Notre top des solutions de gestion des voyages d’affaires

Introduction

Alors que 67% des entreprises prévoient d’augmenter leur budget voyages d’affaires en 2025, adopter une solution de gestion des déplacements professionnels devient un investissement stratégique pour toute entreprise. Pourtant, cette étude réalisée par Navan en partenariat avec Skift montre que de nombreuses structures continuent d’utiliser des plateformes de gestion des déplacements et des notes de frais obsolètes, maintenant élevé les risques d’erreurs et de dépassements budgétaires.

Face à ces défis, les solutions de nouvelle génération proposent une prise en charge intégrale du voyage d’affaires, associant automatisation intelligente, analyses en temps réel et ergonomie optimisée. Les entreprises qui passent à ces outils constatent une baisse significative de leurs coûts, tout en améliorant la satisfaction de leurs collaborateurs.

Mais comment trouver la solution la plus adaptée à votre entreprise, parmi toutes celles présentes sur le marché ? Notre analyse de ces cinq plateformes vous aidera à faire un choix éclairé, pour un retour sur investissement rapide.

Qu'est-ce qu’une solution de gestion des voyages d’affaires ?

Une solution de gestion des voyages d’affaires est une plateforme tout-en-un qui permet aussi bien d’organiser les déplacements professionnels que de suivre les dépenses qui en sont liées. Elle centralise l’ensemble du processus : de la réservation à la réconciliation des factures, en passant par l’application des politiques internes et l'analyse en temps réel des dépenses.

Cette technologie répond à trois grands enjeux :

→ Simplification des réservations et accès à des tarifs hôteliers d’entreprise

→ Automatisation du suivi des dépenses et conformité avec la politique de voyage interne

→ Sécurisation des voyageurs grâce à un dispositif de vigilance renforcée

Pour les équipes comptabilité et finance, les collaborateurs en déplacement et les responsables de la gestion des voyages, ces outils nouvelle génération conjuguent efficacité opérationnelle et maîtrise des coûts, offrant une réelle transformation de l’expérience professionnelle en déplacement.

1. Navan

Depuis sa création en 2015, Navan s’est frayée une place de leader dans l’industrie et compte des milliers de clients à travers le monde, illustrant la robustesse de son écosystème. Grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle au cœur de ses fonctionnalités, la plateforme se démarque aussi bien pour la réservation des voyages que pour le suivi en temps réel des déplacements et la gestion automatisée des dépenses. Cette approche (vraiment) tout-en-un s’adapte à la fois aux besoins des PME et aux exigences des grands groupes, tout en proposant une interface intuitive.

L’automatisation des tâches administratives réduit considérablement la charge de travail, libérant ainsi les équipes pour des missions à plus forte valeur ajoutée. Le tableau de bord intelligent, qui agrège les données en temps réel, facilite l’identification des dépassements budgétaires et la mise en conformité rapide avec la politique de voyage de l’entreprise. Côté éco-responsabilité, Navan propose une vision précise de l’empreinte carbone, incluant un rapport détaillé sur les émissions de CO₂ liées aux vols, afin de soutenir les entreprises dans leurs ambitions RSE.

Pour les directions financières et les responsables voyages, les configurations avancées de Navan peuvent générer des économies de 20 % à 30 % sur le budget déplacement, tout en garantissant une excellente conformité interne. Preuve de sa pertinence, la plateforme est notée 4,7/5 sur G2, confirmant son statut de solution hautement appréciée des utilisateurs.

2. Egencia

Rachetée par American Express Global Business Travel, Egencia se déploie dans plus de 60 pays et collabore avec des milliers de fournisseurs à travers le monde. Son service multilingue en fait une bonne option pour les entreprises internationales, tandis que ses nombreux partenariats stratégiques élargissent le choix des voyageurs, qu’il s’agisse de vols long-courriers ou d’options ferroviaires régionales.

Au-delà de la simple réservation, la plateforme propose une analyse budgétaire détaillée et la possibilité de mettre en place des politiques de voyage complexes, garantissant un contrôle en temps réel sur les dépenses. Les fonctionnalités de suivi des collaborateurs et de protection des voyageurs (alertes, assistance, localisation) permettent aux responsables de surveiller l’ensemble des itinéraires, de détecter rapidement les dépassements et d’ajuster la stratégie pour réduire les coûts et assurer la sécurité.

3. Fair Jungle

Plutôt pensée pour les voyages de courte durée en Europe, Fair Jungle met l’accent sur la simplicité d’utilisation. Son interface épurée et son moteur de réservation multi-opérateurs facilitent la planification des déplacements, même pour les profils les moins aguerris. Grâce à des règles d’automatisation avancées, la plateforme ajuste en temps réel les politiques de voyage et envoie des alertes en cas d’anomalie ou de dépassement budgétaire.

Côté responsabilité environnementale, Fair Jungle propose un calcul automatique des émissions de CO₂ pour chaque trajet, et des scénarios d’optimisation pour réduire l’empreinte carbone. Les dépenses sont présentées de manière segmentée, permettant aux comptables comme aux managers d’identifier rapidement les postes les plus coûteux et d’agir en conséquence.

