Die 6 besten Travel Management Companies

Ob Firmenevents in London, Meetings in Singapur oder Workshops in Berlin: Geschäftsreisen sind längst mehr als eine reine Ortsverlagerung dienstlicher Tätigkeiten. Mit den richtigen Travel Management Company an Ihrer Seite sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern setzen auf maßgeschneiderte Travel-Management-Lösungen, die Ihre Sicherheit und Flexibilität maximieren. 

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die 6 besten Travel-Management-Unternehmen vor, die Ihre Geschäftsreisen zukünftig in ein reibungsloses, effizientes und komfortables Erlebnis verwandeln.

Definition Travel Management Company: Wer, wie, was, warum?

Wer?  

Eine Travel Management Company ist ein auf Firmenkund:innen spezialisierter Reisedienstleister. Sie übernimmt die Organisation, Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen im B2B-Segment.

Wie?  

Geschäftskunden arbeiten mit Travel Management Companies zusammen, um Ihre Geschäftsreiseorganisation zu erleichtern, sprich sie übernehmen das gesamte Reiserichtlinien- und Spesenmanagement. Dazu zählt auch die Einhaltung der Fürsorgepflicht, die Identifikation von Einsparpotenzialen und Beratung in der Optimierung des Geschäftsreisemanagements im Allgemeinen. Traditionell war dieser gesamte Prozess ausschließlich manuell geprägt. Heute kann die Geschäftsreisenplanung und -verwaltung fast ganzheitlich digital abgebildet, personalisiert und automatisiert werden.  

Was?  

Zum Leistungsspektrum gehören:  

• Planung und Buchung aller Geschäftsreisen
• Verwaltung des gesamten Geschäftsreiseprozesses (inkl. Tracking und Unterstützung in Notfällen)
• Umbuchung und Stornierung von Transportmitteln und Unterkünften
• Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
• Aushandeln von speziellen Firmentarifen und Prämien
• Sicherstellen der Einhaltung von Reiserichtlinien (inkl. kontinuierlicher Aktualisierung)
• Übernahme des Spesenmanagements
• Beratung und Umsetzung von Einsparpotenzialen (z. B. durch optimierte Routings oder neue Tarifmodelle)
• Einhaltung der Fürsorgepflicht (Duty of Care) durch Risikobewertungen und Sicherheitsmaßnahmen
• Erstellung von Reports, Statistiken und Analysen zur Optimierung des Reisebudgets
• Kontinuierliche Beratung bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung des Geschäftsreisemanagements
• Automatisierung und Personalisierung (z. B. durch Online-Buchungsportale und mobile Apps)
• 24/7-Support für kurzfristige Änderungen sowie Notfälle und Krisenfälle

Warum?  

Neben Zeit- und Kostenersparnissen profitieren Unternehmen von individuellen Serviceleistungen und einem großen Reiseinventar. Je nach Travel-Management-Anbieter kann z. B. ein 24/7-Support in verschiedenen Sprachen oder ein besonders persönlicher, lokaler Service mit spezifischen Sonderraten angeboten werden. So erhalten Unternehmen genau den Umfang an Leistungen, der zu ihren eigenen Bedürfnissen, Unternehmenszielen und Reiserichtlinien passt. Die übersichtliche Datendarstellung und umfangreiche Datensammlung führt zu einer verbesserten Berichterstattung, die das gesamte Geschäftsreisemanagement langfristig und nachhaltig optimiert.

13 Kriterien, die Sie bei der Wahl einer Travel Management Company beachten sollten

1. Benutzerfreundliche Plattform für alle Buchungsprozesse

• Ein zentrales Dashboard mit klar strukturierter Menüführung vereinfacht das Buchen von Flügen, Hotels und Mietwagen. 
• Eine intuitive Oberfläche reduziert Schulungsaufwände und steigert die Produktivität.
• Die Möglichkeit zur nahtlosen Integration Ihrer Workflows führt zu mehr Transparenz: Buchungsanfragen, Genehmigungen und Bestätigungen lassen sich in wenigen Schritten abwickeln oder direkt automatisieren.

