntickets sowie der Krankenversicherungsschutz im Ausland fallen hingegen nicht in diesen Leistungsbereich.

Bei einer Dienstreiseversicherung liegt der Schwerpunkt deutlich stärker auf den besonderen Anforderungen und Risiken einer Geschäftsreise. Unternehmen wollen in der Regel sicherstellen, dass wichtige Termine nicht ausfallen müssen, die Fürsorgepflicht jederzeit erfüllt werden kann und finanzielle, wie auch rechtliche Schäden verhindert werden.

Was deckt eine Dienstreiseversicherung ab?

Dienstreiseversicherungen sind darauf ausgelegt, den Schutz für Mitarbeitende deutlich über die gesetzliche Unfallversicherung hinaus zu erweitern. Zwar deckt die gesetzliche Unfallversicherung vorbereitende Aktivitäten zur Geschäftsreise sowie den direkten Hin- und Rückweg vom Wohnort oder der Dienststätte zum Zielort ab – dazu zählen auch das Aufsuchen der Unterkunft, das Betanken des für die Dienstreise genutzten Fahrzeug sowie sämtliche betriebsbedingte Wege vor Ort. 

Doch die Dienstreiseversicherung konzentriert sich darüber hinaus ausschließlich auf geschäftsrelevante Ereignisse. Dies betrifft zum Beispiel die Erstattung von Stornokosten, wenn ein wichtiges Meeting kurzfristig ausfällt, oder die Kostenübernahme für verlorenes oder beschädigtes Geschäftsequipment wie Laptops, Messeutensilien oder wichtige Geschäftsunterlagen. 

Zusätzlich deckt eine Dienstreiseversicherung bei Auslandsaufenthalten z. B. medizinische Notfälle ab, die über reine Arbeitsunfälle hinausgehen, und bietet oftmals Unterstützung bei der Organisation von Rücktransporten oder Umbuchungen.

Wer braucht eine Dienstreiseversicherung?

Eine Dienstreiseversicherung ist besonders wichtig für Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen optimal schützen möchten. Dies gilt vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs), deren Mitarbeitende häufig international und national unterwegs sind. Dies gilt auch für die geschäftlichen Gäste der Unternehmen. Freiberufler:innen und Selbständige sollten eine Dienstreiseversicherung in Betracht ziehen, um ihre häufigen Reisen individuell und umfassend abzusichern.

Welcher zusätzliche Versicherungsschutz ist für Geschäftsreisende relevant?

Zwar sind Reisende innerhalb der EU oft noch über ihre deutsche Krankenkasse grundversorgt, doch schon bei längeren Aufenthalten oder in fernen Ländern reicht dieser Basisschutz nicht mehr aus. Die gesetzliche Unfallversicherung greift zwar bei Arbeitsunfällen, jedoch nicht bei Erkrankungen außerhalb der Arbeitszeit. Hier hilft eine Dienstreiseversicherung mit integrierter Auslandskrankenversicherung.

Darüber hinaus sollten Geschäftsreisende über eine Reisegepäckversicherung verfügen. Diese springt bei Verlust oder Beschädigung wichtiger Gegenstände, wie vertraulicher Dokumente, Firmenlaptops oder hochwertiger Präsentationsmaterialien ein und entlastet sowohl den Arbeitgeber als auch die reisenden Mitarbeitenden. 

Letztlich empfiehlt es sich bei Aufenthalten in besonders riskanten Regionen, etwa in Krisengebieten, ein erweitertes Versicherungsportfolio für Medikamentendiebstahl, Entführung oder andere außergewöhnliche Ereignisse abzuschließen. 

Pauschallösungen existieren kaum, dementsprechend lohnt es sich, die individuellen Versicherungslösungen der verschiedenen Dienstreiseversicherungsanbieter zu prüfen und mit den Bedürfnissen Ihrer Geschäftsreisenden abzugleichen, um den besten Versicherungsschutz für Ihr Unternehmen zu finden.

Was kostet eine Dienstreiseversicherung?

Die Kosten richten sich in erster Linie nach der Reisedauer, dem Reiseziel und dem Umfang des Versicherungsschutzes. Eine einfache Police für einen Kurztrip innerhalb Europas liegt oftmals im zweistelligen Euro-Bereich, während ein umfassendes Jahrespaket teurer ausfällt. Die kann sich aber lohnen, wenn Mitarbeitende regelmäßig unterwegs sind. 

