Die besten Strategien für Ihre Dienstreise Compliance

Eigentlich sollen Reiserichtlinien Reisekosten im Zaum halten, den Buchungsprozess vereinfachen und für einheitliche Standards im Geschäftsreisemanagement sorgen. Doch die jüngsten Umfrageergebnisse von Navan und Skift zeichnen ein überraschend anderes Bild: 

Gerade einmal 17 % der Travel Manager:innen berichten, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden die internen Richtlinien einhält. Gleichzeitig geben nur 18 % der Geschäftsreisenden an, tatsächlich jede Buchung über die vorgegebene Plattform abzuschließen.

22 % der Befragten nutzen sogar über die Hälfte der Zeit Alternativtools – oft in der festen Überzeugung, dort bessere Preise zu finden (46 %), auf ein größeres Angebot zu stoßen (30 %) oder wertvolle Meilen zu sammeln (26 %).

Was bedeuten diese Zahlen für Unternehmen? Einerseits stehen sie vor dem Problem ausufernder Kosten und fehlender Transparenz, andererseits müssen sie sich fragen, warum so viele Reisende die Richtlinien umgehen. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie eine nachhaltige Dienstreise Compliance in Ihrem Unternehmen erzielen können.

Was bedeutet Dienstreise Compliance?

Dienstreise-Compliance bedeutet, dass Mitarbeitende die festgelegten Reiserichtlinien des Unternehmens für Geschäftsreisen konsequent einhalten und dabei alle relevanten gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen, beispielsweise arbeitsrechtliche Bestimmungen oder steuerliche Regelungen. 

Nur durch klare Vorgaben und deren konsequente Durchsetzung lassen sich Sicherheitsrisiken reduzieren und die Kosten im Blick behalten. Unternehmen, die Compliance-Maßnahmen zu spät oder gar nicht in ihren Buchungsprozess integrieren, laufen Gefahr, sowohl Sicherheits- als auch Budgetprobleme zu verursachen und womöglich sogar rechtliche Konsequenzen tragen zu müssen.

6 Vorteile einer wirksamen Reiserichtlinie

Eine gut ausgearbeitete und effektive Reiserichtlinie bietet zahlreiche Vorteile, die sich sowohl in einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit als auch in reibungsloseren Abläufen und geringeren Kosten widerspiegeln. 

Klare Reiseabläufe und Kostenregelungen verringern den Stress erheblich, während eine 24/7-Reiseassistenz und Notfallkontakte zusätzliche Sicherheit vermitteln. Gleichzeitig sorgen Komfortstandards wie bestimmte Hotelkategorien oder Sitzklassen für eine verbesserte Work-Life-Balance und steigern die Motivation der Beschäftigten.

Die Buchung von Reisen lässt sich mithilfe automatisierter Prozesse wesentlich effizienter gestalten, was manuelle Schritte auf ein Minimum reduziert. Einheitliche Genehmigungswege ermöglichen zudem eine Echtzeit-Übersicht über Budgets und Ausgaben und verhindern kostspielige Fehlbuchungen. 

Darüber hinaus trägt eine durchdachte Richtlinie maßgeblich zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Fürsorgepflicht und interner Standards bei. Sie minimiert Risiken in Bezug auf Sicherheit und Haftung, indem nur geprüfte Anbieter genutzt und im Sinne von Nachhaltigkeit oder Anti-Korruption agiert wird.

Auch aus Sicht der Finanz- und HR-Abteilung bietet die Reiserichtlinie klare Vorteile: Durch einheitliche Reisestandards und automatisierte Abrechnungen sinkt der Verwaltungsaufwand erheblich, während eine saubere Dokumentation die Zuordnung der Reisekosten zu Projekten oder Abteilungen erleichtert. Dank planbarer und prognostizierbarer Kosten ist zudem die Budgetierung präziser möglich.

Ein weiterer Vorteil liegt in der verbesserten Verhandlungsposition gegenüber Dienstleistern, die durch feste Verträge und höhere Buchungsvolumina bessere Konditionen ermöglicht. Gleichzeitig fördert das langfristige Zusammenarbeiten mit vertrauten Anbietern Sicherheit und Qualität.

