Was ist eine Geschäftsreise?

Hinter jedem wegweisenden Deal, jeder erfolgreichen Kooperation und jedem marktverändernden Branchen-Durchbruch steht oft mehr als nur ein genialer Einfall: Es sind Flugtickets, Hotelreservierungen und ein sorgfältig gepackter Koffer – oder anders ausgedrückt, eine Geschäftsreise.  

Geschäftsreisen – auch als Dienstreisen, Corporate Travel oder Business Travel bezeichnet – sind ein strategisches Instrument, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben – und das bis heute. Der Digitalisierung zum Trotz ist der persönliche Kontakt weiterhin nicht zu ersetzen, wie eine aktuelle Studie von Navan und Skift zeigt.

82 % der Reisenden und 80 % ihrer Vorgesetzten betrachten Geschäftsreisen als „unverzichtbare Investition“. Nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass im direkten Kontakt neue Chancen erfolgreicher erschlossen und langfristige Beziehungen besser erhalten werden.

Doch was verbirgt sich genau hinter dem Begriff Geschäftsreise? Und wie können Unternehmen diese möglichst effizient planen und umsetzen? Das erfahren Sie im Folgenden.

Weitere Informationen zur neuesten Studie von Navan und Skift finden Sie hier.  

Was ist eine Geschäftsreise?  

Unter einer Geschäftsreise werden im Allgemeinen alle beruflich veranlassten Reisen von Mitarbeitenden gefasst, die im Rahmen einer dienstlichen Angelegenheit vonstatten gehen. Im Gegensatz zu täglichen Pendelfahrten oder regionalen Kundenterminen im Außendienst, unterscheidet sich eine Geschäftsreise in der Regel dadurch, dass die betroffene Person länger von Zuhause abwesend ist und die Kosten dafür vom Arbeitgeber getragen werden.

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Warum sind Geschäftsreisen als strategischer Wachstumstreiber nicht zu ersetzen?

Obwohl virtuelle Meetings unbestritten praktische Vorteile und Entlastungen im Arbeitsalltag bieten, ist beim Aufbau nachhaltiger Beziehungen, dem Abschluss entscheidender Deals und dem tiefen Verständnis neuer Märkte der persönliche Kontakt unabdingbar. Gerade unsere komplexe, globalisierte Wirtschaft legt immer größeren Wert auf menschliche Nähe und das besondere Vertrauen, dass nur persönlichen Begegnungen entspringt. 

Im Folgenden finden Sie vier zentrale Vorteile die Geschäftsreisen mit sich bringen:

1. Sie erschließen neue Märkte  

Für den erfolgreichen Einstieg in neue Regionen ist es essenziell, die lokalen Gegebenheiten und kulturellen Besonderheiten hautnah zu erleben. Nur durch Reisen vor Ort lassen sich potenzielle Chancen realistisch einschätzen, Konzepte präzise anpassen und wichtige Partnerschaften schließen, die aus der Ferne oftmals gar nicht zustande kämen. 

Mögliche Erfolgskennzahlen in diesem Zusammenhang sind beispielsweise die Anzahl neu unterzeichneter Partnerschaftsvereinbarungen, die Marktdurchdringung in neuen Regionen oder die Umsatzzuwächse von Jahr zu Jahr vor Ort.

2. Sie stärken Ihre Kundenbeziehungen  

Persönliche Treffen ermöglichen es, Kunden besser zu verstehen und eine vertrauensvolle Beziehung aufzubauen. Ob beim Vertragsabschluss im Rahmen eines gemeinsamen Abendessens oder beim spontanen Lösen einer Herausforderung vor Ort: Der direkte Austausch schafft Nähe, vertieft das gegenseitige Verständnis und legt damit den Grundstein für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit. 

Mögliche Erfolgskennzahlen in diesem Bereich sind unter anderem die Kundenbindungsrate, die Zeitspanne bis zum Vertragsabschluss, die durchschnittliche Life-Cycle eines Kunden sowie der Net Promoter Score (NPS).

3. Sie fördern den Teamzusammenhalt  

Geschäftsreisen zu Meetings, Geschäftsabschlüssen oder Projektarbeiten stärken den Teamgeist und erleichtern Projektabläufe. In ungewohnter Umgebung lassen sich Barrieren gemeinsam schneller abbauen und der Wissensaustausch läuft intensiver. Ein eng verknüpftes Team arbeitet effizienter zusammen, entwickelt innovative Ideen und erzielt so bessere Ergebnisse. 

