Top 10 Apps für die Reisekostenabrechnung

Vielen Mitarbeitenden graut es schon beim Antritt ihrer Geschäftsreisen vor einer ihrer unliebsamsten Aufgaben: der Spesenabrechnung. 

Komplizierte Excel-Listen, die ausgedruckt und mit angehefteten Papierbelegen eingereicht werden sollen, sind im Zeitalter der Digitalisierung längst nicht mehr zeitgemäß. Neben dem Zeitaufwand für die Erstellung gehen Belege unterwegs oft verloren und die Buchhaltung erfährt erst bei der Einreichung, welche Kosten entstanden sind. Das führt zu mangelnder Kostenkontrolle und -transparenz.

Damit Sie alle Mitarbeitenden im Unternehmen in diesem Bereich entlasten können, stellen wir Ihnen in diesem Artikel 10 Apps für die Reisekostenabrechnung vor, mit denen Sie diese Prozesse digitalisieren und vereinfachen können. 

Was ist eine Reisekostenabrechnung-App?

Eine digitale Reisekostenabrechnung-App ist eine Softwarelösung, die Unternehmen und ihren Mitarbeitenden hilft, Ausgaben auf Geschäftsreisen effizient und transparent zu erfassen und abzurechnen.

Anstatt Belege manuell zu sammeln und Abrechnungen auf Papier vorzunehmen, können Nutzer:innen mithilfe solcher Apps Belege einfach scannen, Ausgaben automatisch kategorisieren und diese in Echtzeit an die Buchhaltung übermitteln.

Diese digitalen Tools bieten darüber hinaus Funktionen zur Datenanalyse und Berichterstellung, wodurch Unternehmen Ausgabenmuster erkennen, Ausgabenrichtlinien durchsetzen und den gesamten Abrechnungsprozess erheblich vereinfachen können.

1. Navan

Navan ist die Komplettlösung für Geschäftsreisen und Spesenmanagement. Die Plattform verbindet Reisebuchungen und -verwaltung sowie den gesamten Abrechnungsprozess und lässt sich mit bestehenden Firmenkreditkarten verbinden.

Mit Funktionen wie Echtzeit-Tracking, personalisierten Reiserichtlinien und automatisierter Reisekostenabrechnung kann Navan sowohl für kleine als auch für große Unternehmen eine erhebliche Erleichterung im Reisemanagement darstellen. 

Reisende fotografieren einfach ihre Belege, die Ausgaben werden in Sekundenschnelle erfasst und mit der geltenden Richtlinie abgeglichen. Am Ende der Reise werden sie dann automatisch zu einer Spesenabrechnung zusammengefasst und umgehend and die Buchhaltung übermittelt – ohne Zeitverzug oder manuelle Fehlerquellen.

Neben den vielfältigen Integrationsmöglichkeiten mit HR- und Buchhaltungssystemen machen die erstklassige Benutzeroberfläche und der exzellente Kundensupport Navan zu einer führenden Lösung im Bereich der digitalen Reisekostenabrechnung.

2. Yokoy

Yokoy ist eine digitale Plattform, die sich auf die Automatisierung von Spesenabrechnungen spezialisiert hat und durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz die manuelle Dateneingabe reduziert. 

Die App bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Reisekosten und kann nahtlos in viele bestehende Systeme integriert werden.

Yokoy erkennt und verarbeitet Belege automatisch und erfasst diese innerhalb von Sekunden, was den Abrechnungsprozess erheblich beschleunigt. Durch den automatischen Abgleich mit den Unternehmensrichtlinien können fehlerhafte Einreichungen und Ausgaben, die nicht den Vorgaben entsprechen, reduziert werden.

3. Mobilexpense

Mobilexpense ist eine benutzerfreundliche App, die den gesamten Prozess der Reisekostenabrechnung digitalisiert und für Unternehmen jeder Größe geeignet ist. 

Die App ermöglicht das Scannen von Belegen mit dem Smartphone und die Echtzeit-Übermittlung an den Server des Unternehmens. Das bedeutet nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern auch weniger Fehleranfälligkeit. 

Darüber hinaus verfügt Mobilexpense über eine Vielzahl an Berichts- und Analysemöglichkeiten, um Ausgaben besser zu überwachen und potenzielle Einsparungen zu identifizieren. 

4. Circula

Circula ist eine weitere nützliche App für die digitale Reisekostenabrechnung und ermöglicht es Unternehmen, ihren Abrechnungsprozess zu optimieren. 

Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche können Reisekosten einfach erfasst und verwaltet werden.

Circula verfügt über Integrationen mit einigen Buchhaltungssystemen und umfasst Berichts- und Analysefunktionen, um Ausgabemuster zu identifizieren und zu optimieren. 

