Eine zentrale Datenbasis für Ausgaben: 3 Praxisbeispiele von Finanzverantwortlichen
The Navan Team
Für Unternehmen mit schnellem Wachstum oder internationaler Präsenz wie Canva, SoundCloud und DYWIDAG – sind die herkömmlichen Anbieter für das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement nicht nur ineffizient und umständlich. Manuelle, voneinander getrennte Systeme bremsen das Wachstum, schaffen zusätzlichen Verwaltungsaufwand und schränken den Überblick über die Daten ein, die Finanzverantwortliche für wichtige Entscheidungen benötigen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie drei Unternehmen ihre uneinheitlichen und fragmentierten Systeme durch die integrierte Lösung für Travel & Expense von Navan ersetzt haben, um eine zentrale Datenbasis für all ihre Ausgaben zu schaffen.
Wie Canva mühelos Geschäftsreisen und Ausgaben für ein globales Team organisiert
- Unternehmen: Canva
- Nutzungszeitraum von Navan: 3 Jahre
- Unternehmensgröße: 5.500 Mitarbeitende
- Ergebnisse mit Navan: 94 % Einhaltung der Richtlinien • 4,7/5 Kundenzufriedenheit (CSAT) • 84 % mobile Nutzungsrate
Canva benötigte eine Lösung für das Reise- und Ausgabenmanagement, mit der sich die Belegschaft auf kreatives Schaffen und produktive Zusammenarbeit konzentrieren kann, statt auf administrative Aufgaben.
Vor Navan
Vor dem Wechsel zu Navan gab es bei Canva keine klaren Strukturen für das Reisemanagement. Eine Personalfachkraft kümmerte sich manuell um die Buchung aller Flüge und Unterkünfte. Dieser zeitaufwendige, ineffiziente und schwer skalierbare Prozess führte zu Engpässen und stand Canva bei der Umsetzung des Unternehmensziels – Menschen überall jegliche Art von Design zu ermöglichen – im Weg.
Deshalb war Canva auf der Suche nach einer Komplettlösung, die sich „voll und ganz auf die Nutzererfahrung konzentriert“, so Rudy Batts, Head of Global Spend bei Canva. Hier kam Navan ins Spiel.
„Der Mehrwert, den Navan für mich und mein Team bringt, lässt sich kaum in Zahlen fassen. Wir haben so viel Freiheit gewonnen. Meine Stakeholder:innen können Reise- und Ausgabenprozesse eigenständig aufsetzen und steuern, ohne komplexe Abläufe oder eine umfangreiche Infrastruktur zu benötigen. Die Lösung lässt sich einfach eigenständig nutzen und ist unkompliziert.“
Vorteile mit Navan
Zunächst startete Canva ausschließlich mit dem Reisemanagement. Für Mitarbeitende wie Batts war der Unterschied sofort spürbar. „Mit besseren Hotel- und Flugbuchungen sowie der Option, nicht genutzte Tickets einzusetzen, hilft uns Navan, smart und skalierbar zu sparen“, sagt er.
Nach vier Jahren ergänzte Canva das Setup durch das Ausgabenmanagement von Navan. Damit erschloss das Unternehmen das volle Potenzial einer integrierten Komplettlösung: mehr Kontrolle, höhere Richtlinienkonformität und einfachere Abläufe. Außerdem führte Canva BrexPay ein. Damit lassen sich Transaktionen in mehreren Währungen – darunter EUR, GBP, USD und AUD – nahtlos abwickeln.
Die Ergebnisse sind deutlich. Vor dem Wechsel zu Navan konnte die Richtlinieneinhaltung bei Canva nicht effektiv überwacht werden. Heute entsprechen 94 % der Buchungen der Richtlinie. Intelligentes Reporting in Echtzeit und effizientere Abläufe sparen zudem Zeit. Die Finanzverantwortlichen bei Canva können nun dringende Berichte innerhalb weniger Minuten versenden – übersichtlich formatiert und leicht verständlich.
So bietet Navan Canva die nötige Flexibilität und Kontrolle, um eine unkomplizierte Buchungserfahrung zu gewährleisten, die Führungsebene informiert zu halten und die Wachstumsziele zu erreichen.
Wie SoundCloud sein globales Reise- und Ausgabenmanagement mit Navan vereinheitlicht
- Unternehmen: SoundCloud
- Nutzungszeitraum von Navan: 7 Jahre
- Ergebnisse mit Navan: 15 % Einsparungen bei Hotels • 18 % Einsparungen bei Flügen • 4,6/5 CSAT
SoundCloud ist eine globale Musikstreaming-Plattform mit Hauptsitz in Berlin und Standorten in New York, Los Angeles und London. Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an das Reise- und Ausgabenmanagement.
