Reisemanagement für kleine Unternehmen: So gelingt’s

Während größere Unternehmen häufig über eigene Abteilungen oder ausgereifte Systeme für ihr Reisemanagement verfügen, fehlen kleinen Unternehmen in der Regel die Ressourcen oder das Fachwissen, um diese Prozesse effektiv umzusetzen.

Die Folge: Zeitintensive Reiseplanungen, unübersichtliche Kosten und Probleme bei der Reisekostenabrechnung. Aber keine Sorge – genau hier setzt unser Artikel an. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie mit cleverer Planung und effizienten Abläufen Ihr Geschäftsreisemanagement verbessern und dabei sowohl Zeit als auch Geld sparen.

Definition: Was sind KMUs?

KMU ist die Abkürzung für „kleine und mittlere Unternehmen“. Nach offiziellen Kriterien der Europäischen Union gelten als KMU jene Unternehmen, die bestimmte Grenzwerte nicht überschreiten. Sie bilden stolze 99 % der europäischen Unternehmenslandschaft, stellen damit einen Großteil der Arbeitsplätze und leisten einen entscheidenden Beitrag zu Wachstum und Innovation. Laut EU-Definition umfasst diese Gruppe folgende drei Kategorien:

Mikrounternehmen:

• Weniger als 10 Beschäftigte
• Jahresumsatz bis zu 2 Millionen Euro

Kleine Unternehmen:

• Weniger als 50 Beschäftigte
• Jahresumsatz bis zu 10 Millionen Euro

Mittlere Unternehmen:

• Weniger als 250 Beschäftigte
• Jahresumsatz bis zu 50 Millionen Euro oder Jahresbilanzsumme bis zu 43 Millionen Euro

Definition: Was ist Geschäftsreisemanagement?

Geschäftsreisemanagement (auch als Travel Management oder Corporate Travel Management bezeichnet) umfasst sämtliche strategischen und operativen Prozesse der Planung, Organisation, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen in einem Unternehmen.

Das Hauptziel ist, die Reisekosten zu minimieren und gleichzeitig den Reisekomfort sowie die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Geschäftsreisemanagement beinhaltet u. a.:

• Reiseplanung: Definition von Reisezielen, -zeiten und -routen
• Buchung und Verwaltung von Transport- und Unterkunftsdienstleistungen
• Verhandlungen mit Leistungsträgern (z. B. Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagenfirmen, inkl. Firmentarifen und Prämien)
• Einhaltung von Unternehmensrichtlinien (Reiserichtlinien und der Fürsorgepflicht)
• Erstellung von Reports, Statistiken und Analysen zur strategischen Beratung und Optimierung des Reisebudgets
• Unterstützung in Notfall- und Krisensituationen

Was sind die größten Herausforderungen für kleine Unternehmen im Reisemanagement? 

Gerade kleine Unternehmen stehen bei der Organisation ihres Travel Managements vor besonderen Herausforderungen:  

• Fehlende Expertise: Häufig fehlen das notwendige Fachwissen oder die Verhandlungskompetenzen, um vorteilhafte Firmenraten und Prämien zu sichern. Dadurch bleiben Angebote eingeschränkt und kostenintensiv.  
• Unzureichendes Budget: Eng gesteckte Kostenvorgaben schränken die Auswahl an Geschäftsreiselösungen ein.
• Unklare Zuständigkeiten: Oft trägt eine einzige Person (z. B. die Assistenz der Geschäftsführung) die Verantwortung für alle Reisebuchungen. Das führt leicht zu Überlastung, was die Fehlerquote erhöht.  
• Mangelnde Standardisierung: Ohne eine einheitliche Reiserichtlinie erfolgen viele Buchungen ad hoc, was zu Unklarheiten bei Kostensätzen, Buchungswegen und Erstattungsrichtlinien führt.  
• Veraltete Prozesse: Ohne moderne Tools wie Online-Buchungsportale oder automatisierte Abrechnungssysteme steigt der manuelle Aufwand erheblich.
• Zeitmangel: Gerade in kleinen Unternehmen stehen die operativen Aufgaben an erster Stelle. Eine aufwendige Reiseplanung ist nicht skalierbar, erhöht die Belastung deutlich und führt zu vermeidbaren Fehlern. 