Durch die Möglichkeit, Circula an die firmenspezifische Reiserichtlinien anzupassen, können Unternehmen sicherstellen, dass alle Spesen konform eingereicht und abgerechnet werden.

5. Amadeus Cytric Expense

Amadeus Cytric Expense ist eine umfassende Lösung für das Reisekostenmanagement, die sich besonders für große Unternehmen eignet. 

Die App bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter die automatische Erfassung von Belegen, die Integration von Kreditkartenabrechnungen sowie eine lückenlose Dokumentation der Ausgaben. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Abwicklung von Reisekosten und sorgt für eine höhere Transparenz im gesamten Unternehmen.

Cytric Expense ist besonders nützlich für Unternehmen, die eine Vielzahl von Reisenden und komplexe Reiserichtlinien zu verwalten haben, da die Plattform eine reibungslose Einhaltung aller Vorgaben sicherstellt.

6. Skovik

Skovik ist eine benutzerfreundliche App, die sich auf die Automatisierung von Reisekostenabrechnungen spezialisiert hat. 

Sie stellt eine einfache Möglichkeit dar, Belege zu erfassen und zu verarbeiten, und integriert sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme. Skovik nutzt fortschrittliche Algorithmen, um Ausgaben automatisch den richtigen Kategorien zuzuordnen und Berichte in Echtzeit zu erstellen. 

Zudem sind vielfältige Berichts- und Analyse-ools in der App vorhanden, die Finanzabteilungen helfen, Ausgabemuster zu identifizieren und zu optimieren.

7. Numiga GoExpense

Numiga GoExpense ist eine flexible Lösung für die digitale Reisekostenabrechnung, die sich besonders für mittelständische Unternehmen eignet. 

Durch die intuitive Benutzeroberfläche lassen sich die Reisekosten einfacher erfassen und verwalten. Nahtlose Integrationen in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme minimieren die manuelle Nachbearbeitung. 

Mithilfe den Funktionen zur Berichterstattung und Datenanalyse können mit Numiga GoExpense wiederkehrende Ausgabenmuster identifiziert und optimiert werden. Weiterhin stehen auf der Plattform umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten zur Verfügung, sodass Unternehmen sie an ihre spezifischen Anforderungen und Richtlinien anpassen können.

8. Declaree

Declaree ist eine vielseitige App, die sich sowohl für Startups als auch für große Unternehmen eignet. Die Hauptfunktionen- und vorteile umfassen das Erfassen und Verarbeiten von Belegen sowie Integrationen mit bestehenden Buchhaltungssystemen. 

Declaree ermöglicht es, Mitarbeiterbudgets und Reiserichtlinien über eine Plattform zu steuern und die Einhaltung sicherzustellen. Mithilfe von Tools für Berichte und Datenanalysen können Ausgabenmuster identifiziert und zu optimiert werden. 

9. Moss

Moss ist eine ganzheitliche Lösung für das Ausgabenmanagement, die sich nicht nur auf Reisekosten beschränkt, sondern sämtliche Unternehmensausgaben abdeckt. Die App erleichtert die Verwaltung der Unternehmensfinanzen und entlastet die Buchhaltung erheblich. 

Mit Moss können Unternehmen außerdem individuelle Firmenkreditkarten für Mitarbeitende ausstellen, was die Ausgabenkontrolle verbessern kann. Berichts- und Analyse-Tools helfen dabei, Ausgabenmuster zu identifizieren. 

10. Zoho Expense

Zoho Expense ist eine benutzerfreundliche App, die sich auf die Automatisierung von Reisekostenabrechnungen spezialisiert hat und eine Vielzahl von Funktionen umfasst. 

Die App erlaubt das einfache Erfassen von Belegen, die automatische Kategorisierung von Ausgaben und die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme. 

Durch die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und komplexe Workflows zu erstellen, unterstützt Zoho Expense Unternehmen dabei, Kosten zu senken und Prozesse zu beschleunigen. Zoho Expense bietet zudem vielfältige Berichts- und Analysefunktionen, mit denen Ausgabenmuster identifiziert werden können.

Fazit

Zeitersparnis, Genauigkeit und Effizienz – dies sind nur einige der zahlreichen Vorteile der Digitalisierung der Reisekostenabrechnung. 

Die oben genannten Apps sind genau darauf ausgelegt und eignen sich für Unternehmen jeder Größe. Durch die Implementierung einer dieser Software-Lösungen können Betriebe ihre Reisekostenverwaltung erheblich optimieren, die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern und Fehler bei der Reisekostenabrechnung minimieren. 

Egal, ob Sie ein kleines Startup oder ein multinationales Unternehmen sind, die Wahl der richtigen Lösung kann maßgeblich dazu beitragen, Ihre Finanzprozesse zuverschlanken und zukunftssicher aufzustellen.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie die Reisekostenabrechnung mit Navan automatisieren können? Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin mit unserem Team.