2. Erweiterte Funktionen

• Live-Dashboards ermöglichen es, Geschäftsreisekosten und -budgets in Echtzeit zu überwachen. Das spart teure Überraschungen am Monatsende, bietet Übersicht über Optimierungspotenziale und erleichtert Budgetgespräche.  
• Die Möglichkeit zur Integration Ihrer Reiserichtlinie in den Buchungsprozess stellt außerdem sicher, dass Ihre internen Vorgaben konsequent eingehalten werden.  

3. Reisendensicherheit durch Risikomanagement

• Automatisierte Standort-Updates, Echtzeit-Berichte zur Lage am Reiseort und klare Notfallpläne geben Ihren Teams das Vertrauen, weltweit sicher unterwegs zu sein und vereinfachen die Einhaltung Ihrer Fürsorgepflicht.

4. Integrationsmöglichkeiten in bestehende Softwaresysteme

• Durch die nahtlose Anbindung an Ihr HR-Management-System werden Ihre Unternehmensdaten automatisch synchronisiert, was mögliche Fehler und vermeidbaren Zeitaufwand bei der Implementierung reduziert.  
• Die Verknüpfung mit Ihrer Buchhaltungssoftware vereinfacht die Reisekostenabrechnung und beschleunigt die Finanzberichterstattung.  
• Eine gut ausgebaute API-Infrastruktur bietet Ihnen die Flexibilität, Ihre gesamte Geschäftsreiseorganisation an veränderte Anforderungen anzupassen.

5. Transparente Kostenstrukturen

• Statt versteckter Gebühren oder unübersichtlicher Zuschläge sollten Sie auf ein eindeutiges Preismodell und transparente Angebote setzen, sodass Sie Budgets verlässlich planen können.

6. Mobile Nutzung und App-Funktionen

• Mit einer übersichtlichen Mobile-App können Sie jederzeit und von überall Flüge, Hotels oder Bahnreisen buchen und haben gleichzeitig alle wichtigen Reisedokumente griffbereit an einem Ort.  
• Push-Benachrichtigungen informieren in Echtzeit über Verspätungen, Gate-Änderungen oder sicherheitsrelevante Hinweise, sodass Reisende proaktiv reagieren können.  
• Offline-Funktionen wie gespeicherte Buchungsdetails minimieren Stress bei schlechtem Empfang – etwa auf Reisen ins Ausland oder auf Langstreckenflügen.

7. Umbuchungs- und Stornierungsmanagement

• Unvorhersehbare Planänderungen sind häufig: Mit wenigen Klicks sollten Mitarbeitende Reisen umbuchen oder stornieren können. 
• Eine automatische Richtlinienprüfung zeigt sofort an, ob und wie Umbuchungs- oder Stornierungskosten anfallen – so behalten Sie alle finanziellen Aspekte im Blick und bleiben gleichzeitig flexibel. 

8. Kundensupport

• Ein 24/7-Support mit mehrsprachigen Ansprechpersonen oder einem persönlichen Service-Bot garantiert, dass Hilfesuchende sich auch in anderen Zeitzonen oder bei Sprachbarrieren zurechtfinden.  
• Schnelle Lösungen bei Flugausfällen, Hotelüberbuchungen oder ähnlichen Komplikationen minimieren Ausfallzeiten und halten Geschäftsprozesse am Laufen.  

9. Firmenrabatte und Sondertarife 

• Exklusive Deals schonen Ihr Reisebudget und erhöhen den Komfort Ihrer Mitarbeitenden. Sondervereinbarungen mit Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenanbietern ermöglichen attraktive Rabatte und verbessern das Preis-Leistungs-Verhältnis.

10. Skalierbarkeit

• Ob kleines Team oder Großkonzern: Ihre Travel Management Company sollte sich Ihren wachsenden Anforderungen anpassen können. Neue Funktionen und Module sollten sich nahtlos ergänzen lassen – so bleiben Sie flexibel und schaffen Investitionssicherheit.