Schließlich führt eine starke Reiserichtlinie auch zu einer spürbaren Zeitersparnis: Vorab definierte Spesen- und Genehmigungsprozesse senken nicht nur den Abstimmungsaufwand, sondern verringern auch den Korrekturbedarf. 

Zudem können kurzfristige Reisen schneller und regelkonform entschieden werden, weil Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Insgesamt zeigt sich, dass ein durchdachtes und transparent kommunizierte Reiserichtlinien Unternehmen in finanzieller, organisatorischer und sicherheitsrelevanter Hinsicht entlastet und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigert.

Diese Maßnahmen unterstützen Ihre Mitarbeitenden in der Einhaltung Ihrer Reiserichtlinien 

Mit diesen Schritten schaffen Sie die Grundlage, dass die Reiserichtlinie Compliance als selbstverständlicher Teil Ihrer Geschäftsreisekultur empfunden wird: 

Bewerten Sie zunächst Ihre bestehenden Reiserichtlinien. Sind Ihre Vorgaben realistisch? Werden die Richtlinien von Ihren Mitarbeitenden verstanden? Ist die Umsetzung sinnvoll und fair, jeder Anstellungsart im Unternehmen gegenüber? 

Binden Sie für eine holistische Analyse alle Beteiligten mit ein. Holen Sie sich die Hilfe von Expert:innen und integrieren Sie bewusst das Feedback von vielfliegenden Mitarbeitenden, um gemeinsam an einer ausgewogenen Reiserichtlinie zu arbeiten. Wiederholen Sie dies in regelmäßigen Abständen, um dafür zu garantieren, dass Ihre Reiserichtlinien immer auf dem neuesten Stand sind. 

Fragen Sie sich dazu periodisch, ob diese noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Ist z. B. das Reisebudget gleich geblieben? Eruieren Sie, ob sich das globale Sicherheitsrisiko verändert hat und ob der Reisegenehmigungsrahmen pro Person im Unternehmen noch gerechtfertigt ist.

Die Nutzung einer digitalen Lösung kann Sie in all diesen Prozessen unterstützen. Mit einer modernen Geschäftsreisemanagement-Lösung, wie Navan, sammeln Sie nicht nur alle wichtigen Daten an einem Ort, wodurch Sie z. B. Budgetentwicklungen besser analysieren können, sondern können Neuerungen Ihrer Reiserichtlinie auf schnellstem Wege integrieren.

Schaffen Sie eine Kultur der Compliance

Die besten Reiserichtlinien sind nur dann nachhaltig wirksam, wenn sie durch Ihre Unternehmenskultur getragen werden. Dies beginnt damit, dass Sie ein Arbeitsumfeld und Unternehmensklima schaffen, das aufzeigt, wie nachhaltig eingehaltene Reiserichtlinien das Unternehmensergebnis verbessern und somit den positiven Effekt der Einhaltung betonen. 

Ein vertrauensvolles Klima, in dem Mitarbeitende ohne Angst vor Sanktionen Fehler zugeben oder auf Schwachstellen hinweisen können, unterstützen Ihre Compliance darüber hinaus. Auch zusätzliche Incentivierungen, die korrektes Verhalten belohnen, wie beispielsweise bei kostenbewusstem Buchen, haben einen positiven Effekt auf die Dienstreise Compliance. 

Mit einer transparenten Kommunikation von Änderungen und Neuerungen sorgen Sie nicht zuletzt dafür, dass sich niemand von neuen Vorgaben überrollt fühlt. Zusammen steigern diese Maßnahmen die Bereitschaft, die Dienstreise Compliance als festen Bestandteil der eigenen Verantwortung zu betrachten.

Auf diese Weise unterstützt Navan Sie bei der Dienstreise Compliance

Navan bietet Ihnen als Komplettlösung im Geschäftsreise- und Spesenmanagement smarte Reisemanagement-Tools, die Ihre Reiserichtlinien bereits beim Buchungsprozess einbinden. Dank der Echtzeitüberwachung von Reiseausgaben erkennen Sie Abweichungen sofort. 

