Voyages d'affaires et notes de frais : les termes à connaître

Que vous soyez un spécialiste des voyages d'affaires et des notes de frais ou que vous débutiez dans ce domaine, vous trouverez sur cette page toutes les notions importantes et des informations utiles pour mieux comprendre le marché et ses spécificités.

A

Une agence de voyages est une entreprise spécialisée dans la planification et la réservation de différents aspects des voyages d'affaires ou de loisirs, tels que les transports, les hébergements, les activités sur place et parfois la gestion des dépenses associées.
Une agence de voyages d'affaires est une entreprise spécialisée dans la planification, la réservation et la gestion des aspects logistiques des déplacements professionnels, offrant des services sur mesure pour optimiser les coûts et améliorer l'expérience des voyageurs d'affaires.
Une application de gestion des dépenses est un outil numérique conçu pour aider les entreprises à suivre, contrôler et analyser de manière efficace les dépenses engagées par leurs employés, facilitant ainsi la gestion des budgets et la conformité aux politiques de dépenses.
L'assistance voyageurs est un service dédié aux professionnels en déplacement qui offre un soutien 24/7 en cas d'urgence médicale, de perte de documents de voyage ou de modifications nécessaires de leurs arrangements de voyage, garantissant ainsi sécurité et tranquillité d'esprit pendant leurs voyages d'affaires.
L'assurance maladie à l'étranger est une protection essentielle pour couvrir les frais médicaux inattendus lors de voyages professionnels hors du pays d'origine, garantissant ainsi la sécurité et la sérénité des voyageurs d'affaires.
L'assurance rapatriement est une garantie essentielle dans les polices de voyage, couvrant les frais liés au retour de l'assuré dans son pays d'origine pour des raisons médicales graves ou après son décès.
Une assurance voyage d'affaires est une couverture conçue spécialement pour protéger les employés contre les imprévus et les risques liés aux déplacements professionnels, incluant les accidents, les retards de voyage, les problèmes de santé à l'étranger, et la perte de bagages.
L'autopartage est un modèle de service de mobilité qui permet aux utilisateurs d'accéder à une flotte de véhicules sur une base temporaire, souvent utilisé par les entreprises pour réduire les coûts et augmenter la flexibilité dans la gestion des déplacements professionnels.
Une autorisation de voyage est un document ou une procédure formelle requise pour confirmer qu'un employé a reçu l'autorisation de son entreprise pour entreprendre un voyage d'affaires, garantissant ainsi que les dépenses associées sont conformes à la politique interne de gestion des frais professionnels.
Une avance de frais désigne le montant octroyé à un employé par son entreprise avant un déplacement professionnel, afin de couvrir les dépenses imminentes liées à ce voyage, telles que l'hébergement, la restauration ou les transports.
Une avance en espèces est un montant prépayé fourni aux employés pour couvrir les frais anticipés d'un voyage d'affaires, qu'ils doivent justifier ensuite à travers des reçus ou une note de frais pour garantir la conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise.
L'avance sur frais désigne une somme d'argent allouée par une entreprise à ses employés avant un déplacement professionnel ou une mission, afin de couvrir les dépenses prévisibles telles que l'hébergement, la restauration et les transports.

B

Le terme bleisure est un néologisme issu de la fusion des mots anglais "business" (affaires) et "leisure" (loisir), et désigne un type de voyage d’affaires dans lequel le voyageur combine obligations professionnelles et activités de détente ou touristiques.
Le budget voyage désigne l'estimation préalable des coûts totaux associés à un déplacement professionnel, incluant les frais de transport, d'hébergement, de restauration et autres dépenses annexes, permettant ainsi une gestion financière efficace et prévoyante des voyages d’affaires.

