Ihr Notfallplan bei Flugausfall: So retten Sie Ihre Geschäftsreise in 9 Schritten

Mal spielt das Wetter verrückt, mal legen Personalstreiks den Flugbetrieb lahm, mal gibt es technische Probleme, die das Abheben der Maschine verhindern: Gründe für Flugausfälle gibt es viele, und der Trend dazu scheint seit der Pandemie stetig zuzunehmen. 

Wer allein in den ersten drei Monaten 2023 in Deutschland abheben wollte, hatte bei 30 % der Flüge mit Verspätungen oder Ausfällen zu rechnen. Besonders dramatisch präsentierte sich das Bild am Frankfurter Flughafen, wo von 5,6 Millionen Passagieren ganze 2,1 Millionen nicht pünktlich starten konnten. Auch in Hannover (30 %), und am Hauptstadtflughafen BER (28 %) lieferte die Zunahme an Flugausfällen und Verspätungen vergangenes Jahr wenig Grund zur Entwarnung. 

Ein Negativ-Trend, der sich auch im letzten SITA-Bericht „Passenger IT Insights 2023“ widerspiegelte. Darin berichteten über die Hälfte der Befragten von Flugproblemen. 43 % nannten Flugausfälle oder Verspätungen als negativstes Erlebnis ihrer Reise.

Rund 56 % klagten über Verzögerungen schon vor dem Abflug. Mit einer durchschnittlichen Reisehäufigkeit von mindestens sechs Flügen pro Jahr in der Altersgruppe der 25- bis 44-Jährigen, ist es nicht überraschend, dass laut aktuellen Auswertungen bereits 3,4 Millionen Menschen als entschädigungsberechtigt gelten – und dies ggf. nicht wissen. 

Für Geschäftsreisen bedeutet dies statistisch gesehen nicht nur großen Stress, sondern handfeste finanzielle Verluste. Damit Sie 2025 trotzdem jederzeit mit ruhigem Puls und geordnetem Zeitplan aufbrechen können, zeigen wir Ihnen im Folgenden, welche Fluggastrechte Ihnen zustehen, wie Sie Ihre Entschädigung geltend machen und worauf Sie speziell bei Dienstreisen achten sollten.

1. Bewahren Sie die Ruhe und bleiben Sie informiert

Flugausfälle sind ärgerlich, doch mit der richtigen Vorbereitung können Sie viel Stress vermeiden. Prüfen Sie deshalb schon mehrere Tage vor Ihrer Abreise die neuesten Meldungen zu möglichen Streiks oder Wetterumschwüngen.

Hierfür bieten die meisten Fluggesellschaften praktische Benachrichtigungsdienste per E-Mail, SMS oder App an, sodass Sie bei einer Flugstreichung oder erheblichen Verspätung sofort Bescheid wissen.

Sollte Ihr Flugausfall bereits Wochen vor Ihrem geplanten Reisetermin kommuniziert werden, haben Sie in der Regel genug Zeit, um Ausweichrouten oder andere Transportmittel wie Mietwagen oder Zugfahrten zu organisieren. 

Ist die Annullierung Ihres Flugs dagegen erst nach Ankunft am Flughafen ersichtlich, empfiehlt es sich, möglichst schnell Kontakt zur Fluggesellschaft oder Ihrem Reiseveranstalter aufzunehmen. Bleiben Sie gelassen und verschaffen Sie sich erst einmal einen Überblick über die Gesamtsituation.

Sobald Sie in Erfahrung gebracht haben, warum es zum Flugausfall oder zur Flugverspätung kommt, können Sie Ihre Alternativreisemöglichkeiten planen. Fragen Sie nach bestehenden Transfer- und neuen Übernachtungsmöglichkeiten und vergessen Sie nicht im ganzen Trubel ausreichend zu trinken und etwas zu essen.

2. Kennen Sie Ihre Fluggastrechte

Ganz gleich, ob Sie direkt bei einer Fluggesellschaft gebucht haben oder Ihre Reise als Pauschalpaket angetreten sind, informieren Sie sich bestenfalls bereits vor Reiseantritt über Ihre Fluggastrechte. 

Bei einer direkten Buchung übernimmt die entsprechende Fluggesellschaft alle notwendigen Schritte rund um Umbuchungen und Erstattungen. Handelt es sich wiederum um eine Pauschalreise, müssen Sie sich an Ihren Reiseveranstalter wenden. Dieser ist verpflichtet, für eine geeignete Ersatzbeförderung oder die Kostenübernahme alternativer Verbindungen zu sorgen.