Mögliche Richtwerte der Erfolgsmessung sind beispielsweise Mitarbeiterzufriedenheits- und Engagement-Scores, Projektabschlussraten, die Häufigkeit bereichsübergreifender Kooperationen sowie die Reibungslosigkeit interner Kommunikationswege.

4. Sie beschleunigen die berufliche Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeitenden  

Geschäftsreisen eröffnen neue Perspektiven und machen Trends sowie Innovationen unmittelbar erlebbar. Ob im Rahmen von Konferenzen, Schulungsprogrammen oder Networking-Events: Die Teilnehmenden bleiben am Puls der Zeit. 

Durch das neu gewonnene Wissen, ein erweitertes Netzwerk und die spürbar gestärkte Motivation im Arbeitsalltag, profitiert das gesamte Unternehmen. Mögliche Erfolgsbarometer umfassen hier unter anderem die Bewertung der Mitarbeiterkompetenzen, die Umsetzung frischer Ideen und Impulse, entsprechende Innovations-KPIs (z. B. die Anzahl neuer Pilotprojekte) sowie die Anzahl erworbener Zertifikate und Qualifikationen.

Welche Arten von Geschäftsreisen gibt es? 

Gut geplante Geschäftsreisen können Sie in vielerlei Hinsicht unternehmerisch voranbringen. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die fünf wichtigsten Geschäftsreisetypen und ihre jeweiligen Vorteile:

1. Branchenkonferenzen: Bleiben Sie am Puls der Zeit

Geeignet für: Vertriebsteams, Geschäftsführung, Branchenspezialist:innen

Branchenkonferenzen bieten eine ideale Gelegenheit, auf dem neuesten Stand zu bleiben, wertvolle Kontakte zu knüpfen und das eigene Unternehmen gezielt zu präsentieren. Sie ermöglichen einen aktuellen Überblick über Markttrends und Innovationen, fördern den Aufbau neuer Partnerschaften durch Networking und schaffen einen direkten Austausch mit Vordenker:innen und Konkurrenzunternehmen. Wer diese Events aktiv nutzt, erhält wertvolle Einblicke, die sich in starke Wettbewerbsvorteile übersetzen lassen.

2. Kundenbesuche vor Ort: Vertiefen Sie Beziehungen und erzielen Sie Vertragsabschlüsse

Geeignet für: Vertriebsteams, Key Account Manager:innen, Business Development  

Persönliche Treffen bieten gleich mehrere Vorteile: Sie stärken das Vertrauen, ermöglichen eine effiziente Problemlösung und beschleunigen Entscheidungsprozesse, während sie gleichzeitig zu einem besseren Verständnis der Arbeitsweise und Bedürfnisse der Kunden und Partner beitragen. Virtuelle Meetings sind zwar praktisch, ersetzen jedoch selten die zwischenmenschliche Nähe, die ein persönliches Gespräch schafft. Wer zum Kunden reist, signalisiert Wertschätzung und Engagement – ein wichtiger Faktor für langfristige Kundenzufriedenheit und höhere Abschlussquoten.

3. Schulungen und Trainings: Investieren Sie in Ihr Mitarbeiterwachstum

Geeignet für: Neue Mitarbeitende, Teams, die neue Systeme oder Prozesse erlernen  

Von Produktschulung, über Software-Workshop bis zum Teamtraining – in Präsenz profitieren Teilnehmende besonders von praxisnahen Übungen mit direktem Feedback. Ob durch den Austausch mit Trainer:innen und anderen Teilnehmenden oder durch das intensive Lernen vor Ort, die Lernergebnisse werden schneller vertieft und langfristig gefestigt. Diese Form der Wissensvermittlung erleichtert eine direkte Anwendung neuer Inhalte und fördert so eine Kultur der kontinuierlichen Weiterbildung.

4. Interne Standortbesuche: Stärken Sie die Zusammenarbeit

Geeignet für: Team- und Projektleiter, Bereichsverantwortliche  

Gerade in Unternehmen mit mehreren Standorten ist es hilfreich, wenn Teams einander regelmäßig persönlich begegnen. Ein solches Zusammentreffen stärkt die bereichsübergreifenden Beziehungen, erleichtert das Verständnis für unterschiedliche Arbeitskulturen in verschiedenen Büros und verbessert die Koordination gemeinsamer Projekte. Ein direktes Kennenlernen vor Ort fördert das „Wir-Gefühl“ und erhöht nachhaltig die Produktivität.