C

La capture des reçus désigne le processus de numérisation et d'enregistrement des reçus papier grâce à un dispositif mobile ou scanner, permettant une gestion simplifiée et efficace des justificatifs de dépenses lors des voyages d'affaires.
Une carte affaires, aussi appelée carte corporate, est un outil financier dédié aux professionnels, offrant aux entreprises une solution pratique pour gérer les dépenses liées aux voyages d'affaires et simplifier le suivi comptable des frais professionnels.
Une carte de crédit professionnelle est un outil de paiement délivré aux employés pour simplifier les dépenses liées aux activités professionnelles, en permettant une gestion transparente et efficace des coûts liés aux voyages d'affaires et autres frais professionnels.
La Carte Grand Voyageur est un programme de fidélité proposé par la SNCF, permettant aux voyageurs fréquents de bénéficier de services exclusifs et de récompenses lors de leurs déplacements en train en France.
Le centre de coûts est une unité spécifique au sein d'une entreprise dans laquelle les coûts des activités menées sont suivis et analysés pour optimiser la gestion des dépenses et améliorer l'efficacité opérationnelle, notamment en ce qui concerne les voyages d'affaires et les frais professionnels.
La classe affaires désigne une catégorie de service sur les vols commerciaux ou les trains, offrant des équipements et des services supérieurs, conçue spécifiquement pour les professionnels qui voyagent pour affaires, alliant confort et fonctionnalité pour rendre leur trajet aussi productif que possible.
La classe de vol représente le niveau de confort et de services offerts à un passager lors d'un voyage aérien, généralement classifié en différentes catégories telles que économique, affaires ou première classe, chacune proposant des prestations et des tarifs différents adaptés aux besoins spécifiques des voyageurs d'affaires.
La classe économique, souvent la plus abordable et standard sur les vols commerciaux, offre des services spécifiques en matière de confort et de commodités et est particulièrement adaptée aux voyageurs d'affaires recherchant une option économique pour leurs déplacements professionnels.
La compensation carbone est une méthode utilisée par les entreprises pour contrebalancer leurs émissions de gaz à effet de serre générées par les voyages d'affaires en investissant dans des projets écologiques qui réduisent ou captent les émissions de CO2, tels que la reforestation ou les parcs éoliens.
Les compétences interculturelles désignent la capacité à communiquer efficacement et à interagir avec respect et compréhension entre personnes de différentes cultures, un atout essentiel dans le monde globalisé des voyages d'affaires.
Dans le contexte de la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais, la conformité se réfère au respect des politiques internes de l'entreprise ainsi qu'aux régulations légales en vigueur, afin d'assurer que toutes les dépenses effectuées sont justifiées et correctement approuvées.
La conservation des reçus est une pratique cruciale en gestion des frais professionnels, permettant de justifier les dépenses lors de la soumission de rapports de frais et de respecter les exigences comptables et fiscales.
La conversion de devises désigne le processus de changement d'une monnaie en une autre pour faciliter les transactions et la gestion des dépenses lors de voyages d'affaires internationaux, permettant ainsi une comptabilité précise et simplifiée.

D

Dans le contexte des voyages d'affaires, une demande de voyage est un document ou un formulaire soumis par un employé pour obtenir l'approbation préalable de son entreprise concernant les détails et les coûts prévisionnels d'un déplacement professionnel, garantissant ainsi la conformité avec la politique de voyage interne.
Un déplacement professionnel désigne tout voyage effectué par un employé pour des raisons liées à son travail, incluant les rendez-vous clientèle, les conférences et les formations, et requiert souvent une gestion rigoureuse des réservations et des dépenses associées.
Le devoir de diligence en matière de voyages d'affaires fait référence à l'obligation légale qu'ont les entreprises de garantir la sécurité et le bien-être de leurs employés lorsqu'ils sont en déplacement professionnel.