Ob drohende Kostenüberschreitung oder die kurzfristige Anpassung von Risikogebieten – mit Navan sind Sie in der Lage, schnell zu handeln. Zudem hilft die zentrale Sammlung aller Daten Travel Manager:innen und der Geschäftsführung dabei, unmittelbar auf Veränderungen reagieren zu können. Umfassende Reporting-Funktionen liefern die nötige Transparenz zur Optimierung Ihres Budgetmanagements. 

Letztendlich geben Navans verlässliche Prozesse und KI-gestützte Lösungen Sicherheit, ersparen mühsame manuelle Abstimmungen und erhöhen damit nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft, sondern auch die Dienstreise Compliance. Diese Kombination aus Sicherheit, Automatisierung und Transparenz macht Navan zum Gamechanger für Ihr Reisemanagement.

FAQ

Was sind die häufigsten Herausforderungen bei der Einhaltung von Reiserichtlinien?

Die größten Schwachstellen sind unklare Vorgaben, verwirrende Genehmigungsprozesse und undurchsichtige Kommunikationskanäle. Mitarbeitende haben sich nicht genau mit Ihren Vorgaben auseinandergesetzt und wissen nicht, wo sie die notwendigen Informationen finden können. Fehlende Schulungen, bürokratische Hürden, Zeitmangel und ein Tool-Chaos in der Geschäftsreiseorganisation erschweren die Einhaltung.

Wie können digitale Lösungen die Einhaltung von Reiserichtlinien unterstützen?

Smarte Geschäftsreisemanagement-Tools integrieren Ihre Reiserichtlinien bereits in den Buchungsprozess und zeigen dadurch z. B. nur Angebote an, die richtlinienkonform sind. Richtlinienverstöße werden damit vorab verhindert.

Gleichzeitig bieten KI-Reiseplaner die Möglichkeit der Personalisierung der Reiseorganisation. Unternehmen können außerdem z. B. durch innovative Incentivierungsprogramme wie Navan-Prämien Mitarbeitende dazu motivieren, innerhalb der Richtlinien zu buchen. Zentralisierte Spesenabrechnungen erleichtern überdies das Tracking von Ausgaben, und Analysen im Dashboards liefern Hinweise, wo noch Optimierungsbedarf besteht.

Welche Rolle spielen Mitarbeiterschulungen bei der Dienstreise Compliance?

Wenn Mitarbeitende nicht wissen, warum Ihre Reiseregelungen eingeführt wurden und wie sie sie befolgen sollen, bringen Reiserichtlinien nur wenig. Schulungen schaffen Transparenz und steigern das Verantwortungsgefühl.

Wie oft sollten Reiserichtlinien überprüft und aktualisiert werden?

Mindestens einmal im Jahr, besser jedoch halbjährlich. Änderungen in der Rechtsprechung, neue Sicherheitsrisiken oder schwankende Reisebudgets können auch unterjährig Anpassungen erforderlich machen.

Welche Konsequenzen folgen bei Nichteinhaltung der Reiserichtlinien?

Neben möglichen finanziellen Verlusten und ineffizienten Buchungen können auch rechtliche Risiken, Reputationsschäden und ein erhöhtes Unfall- oder Krankheitsrisiko für Mitarbeitende entstehen.

Fazit

Dienstreise Compliance im Geschäftsreisemanagement ist weit mehr als eine reine Formalität. Sie sichert sowohl die Reisenden als auch das Unternehmen selbst ab, spart Kosten und sorgt für reibungslose Abläufe. 

Wer klare und sinnvolle Reiserichtlinien festlegt, diese durch digitale Lösungen automatisiert und eine Kultur des kollektiven Verantwortungsbewusstseins fördert, legt den Grundstein für eine nachhaltige Dienstreise Compliance. 

Mit Navan profitieren Sie von einem Rundumpaket, das smarte Technologie und Best Practices kombiniert, um Ihren langfristigen Unternehmenserfolg durch das beste Reisemanagement zu fördern.