Geschäftsreise planen: sorgenfreie Reiseorganisation in 6 Schritten

Eine Geschäftsreise planen kann viel Zeit und Nerven kosten. Das kann sowohl für Travel Manager:innen oder Assistenzen der Geschäftsleitung gelten, die Reisen für andere planen, aber auch für Mitarbeitende, denen die Planung selbst überlassen wird.

Neben dem generellen Aufbau des Travel Managements (Reisebüro, Online-Buchungstool, manuelle Buchungen, Buchung durch eine:n Zentralbucher:in) hat aber auch die Selbstorganisation einen großen Einfluss darauf, ob das Reisen aus geschäftlichen Gründen als Vor- und Nachteil wahrgenommen wird.

Mit unserer 6-Schritte-Übersicht, einer Packliste und weiteren wertvollen Tipps bereiten wir Sie im Folgenden bestens vor, geschäftliche Reisen für sich und andere effizient und stressfrei zu planen.

Was muss vor einer Geschäftsreise geklärt werden?

Bei der Organisation einer Dienstreise sollte darauf geachtet werden, dass sich Reisezeit und Termine vor Ort die Waage halten. 

Dies erleichtert es einerseits für die reisende Person, sich auf den Zweck des Businesstrips zu fokussieren. Andererseits stellen Sie so sicher, dass die Reisekosten sich auch wirklich für das Unternehmen lohnen.

Einen Langstreckenflug nur für einen Termin anzutreten ist sowohl finanziell als auch aus Nachhaltigkeitsaspekten sicherlich nicht empfehlenswert. Wenn mit einer Reise gleich mehrere Zwecke erfüllt werden können, spart dies hingegen Zeit und Kosten ein.

Checkliste: in 6 Schritten zur erfolgreichen Geschäftsreiseplanung

Wenn Sie während der Planungsphase folgende Fragen klären, sollte Ihnen die Organisation der nächsten Reisen im Unternehmen besonders leicht von der Hand gehen.

Mit einer intuitiven Lösung für das Travel Management und die Spesenverwaltung wie Navan sind Reisebuchungen sogar so einfach, dass Kolleg:innen diese selbst vornehmen können.

Dafür können Sie Ihrem Team diese Punkte mit an die Hand geben:

• Zielsetzung und Recherche. Was soll durch die Reise erreicht werden? Welche Informationen sind dafür notwendig? Werden Materialien oder Geschäftsunterlagen (Präsentationen, Flip Charts, Visitenkarten) benötigt, um diesen Zweck zu erfüllen? Muss eine Reisegenehmigung durch eine:n Reiseadmin erfolgen?
• Reiseplanung. Welche Reiserichtlinien müssen bei der Buchung beachtet werden? Welches Transportmittel ist für die Reise sinnvoll? Welche Kriterien sollte die Unterkunft erfüllen (Preis, Lage, Frühstück, andere Services)?
• Reisedokumente und Visa: Sind die notwendigen Reisedokumente (Personalausweis, Reisepass) vorhanden und noch mindestens 6 Monate gültig? Welche Visabestimmungen gelten für das Reiseland? Bei Reisen ins EU-Ausland: Wurde eine A1-Bescheinigung beantragt?
• Geschäftstermine und Agenda: Welche Termine können mit dem dienstlichen Aufenthalt verbunden werden? Soll es ein Geschäftsessen mit potenziellen Kunden geben? Bei firmeninternen Workshops und ähnlichen Formaten: Wie soll die Agenda aussehen?
• Spesen: Wie sollen Kosten für Verpflegung und Fahrtkosten beglichen werden? Steht eine Firmenkreditkarte zur Verfügung? Müssen Belege gesammelt und eine Spesenabrechnung eingereicht werden?
• Gesundheit und Sicherheit: Sind für die Einreise in das Zielland bestimmte Impfungen notwendig? Gibt es Sicherheitshinweise oder Reisewarnungen vom Auswärtigen Amt? Wird eine Reiseversicherung benötigt?

