So finden Sie das passende Reisemanagement-Tool

Tools für das Reisemanagement sind unverzichtbar, wenn Unternehmen ihre Geschäftsreisen effizienter gestalten möchten.

Mit steigender Anzahl an Reisebuchungen wird es zunehmend herausfordernd, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu überwachen und sämtliche Reisekostenabrechnungen zu kontrollieren. Doch auch kleinere und mittlere Unternehmen können vom Einsatz einer Travel Management Software erheblich profitieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Reisemanagement-Tool ist, welche Vorteile es mit sich bringt und wie Sie den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen auswählen.

Was ist ein Reisemanagement-Tool?

Das Reisemanagement (Syn.: Travel Management) deckt unter anderem folgende Aufgaben ab:

• Reisebuchung und -verwaltung
• Richtlinienmanagement
• Genehmigungsverfahren
• Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten
• Auswertung von Reisedaten
• Ermittlung von Einsparpotenzialen
• Reisendensicherheit und Erfüllung der Fürsorgepflicht
• Entwicklung von Optimierungsstrategien

Reisemanagement-Tools wurden entwickelt, um diese Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Dies bildet die Grundlage für effizientes und skalierbares Travel Management.

Zu den Top 10 Geschäftsreiseanbietern in Deutschland gehören u. a.:

• Navan
• Egencia
• SAP Concur
• Atlatos
• Cytric by Amadeus

Warum ist Travel Management Software so wichtig?

Wie oben beschrieben, ist das Reisemanagement ein komplexes Feld, das viele Abteilungen und Personen betrifft.

Wenn in kleinen oder mittleren Unternehmen keine volle Stelle für das Travel Management vorhanden ist, kann je nach Branche auch dort schnell der Überblick über die Ausgaben für Geschäftsreisen und damit verbundenen Spesen verloren gehen.

In großen Unternehmen werden Dienstreisen oft über Reisebüros oder Zentralbuchende organisiert. Aber auch hier beginnt der Arbeitsaufwand bei der Reiseplanung und erstreckt sich über Umbuchungen und Stornierungen bei den Reiseveranstaltern bis hin zum Spesenmanagement. Manuelle Prozesse kosten alle Beteiligten viel Zeit, sind anfällig für Fehler und oft kostspielig.

Hier kommen Travel Management Tools ins Spiel. Als Schnittstelle zwischen Reisenden, Buchenden, Admins und der Buchhaltung können Sie maßgeblich dazu beitragen, das Geschäftsreisemanagement zu optimieren und die Prozesse für alle involvierten Personen zu vereinfachen.

Was muss man bei der Auswahl von Travel Management Software beachten?

Die Auswahl des richtigen Reisemanagement-Tools hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Bevor Sie mit der Recherche beginnen, lohnt es sich also, die Funktionen zu sondieren, die für Ihre Situation am wichtigsten sind.

Folgende Punkte können Ihnen dabei als Anhaltspunkte dienen:

• Self-Service-Buchungsprozesse: Wenn die Reisenden Ihres Unternehmens ihre Buchungen selbst vornehmen können, sind sie flexibler und sparen Zeit für die Abstimmung der passenden Option.
• Umbuchungen und Stornierungen: Pläne für Geschäftsreisen können sich schnell ändern. Daher bietet es sich an, ein Tool auszuwählen, das Reisenden die Möglichkeit gibt, Buchungen selbst zu ändern oder zu stornieren.
• Mobile App: Buchungen schnell auf dem Smartphone einsehen, tätigen und verwalten zu können, ist ein klarer Vorteil für alle Geschäftsreisenden. Sie können zudem genutzt werden, um Reiserouten nachzuvollziehen und bei kurzfristigen Änderungen z. B. durch Fluggesellschaften schnell zu reagieren.
• 24/7-Service: Sollte es unterwegs einmal zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen, benötigen Reisende umgehend Unterstützung. Daher lohnt es sich, auf Travel Management Lösungen zu setzen, deren Service rund um die Uhr erreichbar ist. So gelangen Ihre Mitarbeitenden immer sicher an ihr Reiseziel.
• Reiserichtlinien: Von einer Plattform, in der Reiserichtlinien hinterlegt werden können und automatisch umgesetzt werden, profitieren sowohl Admins als auch Reisende.
• Genehmigungsprozesse: Die Automatisierung bestimmter Prozesse kann Admins stark entlasten, da so der manuelle Aufwand für diese Aufgaben reduziert wird.

Was sind die Vorteile von Reisemanagement-Tools?

Von der richtigen Travel Management Software profitieren alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen:

