Les bonnes pratiques pour assurer la sécurité des voyageurs d’affaires

Introduction 

La sécurité des voyageurs d’affaires est un sujet majeur pour les entreprises françaises qui envoient régulièrement leurs collaborateurs à l’étranger ou en déplacement sur le territoire. Risques sanitaires, circonstances politiques, catastrophes naturelles… Les voyageurs en déplacement professionnels sont susceptibles d’être confrontés à des difficultés ou des imprévus et il est du devoir de l’employeur d’assurer leur sécurité. Pour maîtriser chaque aspect du voyage d’affaires et anticiper les problèmes, les entreprises doivent adopter une approche préventive et réactive, protégeant autant la santé physique que mentale de leurs salariés.

Au-delà d’une obligation légale, l’adoption de protocoles adaptés renforce également la réputation de l’entreprise, démontrant sa capacité à assurer la sécurité de ses collaborateurs.

Dans cet article, vous découvrirez les éléments à prendre en compte pour élaborer des procédures de sécurité adaptées aux déplacements professionnels et mettre en place des mesures concrètes qui assurent le bien-être de vos employés et vous aident à remplir à 100 % votre devoir de diligence.

Sécurité des voyageurs d’affaires, quésaco ?

La sécurité des voyageurs d’affaires englobe l’ensemble des dispositifs d’assistance et de protection mis en place lorsque vos collaborateurs se déplacent pour le travail. Qu’il s’agisse de gérer une urgence (maladie, accident) ou de composer avec des spécificités locales (politique, climat, culture), définir un cadre clair dès la planification permet de réduire considérablement les risques et de garantir, à la fois, la santé et la sérénité de chacun.

Quelles stratégies adopter pour garantir une sécurité optimale ?

1. Bien évaluer les potentiels risques de la destination

Pour instaurer une politique de sécurité des voyages d'affaires efficace, il est important de commencer par une évaluation rigoureuse des risques inhérents à chaque destination. Pour ce faire, les travel managers peuvent s’appuyer sur les conseils de la section France Diplomatie du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, qui met régulièrement à jour ses alertes. 

Dans cette première étape, il est donc nécessaire d’identifier les risques sanitaires (épidémies locales, niveau de soins médicaux disponibles) et sécuritaires (conflits géopolitiques, zones à forte criminalité), sans négliger les particularités culturelles.

2. Former aux premiers secours et aux situations d’urgence

Il est essentiel d’initier vos collaborateurs aux gestes de premier secours et de leur enseigner les protocoles en cas d’urgence. Ainsi, en cas d’accident, de maladie ou de crise politique, ils pourront réagir rapidement et efficacement, limitant l’impact sur leur santé et celle de leurs collègues. Des scénarios de mise en situation (incendie, blessure grave, etc.) leur permettent de mieux appréhender les réflexes à adopter sur le terrain.

Dans le cas d’une urgence, dont médicale, la question du rapatriement peut être envisagée. Pour gérer au mieux ce type de situation, il est recommandé de souscrire à des assurances ou de collaborer avec des prestataires spécialisés capables de coordonner rapidement le retour du salarié dans son pays d’origine ou vers un établissement de soins adapté. 

Au-delà de cette préparation médicale et logistique, il est important de sensibiliser les salariés aux spécificités locales : coutumes, valeurs, risques politiques ou menaces naturelles potentielles. Enfin, l’apprentissage de bonnes pratiques quant à la cybersécurité (notamment lors de l’utilisation de réseaux Wi-Fi publics) est indispensable pour protéger les données sensibles de l’entreprise.

3. Ne pas négliger la santé mentale

La santé mentale est un élément essentiel de la sécurité des voyageurs d’affaires, car le stress lié aux déplacements fréquents, le décalage horaire ou l’éloignement familial peuvent rapidement altérer leur vigilance. Sans accompagnement adéquat, des tensions psychologiques peuvent se développer, notamment si la communication entre l’employé en déplacement et le siège de l’entreprise manque de fluidité. Dans cette optique, il est fortement conseillé de proposer un accès à un numéro d’urgence 24/7, de mettre en place des canaux de dialogue sécurisés et, si besoin, de recourir à une assistance psychologique. Cette approche préventive favorise le bien-être du collaborateur et contribue à une gestion plus sereine des risques.

Les avantages de la mise en place de protocoles de sécurité 

1. Respect du devoir de diligence

En France, la loi impose aux employeurs un devoir de protection envers leurs salariés, y compris lorsqu’ils sont en déplacement. La mise en place de protocoles de sécurité est donc non seulement un choix stratégique, mais aussi une obligation légale. En sensibilisant chaque collaborateur aux risques possibles et en détaillant les démarches à suivre en cas de problème, l’entreprise s’assure de remplir pleinement son devoir de diligence. 

2. Bien-être des voyageurs

Adopter des mesures de sécurité, clairement définies et régulièrement mises à jour, c’est d’abord offrir aux collaborateurs des conditions de voyage sereines. Lorsqu’un salarié se sent soutenu par son entreprise, il aborde ses déplacements professionnels avec davantage de confiance et de motivation. Il peut ainsi se concentrer pleinement sur ses missions, sans craindre des incidents mal anticipés ou un manque de soutien en cas de difficultés. 

3. Réduction des pertes financières en cas d’imprévus

Les incidents imprévus, allant de l’annulation d’un vol à l’apparition d’une crise sanitaire, peuvent entraîner des coûts directs et indirects élevés pour l’organisation. En anticipant ces perturbations via des protocoles de sécurité, l’entreprise agit sur plusieurs fronts : diminution du risque de sinistres coûteux (hospitalisations, rapatriements d’urgence), limitation des retards dans les projets et préservation de la productivité. À terme, disposer de procédures claires et d’une équipe réactive se traduit par une meilleure maîtrise du budget dédié aux voyages et par une plus grande résilience en cas de problème.