E

L'empreinte carbone des déplacements professionnels désigne la quantité totale de gaz à effet de serre générée par les voyages d'affaires, incluant les transports aériens, terrestres et maritimes, essentielle à calculer pour les entreprises soucieuses de réduire leur impact environnemental.
L'étiquette des affaires fait référence à l'ensemble des normes de conduite professionnelle et des bonnes manières à adopter lors de rencontres ou interactions d'affaires, essentielles pour établir et maintenir d'excellentes relations professionnelles et garantir des échanges réussis dans un contexte international ou local.
L'expatriation longue durée se réfère à la situation dans laquelle un employé est envoyé travailler à l’étranger pour une période prolongée, généralement pour plusieurs années, ce qui implique souvent des adaptations significatives tant sur le plan professionnel que personnel.

F

Les frais de déplacement représentent les dépenses engagées par les employés pour les voyages professionnels, incluant le transport, l'hébergement, la restauration et d'autres dépenses annexes, qui sont généralement remboursées par l'employeur conformément à la politique de l'entreprise.
Les frais de repas sont une catégorie de dépenses professionnelles qui couvre le coût des repas consommés par les employés lors de voyages d'affaires ou de missions professionnelles, remboursables selon les politiques de l'entreprise.
Les frais de taxi représentent les coûts supportés par les employés ou les entrepreneurs lorsqu'ils utilisent des taxis pour les déplacements professionnels, souvent remboursés par l'entreprise dans le cadre de la politique de gestion des dépenses de voyage.

G

Un GDS (Global Distribution System) est une plateforme technique qui connecte les fournisseurs de services de voyage (compagnies aériennes, hôtels, location de voiture, etc.) aux agences de voyages, facilitant ainsi la réservation de billets, de chambres et d'autres services nécessaires aux voyageurs d'affaires.
La gestion des dépenses fait référence au processus de suivi, de contrôle et d'analyse des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leur activité professionnelle, afin d'assurer une utilisation optimale des ressources financières de l'entreprise.
La gestion des déplacements professionnels consiste à planifier, organiser et coordonner les voyages d'affaires des employés afin d'optimiser les dépenses, d'assurer la conformité avec la politique de l'entreprise et d'améliorer l'expérience globale du voyageur.
La gestion des voyages d'affaires désigne le processus d'organisation, de réservation et de suivi des déplacements professionnels, incluant la planification des itinéraires, la réservation des transports et des logements, ainsi que la gestion des dépenses associées, dans le but d'optimiser les coûts et d'améliorer l'efficacité pour les entreprises.

I

Une indemnité d'expatriation est une allocation versée par les employeurs aux salariés envoyés à l'étranger pour compenser les inconvénients liés à l'expatriation et couvrir les frais supplémentaires de vie dans un autre pays.
Les indemnités journalières désignent les montants alloués aux employés pour couvrir les frais quotidiens engagés lors de déplacements professionnels, tels que les repas, l'hébergement et le transport, généralement définis par des barèmes spécifiques à l'entreprise ou conformes à la réglementation fiscale en vigueur.
Les indemnités kilométriques désignent le remboursement des frais de déplacement en voiture personnelle accordé aux employés sur la base d'un tarif par kilomètre parcouru, fixé chaque année par l'administration fiscale française.
Un inventaire de voyage désigne la liste complète des éléments nécessaires ou utilisés pour un voyage d'affaires, incluant les réservations de transport, l'hébergement, les équipements et les documents de voyage essentiels, afin d'optimiser l'organisation et la gestion des déplacements professionnels.

J

Un justificatif de dépenses est un document essentiel qui prouve l'engagement des fonds par un employé pour des dépenses admissibles dans le cadre professionnel, requis pour le remboursement ou la comptabilité fiscale.

L

Une location de voiture désigne un service permettant aux voyageurs d'affaires de louer des automobiles pour une durée déterminée, leur offrant ainsi flexibilité et autonomie lors de leurs déplacements professionnels.

M

Une mission de courte durée désigne un déplacement professionnel temporaire, généralement inférieur à quelques semaines, durant lequel un salarié effectue des tâches spécifiques pour son entreprise, souvent dans un lieu éloigné de son poste de travail habituel.