Warum ist ein praxisnahes Reisemanagement für kleine Unternehmen wichtig?  

Geschäftsreisekosten können schnell zu einem großen Posten im Budget heranwachsen – vor allem, wenn Buchungen spontan oder unkoordiniert erfolgen. Auch die Zeit, die Mitarbeitende und Führungskräfte in die Organisation jeder einzelnen Reise investieren müssen, geht von Ressourcen ab, die sonst für die Unternehmensentwicklung zur Verfügung stünden. Ein strukturiertes Travel Management schafft daher gleich auf unterschiedlichen Ebenen einen Mehrwert:  

1. Übersichtlichkeit 

Klare Regeln und Richtlinien reduzieren zeitaufwendige Rückfragen zu Reisekostenabrechnungen und Vereinbarungen.  

2. Zeitersparnis 

Automatisierte Abläufe und standardisierte Prozesse verringern den organisatorischen Aufwand.

3. Kostenkontrolle 

Eine zentrale Übersicht ermöglicht, Buchungs- und Reisekosten gezielt zu überwachen und bei Bedarf anzupassen. 

4. Mitarbeiterzufriedenheit 

Eine reibungslose Reiseorganisation steigert die Motivation und vermeidet Frustrationen beim Buchungsprozess.  

5. Sicherheit 

Einheitliche Prozesse und definierte Zuständigkeiten unterstützen die Fürsorgepflicht (Duty of Care) und vereinfachen die schnelle Reaktionsmöglichkeiten in Notfällen.

Welche Vorteile gewinnen KMU durch ein professionelles Reisemanagement? 

Während größere Firmen häufig auf spezialisierte Softwarelösungen oder externe Dienstleister setzen, scheuen kleinere Unternehmen oft zunächst die Investition in professionelle Reisemanagement-Tools. Dabei gibt es heutzutage zahlreiche Plattformen und Apps, die auch für kleinere Budgets geeignet sind und erhebliche Vorteile bieten:  

• All-in-One-Plattformen: Moderne Geschäftsreiseanbieter wie Navan bündeln Flüge, Hotels, Mietwagen und Zugverbindungen auf einer Plattform. KMU profitieren von einer zentralen Buchungsstelle, die Zeit und Aufwand spart.  
• Transparente Datenanalyse: Reiseausgaben lassen sich durch Echtzeit-Reporting und Statistiken besser überwachen, sodass Optimierungspotenziale erkannt und genutzt werden können.  
• Reduzierte Prozesskosten: Ein Großteil der administrativen Arbeiten entfällt, wenn Buchungen und Genehmigungen automatisiert oder vereinfacht werden können.  
• Einfache Kostenabrechnung: Viele Tools übernehmen die Reisekostenabrechnung teilweise oder sogar vollständig, was erhebliche Fehlerquellen ausschließt und Zeit spart.  
• Skalierbarkeit: Mit professionellen Lösungen können KMU ihr Reisemanagement problemlos an wachsende Anforderungen anpassen, ohne immer wieder in neue Infrastrukturen investieren zu müssen.

Wie können Sie das Reisemanagement Ihres kleinen Unternehmens vereinfachen?

1. Geschäftsreiseverhalten bestimmen  

Bevor Sie konkrete Maßnahmen ergreifen, sollten Sie Ihr Reisevolumen und die damit verbundenen Kosten analysieren. So erkennen Sie, wo das größte Optimierungspotenzial besteht und können Ressourcen gezielter einsetzen.

2. Umfassende Reiserichtlinie (Travel Policy) etablieren  

• Klare Regeln: Legen Sie fest, ab welcher Preishöhe oder Reisedauer eine Genehmigung erforderlich ist und wer darüber entscheidet.
• Budgetvorgaben: Definieren Sie Höchstgrenzen für Flüge, Hotels und andere Ausgaben, passend zu Ihrem Reiseaufkommen.  
• Buchungskanäle: Verwenden Sie bevorzugt einen zentralen Buchungskanal oder eine Plattform, um alle Daten übersichtlich aufzuzeichnen und unnötige Preisabweichungen zu vermeiden.  
• Kostenübernahme: Halten Sie transparent fest, welche Spesen Ihr Unternehmen übernimmt (z. B. Transfer, Verpflegung etc.) und was nicht.  