5. Bleisure Travel: Kombinieren Sie Pflicht und Vergnügen

Geeignet für: Alle Mitarbeitenden mit Reisezielen, die sich als Urlaubsorte eignen  

Bleisure, eine Kombination aus Business und Leisure (Freizeit), liegt derzeit im Trend. Wer nach einem Geschäftstermin noch ein paar freie Tage anhängt, sorgt nicht nur für eine bessere Work-Life-Balance, sondern kann auch mögliche Sonderangebote für Flüge oder Hotels nutzen und damit Kosten sparen. Zudem erhöhen solche Verlängerungen der dienstlichen Reise die Attraktivität von Geschäftsreisen insgesamt. Unternehmen profitieren so von zufriedeneren Mitarbeitenden und gelegentlichen Kostenvorteilen durch längere Buchungszeiträume – eine klare Win-win-Situation.

Welche Herausforderungen können auf Geschäftsreisen auftreten? 

Die Reisekosten im Griff zu behalten, kann eine der größten Herausforderungen im Geschäftsreisemanagement darstellen. Um Budgetüberschreitungen zu vermeiden, sind klare Reiserichtlinien, flexible Buchungsoptionen und ausgehandelte Firmenrabatte unverzichtbar. Zudem unterstützen hilfreiche Technologien – wie KI-basierte Preisvorschläge oder Sonderkonditionen bei Flug- und Hotelbuchungen – dabei, eine optimale Balance zwischen Komfort und Wirtschaftlichkeit zu finden.  

Ebenso wichtig ist die Reisesicherheit. Klare Vorgaben zur Auswahl sicherer Unterkünfte, durchdachte Notfallpläne und ein professionelles Travel Risk Management stellen sicher, dass sich alle Mitarbeitenden auf ihren Reisen geschützt fühlen. Das schließt auch die Aufklärung über mögliche Gefahren und den Zugang zu verlässlichen Transport- und Gesundheitsangeboten ein.  

Ein dritter gewichtiger Faktor ist das kulturelle Verständnis. Selbst kleine Missverständnisse oder mangelnde Kenntnisse lokaler Gepflogenheiten können Geschäftsanbahnungen empfindlich stören. Wer sich mit regionalen Sitten, Grußformen und Etiketten auskennt, begegnet Geschäftspartner:innen auf Augenhöhe. Unternehmen profitieren in diesem Zusammenhang von gezieltem interkulturellem Training, das die Basis für langfristige, vertrauensvolle Beziehungen legt.

Mit diesen Tipps setzen Sie ein effektives Geschäftsreisemanagement auf

Damit Geschäftsreisen effizient und zielführend verlaufen, ist ein strukturiertes Geschäftsreisemanagement unverzichtbar. 

Beginnen Sie damit, eine Reiserichtlinie zu entwickeln, die sich an den übergeordneten Unternehmenszielen orientiert. Definieren Sie genau, welche Schwerpunkte – zum Beispiel Kostenreduktion, Regelkonformität oder optimierte Reiseerlebnisse – in Ihrer Geschäftsreiseorganisation priorisiert berücksichtigt werden sollten.

Sobald Ihre Schwerpunkte festgelegt sind, empfiehlt es sich, klare Rahmenbedingungen zu bestimmen, die diese Ziele begünstigen: In welchem Buchungsportal sollen Reisen beispielsweise erfasst werden? Welche Ausgabengrenzen gelten, und wie werden Reisekostenversicherungen geregelt? Solche Vorgaben schaffen Transparenz und reduzieren mögliche Konfliktherde.

Treffen Sie auf Basis dessen die Auswahl eines passenden Tools, einer digitalen Software oder App, um Ihr Geschäftsreisemanagement zu vereinfachen und zu beschleunigen. Fähigkeiten, wie die Automatisierung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen, KI-unterstützte Buchungsprozesse sowie Echtzeit-Dateneinblicke sind bei der Wahl eines guten Software-Tools besonders zu berücksichtigen. 

