Geschäftsreisen zum Oktoberfest 2024: Flexibilität und Kostenkontrolle mit Navan

Das Oktoberfest in München zieht jedes Jahr Millionen von Menschen aus der ganzen Welt an. Es ist nicht nur eine Zeit des Feierns und Genießens für Tourist:innen, sondern auch ein beliebtes Ziel von Dienstreisenden: Sie können das Event als Anlass nutzen, Geschäftsbeziehungen in einem ungezwungenen Rahmen aufzubauen oder andere wichtige Konferenzen vor Ort wie die Immobilienmesse EXPO REAL oder das Gründerfestival Bits & Pretzels zu besuchen.

Neben den Vorteilen des Oktoberfests und der damit verbundenen Business-Möglichkeiten stellen derartige Großveranstaltungen für Unternehmen und Geschäftsreisende gleichermaßen eine Herausforderung dar. 

Während dieser Zeit steigen nicht nur die Preise für Flüge, Bahnreisen und Unterkünfte, auch die Angebote sind überdurchschnittlich teuer und teils eingeschränkt. 

Bei dringenden Terminen, die in den Zeitraum des Oktoberfests fallen, müssen Geschäftsreisende und ihre Arbeitgeber also Prioritäten setzen. Die Reiserichtlinien müssen eingehalten werden, um die Kosten im Rahmen zu halten. Hier kommt Navan ins Spiel: eine Plattform, die Reisenden maximale Flexibilität bietet, während Unternehmen die Kontrolle über die Kosten behalten.

In diesem Artikel betrachten wir, wie diese Herausforderungen anhand von Hotelbuchungsdaten von Navan, die in den Zeitraum des Oktoberfests 2024 fallen und wie die Plattform Kunden dabei unterstützen kann, diese zu lösen. 

Komplexität der Reiseplanung während Großveranstaltungen

Während großer Events wie dem Oktoberfest verändert sich der Reisemarkt erheblich. Besonders die Nachfrage nach Unterkünften steigt dadurch an. Dies führt nicht nur zu höheren Preisen für Hotelübernachtungen, sondern auch zu einer Verknappung der verfügbaren Angebote. 

Dabei ist wenig verwunderlich, dass besonders zentral und gut an die Theresienwiese angebundene Stadtteile während der Zeit des Oktoberfests bei Navan-Reisenden beliebt sind. In diesem Zeitraum machen Buchungen in den Stadtteilen Maxvorstadt (19,3 %) und Ludwigsvorstadt-Isarvorstadt (12,3 %) zusammen knapp ein Drittel der Buchungen aus. Auch die Bezirke Schwabing-Freimann, Au-Haidhausen und Bogenhausen erfreuen sich großer Beliebtheit und kommen jeweils auf Buchungsanteile zwischen 7 und 9 %.

Abb.: Die 10 beliebtesten Stadtteile während des Oktoberfests nach Buchungsanteil

Geschäftsreisende stehen oft vor dem Problem, dass die bevorzugten Hotels ausgebucht sind oder die Preise deutlich über ihrem Budget liegen. Dies kann besonders Mitarbeitende belasten, die ihre Reisekosten selbst vorstrecken müssen. In solchen Fällen kann die Suche nach geeigneten Alternativen zeitaufwendig und frustrierend sein.

Die Komplexität der Reiseplanung geht dann jedoch über die reine Verfügbarkeit hinaus. Unternehmen haben meist strikte Reiserichtlinien, die sicherstellen sollen, dass die Ausgaben im Rahmen bleiben. Mitarbeitende sind oft verpflichtet, nur bestimmte Anbieter zu nutzen oder unterhalb einer vorgegebenen Preisobergrenze zu buchen. 

Während Großveranstaltungen wie dem Oktoberfest kann es jedoch schwierig sein, diese Vorgaben einzuhalten, da die Preise stark variieren und verfügbare Optionen oft außerhalb des Budgets liegen.

Im Zeitraum des Oktoberfests 2024 sind beispielsweise Hotelübernachtungen in Schwabing-West, Altstadt-Lehel und Schwanthalerhöhe besonders kostenintensiv. Mit durchschnittlich über 520 Euro pro Übernachtung müssen Reisende dort mehr als dreimal so viel zahlen wie für Reservierungen in Unterkünften, die sich beispielsweise in Ramersdorf-Perlach oder Moosach befinden. 

Abb.: Hotelpreise nach Stadtteil während des Oktoberfests

Navan als Lösung für effiziente und richtlinienkonforme Geschäftsreisen

Navan bietet eine innovative Lösung, um die Herausforderungen der Reiseplanung während Großveranstaltungen wie dem Oktoberfest zu meistern. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, alle Geschäftsreiseprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. 

