Gratis Reisekostenabrechnung Vorlage zum Herunterladen
Libby Zay
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Theresa Sieve
Die Kosten für Geschäftsreisen können für Unternehmen schnell außer Kontrolle geraten, wenn sie nicht effizient gemanagt werden. Die Bedeutung der passenden Prozesse für die Dokumentation, Verwaltung und Abrechnung dieser Kosten ist daher nicht zu unterschätzen.
Während digitale Reisemanagementlösungen mit automatisierten Abläufen langfristig die beste Alternative darstellen, kann eine gut strukturierte Vorlage für die Reisekostenabrechnung kurzfristig Abhilfe schaffen.
Was sind die Vorteile einer Reisekostenabrechnung Vorlage?
Eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung ist mehr als nur ein Formular, das ausgefüllt wird. Es ist eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, folgende Vorteile zu nutzen:
- Verfolgen Sie die Ausgaben genau: Stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben für Geschäftsreisen verbucht werden.
- Vereinfachen Sie die Rückerstattung: Beschleunigen Sie den Erstattungsprozess, indem Sie die Ausgaben an einem Ort verwalten.
- Verbessern Sie die Budgetierung: Sehen Sie genau, wo Kosten entsehen und passen Sie auf dieser Grundlage die Vorgaben für zukünftige Reisen an.
- Halten Sie gesetzliche Vorschriften ein: Führen Sie eine ordnungsgemäße Dokumentation, damit Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält und auf Audits vorbereitet ist.
Diese Bestandteile sollte eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung abdecken
Ihre Vorlage für die Reisekostenabrechnung sollte übersichtlich und einfach zu verwenden sein sowie alle notwendigen Informationen abfragen. Die folgenden Felder sollten dabei unbedingt aufgeführt werden:
Mitarbeiterdaten
Dokumentieren Sie Namen, Abteilung, Position und den:die Vorgesetzte:n der reisenden Person. Die Information, wer die Ausgaben aus welchem Grund getätigt hat, kann den Genehmigungsprozess deutlich vereinfachen.
Reisedaten
Fügen Sie Felder für die Reisedaten hinzu, um einen besseren Überblick zu erhalten. Auch kontextbezogene Informationen wie das Ziel und der Zweck der Reise können dafür hilfreich sein.
Ausgabenkategorien
Kategorisieren Sie die Ausgaben, um diese einfacher prüfen und genehmigen zu können:
- Fahrtkosten: Flüge, Bahn, Mietwagen und Benzinkosten
- Unterkunft: Hotel oder andere Unterbringung
- Verpflegung: Schlüsseln Sie Mahlzeiten nach den einzelnen Tagen auf, damit die Kosten besser nachvollziehbar sind
- Reisenebenkosten: Andere geschäftlich relevante Kosten wie Internetzugang, Park- oder Mautgebühren
Vereinfachen Sie die Reisekostenverwaltung mit Tagespauschalen
Eine Tagespauschale (Per Diem) ist ein fester Tagessatz für Reisekosten wie Mahlzeiten, Unterkunft und/oder Nebenkosten. Viele Betriebe verwenden Tagespauschalen, um die Rückerstattung zu vereinfachen. Unternehmen legen dabei eine Obergrenze pro Tag fest, um die Ausgaben besser vorhersehen zu können. Die Mitarbeitenden wissen, wie viel sie ausgeben dürfen, und sammeln wie gewohnt die Belege.
Mehr zum Thema: Verpflegungsmehraufwand 2024: Alles, was Sie wissen müssen
Kostenaufschlüsselung
Für jede Kategorie sollten Felder für die Beschreibung der Position, das Datum und den Betrag vorhanden sein. Klare Aufschlüsselungen tragen dazu bei, dass alle Ausgaben leicht überprüft werden können.
Best Practices für die Reisekostenabrechnung
Diese Tipps für die Reisekostenabrechnung sollten Sie beachten:
- Konsistenz sicherstellen: Nutzen Sie dasselbe Format für alle Reisekosten, um das Ausfüllen des Antrags für die Reisenden und die Überprüfung durch die Buchhaltung zu optimieren.
- Frist setzen: Legen Sie eine Frist für die Einreichung zeitnah nach der Reise fest. Dadurch vermeiden Sie hastig ausgefüllte Abrechnungen, die schnell zu Fehlern führen.
- Klare Vorgaben festlegen: Fügen Sie einen Link zu Ihrer Reiserichtlinie hinzu, damit alle Mitarbeitenden wissen, welche Ausgaben, Obergrenzen und Dokumentationsanforderungen für Sie gelten. Diese Klarheit reduziert Unstimmigkeiten zwischen den Reisenden und der Buchhaltung.
Nutzen Sie unsere kostenlose Reiserichtlinienvorlage, um Ihre Vorgaben und Ausgabenobergrenzen einfach festzuhalten und zu kommunizieren.
Die bessere Alternative: automatisiertes Reisekosten-Reporting
Solche Vorlagen sind zwar hilfreich – die meisten Unternehmen benötigen allerdings eine skalierbare Lösung. Digitale Tools für die Reisekosten- und Ausgabenverwaltung gehen über die reine Dokumentation hinaus, die Vorlagen ermöglichen. Diese Vorteile hat die Prozessautomatisierung:
- Automatische Ausgabenerfassung: Erfassen Sie Ausgaben in Echtzeit, so dass weniger manuelle Eingaben erforderlich sind und mögliche Fehler vermieden werden.
- Proaktive Richtlinienkontrolle: Hinterlegen Sie Vorgaben, um Ausgaben außerhalb der Richtlinien zur Überprüfung zu kennzeichnen und zu reduzieren. Zudem wird die Einhaltung der Richtlinien dadurch erleichtert.
- Optimierte Genehmigungsabläufe: Automatisierte Workflows reduzieren den E-Mail-Verkehr und ermöglichen es Vorgesetzten, die Ausgaben ihres Teams auf effiziente Weise zu prüfen und zu genehmigen.
- Umfassende Berichterstattung und Datenanalysen: Erhalten Sie wertvolle Einblicke in das Ausgabenverhalten und treffen Sie datengetriebene Entscheidungen für zukünftige Reisebudgets.
Zeit- und Kostenersparnis bei Zoom
Durch den Wechsel zu Navan konnte Zoom den Zeitaufwand für die Buchhaltungsabstimmung für Geschäftsreisen von mehreren Wochen auf weniger als eine Stunde pro Monat senken und insgesamt 15 % bei Dienstreisen sparen. Jetzt die Case Study lesen.
Reisekostenabrechnung Vorlage zum Download
Wenn Ihr Unternehmen noch nicht bereit ist, auf ein digitales Tool umzusteigen, kann Ihnen unsere kostenlose Vorlage für die Reisekostenabrechnung in der Zwischenzeit dabei helfen, die Ausgaben in Ihrem Unternehmen zu dokumentieren.
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