N

La NDC (New Distribution Capability) est un standard de l'IATA visant à moderniser la distribution et la vente de services aériens aux entreprises et consommateurs en facilitant l'accès direct aux inventaires des compagnies aériennes avec plus de personnalisation et de clarté dans les offres de voyages.
Les nomades numériques sont des professionnels qui utilisent les technologies numériques pour travailler à distance tout en voyageant, combinant flexibilité géographique et obligations professionnelles.
Une note de frais est un document utilisé par les employés pour obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre de leur activité professionnelle, telles que les voyages d'affaires, incluant généralement les reçus et une description détaillée des dépenses.

O

Un OBT (Online Booking Tool) est une plateforme digitale utilisée par les entreprises pour faciliter la réservation en ligne de tous les aspects des voyages d'affaires, incluant les transports, l'hébergement et la location de voitures, tout en permettant une gestion rigoureuse des politiques de dépenses et une optimisation des coûts.
L'organisation de voyage désigne la planification et la coordination de tous les aspects d'un déplacement professionnel, incluant la réservation des vols, des hébergements, le transport sur place, ainsi que la gestion des itinéraires et des dépenses associées.

P

Un passeport est un document officiel délivré par le gouvernement, permettant à son titulaire de prouver son identité et sa nationalité, et de voyager à l'international. C'est donc un document essentiel pour les employés en déplacement à l'étranger.
Per diem : terme utilisé en gestion des voyages d'affaires pour désigner une allocation journalière destinée à couvrir les frais de repas des employés lors d'un déplacement professionnel, simplifiant ainsi la gestion des dépenses et la comptabilité.
Les plafonds de dépenses représentent les limites préétablies par une entreprise sur les montants que les employés peuvent dépenser pour différentes catégories de frais lors de voyages d'affaires, afin de contrôler les budgets et d'assurer la conformité aux politiques de dépenses de l'entreprise.
La planification de voyage consiste à organiser à l'avance les aspects clés d'un déplacement professionnel, tels que les réservations de vols, d'hébergements, le transport sur place et l'itinéraire, afin d'assurer une expérience fluide et efficace pour les voyageurs d'affaires.
Une politique de voyage est un ensemble de directives établies par une entreprise pour gérer les déplacements professionnels de ses employés, en incluant les critères de réservation, les limites de dépenses, et les procédures de remboursement afin d'optimiser les coûts et assurer la conformité aux règlementations internes.
Un portail de réservation en ligne est une plateforme numérique qui permet aux utilisateurs de planifier, réserver et gérer leurs déplacements professionnels et leurs hébergements facilement, offrant souvent des options intégrées pour le suivi des dépenses et la génération de rapports.
La première classe dans le contexte des voyages d'affaires se réfère au niveau de service le plus élevé et le plus confortable disponible, offrant des avantages supérieurs tels que plus d'espace pour les jambes, des sièges premium, une cuisine raffinée et un accès exclusif à des salons privés dans les aéroports.
La prise en charge des frais désigne le processus par lequel une entreprise rembourse les employés pour les dépenses engagées dans le cadre de leurs fonctions professionnelles, tels que les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration lors de voyages d'affaires.
Un programme de fidélité entreprise est un système conçu pour les sociétés qui permet de cumuler des points ou des avantages lors de déplacements professionnels, pouvant être échangés contre des vols, des séjours hôteliers ou d'autres récompenses, encourageant ainsi les employés à rester fidèles à certains prestataires de services de voyage.
Le programme de fidélité hôtelier est un système mis en place par les hôtels permettant aux voyageurs d'affaires de cumuler des points ou des avantages suite à leurs séjours, afin de bénéficier de réductions, de services exclusifs ou de nuits gratuites lors de leurs prochains déplacements.
Un programme de voyage désigne une stratégie organisée par une entreprise pour gérer et optimiser les déplacements professionnels, incluant souvent des politiques de réservation, des accords avec des prestataires de services de voyage, et des outils pour le suivi et le contrôle des dépenses liées aux voyages d'affaires.
Le programme grand voyageur fait référence aux programmes de fidélité proposés par les compagnies de transport (notamment les compagnies aériennes et ferroviaires) qui offrent des avantages et des récompenses aux voyageurs fréquents, tels que des surclassements, des accès aux salons VIP et des accumulations de points échangeables contre des services ou des vols gratuits.