Ein zentraler Aspekt dabei ist die Flexibilität, die Navan den Reisenden bei den eigenen Buchungen bietet, ohne dass sie die Unternehmensrichtlinien aus den Augen verlieren. Diese wird unter anderem durch folgende Funktionen des Tools ermöglicht:

• Automatische Richtlinienanwendung. Die geltenden Richtlinien für die einzelnen Mitarbeitenden werden direkt in Navan hinterlegt. Über die integrierten Filteroptionen können sich Nutzer:innen nur Angebote anzeigen lassen, die diesen Vorgaben entsprechen. Das bedeutet, dass sie nicht lange nach passenden Optionen suchen müssen – die Plattform stellt sicher, dass die angezeigten Alternativen sowohl verfügbar sind als auch den Richtlinien entsprechen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den Stress, der mit der Reiseplanung zur Hochsaison wie dem Oktoberfest einhergeht.
• Übersichtliche Angebotsdarstellung. Navan ermöglicht es den Nutzer:innen, verschiedene Angebote einfach zu vergleichen und die beste Wahl basierend auf Preis, Verfügbarkeit, Lage und Komfort zu treffen. Dadurch erhalten Geschäftsreisende nicht nur die günstigste, sondern auch die beste Lösung für ihre Reisebedürfnisse. 

Abb: Suchergebnisse innerhalb der Richtlinie für den Zeitraum des Oktoberfests in Navan

Mitarbeiterflexibilität und Kostenkontrolle in Einklang bringen durch dynamische Richtlinien

Ein großer Vorteil von Navan liegt in der Balance zwischen Mitarbeiterflexibilität und Kostenkontrolle. Während großen Veranstaltungen wie dem Oktoberfest stehen Unternehmen oft vor der schwierigen Aufgabe, einerseits die Kosten möglichst niedrig zu halten und ihren Mitarbeitenden andererseits eine angenehme und stressfreie Reise zu ermöglichen. Navan löst dieses Dilemma mit dem innovativen Konzept dynamischer Reiserichtlinien.

Anders als herkömmliche Unternehmensrichtlinien orientieren sich dynamische Richtlinien an den tatsächlichen Marktgegebenheiten vor Ort. Basierend auf den vorhandenen Optionen wird ein Medianpreis berechnet, der nur zu einem bestimmten, vom Unternehmen festgelegten Prozentsatz überschritten werden darf.  

Übertragen auf das Beispiel Oktoberfest lag der Durchschnittspreis für eine Hotelübernachtung in den Monaten Januar bis August 2024 in München bei 172,80 €, gegenüber 348,69 € zwischen dem 21. September und dem 6. Oktober. Das entspricht einem Anstieg von 101,79 % zur Hochsaison.

In Zeiten hoher Nachfrage spiegelt Navan den entsprechend höheren Medianpreis in den Richtlinien wider, während weniger frequentierte Reisezeiträume an einem bestimmten Ort zu niedrigeren Preisobergrenzen führen. So spart das Unternehmen langfristig Kosten ein, da die Richtlinien nicht mehr als frei verfügbares Budget wahrgenommen werden und maximal ausgereizt werden können, auch wenn es nicht notwendig ist. 

Durch dynamische Richtlinien stehen Reisenden immer Angebote zur Verfügung, die ihren Vorgaben entsprechen, da sich das Budget flexibel an die marktüblichen Schwankungen anpasst. 

Dies untermauern auch die aktuellen Buchungsdaten von Navan: Hotelreservierungen, die in die Zeit des Oktoberfests 2024 fallen und über Navan getätigt wurden, erfolgten zu über 76 % unter Einhaltung der Richtlinien. 

Darüber hinaus ermöglicht Navan einen Echtzeit-Überblick über die Reiseausgaben. Dadurch haben Admins jederzeit die Möglichkeit, die Ausgaben der Mitarbeitenden nachzuvollziehen und gegebenenfalls Anpassungen an den Richtlinien vorzunehmen. 

Dies ist während großer Veranstaltungen besonders wichtig, bei denen die Preise sprunghaft ansteigen können. Dank dieser Transparenz können Unternehmen frühzeitig auf Preisveränderungen reagieren und Maßnahmen ergreifen, um die Kosten unter Kontrolle zu behalten.

Fazit: Eine Win-win-Situation für Unternehmen und Mitarbeitende

Großveranstaltungen wie das Oktoberfest bringen viele Unternehmen und ihre Geschäftsreisenden in eine Zwickmühle. Die im Vergleich hohen Preise und eingeschränkte Buchungsmöglichkeiten können zu einer erheblichen Belastung für die Reiseplanung sowie das Budget werden. 

Navan bietet eine Reisemanagement-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, diese Herausforderungen zu meistern, indem sie den Buchungsprozess optimiert, die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und gleichzeitig die Kontrolle über Kosten und Richtlinien gewährleistet.

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und den integrierten Richtlinienkontrollen, sorgt die Plattform dafür, dass Mitarbeitende auch in Zeiten hoher Nachfrage wie während des Oktoberfests flexible und stressfreie Buchungen vornehmen können. Gleichzeitig behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre Ausgaben und können ihre Reisekosten effizient planen.

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Methodologie

Für diese Analyse wurden Navan-Daten zu Hotelbuchungen in München über die Navan-Plattform analysiert. Stand der Daten: 9. September 2024.