Eine nahtlose Integration mit bestehenden Systemen erleichtert zusätzlich den Ablauf und stellt sicher, dass alle für die Geschäftsreiseplanung und -durchführung relevanten Prozesse optimal verzahnt sind.

Worauf sollten Unternehmen zusätzlich achten, um Ihre Geschäftsreisen ganzheitlich abzuwickeln?

Ein transparenter und effizienter Umgang mit Geschäftsreisen und Spesen ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Travel Managements. Bei der Wahl und Implementierung einer geeigneten Lösung gilt es verschiedene Faktoren zu berücksichtigen.

Benutzerfreundlichkeit  

Eine intuitive Nutzeroberfläche und ein klar strukturierter Buchungs- bzw. Abrechnungsprozess erleichtern es Ihren Mitarbeitenden, ihre Reisen selbst zu buchen und zu verwalten, Belege hochzuladen und Reisekosten korrekt zu erfassen. Eine gute Benutzererfahrung führt darüber hinaus zu einer geringeren Fehlerquote,reduziert den Schulungsbedarf und spart allen Beteiligten Zeit.

Nahtlose Integration mit anderen Systemen  

Ein modernes Geschäftsreisemanagement- und Spesenabrechnungssystem sollte sich problemlos in bestehende ERP-, Buchhaltungs- und HR-Anwendungen einbinden lassen, damit alle relevanten Daten automatisch übertragen werden können. Sie vermeiden potenzielle Doppelerfassungen und gestalten damit den gesamten Prozess schlanker und effizienter.

Einhaltung steuerlicher Vorschriften und rechtlicher Rahmenbedingungen  

Die Wahl Ihres Geschäftsreise- und Spesenmanagementsystems sollte die korrekten Steuersätze anwenden und lokale Besonderheiten (etwa Reisekostenpauschalen oder die geltende Mehrwertsteuer) berücksichtigen können. Regelmäßige Updates gewährleisten, dass aktuelle Gesetzesänderungen rechtzeitig implementiert werden und Unternehmen stets rechtssicher agieren.

Datensicherheit und Datenschutz  

Da bei Geschäftsreisen sensible Informationen wie persönliche Daten oder Kreditkartendetails verarbeitet werden, ist eine sichere Datenübertragung – etwa über verschlüsselte Verbindungen – unerlässlich. Darüber hinaus sollten Unternehmen darauf achten, dass Ihre Systeme möglichst zertifiziert sind (z. B. nach ISO 27001) und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleistet, um sowohl Unternehmens- als auch Mitarbeiterdaten bestmöglich zu schützen.

Transparenz und aussagekräftige Berichterstattung  

Aussagekräftige Auswertungs- und Reportingfunktionen machen den Unterschied: Automatisierte Live-Dashboards und Berichte zu Ausgaben, Budgetnutzung sowie Richtlinieneinhaltung unterstützen Travel Manager:innen und die Finanzabteilung dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig erlaubt ein granularer Blick auf die Kosten pro Kostenstelle, Abteilung oder Projekt das frühzeitige Erkennen von Optimierungspotenzialen – und ermöglicht damit eine effektive Kostenkontrolle.

Skalierbarkeit und Support  

Insbesondere in wachsenden Unternehmen muss Ihre digitale Lösung mit einem steigenden Reiseaufkommen und veränderten Anforderungen mühelos Schritt halten können. Ein verlässlicher Kundensupport – beispielsweise durch eine 24/7-Hotline oder einen Chat – ist unerlässlich, um bei auftretenden Problemen schnelle Lösungen zu gewährleisten.

Navan: Die Komplettlösung für Ihre Geschäftsreisen  

Navan vereint modernste Technologie, ein globales Reiseinventar, umfassende Travel-Management-Funktionen und eine integrierte Ausgabenverwaltung in einem einzigen System. Mitarbeitende können damit ihre Geschäftsreisen effizient planen, buchen und bezahlen, ohne dass mehrere Tools verknüpft werden müssen. Offene Beträge aus stornierten Buchungen werden automatisch verrechnet, während maßgeschneiderte Richtlinien und Ausgabenkontrollen jederzeit den Überblick über Budgets und Genehmigungen gewährleisten.