Grundlage für Entschädigungen dieser Art ist die EU-Verordnung 261/2004. Sie gilt für alle Flüge, die in einem EU-Mitgliedstaat starten, sowie für Flüge, die in der EU ankommen, sofern die Fluggesellschaft in der EU ansässig ist.

Als Passagier:in haben Sie bei Annullierung oder größerer Verspätung ein Recht auf eine Ersatzbeförderung oder eine vollständige Rückerstattung des Flugpreises. Hinzu kommen finanzielle Ausgleichszahlungen, deren Höhe sich nach der Flugstrecke richten: 

Diese Ausgleichszahlungen dürfen von Ihrer Fluggesellschaft halbiert werden, wenn sie Ihnen rechtzeitig einen Alternativflug anbieten. Dieser muss folgende Kriterien erfüllen: 

Kommen außergewöhnliche Umstände ins Spiel – etwa Unwetter, Streiks, Naturkatastrophen oder politische Unruhen – darf die Fluggesellschaft die Ausgleichszahlung verweigern, sofern sie belegen kann, dass sie alle zumutbaren Maßnahmen unternommen hat, um die Verspätung oder Annullierung zu verhindern.

Ein aktuelles Urteil des Bundesgerichtshofs (Az. X ZR 91/22 vom 18. April 2023) bekräftigt zudem, dass bei einer einheitlichen Buchung mit Hin- und Rückflug auf nur einem Ticket die Kosten beider Flüge erstattet werden müssen, selbst wenn lediglich ein Teil der Reise annulliert wird. 

Das heißt, selbst wenn Ihr Rückflug von einem anderen Ort starten sollte, müssen beide Flüge von der Fluggesellschaft komplett zurückgezahlt werden, wenn sie einen Teil Ihres Fluges gestrichen hat. Informieren Sie sich also frühzeitig über Ihre Rechte, damit Sie im Fall eines Flugausfalls oder einer großen Verspätung souverän agieren und Ihre Ansprüche wirksam einfordern können.

3. Prüfen Sie alternative Reisemöglichkeiten

Flugausfälle können besonders auf Geschäftsreisen zu erheblichen Komplikationen führen. Mit eng getakteten Terminplänen und wichtigen Meetings, wächst der Druck einer rechtzeitigen Ankunft. Kontaktieren Sie daher frühzeitig Ihre Fluggesellschaft beziehungsweise Ihr Reisebüro, um alternative Flugoptionen in Erfahrung zu bringen. 

Oftmals werden Reisende kostenlos auf den nächstmöglichen Flug umgebucht, sodass sich die Verzögerung für Sie in Grenzen halten sollten. Darüber hinaus können Ihnen bei einer Flugannullierung zusätzliche Leistungen zustehen, beispielsweise eine Erstattung des Ticketpreises oder Ausgleichszahlungen für Verpflegung und Unterkunft.

Bei einer Teilannullierung stehen Ihnen zudem wahlweise ein Rücktransfer zum Ausgangsflughafen oder passende Anschlussmöglichkeiten zu. 

Ist ein vergleichbarer Flug nicht verfügbar, bieten manche Fluggesellschaften andere, sogenannte „zumutbare Transportmittel” an, wie eine alternative Zugfahrt. Dabei wird beachtet, dass das alternative Transportmittel in seiner Reisedauer und Anstrengung nicht zu sehr vom ursprünglichen Reiseplan abweicht.

Achten Sie in diesen Fällen, vor allem bei eigenständiger Umbuchung, darauf, stets Rücksprache mit Ihrer Fluggesellschaft, Ihrem Reiseveranstalter und Ihrem Unternehmen zu halten. 

Lassen Sie sich in diesem Prozess auch jeden Erstattungszuspruch und jede Genehmigung schriftlich ausstellen. Auf diese Weise garantieren Sie, dass Sie im Falle weiterer Unregelmäßigkeiten jederzeit abgesichert sind und darüber hinaus über Nachweise verfügen, die Sie später einreichen können.