• Reisende erhalten mehr Flexibilität, da sie ihre Buchungen selbst verwalten, ändern oder stornieren können. So sinkt auch der Zeitaufwand für die Koordination mit Travel Manager:innen oder anderen Buchenden. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der Reisenden, da sie ihre Optionen ganz nach ihren Präferenzen auswählen können. Wenn Rückerstattungen für Aufwendungen auf Reisen direkt über das Tool verarbeitet werden, erhalten die Mitarbeitenden ihr Geld schneller zurück und werden finanziell entlastet.
• Admins und Travel Manager:innen können auf ein zentrales System zugreifen, in dem sie alle relevanten Informationen finden. Intuitive Online-Buchungstools führen zu einer höheren Nutzungsrate bei den Reisenden, sodass keine Buchungen außerhalb der Plattform getätigt werden. Zudem profitieren Admins von automatisierten Prozessen beispielsweise zur Reisegenehmigung oder Durchsetzung von Reiserichtlinien. Dank der umfassenden Daten können Travel Manager:innen die Einhaltung der Fürsorgepflicht einfacher umsetzen und strategische Optimierungsmaßnahmen planen sowie umsetzen.
• Buchhaltung und Finanzabteilung: Wenn Sie sich für eine All-in-one-Lösung wie Navan entscheiden, erhalten Admins einen Überblick über alle Reiseausgaben inklusive Spesen. Dies bietet eine vollständige Datentransparenz und verbessert das Kostenmanagement. Darüber hinaus können Rechnungen und Belege jederzeit abgerufen werden. Eine Integration mit Ihrem ERP-System ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung, was eine enorme Entlastung für die Buchhaltung darstellt.
• Unternehmen insgesamt: Mehr Kapazität der Mitarbeitenden für strategisch wichtige Aufgaben, Zeitersparnis, Datentransparenz und -kontrolle sowie das Identifizieren von Einsparpotenzialen – dies sind nur einige der vielen Gründe für Unternehmen, weshalb sich die Anschaffung einer Geschäftsreiselösung rentiert.

Zukunftstrends im Travel Management

Digitalisierung, künstliche Intelligenz, Nachhaltigkeit – die gesellschaftlichen und technischen Entwicklungen der letzten Jahre bergen für Unternehmen Herausforderungen und Potenzial zugleich. Folgende Aspekte werden dabei in der Zukunft der Geschäftsreisebranche und Reiseprozesse allgemein eine besonders große Rolle spielen:

• Intuitive Nutzererfahrung: Reisende erwarten von einer Softwarelösung die gleiche einfache Bedienbarkeit, die sie von privaten Buchungsportalen gewohnt sind. Um konkurrenzfähig zu bleiben, müssen Anbieter auf diese Entwicklung spätestens jetzt mit einer optimierten Benutzeroberfläche für Desktop-Version und mobile App eingehen.
• Flexibilitätsanspruch: In der Business Welt von heute ändern sich die Reisepläne häufig. Daher sollten Hotelbuchungen, Flug- und Zugtickets sowie Mietwagenreservierungen flexibel direkt über das jeweilige Tool umbuchbar oder zu stornieren sein.
• Personalisierte Buchungsergebnisse: Schnell suchen, schnell finden. Maschinelles Lernen ist der Schlüssel dazu. Vergangene Suchen helfen dabei, Buchungsvorlieben zu erkennen und Reisenden die für sie relevantesten Ergebnisse zuerst auszuspielen. So lässt sich der Zeitaufwand je Buchung deutlich reduzieren.
• Bleisure-Reisen: Geschäftsreisen werden immer häufiger um einige Tage privaten Aufenthalt verlängert, um die bereisten Orte wirklich kennenzulernen und die Work-Life-Balance zu verbessern. Diese Art des Reisens und die entsprechenden Vorgaben des Unternehmens muss eine zukunftsfähige Travel Management Software abbilden können.
• Umweltbewusster Reisen: Nachhaltigkeit spielt auch bei der Reiseplanung eine immer größere Rolle. Bereits bei der Buchung sollte ersichtlich sein, wie viel CO2-Emissionen für eine Reise anfallen und ob diese durch das Auswählen anderer Reisemittel reduziert werden können. So wird der CO2-Ausstoß sowohl verringert als auch für die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens erfasst.
• NDC (New Distribution Capability): Dieser neue Vertriebsstandard ermöglicht es, Reiseangebote direkt von den Fluggesellschaften in Echtzeit und mit personalisierten Inhalten zu beziehen, was für mehr Flexibilität und Transparenz sorgt. Durch die Integration von NDC in Travel Management Software können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch den Buchungsprozess effizienter und individueller gestalten.
• Zusammenführen von Reise- und Spesenmanagement: Der Trend in der Branche geht zu Lösungen, die alle Prozesse rund um die Buchung, Verwaltung, Genehmigung und getätigte Ausgaben zentral auf einer Plattform verbinden. Dies ermöglicht die Automatisierung aller Teilschritte, volle Datentransparenz und vollständige Kostenkontrolle.

Zukunftsfähiges Reisemanagement heute – mit Navan

„

„Bei all den Veränderungen in der Branche brauchten wir eine Lösung, die anpassungsfähig genug ist, um neue Technologien und Prozesse umzusetzen. (...) Nach einem langen Ausschreibungsprozess sind wir zu dem Schluss gekommen, dass Navan unsere Kriterien erfüllt.“

Melissa Watson

Group Travel & Corporate Events Director

Mehr dazu können Sie der Navan Case Study mit Informa nachlesen.

Navan bringt das Travel Management der Zukunft in die Gegenwart. Bereits heute profitieren Kunden u. a. von folgenden Vorteilen:

• Intuitive Benutzeroberfläche, die Mitarbeitende gerne nutzen
• Flexible Buchungen, Änderungen und Stornierungen direkt über die App oder den Chat-Support
• Personalisierte Suchergebnisse für Reisende, um das beste Angebot schnellstmöglich zu finden  
• Kombination aus Geschäfts- und Privatreisen auf einer Plattform
• Umfassende Nachhaltigkeitstools und -berichterstattung 
• NDC-Content von zahlreichen Airlines für attraktive Angebote
• Nahtloses Geschäftsreise- und Spesenmanagement auf einer Plattform
• Und viele mehr

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