Skift-Report 2027: Die Travel & Expense-Branche in der Identitätskrise
Kim Hamer
Wenn der Bereich Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement ein Mensch wäre, wäre jetzt wahrscheinlich der Moment gekommen, an dem er sich mit seiner gespaltenen Persönlichkeit auf die Couch legen und darüber sprechen sollte.
Einerseits war Travel & Expense noch nie so anspruchsvoll wie heute. Dank KI können moderne Lösungen Buchungsoptionen personalisieren, bei unvorhergesehenen Ereignissen Flüge umbuchen, verdächtige Ausgaben kennzeichnen und Finanzteams helfen, Ausgaben frühzeitig vorherzusehen.
Andererseits sind andere Unternehmen in der Vergangenheit stehen geblieben. Viele Mitarbeitende füllen noch immer zeitaufwendige Spesenabrechnungen aus. Führungskräfte genehmigen routinemäßige Transaktionen weiterhin manuell. Und umständliche Tabellen bleiben hartnäckig Teil des Prozesses.
Es ist, als würde Travel & Expense gleichzeitig in zwei verschiedenen Realitäten existieren.
Das ist die zentrale Erkenntnis aus dem
Die Studie benennt acht Symptome der Identitätskrise bei Travel & Expense und vier konkrete Schritte, mit denen Unternehmen gegensteuern können.
Hier sind einige der wichtigsten Erkenntnisse.
Geschäftsreisen sind beliebt. Die Logistik dahinter weniger.
Beginnen wir mit einer guten Nachricht: Reisende und Verantwortliche sind sich einig, dass Geschäftsreisen wichtig sind. Tatsächlich gaben 87 % der Reisenden und 89 % der Verantwortlichen an, Geschäftsreisen für essenziell oder notwendig zu halten. Sie sind sich auch weitgehend darüber einig, wie effektiv persönliche Treffen sind.
Doch sobald man über die Ebene der Reise selbst hinausgeht, wird die Identitätskrise sichtbar.
Während 83 % der Geschäftsreisenden angaben, Business Trips positiv gegenüberzustehen, sind sie mit der Reiselogistik weniger zufrieden. Bei Aufgaben wie Buchung, Umbuchung, Spesen und Support sinkt die positive Bewertung um ganze 10 Prozentpunkte. Dabei wird von manchen Verantwortlichen unterschätzt, wie groß diese Unzufriedenheit ist.
Noch deutlicher wird die Diskrepanz in diesem Bereich, wenn betrachtet wird, was den beiden Gruppen die meisten Sorgen bereitet. Bei einem besonders belastenden Aspekt von Geschäftsreisen klaffen ihre Einschätzungen um ganze 27 Prozentpunkte auseinander.
Finden Sie heraus, um welchen Faktor es dabei geht:
Die Zukunft des Ausgabenmanagements ist da. Aber nicht für alle.
Eine Frage drängt sich auf: Wenn KI Betrug erkennen, Ausgabemuster analysieren und proaktive Empfehlungen geben kann – warum braucht das Ausgabenmanagement dann noch so viel menschliches Eingreifen?
Laut dem Report befinden sich viele Unternehmen in einer Art Zwischenphase. Die Automatisierung von Spesenprozessen nimmt zu. Doch 45 % der Finanzverantwortlichen geben an, Ausgaben noch immer gelegentlich manuell zu prüfen, zu genehmigen und abzustimmen.
Die Belastung betrifft nicht nur Finanzteams. Für Reisende werden Spesenabrechnungen sogar zeitaufwendiger: Der Anteil derjenigen, die mindestens eine Stunde für eine Abrechnung benötigen, ist im vergangenen Jahr um 10 Prozentpunkte gestiegen.
Der Report zeigt, wie weit automatisierte und manuelle Prozesse inzwischen auseinanderliegen und wie dieser Unterschied mit der Zufriedenheit der Reisenden zusammenhängt.
KI übernimmt die komplexen Aufgaben. Warum erledigen wir die einfachen noch selbst?
Besonders deutlich wird diese Diskrepanz beim Vergleich fortschrittlicher Automatisierung mit traditionellen Workflows. Fast 40 % der Reisenden haben inzwischen Zugang zu KI, die Aufgaben wie die Umbuchung von Flügen bei Störungen proaktiv übernimmt. Gleichzeitig sagen 29 % der Verantwortlichen, dass jede Geschäftsreise weiterhin manuell von Führungskräften genehmigt werden muss.
Anders gesagt können mit Reise- und Ausgabenlösungen zunehmend komplexe Aufgaben automatisiert werden, während Menschen einige der vorhersehbaren, wiederkehrenden Tätigkeiten weiterhin selbst erledigen.
Eine weitere Erkenntnis: Auch wenn KI immer leistungsfähiger wird, sind Reisende mitunter weiterhin auf echte Menschen angewiesen. Bei Störungen im Reiseablauf ruft beispielsweise fast die Hälfte der Befragten beim Kundenservice an. Es geht also nicht einfach um mehr Automatisierung, sondern um die richtige Balance zwischen Technologie und menschlicher Expertise.
Acht Symptome. Eine Identitätskrise.
Der Report untersucht auch, warum Reisende weiterhin außerhalb der von ihrem Arbeitgeber vorgesehenen Plattformen buchen, warum ausgefeilte Finanzanalysen neben Excel-Tabellen bestehen und warum Unternehmen, die ihr Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement verbessern wollen, zunehmend zögern, etwas zu verändern.
Vor allem zeigt er konkrete Schritte, mit denen Reise- und Finanzverantwortliche aktuelle Herausforderungen angehen können.
Im
Weitere Analysen folgen
Dieser Report ist erst der Anfang dessen, was wir in der diesjährigen Umfrage erfahren haben.
In den kommenden Monaten werden wir die Antworten verschiedener Gruppen und demografischer Segmente genauer auswerten. Außerdem teilen wir weitere Erkenntnisse dazu, wie Reisende und Führungskräfte im Bereich Travel & Expense mit dem zunehmend komplexen Umfeld umgehen.
Diese Inhalte dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Sie spiegeln nicht notwendigerweise die Ansichten von Navan wider und sollten nicht als Rechts-, Steuer-, Sozialleistungs-, Finanz-, Buchhaltungs- oder sonstige Beratung angesehen werden. Wenn Sie eine spezifische Beratung für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich bitte an Fachkräfte des jeweiligen Gebiets, da sich die Regeln und Vorschriften häufig ändern.