4. SAP Concur 

Fort de sa présence dans le monde entier, l’interface de SAP Concur, disponible en français, répond aux exigences des entreprises de toute taille. Les utilisateurs peuvent réserver, valider et suivre les dépenses sur un seul portail, réduisant les risques d’erreurs.

Le point fort de SAP Concur réside dans son intégration avec la suite SAP et divers logiciels de comptabilité ou d’ERP externes. Cette compatibilité garantit une consolidation des données pour mieux prévoir et optimiser le budget voyages. De plus, la plateforme offre des fonctions de reporting avancée.

5. Wagram Voyages

Wagram Voyages se positionne comme un acteur engagé dans la gestion éco-responsable des voyages d’affaires, avec une couverture à l’échelle mondiale grâce à un réseau de partenaires locaux et internationaux. Outre les réservations de vols et d’hôtels, la plateforme met en avant des alternatives moins émissives, comme le train ou les hébergements éco-labellisés, contribuant à diminuer l’empreinte carbone liée aux déplacements professionnels.

En plus de négocier des tarifs préférentiels et des offres dédiées, Wagram Voyages introduit un calcul d’empreinte carbone en temps réel, étayé par la possibilité de compenser ces émissions via des projets certifiés ISO 14064. 

De l’importance de choisir une solution adaptée à son entreprise

Les groupes de grande envergure ont souvent besoin d’intégrations avancées (ERP, comptabilité, etc.), de rapports détaillés et de la possibilité de configurer des politiques de voyage complexes à l’échelle internationale. La sécurité des données et l’accompagnement sur mesure sont également cruciaux pour optimiser leurs flux de déplacements et respecter des contraintes budgétaires importantes.

Les TPE et PME privilégient la simplicité de déploiement et d’utilisation. Un outil ergonomique, aisément paramétrable et accompagné d’un support adapté, leur permet de centraliser rapidement les réservations et les dépenses. La visibilité en temps réel sur les coûts et la maîtrise du budget demeurent essentielles, sans recourir à des intégrations techniques complexes.

Deux fonctionnalités qui vont vous changer la vie

Personnalisation pilotée par l’IA

Les plateformes intégrant l’intelligence artificielle fournissent des recommandations de voyage adaptées aux préférences et aux habitudes de chaque collaborateur. Elles détectent également les dépassements ou les opportunités d’optimisation et suggèrent instantanément les offres les plus pertinentes, améliorant l’expérience utilisateur tout en faisant gagner un temps précieux.

Analyses de données en temps réel

Grâce à un traitement instantané des données, les responsables bénéficient d’une vision détaillée des coûts et des déplacements. Ils peuvent ainsi repérer rapidement tout dépassement budgétaire et ajuster leur politique de voyages selon l’évolution des tarifs et des comportements. Cette surveillance continue facilite la prise de décision et renforce la capacité d’adaptation de l’entreprise.

FAQ

Comment une solution de gestion des voyages d’affaires aide-t-elle à réaliser des économies ?

En offrant une vision plus globale de l’ensemble des dépenses et en automatisant les tâches de validation. Les tarifs négociés sont directement accessibles lors de la recherche de solutions de transport ou d’hébergement, diminuant ainsi le risque de dépassements. L’outil centralise ensuite les données financières, permettant de repérer et de corriger rapidement toute dérive budgétaire.

Qu’est-ce qui est essentiel lors du choix d’une solution de gestion des déplacements professionnels ?

L’ergonomie pour les utilisateurs, la souplesse de configuration des politiques internes et la capacité à s’intégrer aux systèmes financiers existants (ERP, comptabilité, etc.) sont des critères clés. Ces éléments garantissent une adoption sereine de l’outil et une gestion optimale des processus de réservation et de dépenses.

Comment la sécurité des voyageurs est-elle prise en compte ?

La plupart de ces plateformes intègrent un système de localisation en temps réel et des alertes pour prévenir les voyageurs en cas de risques dans la zone visitée. Les responsables peuvent alors adresser des consignes de sécurité ou modifier l’itinéraire en fonction des circonstances.

Est-il possible de connecter ces solutions à d’autres logiciels de gestion financière ?

Oui, la majorité d’entre elles disposent d’API et de connecteurs conçus pour s’interfacer avec les principaux logiciels de comptabilité ou ERP. Cette synchronisation simplifie le flux de données, évite les saisies répétitives et limite considérablement les erreurs.

Conclusion

Les déplacements professionnels représentent un enjeu financier et opérationnel majeur pour toutes les entreprises. Les solutions de gestion des voyages présentées ici se distinguent chacune par des atouts uniques : simplicité d’utilisation, automatisation poussée, intégration fluide ou encore réduction de l’empreinte carbone. 

En optant pour la plateforme la plus en phase avec les attentes de votre entreprise, vous réaliserez non seulement des économies substantielles, mais vous améliorerez sans aucun doute la gestion des déplacements et la satisfaction de vos équipes.

Découvrez comment Navan peut aider votre entreprise à adopter des réflexes écologiques pour vos voyages d'affaires et à atteindre vos objectifs de développement durable. Planifiez sans attendre une démo avec notre équipe commerciale.