Für Unternehmen mit größerem Geschäftsreisevolumen besteht die Möglichkeit, einen Kollektivvertrag abzuschließen. So lässt sich ein günstigerer Gruppenversicherungstarif aushandeln, statt jede Reise einzeln zu versichern. Laut einer in der Branche zitierten Faustregel machen Versicherungspolicen im Durchschnitt weniger als fünf Prozent des gesamten Reisebudgets aus – eine überschaubare Investition im Vergleich zu den potenziellen Schäden und Folgekosten.

3 populäre Dienstreiseversicherungen

1. Ergo

ERGO Geschäftsreiseversicherung Care Plus bietet ein flexibles und umfassendes Versicherungspaket, das speziell für Geschäftsreisende konzipiert wurde, um Schutz bei Krankheit, Unfall oder anderen Notsituationen zu gewährleisten. Der Aufbau der Versicherung erlaubt es Nutzer:innen, ihre Versicherung entsprechend ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen, wobei die Grundversicherung Auslandskrankenversicherung, Verspätungsschutz und Krisenschutz umfasst. 

Ergänzt wird dieses Angebot durch den „RundumSorglos-Service“, der Unterstützung bei Verlust von Zahlungsmitteln oder Reisedokumenten bietet und Reisende über aktuelle Reisewarnungen informiert. Die Versicherung richtet sich besonders an kleine und mittelständische Unternehmen, mit einer Mindestprämie von 150 € und einer Versicherung für Geschäftsreisen bis zu 180 Tagen – auch für Gäste des Unternehmens.

2. HanseMerkur

Der HanseMerkur Geschäftsreiseschutz richtet sich an Gelegenheitsreisende, die einzelne Geschäftsreisen weltweit absichern möchten, und überzeugt durch einen modular aufgebauten Versicherungsschutz. Besonders kleine Unternehmen profitieren von der Flexibilität dieser individuell kombinierbaren Leistungen, da jede Geschäftsreise passgenau versichert werden kann. Neben der Auslandskrankenversicherung stehen auch Reiserücktritts-, Abbruch- und Reisegepäckversicherungen zur Auswahl. 

Dieser Geschäftsreiseschutz ist weltweit gültig und beschränkt sich auf eine maximale Reisedauer von 31 Tagen. Die Kosten der Module variieren, beispielsweise kostet ein umfassendes Paket bei einem Reisepreis von 1.000 € insgesamt 69 €. 

3. MIA-EASY

Die MIA-EASY Versicherung bietet Unternehmen die Flexibilität, den optimalen Versicherungsschutz für ihre Mitarbeitenden im Ausland individuell zusammenzustellen. Mit einem weltweiten Geltungsbereich für Reisen von bis zu 100 Tagen deckt die Versicherung auch Familienangehörige und internationale Geschäftskund:innen für bis zu 31 Tage ab. 

Das anpasspare Konzept umfasst auf Wunsch Reisekranken-, Reiseunfall-, Privathaftpflicht- und Reisegepäckversicherungen und beginnt preislich bereits bei 0,25 € pro Tag. Dies ermöglicht eine umfassende Absicherung für vielfältige Reiseszenarien und bietet zusätzlich eine rund um die Uhr verfügbare Notfallnummer für schnelle Unterstützung.

Best Practices für sichere Geschäftsreisen mit Navan

Navan bietet weit mehr als herkömmliche Buchungslösungen. Mit innovativen Services sorgt Navan für maximale Sicherheit und Effizienz im Geschäftsreisemanagement.

Der 24/7-Support bietet jederzeit Zugang zu Expert:innen, die im Krisenfall sofort Hilfestellung leisten. Dank integrierter Kommunikations- und Trackingtools sind Sie stets über Aufenthaltsorte und Reisepläne Ihrer Mitarbeitenden informiert und können im Bedarfsfall schnell reagieren. In Verbindung mit einer umfassenden Dienstreiseversicherung ermöglicht Navan außerdem diese sicherheitsfördernden Maßnahmen:

Die smarte Komplettlösung für das Reisemanagement integriert Reiserichtlinien bereits während des Buchungsprozesses und bietet Echtzeitüberwachung von Ausgaben und Gefahrenquellen sowie umfangreiche Reporting-Funktionen zur Optimierung des Budgetmanagements. Zusätzlich eliminiert Navans KI-gestützte Lösung manuelle Abstimmungen, erhöht die Dienstreise Compliance und steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. 