Geschäftsreise planen für Ihre:n Vorgesetze:n

Besonders wenn Sie neu im Unternehmen oder auf Ihrer Position sind, kann es schwierig sein, den Erwartungen gerecht zu werden. Erfragen Sie daher im Vorhinein die Vorlieben der reisenden Person, z. B. in Bezug auf:

• Transportmittel: Mietwagen, Taxi, Fahrer:in, Zug oder Flug
• Reiseroute: Sollen bei Fernreisen längere Zwischenstopps eingelegt werden?
• Sitzplätze: Fenster oder Gang
• Frühstück: Soll ein Frühstück hinzugebucht werden?
• Kulinarik: für Restaurantempfehlungen oder -reservierungen
• Bleisure: Besteht Interesse, die geschäftliche mit einer privaten Reise zu verbinden?
• Sprache: Wird ein:e Sprachmittler:in vor Ort benötigt?

Nichts vergessen: Packliste für Geschäftsreisende

Ob Führungsebene oder Kolleg:innen: Die folgende Packliste ist für alle hilfreich, bei denen eine dienstliche Reise ansteht.

Dokumente

• Reisedokumente
• Führerschein
• Krankenkassenkarte, Nachweis Auslandskrankenversicherung
• (Firmen-)Kreditkarte
• Flugtickets, Zugfahrkarten, Buchungsbestätigungen

Alltägliches

• Bequeme, möglichst knitterfreie Kleidung
• Wechselkleidung
• Kosmetik- und Hygieneartikel
• Reiseapotheke
• Brille, Sonnenbrille

Praktisches

• (Dienst-)Handy
• Laptop
• Ladegeräte
• Adapter
• Wasser und Snacks für unterwegs
• Sperr- und Notfallnummern: Bei Auswärtstätigkeiten kommt es oft zu unvorhergesehenen Ereignissen, die zu Stress bei den Reisenden führen. Daher sollten ihnen immer die Kontaktdaten für den relevanten Kundensupport vorliegen, damit im Fall der Fälle schnell reagiert werden kann.

Rückkehr und Nachbereitung

Feedback

Vielen Geschäftsreisenden ist nicht bewusst, wie wichtig eine effektive Nachbereitung nach der Rückkehr ist. Dazu gehört der Austausch mit den Beteiligten (Kunden, Kolleg:innen, Vorgesetzte), aber auch mit dem Team, das für das Travel Management verantwortlich ist.

Durch ein gemeinsames Fazit haben die reisende und alle involvierten Personen die Möglichkeit, die Effizienz der Dienstreisen im Unternehmen zu steigern.

Dabei lohnt es sich, als Travel Manager:in proaktiv Feedback einzufordern: Welche Prozesse sind sinnvoll? Welche Probleme gab es auf der Reise (nicht) und wie hätten diese vermieden werden können?

Abrechnungen und Rückerstattungen

Stellen Sie sicher, dass die Reisenden ihre Reisekostenabrechnung sowie Expense Reports zeitnah einreichen und die erforderlichen Belege beigefügt sind.

Mit einem Kombi-Tool für das Reisemanagement und die Spesenverwaltung wie Navan kann dieser Schritt automatisiert werden: Über die Navan-App werden Belege einfach eingescannt und direkt zur entsprechenden Reise hinzugefügt. Nach Abschluss des Businesstrips erfolgt die Abrechnung dann ohne manuellen Aufwand.

Auch Rückerstattungen können so automatisch und schnell angestoßen werden. Dies führt zu weniger finanziellem Druck und einer höheren Zufriedenheit aufseiten der Mitarbeitenden.

Mit zufriedenen Reisenden und einem Setup, das sich kontinuierlich weiterentwickelt, schaffen Sie die Grundlage für den langfristigen Erfolg von Geschäftsreisen für Ihr Unternehmen. Eine Win-Win-Situation!

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