11. Analyse- und Reporting-Funktionen

• Detaillierte Auswertungen helfen Ihnen, Reisekosten z. B. nach Projekten, Teams oder Geschäftsbereichen aufzuschlüsseln. 
• Trendanalysen geben Aufschluss darüber, welche Routen, Hotels oder Dienstleister am kostspieligsten sind und wo sich langfristige Einsparungen umsetzen lassen – datenbasierte Erkenntnisse, die Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen könnte. 

12. Datenschutz

• Geschäftsreisen beinhalten oft sensible Informationen (z. B. personenbezogene Daten oder interne Unternehmensdetails), die besonders geschützt werden müssen.  
• Eine seriöse Travel Management Company arbeitet nach etablierten Standards wie ISO 27001 und setzt moderne Verschlüsselungstechnologien ein, um Daten vor Hackerangriffen zu schützen.

13. Nachhaltigkeit

• Travel-Management-Unternehmen, die Emissionen nachvollziehbar darstellen und aktiv nachhaltige Optionen empfehlen, erleichtern Ihnen, bestehenden Nachhaltigkeitsrichtlinien gerecht zu werden.
• Grüne Richtlinien und Kooperationen fördern eine verantwortungsbewusste Unternehmenskultur und erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit.

Die 6 besten Travel Management Companies in Deutschland

Entdecken Sie im folgenden, wer zu den führenden Travel-Management-Unternehmen auf dem deutschen Markt gehört und was diese Travel-Management-Anbieter unterscheidet. 

1. Navan – Ihre Komplettlösung

Navan wurde 2015 unter dem Namen TripActions gegründet. Seit dem hat es sich schnell als innovative Travel Management Company im Geschäftsreisensegment etabliert. 

Anfang 2023 erfolgte das Rebranding zu Navan, einer Wortschöpfung aus den englischen Begriffen „navigate“ und „avantgarde“, die den Anspruch des Unternehmens verdeutlichen: Geschäftsreisemanagement neu zu denken und dabei modernste Technologien für eine reibungslose Abwicklung zu nutzen. 

Navan vereint Reise- und Spesenmanagement nahtlos und bildet damit eine in sich geschlossene Komplettlösung, die traditionelle Insellösungen ablöst. Ergänzt wird dieses Angebot durch ein sehr breites Reiseinventar, das von Flügen und Hotels über Zugtickets bis hin zu Mietwagen und Limousinenservices reicht. Auf diese Weise erhalten Unternehmen und Mitarbeitende alle relevanten Leistungen aus einer Hand mit hoher Verfügbarkeit und Flexibilität.

Ein zentrales Unterscheidungsmerkmal von Navan ist die konsequente Nutzung moderner Technologien. Die virtuelle KI-Assistentin Ava hilft bei allen Reisefragen, während sämtliche Vorgänge im Buchungs- und Abrechnungsprozess personalisiert und automatisiert werden können. Darüber hinaus liefert Navan mithilfe von umfangreichen Reporting-Tools Echtzeiteinblicke in die Buchungsvorgänge, Budgeteinhaltung und mögliche Einsparpotenziale.

Auch die Betreuung durch den 24/7-Inhouse-Support trägt zur durchgängig positiven Nutzererfahrung bei. Reisende können sich jederzeit bei Fragen oder Problemen melden und erhalten umgehend Unterstützung auf mehreren Sprachen, sodass Buchungen unkompliziert und sicher abgewickelt werden können. 

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf dem Thema Nachhaltigkeit: Navan ermöglicht eine verbesserte Emissionsberichterstattung für Unternehmen, bietet über Partner direkte Kompensation über vertrauenswürdige Klimaschutzprojekte, ermöglicht das CO2-Budget-Tracking pro Geschäftsbereich und liefert personalisierte Reiseempfehlungen, um die Umweltbelastung zu reduzieren. 