Zugleich unterstützt Navan Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Fürsorgepflicht: Der Aufenthaltsort von Reisenden kann in Echtzeit nachverfolgt werden und im Bedarfsfall lassen sich Warnungen oder Einschränkungen kommunizieren. Darüber hinaus sind eine transparente Anzeige der CO2-Emissionen und umweltfreundlichere Buchungsvorschläge integriert, sodass nachhaltige Reiseentscheidungen erleichtert werden.

Eine flexible Buchungsdelegation ermöglicht es, Reisen für Führungskräfte, Mitarbeitende oder Gäste zu organisieren – inklusive 24/7-Support. So gewinnen Unternehmen Zeit, sparen Kosten und schaffen klare Prozesse, ohne auf wichtige Informationen verzichten zu müssen.

FAQ

Wie wird eine Geschäftsreise definiert?  

Eine Geschäftsreise ist eine Reise, die aus beruflichen Gründen unternommen wird und in der Regel das Ziel verfolgt, bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen, neue Kontakte zu knüpfen, an Konferenzen teilzunehmen oder andere berufliche Aufgaben außerhalb des regulären Arbeitsortes zu erfüllen.

Welche Organisationsbereiche sind typisch für eine Geschäftsreise?  

Zu den charakteristischen Elementen einer Geschäftsreise gehören in der Regel die An- und Abreise, die Unterkunft, die Verpflegung und die Organisation von Transportmitteln am Zielort. Zusätzlich können Planungen für Meetings, Konferenzen oder andere berufliche Veranstaltungen Teil der Geschäftsreise sein.

Wie können Unternehmen die Planung von Geschäftsreisen optimieren?  

Unternehmen können die Planung Ihrer Geschäftsreisen optimieren, indem sie spezialisierte Software und Tools zur Reiseplanung und -verwaltung nutzen, die nicht nur die Buchung und Abrechnung von Reisen vereinfachen, sondern auch die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherstellen. Solche Plattformen können zudem Echtzeitdaten und -analysen bereitstellen, die bei der Optimierung zukünftiger Reisen helfen.

Wie beeinflussen Geschäftsreisen die Unternehmenskultur?  

Geschäftsreisen können erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur haben, indem sie den persönlichen Kontakt und den Aufbau eines Wir-Gefühls innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern fördern. Sie können auch zur Mitarbeitermotivation beitragen, indem sie Gelegenheiten für professionelles Netzwerken und persönliche Entwicklung bieten.

Welche Trends beeinflussen aktuell das Geschäftsreisemanagement?  

Derzeit gibt es mehrere Trends, die das Management von Geschäftsreisen beeinflussen. Dazu gehören zunehmend nachhaltige Reiseoptionen, die Integration von Technologien wie künstliche Intelligenz zur verbesserten Reiseplanung und für das Sicherheitsmanagement sowie ein wachsendes Bewusstsein für die psychische und physische Gesundheit der Reisenden.

Was sollte bei der Auswahl eines Spesenmanagementsystems für Geschäftsreisen berücksichtigt werden?  

Neben den im Artikel beschriebenen Punkten (Benutzerfreundlichkeit, Integration, Einhaltung steuerlicher Vorgaben, Datensicherheit, Transparenz/Reporting sowie Skalierbarkeit und Support) sollte das ausgewählte System genau zu den Bedürfnissen und Prozessen des Unternehmens passen. Dadurch wird ein reibungsloser Workflow gewährleistet, der langfristig Zeit und Kosten spart.

Fazit  

Geschäftsreisen erschließen neue Märkte, festigen Beziehungen und treiben strategische Projekte voran. Ohne klare Strategie im Hintergrund können diese Vorteile jedoch schnell von hohen Kosten und mangelnder Effizienz überschattet werden. 

Indem Unternehmen klare Vorgaben in ihren Unternehmensrichtlinien verankern, moderne Reisemanagement-Tools und Spesenmanagementsysteme nutzen und die Reiseausgaben eng überwachen, verwandeln sie Geschäftsreisen in einen echten Wettbewerbsvorteil. Mit der richtigen Strategie werden Dienstreisen zum lohnenden Invest, der langfristig zum Unternehmenserfolg beiträgt – ohne dabei unnötig kompliziert oder kostspielig zu sein.

Navan ist dabei die beste All-in-one-Lösung für Geschäftsreisen und Spesenmanagement: Erleben Sie, wie leicht Sie Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und Richtlinieneinhaltung in nur einer Plattform unter einen Hut bekommen – effizient, transparent und sicher.