3. Digitalisierung und Automatisierung für mehr Effizienz  

• Reisemanagement-Komplettlösungen: Wer Reisen, Spesen und Abrechnungen über eine einzige Plattform abwickelt, spart erheblich Zeit. So müssen Belege nicht mehr manuell eingereicht werden und alle Daten erscheinen in Echtzeit in einem Dashboard.  
• Prozessautomatisierung: Automatisieren Sie Buchungen, Genehmigungen und Abrechnungen und senken Sie Ihren manuellen Arbeitsaufwand erheblich.
• Mobile Apps: Sorgen Sie dafür, dass Reisende Belege unterwegs einfach digital erfassen und hochladen können. Das reduziert den Papierkram und beschleunigt die Freigabe.  

4. Daten sammeln und analysieren  

• Reporting-Funktionen: Entdecken Sie schneller die Kostentreiber (z. B. bestimmte Strecken oder Hotels) und wählen Sie stattdessen kostengünstigere Alternativen.  
• Live-Übersicht: Behalten Sie den Überblick all Ihrer Reiseausgaben in Echtzeit-Blick, um sofort reagieren zu können, wenn zum Beispiel der Budgetrahmen überschritten wird.  

5. Klare Kommunikationswege etablieren  

• Zentralisierte Reiserichtlinien: Eine digitale Reisemanagement-Lösung, die alle relevanten Informationen bündelt, erhöht die Richtlinienkonformität. 
• Schulungen: Machen Sie Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Tools und Prozessen vertraut, um die Richtlinienakzeptanz zu fördern.  
• Feedback: Erbitten Sie um regelmäßige Rückmeldung zur Reisendenerfahrung, um Optimierungspotenziale aus der Praxis zu erhalten.   

6. Kosten senken durch vorausschauende Planung  

• Rechtzeitig buchen: Bei Flügen und Hotels sinken oft die Preise, wenn frühzeitig gebucht wird.  
• Flexible Reisezeiten: Vermeiden Sie teure Zeiträume mit hoher Nachfrage und bleiben Sie offen für alternative Reisetage.  
• Rahmenvereinbarungen aushandeln: Erkundigen Sie sich über Prämien und Sonderrabatte. Schon bei wenigen Reisen im Jahr können sich spezielle Firmenraten oder Bündelangebote (z. B. Flug + Hotel) lohnen.  

7. Komfort und Mitarbeiterzufriedenheit fördern  

• Bleisure-Optionen: Dienstreisen, die private Freizeittage einschließen, erhöhen die Unternehmensattraktivität für viele Mitarbeitende und schaffen eine bessere Work-Life-Balance.  
• Prozessoptimierungen: Eine einheitliche, nutzerfreundliche Plattform reduziert den bürokratischen Aufwand erheblich und erlaubt gleichzeitig genügend Flexibilität für eine individuelle, skalierbare Reisebetreuung.  
• Positives Arbeitsklima: Erhöht sich der Reisekomfort (z. B. durch klare Richtlinien, Lounge-Zugang oder Economy-Plus-Upgrades), wirkt sich das positiv auf das Arbeitsklima aus.

Wie hilft Navan Ihnen, das Reisemanagement für ihr kleines Unternehmen zu optimieren? 

Navan vereint moderne, KI-gestützte Technologien mit einem umfangreichen Reiseangebot und intuitiven Funktionen, damit auch kleinere Unternehmen ihr Geschäftsreisemanagement zeitsparend und kosteneffizient organisieren können.

Die Plattform automatisiert zum Beispiel die Einlösung ungenutzter Tickets und führt Reisende bei der Buchung zu passenden, preisoptimierten Angeboten. Gleichzeitig profitieren Teams von 24/7-Live-Support und einem klar strukturierten Buchungsprozess, was Fehlbuchungen reduziert und den Verwaltungsaufwand minimiert.

