Egencia adé? Das sind Ihre Alternativen im Marktcheck 2025

Die Zeit fragmentierter Geschäftsreisen ist vorbei. Unternehmen müssen nicht länger uneinheitliche Buchungstools nutzen, mühsam manuelle Richtlinien durchsetzen oder separate Spesenprozesse koordinieren. Zum Glück, denn diese veralteten Insellösungen erschweren nicht nur den Arbeitsalltag von Travel Manger:innen, sondern bremsen durch ihre Fehleranfälligkeit das ganze Unternehmen ausbremsen. 

Kein Wunder also, dass immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen erkennen, dass eine  integrierte Lösung für ihr Geschäftsreisen- und Ausgabenmanagement unverzichtbar ist. Denn die richtige Management-Plattform steigert nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, sondern liefert vor allem messbaren finanziellen Mehrwert – und damit einen echten Wettbewerbsvorteil.

Viele Jahre lang galt Egencia, heute eine Tochtergesellschaft von Amex GBT, als führende Standardlösung der Reisebranche. Unternehmen profitierten von einer Buchungsplattform, die auf das umfangreiche Inventar der früheren Muttergesellschaft Expedia Group zugreifen konnte. Ein Vorteil, der Egencia jahrelang unangefochten an der Spitze einer sonst oft unstrukturierten und fragmentierten Branche hielt.

Doch das Spielfeld hat sich grundlegend gewandelt. Die Anforderungen von Unternehmen sind heute deutlich vielfältiger und gehen weit über das klassische Angebot traditioneller Travel-Management-Plattformen wie Egencia hinaus. Moderne Teams und Führungskräfte erwarten transparente Preisstrukturen, ein reibungsloses Reiseerlebnis mit hoher Mitarbeiterakzeptanz sowie eine nahtlos integrierte Spesenverwaltung. 

Gefragt sind vor allem mobile, nutzerzentrierte Plattformen, die von Beginn an auf moderne Technologien wie KI setzen, individuelle Personalisierungen ermöglichen und mit einem schnellen und leistungsstarken Kundensupport überzeugen, der mit den Anforderungen dynamischer Unternehmen Schritt hält.

Damit Sie die passende Lösung für Ihr Reisemanagement finden, stellen wir Ihnen im Folgenden die überzeugendsten Alternativen zu Egencia vor und vergleichen deren zentrale Funktionen.

Was ist Egencia?

Egencia ist eine Travel-Management-Plattform, die speziell auf große Unternehmen ausgerichtet ist. Sie bietet ein modernes Online-Buchungstool, unterstützt die einfache Umsetzung von Reiserichtlinien und erleichtert die Verwaltung komplexer Reiseprogramme. 

Nutzer:innen erhalten Zugang zu einem globalen Angebot an Flügen, Hotels, Mietwagen und Bahnreisen. Dank dieser Vielfalt und weiterer integrierter Funktionen können Unternehmen ihre Dienstreisen effizienter planen, buchen und abrechnen. 

Die Plattform richtet sich insbesondere an mittelständische und große Unternehmen mit anspruchsvollen Reiserichtlinien und hohem Buchungsvolumen. Typische Einsatzbereiche sind das Management globaler Reiseprogramme mit mehrstufigen Genehmigungsprozessen, die Steuerung von Reiserichtlinien über mehrere Teams hinweg sowie die Bereitstellung, zentrale Bereitstellung von Reportings und Analysen zur Optimierung der Reisekosten.

Kernfunktionen von Egencia:

• Umfassendes Reiseangebot dank der Partnerschaften von Expedia
• Reporting-Funktionen auf Enterprise-Niveau
• 24/7-Support für Reisende

Warum suchen Unternehmen nach Alternativen zu Egencia?

Nutzer:innen berichten, dass Egencia in einigen Bereichen Herausforderungen für das moderne Reisemanagement mit sich bringt. Häufig wird die Bedienoberfläche als wenig intuitiv und die mobilen Funktionen als eingeschränkt wahrgenommen.

Auch die Gebührenstruktur gilt bei manchen Nutzer:innen als verwirrend oder schwer nachvollziehbar, was die Planung und Einhaltung von Reisebudgets erschweren kann.