2. Reed & Mackay 

Reed & Mackay wurde 1962 in Großbritannien gegründet und hat sich schnell auf anspruchsvolle Geschäftskunden im Premium-Segment spezialisiert. Dank eines globalen Netzwerks ist Reed & Mackay ein verlässlicher Partner für Unternehmen, die effiziente, maßgeschneiderte Geschäftsreisemanagement- und Eventlösungen suchen.

Wesentliche Funktionen von Reed & Mackay sind:

• Premium-Travel-Management: Spezialisierung auf Geschäftsreisen im gehobenen Segment, inklusive VIP-Services
• 24/7-Concierge-Service: Rund um die Uhr erreichbarer Support für komplexe Reiselogistik und persönliche Betreuung
• Integrierte Technologie: Nahtlose Einbindung in bestehende Softwaresysteme, umfassende Berichte und volle Transparenz über Reiseausgaben
• Maßgeschneiderte Lösungen: Individuelle Anpassung an Bedürfnisse von KMU bis hin zu Großunternehmen; detailorientiertes Eventmanagement
• Globales Netzwerk: Umfassende Erfahrungen mit hochrangigen Reisenden und anspruchsvollen Reisedienstleistungen

3. TravelPerk

TravelPerk wurde 2015 in Spanien gegründet und hat sich mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und modularen Lösungen schnell international etabliert und gehört heute zu den Marktführern in der Reisebranche.

Zentrale Funktionen von TravelPerk sind:

• Umfassendes Reiseinventar: großzügiges Angebot an Flügen, Hotels und Bahnverbindungen inkl. Sondertarifen
• FlexiPerk: Teilrückerstattungen bei Stornierungen oder Umbuchungen
• Analytical Suite: Detaillierte Dashboards für die Budgetkontrolle der Reisenden, unterteilbar in Teams, Projekte oder Abteilungen
• Systemintegration: Einfache Anbindung an verschiedene Buchhaltungs- und HR-Systeme
• Zentralisierte Buchungen: Von der Anfrage bis zur Bezahlung wird alles auf einer Plattform gebündelt.
• Sonderkonditionen: Upgrades und exklusive Rabatte bei ausgewählten Partner:innen

4. SAP Concur

SAP Concur wurde 1993 unter dem Namen „Concur Technologies“ als Softwareentwickler für Spesenabrechnungen gegründet und im Jahr 2014 von SAP übernommen. Die Travel-Management-Plattform verknüpft Ihr Reisemanagement nahtlos mit der Spesenabrechnung und ermöglicht durch zahlreiche Schnittstellen eine zentrale Steuerung aller Reise- und Spesenprozesse.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Integration ins SAP-Ökosystem: Daten werden nur einmal erfasst, was doppelte Eingaben und Fehler reduziert.
• Concur Expense: Digitale Verwaltung von Reisekosten und präzise Nachverfolgung von Budgets
• Concur Request: Erweiterte Genehmigungs- und Validierungsabläufe, die die Freigabe von Geschäftsreisen beschleunigt
• Analytisches Reporting: Hochwertige Dashboards, um Rentabilität und Effizienz von Geschäftsreisen zu überwachen
• Großes Partnernetzwerk: Umfangreiche Auswahl an Transport- und Hotelanbietern, auch wenn die ausgehandelten Tarife nicht immer die günstigsten sind
• Automatisierung von Aufgaben: Workflows und automatisierte Benachrichtigungen, die die Buchungs- und Genehmigungsprozesse vereinfachen

5. Amex GBT

Amex GBT entstand ursprünglich als Geschäftsreisesparte von American Express und zählt heute zu den weltweit größten Anbietern im Bereich Geschäftsreisedienstleistungen. Durch das globale Netzwerk von American Express verfügt Amex GBT über ein umfangreiches Reiseinventar und kombiniert traditionelle Travel-Management-Leistungen mit modernen, digitalen Lösungen. Im Jahr 2022 ging Amex GBT an die Börse.

