Wissenswertes über den Verpflegungsmehraufwand 2024

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein essenzieller Bestandteil der Reisekostenabrechnung in Deutschland und bietet eine wertvolle steuerliche Erleichterung für Arbeitnehmer:innen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit außerhalb ihrer regulären Arbeitsstätte unterwegs sind. 

Um die damit verbundenen steuerlichen Vorteile optimal zu nutzen, ist es wichtig, die geltenden Regelungen, Pauschalen und Nachweispflichten genau zu kennen. 

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über den Verpflegungsmehraufwand 2024, einschließlich der Voraussetzungen, aktuellen Pauschalen, Nachweisregelungen und der Abrechnung.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand und wann erhält man ihn?

Der Verpflegungsmehraufwand soll die höheren Kosten, die durch auswärtige Verpflegung auf Dienstreisen entstehen, steuerlich abmildern. Anspruch auf diese steuerliche Erleichterung haben alle Arbeitnehmer:innen, die aus beruflichen Gründen von ihrer Wohnung und dem Mittelpunkt ihrer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt arbeiten. 

Laut Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStG) gilt diese Regelung sowohl für Angestellte als auch für bestimmte Selbstständige. Die Voraussetzung ist, dass die berufliche Abwesenheit mindestens acht Stunden beträgt.

Wichtig ist, dass der Verpflegungsmehraufwand nicht nur bei klassischen Geschäftsreisen, sondern auch bei längeren Außenterminen oder Fortbildungen außerhalb des Büros beansprucht werden kann. 

Allerdings müssen bestimmte Regeln eingehalten werden: Die Erstattung erfolgt über Pauschalen, die sich nach der Dauer der Abwesenheit richten. Je länger die Abwesenheit, desto höher der Betrag, der erstattet werden kann. Besonders bei mehrtägigen Dienstreisen oder längeren Aufenthalten ist der Verpflegungsmehraufwand eine wichtige steuerliche Entlastung.

Voraussetzungen für den Verpflegungsmehraufwand

Damit der Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend gemacht werden kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Beruflich bedingte Abwesenheit: Der:die Arbeitnehmer:in muss sich aus beruflichen Gründen von der eigenen Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte entfernen. Dies kann bei klassischen Dienstreisen, aber auch bei Außendiensten oder Weiterbildungen der Fall sein.
• Mindestdauer der Abwesenheit: Die Abwesenheit muss mindestens acht Stunden betragen. Bei mehrtägigen Reisen gelten besondere Regeln, bei denen die Pauschale für volle Kalendertage (mehr als 24 Stunden Abwesenheit) sowie für An- und Abreisetage unterschiedlich berechnet wird.
• Keine Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber: Sofern der Arbeitgeber während der Dienstreise eine Mahlzeit bereitstellt, wird die Pauschale entsprechend gekürzt. Frühstück wird mit 20 %, Mittag- und Abendessen mit jeweils 40 % der Pauschale angesetzt.

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2024?

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand bleiben im Jahr 2024 gegenüber dem Vorjahr unverändert. Sie belaufen sich weiterhin auf:

• 14 Euro für Abwesenheiten von mehr als acht Stunden
• 28 Euro für volle 24 Stunden Abwesenheit

Ursprünglich war im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine Erhöhung der Pauschalen geplant. Allerdings wurde diese Anpassung im letzten Moment nicht umgesetzt. Damit bleiben die bestehenden Pauschalen für Angestellte und Selbstständige gleich, was eine gewisse Planungssicherheit bietet.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand nachgewiesen?

Auch wenn der Verpflegungsmehraufwand über Pauschalen abgerechnet wird und keine Einzelbelege für die tatsächlichen Ausgaben erforderlich sind, ist es dennoch ratsam, alle relevanten Belege aufzubewahren. Bei einer möglichen steuerlichen Prüfung können diese als Nachweis der beruflichen Tätigkeit und der tatsächlichen Abwesenheit dienen.

Dazu gehören unter anderem:

• Rechnungen und Quittungen von Restaurants, in denen man sich während der Dienstreise verpflegt hat
• Belege von Tankstellen, wenn dort Mahlzeiten oder Snacks gekauft wurden
• Hotelrechnungen, die die Dauer des Aufenthalts belegen
• Flugtickets oder Bahnfahrkarten, die die Reisezeit dokumentieren

Es gilt auch darauf zu achten, dass für den An- und Abreisetag jeweils pauschal 14 € angesetzt werden dürfen, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen.

Verpflegungsmehraufwand: Abrechnung und steuerliche Behandlung

Die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands erfolgt in der Regel über die Reisekostenabrechnung des Unternehmens. Arbeitgeber können ihren Angestellten die entsprechenden Pauschalen steuerfrei erstatten. 

Wichtig ist hierbei, dass die festgelegten Höchstbeträge nicht überschritten werden. Sollte ein Arbeitgeber über die Pauschalen hinaus Verpflegungskosten übernehmen, so müssen die Beträge, die darüber hinausgehen, als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Besonderheiten für Selbstständige und Freiberufler:innen

Auch Selbstständige und Freiberufler:innen können den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung als Betriebsausgabe absetzen.

Hier gilt jedoch, dass der Betrag nicht in voller Höhe von der Steuer zurückkommt. Vielmehr wirkt er sich nur in Höhe des persönlichen Steuersatzes steuermindernd aus. Es lohnt sich daher, vorab genau zu prüfen, wie hoch die tatsächliche Steuerersparnis ausfällt.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass die Pauschalen automatisch den kompletten Mehraufwand decken. Das ist nicht der Fall. Die Pauschalen sollen lediglich eine pauschale Entlastung für die zusätzlichen Verpflegungskosten darstellen und ersetzen nicht notwendigerweise die gesamten Aufwendungen.

Häufige Fehler bei der Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands

Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, sollten bei der Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands folgende Fehler vermieden werden:

• Falsche Abwesenheitszeiten angeben: Es ist wichtig, die genaue Abwesenheitsdauer anzugeben, da schon ein kleiner Fehler dazu führen kann, dass der gesamte Verpflegungsmehraufwand nicht anerkannt wird.
• Fehler bei der Kürzung der Pauschale: Wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit stellt, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Dieser Schritt wird oft vergessen, was bei einer Prüfung zu einer Rückforderung durch das Finanzamt führen kann.
• Fehlende Belege aufbewahren: Auch wenn keine Einzelbelege für die Pauschale erforderlich sind, sollten alle Nachweise über die Dienstreise gesammelt werden.

Fazit

Der Verpflegungsmehraufwand bleibt auch im Jahr 2024 ein wichtiger Bestandteil der Reisekostenabrechnung und bietet sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch für Selbstständige eine steuerliche Entlastung bei beruflichen Reisen. 

Mit unveränderten Pauschalen von 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden und 28 Euro für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden, bleibt die Berechnung einfach und übersichtlich. 

Trotzdem ist es entscheidend, alle Belege ordnungsgemäß zu sammeln und die gesetzlichen Vorgaben genau zu beachten, um von den Vorteilen des Verpflegungsmehraufwands optimal zu profitieren.

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