Trotz der weltweiten Präsenz und des umfangreichen Reiseangebots sorgen die bestehende Systemarchitektur, eine nicht mehr zeitgemäße Nutzererfahrung sowie teilweise intransparente Preisstrukturen zunehmend für Kritik – insbesondere bei Unternehmen, die Wert auf effiziente, mobile und transparente Lösungen legen. 

Die besten Alternativen zu Egencia

Sie sind dabei, Ihr Reisemanagement zu modernisieren und suchen nach einer Alternative zu Egencia? Dann lassen Sie sich im Folgenden durch unsere Recherche unterstützen:

1. Navan: Die All-in-one-Lösung für Geschäftsreise- und Spesenmanagement

Navan wurde entwickelt, um die typischen Herausforderungen im Geschäftsreisemanagement nicht einfach nur zu digitalisieren, sondern grundlegend zu lösen. Mit einem von Grund auf neu gedachten Ansatz vereint Navan Reisebuchungen, Firmenkreditkarten und Spesenmanagement auf einer intelligenten, benutzerfreundlichen Plattform. 

Für Reisende bedeutet das ein nahtloses Buchungserlebnis, das die Akzeptanz der Plattform fördert und die Einhaltung von internen Reiserichtlinien erleichtert – ganz ohne Umwege und Reibungsverluste. Unternehmen wiederum profitieren von Echtzeit-Transparenz und direkter Kostenkontrolle.

Indem Navan klassische Systemgrenzen überwindet, ermöglicht die Plattform genau die Effizienz, Kostenvorteile und das moderne Nutzererlebnis, das Unternehmen für ein erfolgreiches und nachhaltiges Wachstum benötigen. 

Wichtige Funktionen

• Physische und virtuelle Firmenkarten
• Integration vorhandener Kreditkarten und neuer Zahlungssysteme (Navan Connect)
• Erstattungen in 25+ Währungen, direkt oder über die Gehaltsabrechnung
• Live-Dashboard für Echtzeit-Transparenz aller Transaktionen
• Individuell anpassbare Ausgabenrichtlinien und automatische Budgetierung
• Belegscan per Smartphone mit automatischer Zuordnung (OCR-Technologie)
• Granulare Echtzeit-Reports für umfassende Auswertungen und Budgetkontrolle
• Zentrale Plattform für alle Buchungs- und Abrechnungsprozesse
• Nahtlose Anbindung an Buchhaltung und Verwaltung für durchgängige Workflows

2. TravelPerk

TravelPerk überzeugt durch eine Reihe praxisorientierter Funktionen und bietet eine verlässliche Plattform für das moderne Travel Management. Die intuitive Buchungsoberfläche ermöglicht den Zugang zu einer Vielzahl von Reiseoptionen. 

Ein 24/7-Kundenservice steht jederzeit bereit und sorgt dafür, dass Probleme schnell und unkompliziert gelöst werden. Das integrierte Spesenmanagement erfüllt die Anforderungen der meisten Unternehmen, während die mobile App die wichtigsten Funktionen für Buchungen unterwegs bereithält.

Wichtige Funktionen:

• Benutzerfreundliche Buchungsplattform mit leistungsstarker Suchfunktion
• Umfassendes Reiseangebot
• Mobile Grundfunktionen für Buchungen von unterwegs
• Flexible Buchungsrichtlinien

TravelPerk empfiehlt sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine unkomplizierte und zuverlässige Lösung für ihr Geschäftsreisemanagement suchen. Alle wesentlichen Buchungs- und Verwaltungsfunktionen, die wachsende Unternehmen benötigen, sind abgedeckt – ohne überflüssige Extras. Für größere Unternehmen mit besonders komplexen Anforderungen könnten allerdings erweiterte Features sowie leistungsfähigere Analyse- und Auswertungstools fehlen.

3. SAP Concur

SAP Concur zählt zu den etabliertesten Lösungen im Bereich Dienstreise- und Ausgabenmanagement. Die Plattform ist für ihre umfassenden Integrationsmöglichkeiten – vor allem mit anderen SAP-Produkten – sowie für ihre leistungsstarken Backend-Funktionen für große Unternehmen bekannt.