Zentrale Funktionen von Amex GBT sind:  

• Neo Reise- und Spesenmanagement: Digitalisierte Abwicklung von Buchungen und Ausgabenverfolgung in einer einzigen Plattform  
• Risikomanagement: Tools zur Einschätzung von Reiserisiken sowie zu Sicherheits- und Notfallprozessen 
• Genehmigung & Compliance: Automatisierte Freigabeprozesse und Richtlinienüberwachung  
• Hotelbuchungslösungen: Erweiterter Zugang zu Hotelkontingenten und Sondertarifen 
• Daten & Analysen: Transparente Auswertungen für ein datengestütztes Travel Management  
• Business Travel App: Mobile Anbindung für Buchungen, Reiseinformationen und Support unterwegs

6. CWT

CWT blickt auf eine lange Geschichte zurück, die bis ins Jahr 1872 reicht: Ursprünglich als „Wagon-Lit“ für Schlafwagen gegründet, entwickelte sich das Unternehmen in den 1990er-Jahren zu „Carlson Wagonlit Travel“ und firmiert heute als „CWT“. Neben weltweitem Travel Management deckt CWT auch den Bereich Meetings & Events ab. 

Zentrale Funktionen von CWT sind:

• Internationale Abdeckung: Zahlreiche Partnerschaften mit Hotels und Transportunternehmen sorgen für eine verlässliche globale Reichweite.
• myCWT: Eine Plattform für Buchungen, Reiseverfolgung und die Archivierung von Belegen  
• Nachhaltigkeits-Tools: Messung des CO2-Fußabdrucks und Empfehlungen für umweltschonende Transport- und Unterkunftsalternativen  
• Solutions Group: Ein Expertenteam unterstützt Ihr Unternehmen bei Vertragsverhandlungen und der Einhaltung von Reiserichtlinien. 
• Flexibles Customizing: Skalierbare Lösungen für kleine sowie große Unternehmen 
• Zentrales Reporting: Umfassende Übersicht über Ausgaben- und Richtlinienkonformität

Welche Vorteile ergeben sich aus der Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Anbieter?

• Zeitersparnisse: Synchronisierte Systeme und automatisierte Prozesse für Buchungen, Genehmigungen und Abrechnungen reduzieren den Verwaltungsaufwand.  
• Kostenoptimierungen: Echtzeit-Reporting, Tracking-Tools und übersichtliche Dashboards, sowie Sonderraten und Prämien minimieren Ihre Reisekosten.  
• Produktivitätssteigerung: Weniger manuelle Schritte für Mitarbeitende und Vorgesetzte erlauben mehr Zeit für wichtige Kernaufgaben im Geschäftsalltag.
• Reisendesicherheit: Ein 24/7-Service, umfangreiche Duty-of-Care-Lösungen, die die Ausführung der Fürsorgepflicht erleichtern und Echtzeit Updates bei unvorhergesehenen Ereignissen helfen Ihnen dabei, Ihre Mitarbeitenden zu schützen.

Warum sollten Sie mit Navan zusammenarbeiten?

Wenn Sie nach einer Travel-Management-Lösung suchen, die Geschäftsreisen wirklich vereinfacht, sollten Sie sich für Navan entscheiden. 

Überzeugen Sie sich selbst:

• Wenn Sie Wert auf eine reibungslose und intuitive Nutzererfahrung legen, dann ist Navan genau die richtige Wahl. Sie profitieren von einer benutzerfreundlichen Self-Service-Plattform, auf der Reisende Buchungen eigenständig vornehmen, ändern oder umbuchen können.
• Wenn Ihnen das Einhalten von Richtlinien und die Kontrolle durch Admins wichtig sind, dann ermöglichen Ihnen die integrierten Richtlinienkontrollen von Navan, sämtliche Vorgaben einzuhalten. Gleichzeitig sorgen automatisierte Genehmigungsprozesse für einen effizienten Workflow, sodass Vorgesetzte und Buchhaltung Zeit sparen und sich auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
• Wenn Sie den Überblick über alle anstehenden Geschäftsreisen und Ausgaben behalten möchten, dann sind die Echtzeit-Dashboards von Navan die perfekte Lösung. Sie sehen auf einen Blick, welche Geschäftsreisen gerade geplant, gebucht oder bereits im Gange sind und erhalten stets aktuelle Auswertungen der entstehenden Kosten.
• Wenn eine schnelle und unkomplizierte Unterstützung bei Notfällen für Sie unverzichtbar ist, dann können Sie sich auf das 24/7-Support-Team von Navan verlassen. Ganz gleich, ob bei Flugausfällen, Verspätungen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen – die kompetenten Reiseexpert:innen helfen Ihnen rund um die Uhr, auf mehreren Sprachen.
• Wenn Sie eine Komplettlösung für die Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen,  Ausgaben und Firmenkarten suchen, dann deckt Navan all diese Bereiche ab. Durch die nahtlose Integration Ihrer Buchhaltungs-, Personal- und ERP-Systeme reduzieren Sie den administrativen Aufwand erheblich und haben mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Fazit