So wird die Kombination aus Sicherheitsmaßnahmen von Navan und einer umfassenden Dienstreiseversicherung zu einem ganzheitlichen Schutzsystem, das Ihr Unternehmen bei der Gestaltung sicherer und effizienter Geschäftsreisen unterstützt.

FAQ

Was unterscheidet eine Dienstreiseversicherung von einer regulären Reiseversicherung?

Eine Dienstreiseversicherung deckt speziell Risiken und Ereignisse ab, die typischerweise auf Geschäftsreisen auftreten, etwa krankheitsbedingte Ausfälle in eng getakteten Terminen. Sie umfasst oft Zusatzleistungen wie Stornierung bei kurzfristigem Ausfall eines Meetings, während klassische Reiseversicherungen stärker auf Freizeitrisiken zugeschnitten sind.

Ist die gesetzliche Unfallversicherung im Ausland ausreichend?

Die gesetzliche Unfallversicherung in Deutschland greift im Ausland meist nur eingeschränkt oder gar nicht. Auch die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) deckt oft keine medizinischen Rücktransporte ab. Eine Dienstreiseversicherung bietet hier zusätzliche Sicherheit und übernimmt im Bedarfsfall auch Rücktransporte oder Krankenhausaufenthalte.

Finden Dienstreiseversicherungen nur Anwendung bei Auslandsreisen?

Dienstreiseversicherungen gelten nicht nur für Auslandsreisen, sondern können auch für nationale Geschäftsreisen sinnvoll sein. Sie bieten Schutz vor Risiken wie Krankheit, Unfall, Gepäckverlust oder Reiseverspätungen, unabhängig davon, ob die Reise innerhalb oder außerhalb des Heimatlandes stattfindet. 

Welche Vorteile bringt eine kollektive Versicherung für Unternehmen?

Eine kollektive Versicherung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Kosteneffizienz und einheitlichen Schutz für alle Mitarbeitenden, was die Verwaltung erleichtert. Durch die zentrale Verwaltung verschiedener Policen wird der administrative Aufwand erheblich reduziert, was zu einer gesteigerten Effizienz führt. 

Zudem erhöht ein umfassender Versicherungsschutz die Attraktivität als Arbeitgeber und verbessert die Mitarbeiterbindung. Unternehmen profitieren von der Flexibilität, Versicherungspakete individuell anzupassen, und der schnellen Implementierung für neue Mitarbeitende. 

Ab welcher Reisedauer lohnt sich eine Dienstreiseversicherung?

Eine Dienstreiseversicherung lohnt sich grundsätzlich für jede Geschäftsreise unabhängig von der Dauer, da sie unerwartete Risiken wie Krankheit oder Unfall abdeckt. Besonders sinnvoll ist sie jedoch für längere Reisen oder Reisen in Gebiete mit höheren Risiken, wo medizinische Versorgungskosten hoch sein können.

Fazit

Wer seine Mitarbeitenden auf Geschäftsreise schickt, sollte sich über eine Dienstreiseversicherung informieren – egal, ob die Reise nur ein paar Stunden innerhalb Deutschlands dauert oder ins Ausland führt. Die klassische Reiseversicherung greift bei vielen geschäftsrelevanten Themen nur unzureichend, weshalb eine auf die besonderen Geschäftsreiserisiken zugeschnittene Versicherung unverzichtbar ist. 

Sie beinhaltet häufig eine Auslandskrankenversicherung, Reisegepäckschutz, die Absicherung bei Stornierungen sowie Unterstützung in Notsituationen, wie etwa bei einem medizinischen Rücktransport oder verlorenem Geschäftsequipment. Damit erweitert sie den gesetzlichen Unfallversicherungsschutz, der im Ausland nur eingeschränkt gilt und sich vor allem auf Arbeitsunfälle beschränkt.

Dank flexibler Tarife, Sonderkonditionen für Gruppenverträge und individueller Versicherungsbausteine lässt sich der Schutz an die Bedürfnisse unterschiedlichster Unternehmen anpassen. Der Mehraufwand für eine Dienstreiseversicherung ist gering im Vergleich zu den möglichen Schäden, die ohne ausreichenden Schutz entstehen können und lohnt sich daher in jedem Fall.

Kombinieren Sie die passende Dienstreiseversicherung am besten mit einem professionellen Reisemanagement-Tool wie Navan. So profitieren Ihre Mitarbeitenden von automatischen Live-Updates und 24/7-Service, und Sie selbst behalten stets den Überblick über Buchungen, Reiserichtlinien sowie Ausgaben – für maximale Sicherheit, Transparenz und Effizienz.