Während SAP Concur mit seiner Integrationsstärke und seinen unternehmensweiten Funktionen für viele Organisationen eine solide Wahl darstellt, sollten Unternehmen, die besonderen Wert auf eine moderne Benutzeroberfläche und transparente Preisgestaltung legen, prüfen, inwieweit die Lösung ihren individuellen Anforderungen entspricht.

Wichtige Funktionen:

• Enterprise-Lösung auf höchstem Niveau
• Umfassende Schnittstellen zu Drittanbietern
• Globale Skalierbarkeit
• Konsequente Durchsetzung von Reiserichtlinien

4. BizAway

BizAway legt den Schwerpunkt auf einfache, transparente Abläufe und hohe Standards im Bereich Corporate Social Responsibility. Besonders geeignet ist die Plattform für kleine und mittelständische Unternehmen, die digitale Nachvollziehbarkeit, nachhaltiges Reisen und eine effektive Kostenkontrolle schätzen.

Wichtige Funktionen:

• Buchung von Reisen und Services (Flüge, Bahnfahrten, Hotels, Mietwagen)
• Anpassbare Reiserichtlinien, Freigabeprozesse sowie Rollen- und Benutzerverwaltung
• Stornierung bis zu drei Stunden vor Abreise mit bis zu 80 % Erstattung (BizzyFlex)
• Zentrale Abrechnung, MwSt.-Rückerstattung, Exportoptionen
• Nachhaltig: B-Corp-Zertifizierung, CO2-Tracking, Baumpflanzaktionen pro Reise
• Schnittstellen zu Buchhaltung, HR und SSO (API)

So finden Sie die passende Egencia-Alternative für Ihr Unternehmen

Als Faustregel gilt: Prüfen Sie zunächst den Bedarf Ihres Unternehmens. Wie viele Mitarbeitende buchen regelmäßig Geschäftsreisen? Kleine Unternehmen haben meist ganz andere Anforderungen als multinationale Konzerne. Bedenken Sie dabei: Das heutige Reisevolumen prägt die Anforderungen von morgen. Planen Sie daher vorausschauend mit Blick auf Wachstum und Flexibilität.

Worauf kommt es an?

Modernes Geschäftsreisemanagement bedeutet mehr als nur die Digitalisierung bestehender Prozesse – gefragt ist oftmals eine ganzheitliche Transformation. Folgende Merkmale kennzeichnen innovative Lösungen und unterscheiden sie deutlich von klassischen Alternativen:

✓ Intuitive Buchungserfahrung: Reisen schnell und individuell zusammenstellen – ohne umständliche Zwischenschritte.

✓ Automatisierte Freigaben: Genehmigungsprozesse flexibel nach Team oder Region steuern für mehr Effizienz und Compliance.

✓ Internationaler Support: Lokalisierte Inhalte, Mehrwährungsfähigkeit und Zugriff auf ein weltweites Netzwerk für vielfältige Reisemöglichkeiten.

✓ Dynamische Richtlinien: Automatische Richtliniendurchsetzung – regelkonform und benutzerfreundlich.

✓ Integrierte Firmenzahlungen: Firmenkarten und Spesenmanagement nahtlos verknüpfen für eine transparente, automatisierte Nachverfolgung während des gesamten Reiseprozesses.

Egencia-Alternativen: Das Fazit

Die Zeiten des „gerade so ausreichenden“ Travel Managements sind vorbei. Zwar hat Egencia lange den Standard gesetzt, doch moderne Unternehmen erwarten heute mehr: innovative Technologien, volle Kostentransparenz und ein erstklassiges Nutzererlebnis.

Gerade deshalb sollten Sie sich nicht mit dem Mittelmaß zufriedengeben. Wählen Sie eine Plattform, die nicht nur Ihren aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern mit Ihnen wachsen kann und als verlässlicher Partner zur Seite steht.

Sind Sie bereit, herkömmliche Systeme abzulösen? Dann lassen Sie sich in einer persönlichen Demo zeigen, wie Navan Ihr Dienstreiseprogramm auf das nächste Level heben kann.