R

Un rapport de notes de frais est un document détaillant les dépenses engagées par un employé lors d'un voyage ou d'une activité professionnelle, qui doit être soumis à l'entreprise pour approbation et remboursement.
Les reçus numériques désignent des versions électroniques de factures ou de tickets, souvent utilisés pour la gestion des dépenses en entreprise, permettant une meilleure organisation et un traitement accéléré des remboursements.
La réduction des coûts désigne les stratégies et mesures mises en place par une entreprise pour diminuer ses dépenses, notamment en optimisant les processus de gestion des voyages d'affaires et des frais professionnels, afin d'accroître l'efficacité et de maximiser les économies.
Les réglementations sanitaires désignent l'ensemble des lois et normes établies par les autorités sanitaires pour garantir la sécurité et la santé des voyageurs, notamment en ce qui concerne les vaccinations, les tests médicaux et les mesures de quarantaine, essentielles à connaître et respecter lors de la planification de voyages d'affaires.
La réservation d'hôtel désigne le processus de sélection et de confirmation d'un hébergement pour une ou plusieurs nuits dans un établissement hôtelier, souvent effectuée via des plateformes en ligne pour garantir un séjour lors d'un voyage d'affaires.
La réservation de vol est un processus permettant aux voyageurs d'affaires de réserver et de confirmer leurs sièges sur un vol spécifique, souvent via des plateformes en ligne, pour assurer leur déplacement vers leur destination de travail dans les meilleures conditions possibles.
Les réunions hybrides sont des réunions combinant participation physique et virtuelle, permettant une interaction flexible et efficace entre les employés présents au bureau et ceux travaillant à distance, optimisant ainsi la collaboration et la productivité dans les contextes professionnels modernes.
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une réglementation de l'Union européenne qui vise à protéger les données personnelles des individus et à garantir leur confidentialité, ce qui est crucial pour les entreprises, notamment dans la gestion des voyages d'affaires et des frais professionnels, où le traitement sécurisé des informations personnelles est essentiel.

S

La sécurité des voyageurs désigne l'ensemble des mesures et pratiques mises en place pour garantir la protection et la sûreté des employés en déplacement professionnel, minimisant ainsi les risques liés à leur santé, sûreté et bien-être tout au long de leur voyage.
Un séminaire d’entreprise est un événement organisé par une société qui réunit ses employés ou ses partenaires dans un cadre souvent extérieur aux locaux habituels de travail, dans le but de renforcer la cohésion d'équipe, de former le personnel, et d'élaborer des stratégies de développement.
Les services d'interprétation sont essentiels lors de voyages d'affaires internationaux, offrant une traduction orale instantanée pour faciliter la communication entre interlocuteurs de différentes langues, garantissant ainsi la clarté et l'efficacité des échanges professionnels.

T

Les tarifs négociés désignent des prix spéciaux obtenus par une entreprise auprès de fournisseurs de services de voyage, tels que les hôtels, compagnies aériennes ou agences de location de véhicules, accordés en échange de volumes de réservation garantis ou de la fidélité du client, permettant ainsi de réduire les coûts liés aux voyages d'affaires.
Une TMC, ou Travel Management Company, désigne une entreprise spécialisée dans la gestion des voyages d'affaires, offrant des services complets pour optimiser les processus de réservation, réduire les coûts et gérer les dépenses liées aux déplacements professionnels.
Le traitement automatisé des notes de frais est une solution technologique qui facilite la saisie, la gestion et le remboursement des dépenses professionnelles, permettant ainsi une meilleure efficacité et une réduction des erreurs administratives.
Les transports en commun font référence aux services de transport public tels que les bus, métros, trams et trains utilisés pour faciliter les déplacements des voyageurs d'affaires entre différents points d'intérêt dans une ville ou entre différentes villes, offrant une option économique et souvent plus écologique par rapport à l'usage de véhicules privés.