4. Sammeln Sie wichtige Belege und Nachweise

Erfassen Sie alle relevanten Unterlagen und Quittungen Ihrer Reise, wie z. B.  Buchungsbestätigungen, Bordkarten und Verpflegungsnachweise. Halten Sie zudem Ihre Ankunfts- und Wartezeiten, sowie die Kommunikationswege, über die Sie von den Flugplanänderungen erfahren haben, fest, um später Entschädigungen geltend machen zu können.

5. Erkundigen Sie sich nach Ihrem Entschädigungsanspruch

Die EU-Fluggastrechteverordnung 261/2004 sichert Ihnen fast immer eine Umbuchung oder die Rückerstattung Ihres Ticketpreises zu – selbst dann, wenn Ihnen wegen einer Überbuchung die Beförderung verweigert wird. Umso wichtiger ist es, dass Sie genau wissen, wann die Fluggesellschaft Ihnen eine Entschädigung schuldet und wann außergewöhnliche Umstände vorliegen, bei denen die Fluggesellschaft keine Ausgleichszahlung leisten muss. 

• Für Personalmangel, operationelle Gründe, technische Defekte und Schwierigkeiten an Flughäfen trägt die Fluggesellschaft in der Regel die Verantwortung. 
• Extremes Wetter, Naturkatastrophen oder bestimmte Warnhinweise hingegen werden als außergewöhnliche Umstände eingestuft. 
• Streiks gelten nur dann als außergewöhnlich, wenn sie nicht vom eigenen Bord- oder Flugpersonal ausgehen (z. B. bei Streiks des Bodenpersonals oder der Fluglots:innen).

Müssen Sie mehr als 14 Tage vor dem eigentlichen Starttermin auf einen Ersatzflug verzichten, erhalten Sie in der Regel zwar Ihr Geld zurück, aber eine Ausgleichszahlung von 250 € bis 600 € steht Ihnen nur zu, wenn kein „außergewöhnlicher Umstand“ vorliegt. 

Wird Ihr Flug dagegen weniger als 14 Tage vorher storniert, haben Sie Anspruch auf diese Ausgleichsleistung, es sei denn, die Fluggesellschaft kann Ihnen kurzfristig eine Alternative anbieten, die höchstens zwei Stunden früher abfliegt und nicht mehr als vier Stunden später ankommt.

Werden Sie 7 bis 14 Tage vor Abflug informiert, kann sich Ihr Anspruch verringern, wenn der Ersatzflug höchstens zwei Stunden vor der ursprünglichen Startzeit losgeht und maximal vier Stunden später landet. 

Erhalten Sie die Absage weniger als sieben Tage vor Abflug, mindert sich bzw. entfällt die Entschädigung, wenn das Alternativangebot höchstens eine Stunde früher losfliegt und binnen zwei Stunden nach der ursprünglich vorgesehenen Ankunftszeit landet. Dafür muss die Fluggesellschaft außerdem außergewöhnliche Umstände als Ursache nachweisen können.

Auch bei Verspätungen lohnt sich ein genauer Blick auf Ihre Rechte: Kommen Sie über drei Stunden verspätet an Ihrem Endziel an, können zwischen 125 € und 600 € fällig werden – abhängig von der Flugstrecke und davon, wie sehr Sie die Verzögerung trifft. 

Sind es hingegen mehr als fünf Stunden Verspätung, dürfen Sie sogar vom Flug zurücktreten und bekommen Ihren Ticketpreis vollständig erstattet. Übrigens gilt auch eine Vorverlegung um mehr als eine Stunde laut Europäischem Gerichtshof als Annullierung. In jedem Fall muss die Erstattung des Flugpreises innerhalb von sieben Tagen erfolgen.

Achten Sie letztendlich darauf, dass Sie Ihre Ansprüche stets selbst geltend machen müssen. Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, kann Ihr Unternehmen zwar Schadenersatz nach dem Montrealer Übereinkommen fordern – etwa für entgangene Umsätze, verlorene Arbeitszeit oder Vertragsstrafen –, dafür müssen aber konkrete Schäden nachgewiesen werden. 

Dieser Anspruch ist pro Fluggast derzeit auf knapp 5.900 € begrenzt. Ob Sie als arbeitnehmende Person die Ausgleichszahlung einbehalten dürfen oder an Ihren Arbeitgeber abführen müssen, hängt von Ihren internen Vereinbarungen ab, beispielsweise aus Ihrer Reiserichtlinie oder dem Arbeitsvertrag.