Die richtige Wahl eines Travel-Management-Anbieters wirkt wie ein Booster für Ihre Unternehmensreisen – schnell, kostenschonend und ohne Stress. Stellen Sie in diesem Jahr die speziellen Anforderungen Ihrer Firma in den Mittelpunkt und finden Sie einen Travel-Management-Anbieter, der perfekt zu Ihren Prozessen und Zielen passt. Das Ergebnis wird Sie nicht enttäuschen.

FAQ

Spare ich bzw. mein Unternehmen in der Zusammenarbeit mit einer Travel Management Company Geld?  

Ja, in den meisten Fällen schon. Durch die Aushandlung spezieller Firmentarife und Sonderkonditionen bei Fluggesellschaften, Hotels oder Mietwagenanbietern helfen Travel-Management-Unternehmen dabei, die Reisekosten deutlich zu senken. 

Darüber hinaus sorgen Funktionen wie Echtzeit-Reporting, Ausgabenverfolgung – inklusive integrierter Richtlinienkontrollen – und automatisierte Genehmigungsprozesse dafür, dass Budgets effizient überwacht und Kosten transparent dargestellt werden. Die so gewonnene Klarheit ermöglicht es Unternehmen, frühzeitig Optimierungspotenziale zu erkennen und Ausgaben besser zu steuern.

Für welche Travel Management Company sollte ich mich entscheiden, wenn ich Teil eines global agierenden Unternehmens bin?  

Navan ist für global agierende Unternehmen eine hervorragende Wahl. Das Travel-Management-Unternehmen zeichnet sich durch seine umfangreichen Partnerschaften und eine internationale Reichweite aus, sodass Sie Flüge, Hotels und Mietwagen weltweit bequem und übersichtlich buchen können. 

Dank der integrierten Duty-of-Care-Funktionen und des 24/7-Supports in mehreren Sprachen sind Ihre Reisenden zu jeder Zeit und an jedem Ort bestens betreut. Zudem lässt sich Navan mühelos in bestehende Buchhaltungs- und HR-Systeme integrieren – so werden Prozesse rund um den Globus standardisiert und vereinfacht. 

Für Global Player, die eine zukunftsorientierte, zentral gesteuerte und dabei flexible Lösung suchen, ist Navan dementsprechend eine starke Option.

Worauf sollte ich in meiner Wahl für eine passende Travel Management Company achten?  

Achten Sie bei der Wahl eines passenden Travel-Management-Anbieters auf eine benutzerfreundliche Plattform, die Buchungsprozesse beschleunigt und den Schulungsaufwand minimiert. Sie sollte sich nahtlos in bestehende Systeme (z. B. Buchhaltung, ERP, HR-Software) integrieren lassen und transparente Kostenstrukturen ohne versteckte Gebühren bieten.

Ein mehrsprachiger 24/7-Kundendienst ist ebenso wichtig wie geprüfte Sicherheitsstandards (ISO 27001), Risikomanagement und Fürsorgefunktionen. Zudem sollte die Lösung skalierbar sein, um künftiges Wachstum zu ermöglichen, und nachhaltige Optionen wie CO2-Reportings und Kompensationsangebote bereithalten.