Darüber hinaus setzt Navan auf aktuelle Trends wie KI-basierte Reiseunterstützung (etwa durch die virtuelle Reise-Assistenz Ava) und bietet Tools zur Nachverfolgung wichtiger Kennzahlen, unter anderem auch für nachhaltigkeitsbezogene Aspekte.

Dies ermöglicht Unternehmen, ihre Geschäftsreisen nicht nur reibungslos abzuwickeln, sondern zugleich Transparenz und Verantwortungsbewusstsein zu fördern. Auf diese Weise erhalten Sie eine zukunftsorientierte Lösung, die Reisebuchungen, Compliance und Kostenkontrolle in einem System vereint – ideal für wachsende Firmen, die einen professionell organisierten Reiseprozess brauchen

FAQs

Was sollte eine Reiserichtlinie für kleine Unternehmen beinhalten?  

• Genehmigungen: Wer darf Geschäftsreisen freigeben und ab wann ist ein Antrag nötig?
• Budgetgrenzen: Welche Obergrenzen bestehen für Flüge, Hotels und sonstige Ausgaben?
• Buchungskanäle: Über welche Plattformen oder Anbieter sollen Reisen gebucht werden?
• Kostenübernahme: Welche Spesen (z. B. Transfer, Verpflegung, WLAN) trägt das Unternehmen?
• Nachweise: Wie sind Belege einzureichen und welche Dokumente sind erforderlich?

Wie können kleine Unternehmen Reisekosten effektiv verfolgen?  

Der Schlüssel zur effektiven Verfolgung von Reisekosten liegt in der Kombination aus klaren Vorgaben und Technologie. Eine nutzerfreundliche Software ermöglicht das Einreichen von Rechnungen und Belegen direkt nach Abschluss einer Reise. Über ein zentrales Dashboard können Sie Ausgaben nachverfolgen, Budgets verwalten und Berichte erstellen. Auf diese Weise haben Sie stets den Überblick, ob Ihre Reisekosten im Rahmen bleiben und wo Einsparungen möglich sind.  

Welche Vorteile bietet ein zentrales Reisemanagementsystem?  

Der Schlüssel zu einer effektiven Reisekostenverfolgung liegt in klaren Vorgaben und der Nutzung smarter Technologie. Eine nutzerfreundliche Software ermöglicht das sofortige Einreichen von Belegen und Rechnungen. Über ein zentrales Dashboard behalten Sie Ausgaben, Budgets und Berichte stets in Echtzeit im Blick und erkennen frühzeitig Einsparpotenziale. Somit bleiben die Reisekosten im Rahmen und Sie sparen wertvolle Zeit im Abrechnungsprozess. 

Wie können kleine Unternehmen Nachhaltigkeit in ihre Reisepläne integrieren?  

Nachhaltigkeit in Geschäftsreisen bedeutet für KMU, umweltfreundliche Transportoptionen vorzuziehen und Dienstleister zu wählen, die auf ökologische Verantwortung setzen. Beispielsweise können Sie anstelle von Inlandsflügen den Zug nehmen, Carsharing-Angebote nutzen oder CO2-Kompensationsprojekte unterstützen. Auch die Buchung nachhaltig ausgerichteter Hotels verringert den ökologischen Fußabdruck und stärkt Ihr Engagement für eine umweltbewusste Unternehmensführung.

Fazit  

Das Reisemanagement muss für kleine und mittlere Unternehmen weder kompliziert noch kostenintensiv sein. Mit einer klaren Reiserichtlinie, dem gezielten Einsatz von Technologie und einem strukturierten Ansatz können Sie Geschäftsreisen effizienter planen, verwalten und optimieren. Nutzen Sie die Vorteile, die moderne Reisemanagementlösungen bieten, und sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöhen Sie auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. 

Letztendlich gilt: Mit einem professionellen Geschäftsreiseanbieter wie Navan bringen Sie Klarheit, Effizienz und Kostentransparenz in Ihr Geschäftsreisemanagement. Damit schaffen Sie nicht nur einen reibungslosen Reiseablauf für Ihr Team, sondern stärken auch die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.