Les étapes clés pour élaborer un plan de sécurité des voyages d'affaires

1. Analyser les dispositifs existants 

La première étape pour mettre en place une stratégie de sécurité solide consiste à évaluer les dispositifs déjà en vigueur. Il s’agit d’examiner de près les politiques de déplacement, les assurances ou encore les protocoles de sensibilisation existants. Cette analyse permet de relever les éventuelles lacunes afin de les corriger rapidement. L’objectif est d’assurer une couverture adaptée pour tous les collaborateurs, en tenant compte des différents types de missions et des contraintes spécifiques de chaque secteur d’activité. 

2. Établir un plan en fonction des niveaux de risque 

Après l’analyse initiale, il convient de classer les destinations selon leur niveau de risque, qu’il s’agisse de voyages réguliers ou exceptionnels. Par exemple, un salarié se rendant dans une zone sensible aura besoin de consignes plus détaillées sur les mesures à prendre en cas de manifestations ou de conditions sanitaires instables. Identifier clairement chaque degré de risque permet d’adapter les procédures en termes de sécurité, de communication et de soutien psychologique. 

3. Assurer un suivi continu

Outre la mise en place de sessions de formation ou de conseils relatifs aux cybermenaces préalables au départ, une fois le collaborateur sur le terrain, l’entreprise doit assurer un suivi régulier, recueillir les retours d’expérience et mettre à jour, si nécessaire, les dispositifs de sécurité en voyages d’affaires. Pour ce faire, il est essentiel de désigner des responsables chargés de s’assurer du bon déroulement du déplacement, disponible pour agir en cas de besoin.

Comment la technologie aide à assurer la sécurité en voyages d’affaires ?

L’ère numérique offre des outils puissants pour améliorer la sécurité lors des voyages d’affaires. Les plateformes de gestion des déplacements professionnels, comme Navan par exemple, centralisent les informations pertinentes et permettent aux travel managers de surveiller en temps réel l’évolution des événements pouvant affecter un itinéraire. Grâce à la géolocalisation intégrée, il devient également plus facile de situer un employé sur le terrain et d’intervenir rapidement en cas de besoin.

Au-delà de cette surveillance, la prédiction des risques représente un atout majeur. Les algorithmes collectent et analysent des données variées — conditions météorologiques, tendances sociales ou encore alertes sanitaires — pour anticiper au mieux les aléas éventuels. 

Navan, le précieux compagnon de route de vos employés 

Navan n’est pas juste une plateforme de gestion des réservations de voyages et du suivi des dépenses. C’est une solution d’accompagnement global de vos collaborateurs en déplacement, proposant notamment des analyses de risques, un suivi en temps réel et un support disponible 24/7 pour faire face à toute urgence. Grâce à une intégration poussée des dernières technologies, telles que l’intelligence artificielle, Navan est une solution à la fois réactive et personnalisable, que chaque entreprise peut ajuster en fonction de ses secteurs d’activité et de ses destinations.

En cas d’événement soudain — catastrophe naturelle ou incident majeur — Navan facilite la géolocalisation des collaborateurs et permet d’identifier rapidement les salariés présents dans la zone concernée. Ce système de remontée d’informations en temps réel évite toute lenteur critique dans la prise de décision et renforce considérablement la sécurité des voyageurs d’affaires.

FAQ 

Quels sont les risques les plus fréquents lors d’un déplacement professionnel ?

Les problèmes de santé (maladies, accidents), la sûreté (agressions, vols, menaces), la stabilité politique ou encore la cybersécurité (vol de données, piratage) figurent parmi les principaux risques. Pour les limiter, les entreprises doivent mettre en place un cadre préventif et réactif : informer clairement chaque voyageur avant son départ, désigner des interlocuteurs d’urgence et assurer un suivi tout au long de la mission. 

Que doit inclure une politique de sécurité des voyages d'affaires ?

Une politique de sécurité efficace couvre un large éventail de mesures, notamment des assurances adaptées, une formation pré-départ et la mise à disposition d’outils utiles en cas de crise sur le terrain. Du point de vue technologique, il est essentiel de privilégier des plateformes de suivi sécurisé et des applications de communication cryptées. Ainsi, l’entreprise peut réagir instantanément à tout incident ou changement de situation.

Quelles sont les conséquences légales si la sécurité est négligée ?

L’employeur est soumis à une obligation de résultat en matière de protection, il s’agit du devoir de diligence. Négliger la sécurité des voyages d'affaires peut donc exposer l’organisation à des plaintes et poursuites pour manquement à ce devoir, avec un impact négatif aussi bien sur le plan financier que sur la réputation. Un dispositif conforme aux réglementations nationales et internationales optimise la prévention des risques et renforce la crédibilité de l’entreprise.

Conclusion

Au-delà des obligations légales et morales, ainsi que des coûts potentiels en cas d’incident, les entreprises se doivent d’organiser une préparation rigoureuse et de maintenir une veille constante. Former les collaborateurs, miser sur des technologies de pointe et faire appel à des experts comme Navan constituent autant de leviers pour protéger efficacement les équipes, tout en renforçant la compétitivité et l’image de l’organisation.

L’adoption de protocoles de sécurité solides s’affirme ainsi comme un impératif stratégique pour assurer des déplacements professionnels sereins. Elle requiert une mobilisation forte de la direction, une sensibilisation en amont et une coordination étroite entre tous les acteurs concernés. En bref, un plan de sécurité robuste garantit non seulement la santé et la tranquillité des salariés, mais aussi la pérennité de l’entreprise.

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