V

Les vaccins pour les voyages d'affaires sont des préparations immunisantes recommandées ou requises pour les professionnels se rendant dans des régions où certaines maladies infectieuses sont prévalentes, afin de garantir leur santé et leur sécurité durant leurs déplacements internationaux.
Un visa d'affaires est un document officiel délivré par un pays qui autorise un employé étranger à entrer et à séjourner temporairement sur son territoire pour participer à des activités dans le cadre de son activité professionnelle, telles que des réunions, des conférences ou des formations.
La visioconférence est une technologie qui permet la tenue de réunions virtuelles entre participants situés en différents endroits, utilisant des équipements audio et vidéo pour communiquer en temps réel, ce qui s'avère particulièrement utile pour les entreprises en réduisant les coûts et le temps associés aux déplacements.
Une visite client désigne le déplacement professionnel effectué par un employé pour rencontrer physiquement un ou plusieurs clients afin de discuter des affaires en cours, de présenter des produits ou services, ou de renforcer les relations commerciales.
Une voiture de fonction est un véhicule fourni par l'entreprise à un employé pour ses déplacements professionnels et parfois personnels, représentant à la fois un avantage en nature et un outil pratique pour faciliter la mobilité liée aux activités professionnelles.
Un voyage à l'étranger fait référence à tout déplacement professionnel qui implique de quitter le territoire national pour se rendre dans un autre pays, nécessitant souvent une planification approfondie des itinéraires, une gestion rigoureuse des dépenses et une conformité avec les politiques de voyage de l'entreprise.

Voyage d'affaires

Un voyage d'affaires désigne tout déplacement effectué par un salarié pour le compte de son entreprise dans le but de s'acquitter de missions dans le cadre de son activité professionnelle, telles que des réunions, des conférences ou des négociations commerciales, hors de son lieu de travail habituel.
Un voyage d'affaires durable désigne un déplacement professionnel qui privilégie des solutions respectueuses de l'environnement, telles que l'utilisation de transports en commun ou de véhicules électriques, et l'adoption de politiques visant à réduire l'empreinte carbone globale liée au voyage.
Un voyage d’équipe désigne un déplacement professionnel organisé pour un groupe de collaborateurs d'une entreprise afin de renforcer la cohésion, motiver les équipes ou participer à des événements spécifiques, tels que des formations, des conférences ou des réunions stratégiques.
Un voyage de formation désigne un déplacement professionnel organisé par une entreprise pour former ses employés, souvent dans une autre ville ou un autre pays, afin d'accroître leurs compétences et leur efficacité au travail.
Un voyage de team building désigne une sortie organisée par une entreprise pour encourager la cohésion d'équipe et renforcer les liens entre collègues, souvent à travers des activités collaboratives et des ateliers de développement professionnel hors du cadre habituel de travail.
Le voyage domestique désigne tout déplacement professionnel effectué à l'intérieur des frontières d'un même pays, sans nécessiter de franchir des frontières internationales.
Un voyage en avion désigne le déplacement d'un individu ou d'un groupe de personnes d'un lieu à un autre par avion. C'est une option rapide et efficace pour les professionnels qui ont besoin de se rendre à des réunions ou des conférences à l'international.
Un voyage en train désigne un déplacement effectué sur une distance plus ou moins longue à bord d'un train, un moyen de transport ferroviaire prisé pour sa rapidité, son confort et son moindre impact environnemental, particulièrement adapté aux voyages d'affaires grâce à la possibilité de travailler ou de se reposer efficacement durant le trajet.