Vor Navan
Geschäftsreisen und Spesen wurden bei SoundCloud über verschiedene regionale Buchungstools und Systeme verwaltet. Diese fragmentierten Prozesse erschwerten das Reporting und führten zu zusätzlichem Aufwand für die Mitarbeitenden und das Finanzteam.
SoundCloud suchte deshalb nach einer zentralen Lösung, die globale Abläufe vereinheitlicht, eine klare Kostenübersicht schafft und mit dem weiteren Wachstum des Unternehmens Schritt hält.
„Wir wollten eine zentrale Lösung, die Geschäftsreisen und Spesen für eine globale Belegschaft abbilden kann, klare Kostenübersicht bietet und mit unserem Unternehmenswachstum Schritt hält.”
Mit Navan
Mit Navan bündelt SoundCloud Geschäftsreisen, Ausgaben und Reisezahlungen auf einer Plattform. Mitarbeitende können Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen buchen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Auch die Spesenabrechnung wird durch die automatische Belegerfassung und das Echtzeit-Tracking der Reisekosten einfacher.
Das Finanzteam profitiert von standardisierten Daten und einem einheitlichen Reporting. Gleichzeitig reduzieren automatisierte Freigaben den manuellen Prüfaufwand. Heute werden 75 % der Transaktionen automatisch vorab genehmigt.
„Wir wollten eine zentrale Lösung, die Geschäftsreisen und Spesen für eine globale Belegschaft abbilden kann, klare Kostenübersicht bietet und mit unserem Unternehmenswachstum Schritt hält“, sagt Zeno de Cock, Director of Accounting bei SoundCloud.
Mit Navan konnte SoundCloud seine regionalen Abläufe harmonisieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und Einsparungen von 15 % bei Hotels sowie 18 % bei Flügen erzielen.
Wie DYWIDAG mit Navan Geschäftsreisen und Ausgaben zentral steuert
- Unternehmen: DYWIDAG
- Nutzungszeitraum von Navan: 2 Jahre
- Unternehmensgröße: Über 1.300 Mitarbeitende
- Ergebnisse mit Navan: 34 % Einsparungen bei Hotelbuchungen • 4,8/5 CSAT • 45 Minuten Zeitersparnis pro Reisebuchung
DYWIDAG ist ein global tätiges Bau- und Serviceunternehmen mit Hauptsitz in Unterschleißheim und in mehr als 50 Ländern vertreten.
Vor Navan
Geschäftsreisen und Spesen wurden bei DYWIDAG in 25 Gesellschaften regional verwaltet. Unterschiedliche Systeme und manuelle Prozesse erschwerten die Kostenkontrolle und führten zu hohem Verwaltungsaufwand. Ein zentraler Überblick über die Ausgaben fehlte.
Für Mitarbeitende waren Buchungen und Erstattungen ebenfalls aufwendig. Sie mussten Reisen über verschiedene Plattformen buchen und bis zu zwei Monate auf die Erstattung vorgestreckter Ausgaben warten. Deshalb machte sich DYWIDAG auf die Suche nach einer zentralen, digitalen Lösung.
„Es fehlten die entsprechenden Daten und Tools in einer konsolidierten Lösung, um die Kosten im Griff zu behalten.“
Mit Navan
Mit Navan bündelt DYWIDAG Geschäftsreisen, Ausgaben und Reisezahlungen auf einer Plattform. Mitarbeitende können Flüge, Hotels, Zugreisen und Mietwagen einfach selbst buchen. Gleichzeitig profitiert das Controlling von Echtzeit-Dashboards und detaillierten Berichten.
Die automatisierten Abläufe entlasten auch die Buchhaltung und beschleunigen die Erstattung von Ausgaben. Durch die Integration der Richtlinien in den Buchungsprozess erhält DYWIDAG mehr Kontrolle über die Reisekosten.
Die Ergebnisse sind deutlich: DYWIDAG spart 34 % bei Hotelbuchungen und rund 45 Minuten pro Reisebuchung. „Mit Navan können wir Prozesse verschlanken und beschleunigen. Das sorgt dafür, dass mehr Volumen bearbeitet werden kann, ohne dass weiteres Personal benötigt wird“, sagt Andreas Poloczek, Regional CFO bei DYWIDAG.
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Diese Inhalte dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Sie spiegeln nicht notwendigerweise die Ansichten von Navan wider und sollten nicht als Rechts-, Steuer-, Sozialleistungs-, Finanz-, Buchhaltungs- oder sonstige Beratung angesehen werden. Wenn Sie eine spezifische Beratung für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich bitte an Fachkräfte des jeweiligen Gebiets, da sich die Regeln und Vorschriften häufig ändern.