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie sich für die Zukunft wappnen wollen, empfiehlt es sich, Verspätungen schriftlich bestätigen und sich die Ursache des Flugausfalls genau offenlegen zu lassen. So können Sie bei Bedarf schnell und zielgerichtet reagieren, wenn es um die Rückzahlung Ihres Ticketpreises oder um eine angemessene Ausgleichszahlung geht.

6. Kümmern Sie sich um eine Unterkunft und genügend Verpflegung

Wenn Sie aufgrund eines Flugausfalls einen längeren Flughafenaufenthalt haben, haben Sie Anspruch auf Betreuungsleistungen. Fragen Sie bei Ihrer Fluggesellschaft nach entsprechenden Gutscheinen oder Erstattungen. Diese Betreuungsleistungen stehen Ihnen auch dann zu, wenn sich Ihr regulärer Flug verspätet. Art und Umfang der Leistungen hängen in diesen Fällen vom Zeitpunkt der Flugplanänderung, von der Länge der Wartezeit sowie von der Flugdistanz ab.

Zu den Betreuungsleistungen zählen:

• Verpflegung
• Unterbringung in einem Hotel bei Wartezeiten über Nacht
• Transfer zum Hotel und zurück zum Flughafen

7. Informieren Sie rechtzeitig Ihre geschäftlichen Kontakte

Reisezeiten im Rahmen einer Geschäftsreise können unter bestimmten Voraussetzungen als Arbeitszeit gelten. Falls Sie am Flughafen die nötige Ausstattung zur Verfügung haben, kann es sinnvoll sein, diese Wartezeit bereits für berufliche Aufgaben zu nutzen. So lassen sich potenzielle Terminengpässe verringern und mögliche Auswirkungen auf das Unternehmen reduzieren.

Dazu zählt auch eine proaktive Kommunikation über Ihren Flugausfall/Ihre Flugverspätung gegenüber geschäftlichen Kontakten, mit denen Sie an diesem Tag Termine vereinbart oder Deadlines kommuniziert haben. Dies zeigt Professionalität und ermöglicht es allen Beteiligten, sich auf die neue Situation einzustellen.

8. Nutzen Sie Ihre Reiseversicherung

Die bestmögliche Vorbereitung auf Flugausfälle beginnt schon bei der Buchung. Mit einer Reiseabbruchversicherung sind Sie gegen Annullierungen durch die Fluggesellschaft abgesichert – auch wenn außergewöhnliche Umstände dafür verantwortlich sind.

Ebenso empfehlenswert ist der Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung, falls Sie aus persönlichen oder geschäftlichen Gründen vom Vertrag zurücktreten müssen. Prüfen Sie dabei stets, welche Leistungen abgedeckt sind, damit Sie im Ernstfall nicht auf unerwarteten Kosten sitzenbleiben.

Falls Sie bereits eine Reiseversicherung abgeschlossen haben, sollten Sie vorab genau klären, welche Ansprüche bei Flugausfällen geltend gemacht werden können.

Manche Policen übernehmen beispielsweise zusätzliche Ausgaben und unterstützen Sie bei der Organisation neuer Reiseverbindungen oder Unterkünfte. So sind Sie nicht nur finanziell abgesichert, sondern profitieren bei Bedarf auch von professioneller Hilfe, um Ihre Geschäftsreise trotz etwaiger Störungen erfolgreich fortzusetzen.

9. Wählen Sie professionelle Reisemanagement-Tools wie Navan

Eine zuverlässige Reiseplanung ist entscheidend, um Komplikationen wie Flugausfälle möglichst zu vermeiden oder bei Bedarf schnell auf alternative Routen auszuweichen.

Navan hilft Ihnen bereits bei der Buchung und bietet zugleich im Falle von Annullierungen flexible Lösungen an, damit Ihre Geschäftsreise nicht ins Stocken gerät. Profitieren Sie von umfassenden Services, die von der Flugbuchung bis hin zur spontanen Umbuchung reichen, und minimieren Sie unnötige Wartezeiten sowie Kosten.

Fazit

Flugausfälle sind frustrierend, müssen jedoch nicht zum Chaos führen. Mit einer strukturierten Vorgehensweise, dem Wissen um Ihre Fluggastrechte und modernen Reisemanagement-Systemen wie Navan können Sie auch unerwartete Situationen souverän meistern.

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